费用报销以及资金使用管理制度

精品文档费用报销以及资金使用管理制度1.目的为为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。2.使用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责与权限3.1采购部门负责根据批准后的物资采购计划，对需要采购的物资，按规定的程序进行购销比价和合同的签订工作，对物资采购的过程与结果负责。3.2各部门业务人员对经办业务的真实性、发票的真实性、金额的准确性负全责；要严格按照本程序规定履行费用报销、发票入账以及资金使用的审批手续。3.3各业务部门负责人对本部门业务的真实性负责，包括业务内容、费用的支出以及资金使用的申请等。3.4分管副总批准业务活动及其内容，监督控制费用支出和资金使用的审核把关，对分管职能业务的真实性负责。3.5财务部负责接收各单位的报销单据、入账发票等，并进行进一步的审核把关，对单据的完整性、安全性负责。4.工作程序及要求4.1费用单据报销的审核及传递程序4.1.1业务经办人将所经办业务索取的报销单据原始凭证、物资采购计划、物资入库验收单，按照单据报销审批单或差旅费报销单的要求粘贴好，使用仿宋体、碳素笔逐项认真填写。4.1.2业务经办人负责将粘贴完整、填写齐全的单据报销审批单或差旅费报销单报部门负责人审核签字。4.1.3经部门负责人审核后的报销单据凭证，经分管副总审核签字，然后报送财务部门复核签字后送综合部。 4.1.4总经办负责将单据上报总经理统一审批。4.1.5财务部按照总经理的审批意见，通知业务经办人办理报销、入账等相关手续。4.1.6为简化手续下列费用在正常开支范围内无须报批，但当费用开支异常时必须向总经理汇报。4.1.6.1各种应交税金（不包括印花税、车辆使用税）；4.1.6.2各月发放工资（夏总在汇总表上签字）；4.1.6.3各月应交养老保险金、失业保险金等；4.1.6.4向金融机构办理结算业务时发生的邮电、手续费、贷款利息。附：费用单据签批流程图主办部门财务部总经办董事长经办人填写费用报销单审核未通过经办人签字经办部门部长签字主管领导签字主管会计审核单据业务经办人整理单据部门领导签字分管副总签字财 务部 门总 经 理 综合部 业务经办人财务部长签字财务根据资金情况通知经办人报销单据收集董事长签批业务经办人整理单据部门领导签字分管副总签字财 务部 门总 经 理 综合部 业务经办人 审核发现不符合单据 通 知 报销入账审 批 核 准 签收后 后 后 批准后4.2采购货物需要办理入库手续的单据报销、审核及传递程序4.2.1经批准需要采购的物资，由物资采购部门负责按照购销比价管理规定的程序进行招标，坚持货比三家、质优价廉的原则选择合格供方，并按规定程序签订购货合同。4.2.2业务经办人，将审签后的合同以及购销比价表分别报送仓储部门和财务部备案，业务完成后要及时（2个月内）取得有效发票和必需的物资检验、计量、验收等手续，按要求进行规范粘贴。4.2.3业务经办人将粘贴好的报销单据，按照单据报销审批单的要求，使用仿宋体、碳素笔逐项认真填写。4.2.4业务经办人将单据报销审批单经部门负责人审核签字后，报分管副总审核签字，然后报送财务部，并办理交接手续。4.2.5财务部根据发票、验收入库证明、计量单据等，对照物资购销比价表或合同等相关材料进行认真审核把关，无误后登记单据入库登记台账。4.2.6入库手续办理完毕后，由采购部门将单据报销审批单和“入库单”及质检、过磅单一起报送财务部。4.2.7财务部收到物资采购报销单据，应进行认真审核，并及时登记单据报销登记台账；对物资采购发票的真实性、合法性、合规性、附件的完整性进行严格审核，对其业务的真实性进行监督。4.2.8经财务部长签字盖章后报送综合部，由综合部负责将单据上报总经理统一审批。4.2.9财务部负责对经总经理批准后的单据，按规定程序通知业务经办人亲自到财务部门办理报销、入账等相关手续。附：单据传递流程图合同及购销比价表等报仓储部门、财务部门备案 仓储部门 分 管 副总 签 字业 务经办人财 务部 部 门 领导 签 字 发现不符合单据通知 业务经办人整理单据 入帐审 批 核 准 后 后 总 经 理综合部 签收后送审 批准后 3.3工程施工需要办理入库手续的单据报销、审核及传递程序3.3.1各项目部需要土建、装修等工程施工时，必须按规定的程序进行审批，审批手续及施工合同应及时转财务部进行备案。3.3.2工程完工验收后业务部门、安质部及使用单位应同时出具验收证明;并根据工程结算情况开具合格发票。3.3.3业务部门应及时将完工发票及验收证明按规定的格式粘贴,并经部门负责人、分管副总逐级把关审签后转财务部；并登记单据报销登记台账。3.3.4财务部在对工程发票验收证明等结算单据审核无误后，经财务部部长签字盖章后报送综合部，由综合部负责及时将单据上报总经理统一审批。3.3.5财务部负责对经总经理批准后的单据，按规定程序办理入账等相关手续。附：单据传递流程图工程施工审批表及一口价合同及验收证明报财务部门备案 业务经办人整理单据 财 务部分 管 副总 签 字部 门 领导 签 字 入账 审 批 核 准 后 后 综合部总 经 理 签收后送审 批准后3.4资金使用审批及单据传递程序3.4.1因公出差或办理货物采购业务需预借差旅费或支付货款时，业务经办人按要求使用仿宋体、碳素笔填写（）款单据、采购汇款审批单，并经单位主管、分管副总审核批准。3.4.2经办人持分管副总批准的（）款单据、采购汇款审批单到财务部门核对账面欠款情况，经总经理批准后，再到财务部门办理借款或汇款手续。3.4.3业务办理完成后，按以上规定的程序办理报销，预借剩余款项及时交财务冲账。对不按时交款冲账的由财务按规定处理。财务不能及时处理的追究财务责任人的责任。4.单据报销要求： 4.1各部门当期发生的当月25日前结算的费用，经办人必须在五天内（领导出差可顺延）持分管副总签字的合格发票到财务部门办理审核手续，因公不能回来的业务人员费用,必须在月度结账前将各项费用单据，转给本部门人员报销入账。每出现一次跨月入账的费用，一经发现对经办人处以报销额5不低于20元的罚款。4.2各部门发生的当期25日后（含25日）结算的费用，经办人必须在次月的15日前，持分管副总签字的合格发票到财务部门报销入账。每出现一次跨期入账的费用，一经发现对经办人处以报销额5不低于20元的罚款。4. 3财务部在报销跨期费用时，必须先按规定开出罚款收据，经办人交纳罚款后，方可办理报销入账手续。4. 4各部门当月先付款后采购的物资，物资采购部门必须于次月的结账前将发票及入库单据按程序审签后送到财务部，财务部必须立即入账，每跨期一个月入账，对业务经办人处以50元罚款，依次类推。4.5各部门的各项工程费用（如防腐保温费、零星基建费用等）要及时入账。项目完工后5日内，由项目负责人组织完成项目初审，必须保证本月发生的防腐保温、零星基建费用次月入账。否则，对业务主管部门、财务部，按照各自职责每拖延一天各罚款5元。4.6除以上因素外对于跨年度的费用单据进行报销的按票面金额的40对经办人进行罚款。 4.7各部门出库物资必须在财务结账日前及时入账。4.8财务部必须严格按照公司相关文件或国家的有关规定，准确列支各项成本和费用（包括一级会计科目及其所属的明细科目），每出现一笔错误列支罚财务部长10元，罚审核人及制单人各20元。4.9以上各种报销发票，必须为国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入账。 2、发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。 3、各种开支必须符合国家财税法规，报销时经办人员应尽可能注明用途。 4、超过现金结算限额（2000元）的费用，应通过银行结算，特殊情况要使用现金必须由使用人提出申请，财务部经理同意后方可支付，对数额较大应提请总经理审批。 5、对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。无法更换的，财务可拒绝报销。 6、报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人盖章，否则不得报销。 7、当年费用必须当年报销，如：通讯费、核定的业务费、书报费、核定的汽车费等，当年不报销视作自愿放弃（12月份通讯费除外）。 8、对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据