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目 录安徽省医药（集团）股份有限公司药品采购管理暂行规定3安徽省医药（集团）股份有限公司合同管理暂行规定10安徽省医药（集团）股份有限公司药品销售管理暂行办法17安徽省医药（集团）股份有限公司业务流程再造暂行规定24安徽省医药（集团）股份有限公司进出口业务管理暂行规定49安徽省医药（集团）股份有限公司医院药房托管工作暂行规定53安徽省医药（集团）股份有限公司原料药出（入）库管理暂行规定57安徽省医药（集团）股份有限公司物流配送中心管理制度58安徽省医药（集团）股份有限公司仓库管理制度60安徽省医药（集团）股份有限公司仓库安全消防制度62安徽省医药（集团）股份有限公司药品储存保管管理制度64安徽省医药（集团）股份有限公司药品养护管理制度67安徽省医药（集团）股份有限公司药品出库复核管理制度69安徽省医药（集团）股份有限公司近效期药品管理制度71安徽省医药（集团）股份有限公司药品退货管理制度73安徽省医药（集团）股份有限公司不合格药品管理制度75安徽省医药（集团）股份有限公司温湿度管理制度79安徽省医药（集团）股份有限公司报损报溢制度80安徽省医药（集团）股份有限公司待验复核库管理制度81安徽省医药（集团）股份有限公司冷库阴凉库管理82安徽省医药（集团）股份有限公司邮政物流输送员管理制度83安徽省医药（集团）股份有限公司拆零拼箱空包装制度85安徽省医药（集团）股份有限公司设备维护保养制度86安徽省医药（集团）股份有限公司仓库工作检查制度88安徽省医药（集团）股份有限公司GSP考核制度89安徽省医药（集团）股份有限公司仓储人员奖惩管理暂行规定90安徽省医药（集团）股份有限公司物流配送中心经理岗位责任制暂行规定92安徽省医药（集团）股份有限公司仓库主任岗位责任制暂行规定93安徽省医药（集团）股份有限公司作业组长岗位责任制暂行规定94安徽省医药（集团）股份有限公司养护员岗位责任制暂行规定95安徽省医药（集团）股份有限公司保管员岗位职责暂行规定96安徽省医药（集团）股份有限公司复核员岗位责任制暂行规定97安徽省医药（集团）股份有限公司送货员岗位责任制暂行规定98安徽省医药（集团）股份有限公司运输员岗位责任制暂行规定99安徽省医药（集团）股份有限公司电梯操作员岗位责任制暂行规定100安徽省医药（集团）股份有限公司保卫人员岗位责任制暂行规定101安徽省医药（集团）股份有限公司质量管理暂行规定102安徽省医药（集团）股份有限公司药品采购管理暂行规定第一章 总则第一条 为加强药品采购管理，保证药品供应并符合质优价廉的要求，特制定本制度。第二条 本制度的制定，依据国家药品管理法、药品管理法实施条例、药品经营质量管理规范（以下简称GSP）、合同法等有关法律、法规和公司的质量管理制度等相关制度、规定。第三条 采购人员服从上级安排，遵守公司劳动纪律，积极主动，团结协作，不推卸责任。第四条 采购人员采购商品时，必须坚持按需进货、质优价廉的原则。第五条 采购中心必须定期组织所属人员学习，全体人员必须努力学习、更新知识，不断了解市场动态。第六条 采购人员必须加强责任心和使命感，要为上、下游客户提供良好服务。经营与销售员、保管员及质管部等联系，掌握相关情况。第七条 廉洁奉公，维护公司利益，不得利用职务之便牟取私利。不得擅自提高购货价格、擅自压货和提前支付货款。第八条 积极采取各种措施降低购货成本。第九条 建立供应商档案，收集市场信息，密切关注市场、价格变化，积极为公司引进新品种。第十条 勤进快销，减少库存资金占用，提高库存周转率，确定最优补货时间和补货量，努力避免缺货或积压情况。第十一条 采购部根据缺货品种、购进价格、库存情况等指标对采购员进行考核，并以考核结果作为奖罚依据。（具体办法另订）第十二条 接待供应商要热情，但不得浪费，中午严禁饮白酒。不得以陪客户为由在上班时玩牌。第十三条 积极应对药品招标，配合销售分公司做好投标过程中所需要做的一切工作。第十四条 本制度适用范围为采购中心全体人员。第二章 定义第十五条 首营企业：首营企业为购进药品时，与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。第十六条 首营品种：首营品种为本企业向某一药品生产企业首次购进的药品（含新规格、新剂型、新包装等）。第十七条 供应商：与我公司发生供货关系符合相关规定的生产企业和经营企业。第十八条 一般付款：由采购人员根据公司制定的付款条件及供应商资质情况、销售情况、库存情况、合同履行情况等将应付货款支付供应商。第十九条 预付款：在所购货物发出之前，购货方将货款预先支付给供货方的支付方式。第二十条 缺货品种：因生产批量少或近期不生产，或因价格、原料等原因，无法保证市场供应的品种。第二十一条 采购合同：采购人员购进药品时与供应商或生产企业签订的合同。第二十二条 季度采购计划：由部门负责人每季度制定的采购计划共分两类，根据销售情况和品种库存下限制定的采购计划，调整合理库存。第二十三条 下限品种：低于所设定的库存限量标准。第二十四条 协议客户：因业务需要，就购进、销售、回款等方面签定协议的供应商叫协议客户。第二十五条 购进价格：商品购进的实际价格。第二十六条 压货：供应商对需要进行采购的商品进行超计划量供应的行为。第二十七条 协议品种：供需双方因业务需要，就购进、销售、回款等方面签定协议，协议书中所规定的品种。第三章 采购第二十八条 必须严格遵守药品管理法、药品管理法实施条例和GSP管理规范等法律法规。认真审核供货单位和销售人员的法定资格，考察供货单位的质量保证能力和合同履行能力。严禁从非法渠道购进药品。第二十九条 对急救药品的采购应做到及时准确，在采购过程中同销售分公司保持联系，对不能解决的急救药品采购员向采购销售部门报告。第三十条 麻醉药品，精神药品，毒性药品的采购分别严格按照麻醉药品管理办法精神药品管理办法医疗用毒性药品管理办法中有关要求进行。第三十一条 采购中心与销售分公司对药品购销协议执行情况进行及时沟通和链接。第四章 首营企业和首营品种第三十二条 首营企业和首营品种管理执行公司质量管理制度。第五章 采购合同第三十三条 采购员在购进的每一单药品前必须与供应厂商签订购销合同。第三十四条 购进合同必须有如下要素构成：1.合同的标的；2.数量；3.价格、金额、付款方式和付款天数；4.履行的期限，地点和方式；5.质量条款；6.违约责任。第三十五条 采购合同中必须明确的质量条款。1.工商间购销合同中应明确：（1）药品质量应符合质量标准和有关质量要求；（2）药品附产品合格证；（3）药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效期；（4）药品包装符合有关规定和货物运输要求。2.商商间购销合同中应明确：（1）药品质量符合质量标准和有关质量要求；（2）药品附产品合格证；（3）购进进口药品，供应方应提供符合规定的证书和资料；（4）药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效期；（5）药品包装符合有关规定和货物运输要求；（6）明确药品的生产企业。第三十六条 在与供应商洽谈中对供货价格、供应商、付款期限发生变化，单笔合同数量、金额波动较大以及合同购进数量加库存大于库存上限等情况。必须经部门经理审批后方可签订正式购货合同。第六章 购进成本管理第三十七条 同品种、同规格、同厂家按照价格优先原则进行采购。第三十八条 每月定期组织购进、销售、审计监察部门人员座谈会，对采购品种、价格进行分析。第三十九条 对实行国家调整价格的药品，价格下调的，维持采购价格同比不变，发生采购价格同比上涨，必须经部门经理同意后方可采购；价格上涨的，采购价格同比不得高于原同比购进价格。第四十条 采购人员采购新品种时必须通过询价比价后方可签订采购合同。第七章 采购付款第四十一条 预付款制度1.采购人员在提交一联预付款申请及采购合同复印件，在部门经理签字后，转财务和分管领导进行审批后转财务付款，采购人员通知厂家在货到二周内将发票送到我公司。2.所有预付款发票必须在预付款汇出后二周内到达，二周内不到的发票由采购人员负责督促索取。3.采购人员在收到预付款的发票和药品入库单后应在2个工作日内办理完毕结账手续。第四十二条 一般付款制度1.采购人员按照公司付款规定对供应商进行排款，排款根据供应商的库存，药品销售情况、合同履行情况及供货能力等进行。2.采购人员与新开户供应商洽谈时必须说明我公司付款期限、付款方式、付款依据、付款时间等。第八章 发票审核制度第四十三条 发票的审核和管理按财务制度执行。第四十四条 采购内勤在收到供货厂商提供的供货发票后，对发票本身进行审核，同时根据合同，审核发票的价格，供应商，数量等要项，立刻与采购人员进行联系。由采购人员进行解决。第四十五条 采购内勤对计算机录入发票信息必须完整，准确。发票工作要求不超过一个工作日。第四十六条 采购内勤对经过质量验收人员确认的入库单进行再次审核，并同供应商提供的发票一起转交财务。第四十七条 所有涉及到采购发票流转的各个环节，包括：采购内勤、财务，收发人员对每一张发票的接受，流转必须有签收程序。第四十八条 采购内勤发现供应供货厂商所提供的发票与货物验收不一致的情况后应立即与采购员联系。第九章 缺货管理第四十九条 每周组织对管品种结构进行分析，适时补充货源，调整品种结构。第五十条 采购员每天对所管品种进行微机梳理，排出下限品种，对一些因客观原因一时无法补充的品种，及时向有关领导汇报，采购应急措施。第五十一条 对已经缺货的品种，无特殊原因应在3-5天内补充货源，确保正常供应。第五十二条 对销售部门提出的缺货申请必须当时做出明确答复，发现品种缺货，也必须及时向销售部门及时反馈信息，并写明缺货原因。第五十三条 对开票大厅开出的缺货品种，当日必须有回复。第十章 资料第五十四条 合同按月装订整理、存档，存档三年。第五十五条 采购合同由采购员负责进行整理归档，每月整理一次，合同装订，归档，存档三年。第五十六条 按照合同法的要求签订购货合同，合同签订后采购员整理、存档。签订购货合同，必须按规定明确必要的质量条款及运输方式。安徽省医药（集团）股份有限公司合同管理暂行规定第一章 总则 第一条 为了规范合同管理，明确合同管理责任，预防经营风险，实现公司利益最大化，特制订本制度。 第二条 本制度适用于对公司各单位包括各中心、各部门及分支机构经营过程申所需订立合同的管理。第三条 合同管理者包括经办人和批准人，经办人对代表公司订立的合同负直接责任，批准人负间接的领导责任。 第四条 公司对合同实行分级审批管理的办法。 合同签订权限：单笔合同人民币100万元，需经总经理办公会集团研究；单笔合同人民币1099万元，由总经理审批；单笔人民币10万元以下的，由分管副总经理审批。第五条 公司总部各中心/部门的合同经相关部门会签后，由各分管副总经理(总经理助理)批准，重大合同由总经理批准。 第六条 分支机构负责人经分管副总经理 (总经理助理)授权可以批准该机构己经内部相关部门会签的合同。 第七条 审计法规部是公司合同管理者的参谋和咨询部门，负责提供规范的合同文本、审查修改合同、办理合同变更与转让及合同权利义务终止手续。负责合同法律知识培训和一般合同法律咨询。 第八条 特定情况下，公司根据实际需要可指定审计法规部为部分合同的直接责任人。第九条 合同的经办人、批准人及参谋咨询人员必须严格执行本制度，最大限度的维护公司的利益。第十条 所有参与合同管理的人员应对相关信息予以保密，不得公开或泄露。第十一条 合同管理者必须在合同管理过程申妥善保管好各种合同资料，包括合同文本、与对万往来信件、传真件等的原件，并依据公司档案管理部门的要求上交前述资料。第二章 合同的订立第十二条 公司各单位根据实际需要或工作计划订立各类合同，由本单位委派专人经办，重大合同由单位负责人亲自经办。第十三条 合同经办人对所订立的合同实行责任制，即由其对签约对方主体资格审查、合同内容确定、合同审批程序的完成、合同履行和有关重大事项的及时报告负直接责任。 第十四条 公司对外订立合同除即时清结的外一律采用书面形式。第十五条 经办人应使用公司下发的、经审计法规部审核的格式合同文本;使用对方提供的格式文本时须事先征求审计法规部的意见。第十六条 特殊情况下，经办人也可即时起草合同文本，必要时向审计法规部咨询。第十七条 经办人须按以下步骤订立合同：1、主体资格审查:经办人应考察签约对方生体资格，掌握其性质、经营范围、资信状况、履约能力。若合同涉及公司重大利益，且对方系首次与公司合作，则应有详尽的考察报告，供上级负责人或公司参考，经办人对考察结果负责。2、索取资料:备齐对方法人营业执照副本或营业执照副本复印件、法定代表人资格证明、法定代表人身份证复印件、签约代表的授权委托书。3、协商合同条款:经办人与对方就合同的具体内容进行磋商，逐一达成共识。4、签约:将双方达成一致的意思表示以合同条款的形式体现出来，形成正式合同文本，并请对万签字盖章，订立合同时应编号。5、报批:逐级逐部门申报，审核人签字核准，然后加盖印章。6、各单位负责人对经办人提供的签约对方资格考察报告和合同文本进行全面审查，并签署意见，并对审核的结果负责。7、财务部门对合同涉及的金额、币种、付款万式及时间等有关财务安排条款进行审查，就合同是否符合公司整体财务计划提出意见。 8、审计法规部对合同的合法性、完整性负责。 9、公司总经理 (总经理助理)对合同有最终批准权。 10、审核人不在岗时，由其上一级主管或其指定的人员行使审核权。 11、法律规定或双方约定应办理有关的签证或见证、公证、登记手续的，经办人必须办理所需手续。第三章 合同的履行 第十八条 合同订立后必须全面履行。 1、合同经办人必须自始至终督促协调，保证合同全面及时履行。 2、各单位应密切跟踪合同履行情况，及时收集有关信息。 3、履行过程中合同经办人应密切关注对方的履约状况、人员变动、资产变化、经营方向的转变等可能影响合同顺利履行的因素，以防范风险。第十九条 当出现以下情况时，经办人必须立即向直接上级报告，同时积极与对方沟通，寻求妥善的解决问题的万案。 1、对万明确表示或以自己的行为表明其不再继续履行合同时。 2、对方己无实际的履行能力。 3、对方有其他影响合同实际履行的重大变动。 4、在与对方沟通 (特别是以信函、传真等书面万式)时，经办人要慎重办理，必要时可征求法律事务部门的意见。第四章 合同的变更与转让第二十条 公司根据实际情况需要变更或转让合同权利义务时，经办人应努力作好对方的解释工作，便于公司顺利完成变更或转让事宜。 第二十二条 对方提出变更或转让申请的，经办人要严格把关，认真考察变更、转让的所有事项，谨慎处理，以确保公司合同利益的实现。 第二十三条 合同的变更或转让申请一律采用书面形式，必须在公司内部办理审批手续。1、合同的变更与转让事宜由原批准人审批。2、合同变更或转让后，必要时经办人必须办相应的变更登记手续。第五章 合同的终止 第二十四条 合同终止有以下几种情况： 1、合同申双方权利义务己经按照约定履行完毕，合同依法解除。 2、双方在合同履行过程中若合意提前解除，则双万应就合意解除及解除后的善后工作达成新的协议，由经办人按前述合同订立的审批手续订立了新的合同，原合同终止/经办人对新合同承担直接责任。3、其他非正常情况需解除合同时，经办人应以书面形式将情况逐级汇报，由分管副总经理(总经理助理)最终决定处理办法，审计法规部提供法律帮助。第二十五条 合同权利义务终止后，经办人应根据交易习惯履行通知对方及相关单位义务，并办理文件资料整理归档等手续。第二十六条 依据交易习惯或实际需要对外出具书面函件时，应特别注意行文内容、行文主体及时间，必要时可咨询审计法规部或其他专业人员。第二十七条 经办人在处理合同终止事务时必须严格按照法律规定或合同的约定而进行。第六章 合同纠纷处理 第二十八条 合同履行过程中与对方发生争议的，经办人要耐心细致地与对方协商解决的办法，同时做好应对方案。 第二十九条 合同争议无法通过协商解决时，经办人可按公司的相关规定来处理。第三十条 在处理合同纠纷时，公司内部应加强联系、迅速沟通、积极做好必要的工作，由承办部门协调相关部门统一行动，及时、稳妥地解决纠纷。第七章 合同管理责任第三十一条 公司将根据合同管理申的不同情况，分清责任，明确责任人和责任大小，将合同管理纳入公司考核体系中，以强化其管理。第三十二条 公司从合同管理的及时性、有效性、合同履行情况及合同纠纷发生率等方面来对经办人及直接上级进行考核。第三十三条 公司从合同管理的合法性、完备性、提供咨询意见的及时性、可行性等万面对审计法规部予以考核。第八章 附则第三十四条 本制度由审计法规部负责解释。第三十五条 本制度自2007年5月1日起施行。 安徽省医药（集团）股份有限公司药品销售管理暂行办法第一章 总则第一条 为加强各分公司的营销管理，规范营销工作秩序，有效保证各项指标任务的完成，特制定本制度。第二条 本制度的制定，依照国家药品管理法药品管理法实施条例药品经营质量管理规范（以下简称GSP）、合同法等有关法律、法规和公司质量管理制度等相关制度。第三条 在药品销售过程中，严格按国家相关法规的要求，把药品销售给具有合法资格的医疗机构或药品生产、经营企业。第四条 在药品销售过程中，严格按照药品经营许可证所规定的经营方式、经营范围从事药品的销售经营活动。第二章 定义第五条 销售人员：公司直接从事与药品销售有关工作的人员，包括有公司经理、副经理、销售员、销售内勤等。第六条 新建客户：在本公司未有或曾经有过销售记录，但还未建立相应的客户档案及相关资料的，准备重新或开始与其建立销售关系的医疗机构或药品生产、经营企业。第七条 特殊药品：毒性药品、麻醉药品、精神药品、放射性药品、和其他参照特殊药品管理的药品。第八条 客户信用额度：由部门经理根据销售人员或销售客户的销售额和资金回笼情况及客户的信誉所给予的欠款额度。第九条 回款方式：回款方式主要有现款、同城转帐支票、汇票、承兑汇票等。第十条 送货方式：主要有客户自提、业务员代提、物流配送中心送货、邮政物流等社会物流公司送货等。第十一条 考核项目：根据公司总体业绩完成情况及对市场的分析，制定的考核内容或条件。第十二条 考核权重：根据考核项目所占考核的比重设置不同的权数。第三章 销售人员管理第十三条 在药品销售过程中，销售人员不得虚假宣传药品，夸大药品疗效。第十四条 在药品销售过程中，销售人员不得收授药品回扣或药品赠样。第十五条 销售人员必须积极作好本职工作，努力促进本公司商品的销售，完成所承担的各项任务指标。第十六条 销售人员在销售过程中，应认真签定销售合同，详细填写销售计划单，包括购方的要货计划（品种、规格、价格、回款及送货方式），主动上门积极向客户宣传新产品、推销滞销商品、介绍缺货代用品。第十七条 销售人员应与客户建立牢固的合作关系，掌握客户的进货规律，对销售品种结构进行综合分析。第十八条 销售人员每日应做好用户走访记录，收集客户需求信息，并及时反馈给有关人员，做好售前、售中与售后服务工作，了解、审核客户的退换货要求，并及时作出处理，积极向分管领导汇报工作情况。第十九条 销售人员在销售过程中，往来帐目清楚，不得挪用、贪污公款，做好销售回款台帐。第二十条 销售人员在销售过程中，不得利用工作之便，从事有损公司利益或为供应商兼职推销的工作。第四章 销售客户新开户第二十一条 根据客户要求，由销售人员提出申请，填写一式两份的开户申请表（附后）。分公司经理签字确认，质量管理部门对资质审核后，报公司分管领导审批。具体参照公司开户审批管理办法执行。第二十二条 对商业客户和零售药房，接待的销售人员必须要求客户提供药品经营许可证，营业执照、GSP证书、纳税人登记证，企业法人委托书及采购人员身份证复印件（必须加盖红章），银行帐号、税号等相关文件。特殊药品必须同时提供有关证明材料。第二十三条 对医疗机构和诊所，接待的销售人员必须要求其提供医疗机构执业许可证，采购人员身份证复印件（加盖红章），银行帐号等相关文件。第二十四条 对相关文件不齐备的客户一律不予开户。第五章 销售客户资信第二十五条 各销售分公司根据公司对资金的要求和不同客户的实际情况，拟订客户的回款期限和资信额度。第二十六条 销售部门制订的资信额度须经分管销售副总和财务部门批准后方可执行。第二十七条 财务部门将销售部门制订的资信额度输入信息系统，以此作为客户服务中心为客户可否开票的依据之一。第二十八条 销售部必须严格执行资信额度的管理规定，超过资信额度的客户一律不准销售。第二十九条 如在销售过程中超出资信额度，又须向客户提供销售开票时，销售人员须提交书面报告给部门经理审核，报公司分管经理审批同意后方可开票，特殊情况须报公司总经理同意方可开票。第六章 销售开票第三十条 销售开票必须熟悉药品的品名、规格、性能、用途等，开票操作熟练，并认真核对所开品种的名称、规格、数量、价格、及正确的购药单位等，做到数据准确、输入无误。第三十一条 认真执行特殊药品的供应管理办法，交由专人审核销售开票管理。第三十二条 配合仓储、收款、财务等部门完成衔接工作。第三十三条 按照国家有关法规做好发票的管理工作，包括发票的领用、填写、保管及废票的处理。（见财务发票管理规定）。第三十四条 销售开票必须坚持先产先出、零头优先开票的原则。特殊情况可根据客户要求开票。第三十五条 在销售开票过程中，发现的缺货品种应及时反馈给销售、采购部门。第七章 销售收款第三十六条 严格执行公司财经纪律和现金管理制度，认真复核销售单的客户名称、数量、价格和金额，确认无误后，进行收款，并承担因工作失误造成的经济损失。第三十七条 普通发票和增殖税发票应妥善保管，开具发票必须真实、准确。第三十八条 收款专用章需每日更换日期，每张发票须加盖“发票专用章”。第三十九条 现金购药发票须加盖“现金收款专用章”，退货发票须加盖“货款退讫专用章”。第四十条 在收取大额现金时，须每张检验，做到“唱收唱付”无差错。第四十一条 在收取转帐支票时，应检验支票是否在有效期内，印签是否齐全、清晰，帐号和帐户是否齐全相符，支票使用人须出具有效证件，收款人员填写证件号码，电话及联系人姓名。第四十二条 填写支票金额大小写要相符，字迹清楚，字体规范。第四十三条 初次发生销售或长期没有业务往来的客户，在使用支票时应要打电话到银行查询，必要时须持支票到银行确认，不经确认不进行收款确认点单。第四十四条 销售收款要做到“当日款，当日解，当日帐，当日清”，手续清楚，每笔业务款都应上缴财务，存入银行。不得挪用和做支，并保管好收款章。第八章 现金销售开票第四十五条 销售人员在销售过程中，对于非现金购药的客户，如有提出用现金购药结帐的，所销售的药品，其销售价格须经客户服务部、采购中心签字确认。第四十六条 销售人员在销售过程中，对于现金购药的客户，经部门经理确认后，销售人员可正常销售，务必请客户保管好发票，以备公司核查。第四十七条 对有些特殊需求的销售，在价格上需经公司领导签字后，才可以开票销售。第九章 销售档案资料管理第四十八条 质量部门应对客户的开户资质档案进行分类保管，并定期进行一次核查，根据资质档案的有效期限及时通知分管的销售人员进行更改或调整。第四十九条 对有关销售资料的管理，应参照公司档案管理制度及时进行整理，分类进行保管，并适时进行输理与核查。第五十三条：销售资料的管理人员，应严格遵守公司档案管理制度，不得外借，泄露公司的档案资料。第十章 销售业绩考核第五十条 根据公司上年度经济指标完成情况及对市场情况的分析，制定的年度考核项目和指标。第五十一条 各销售部门根据本部门的工作实际，参照公司下达的考核指标，对考核指标进行分解，具体下达到人。第五十二条 业绩考核以打分制的形式进行计算，体现多劳多得的原则。第十一章 销售退货管理第五十三条 见公司药品采购退出和销售退回制度。 第十二章 销售员岗位变动交接管理第五十四条 销售人员有责任对所发生的销售额承担有限责任，并根据公司要求按期对所分管客户的应收帐款进行核对，并保证准确无误。第五十五条 销售人员如因工作变动，应与所交接的相关人员对原所分管客户的应收帐款进行核实，并填写相应的交接单，履行交接手续。第五十六条 销售人员如发现分管客户的应收帐款有不符，应积极与财务部门联系，进行查找与对帐。第十三章 附则第五十七条 本制度未尽事宜，应参照执行公司药品经营管理制度以及公司相关制度规定。第五十八条 本制度的执行，列入分公司考核，各部门具体实施考核办法。第五十九条 本制度适用范围为公司全体销售人员。第六十条 本制度解释权在销售总部。南中盛药业有限公司业务流程再造暂行规定目录一、营销部门的岗位职责概述岗位职责：1.区域分管经理2.销售经理3.业务员4.采购经理5.采购经理助理6.采购内勤7.GSP管理员8.商务主任9.开票员10.接待员11.收款员岗位组织结构图二、销售分公司销售基本流程1.特药流程图2.流程说明三、采购中心基本购进流程1.流程图2.流程说明四、开户基本流程1.流程图2.流程说明五、缺货信息传递流程1.流程图2.流程说明3.配套单据六、首营品种、首营企业审批流程1.流程图2.流程说明七、现款散户上门结算流程1.流程图2.流程说明八、销后退货流程1.流程图2.流程说明3.配套单据九、调整发票流程1.流程图2.流程说明十、急送品种补办手续流程1.流程图2.流程说明一、营销部门的岗位职责概述营销部门共分为采购中心、分区域销售分公司、客户服务部、招商招标中心四个部门。由公司分管领导负责。其中采购中心设采购经理、采购助理、内勤、外勤四个岗位，销售分公司设销售经理、业务员、内勤三个岗位；客户服务部设经理、开票员、资信管理员三个岗位。岗位职责：1.区域分管经理：a.根据公司长期发展规划制订年度区域销售计划和网络建设目标；b.控制本区域内应收帐款，调整应收货款的比例；c.不定期拜访医院，维护好客户关系；d.协助采购中心，完成总代理品种目标医院的销售。2.区域销售经理：a.了解、掌握市场动态和市场变化信息，积极配合省级医疗单位的药品招标采购；b.监控本区域销售额、销售品种、资金回笼、销售利润等经营指标完成进度，并以此对业务员进行考核；c.重点客户的公共关系维护及集团内部的协调、沟通；d.集团有关规章制度的贯彻、落实；e.管理好业务员的销售台帐，并以此指导业务员调整好品种结构；f.追踪业务员销售品种效期管理，对异常销售品种进行监控，做好本区域内药品退回管理工作；g.监控本区域内资信管理工作的落实情况，筛选业务员的客户计划单，重点催收回款周期长，资信差的客户；h.汇总本区域分客户的销售台帐，发现异常，配合财务部门加强对帐工作。3.业务员：a.负责应收帐款的回笼；b.做好客户的售前、售中、售后服务；c.签定销售计划、做好销售台帐；d.核对销售计划单，查询库存，开票；e.了解、反馈市场信息，维护公司统一形象；f.核对销售扣率或实价，杜绝低毛利品种的销售；g.提供的让利清单登记填写明细台帐，并做好财务有关报批手续；h.每月核对客户的入库单位是否同销售发票一致，核对客户应付帐款是否同公司应收帐款一致，异常情况上报经理，配合财务人员对帐；i .每年、月做 好销售、回笼情况的进展情况；j .其他日常工作。4.采购经理：a.制订年度、季度、月度采购计划；在满足经营需要的同时合是分类，并按到货时间安排品种结构、库存结构，按药品性属性，做好季节性用药，突发性用药，储备药品的采购工作；b.制订季度、月度应付帐款还款计划；c.负责退回、退厂品种，报损报溢品种的业务审核、报批手续；d.采购合同的签定、执行；e.临时补货计划的指导，并每年或月筛选补货品种形成工业直销品种，降低采购成本；f.监控总代理品种的销售进展和销售价格，催收总代理品种的让利落实；g.公司独家代理、冷僻稀、特、专品种或供应商特殊要求，视市场状况确定价格，确保差异化品种赢利能力；h.参与每季、年度的盘存工作应有市场状况分析，及时处理呆滞货物，尽力避免不应有的损失。5.采购内勤：a.采购合同的整理、归档；b.追踪合同的履行状况，选择最佳经济运输方式和路线；c.产品入库单据的填报、确认、核对及税票的签收、登记；d.对公司代理和经销品种让利情况上报有关部方步，并催促财务部门按时付款；e.每年或季对采购厂商的综合收益，给采购经理和公司领导提供决策依据；f.确定每个品种最低库存，保证医疗单位的供应，确保公司效益最大化；g.其他日常接待工作。6.GSP管理员：a.首营企业、首营品种资料的审核、登记、上报；b.客户档案的收集、整理、归档；c.新品种编码的设定、添加；d.协助采购内勤做好其他日常工作；7.客户服务部经理：a.根据财务制度的客户信用额度，确定开票限额、库存品种的分配；b.库存信息的反馈、上报；c.退回、退厂品种，报损报溢品种有关报表的填报；d.主持客户服务部的日常工作；e.对限额开票的客户，合理核放信用额度，调整好销售结构和毛利，限制差异化品种销售；f.对上、下游客户进行逐一分析，为采购、销售部门提供依据；g.建立缺货数据库的管理，为采购中心增加品种，做好前期市场预测。8.开票员：a.核对销售计划单，查询库存、开票；b.确认数量、金额、回款方式、送达方式；c.制作相关报表；d.分发发票；e.负责接待上门客户、退货单、换发票的处理；f.制作报表。9.收款员：a.数量、金额、回款方式的复核、确认、收款；b.发票盖章。岗位组织结构经营层仓储中心质量部客户服务部财务部销售分公司审计法规部采购中心办公室调拨分公司器化玻分公司市内销售一部市内销售二部市内销售三部市外销售一部市外销售二部市外销售三部麻精部原料部二、销售分公司销售基本流程客户业务员客户服务部采购中心收款员仓储中心要货新建要货计划核对回单客户签字接受要货计划完成注明：是否急送，货票同行客户确认库存满足？信用审核是否通过？检查是否新客户转新客户流程是业务员台帐填写发货、回款方式确认修改要货计划调货缺货登记通知采购中心到货合同确定计划量分类别同意查询库存情况拒绝开票限制信用额 度返回销售部 门信用审核否填写销售计划专人负责是否是否监控药品开发票反馈记录（在途，已发、到货、缺货）与供应商联系制订采购计划缺货记录生成发票生 成盖章、形成应收款或现款结算通知业务员开票员确认发票配 送完 成配送建立配送路线发货复核出库接受发货 单1.流程图 教学医疗机构商业戒毒等单位研究核对印鉴卡核对印鉴卡检查相关资质证明 审核通过？否拒绝开票是保存有关资质复印件或原件转入正常开票流程2.流程说明如流程图所示，首先客户（包括医疗机构、商业单位、客户等）向业务员提出要货申请（要货计划），由业务员审核是否为新客户，是否为特珠监控品种，是否为直调品种，“是”进入相应业务流程；“不是”进入正常流程；进入信用审核程序后，业务员填写填写销售计划单（注明品种、规格、产地、价格），通过信用审核的（现金客户除外），是否中标品种，“是”按中标品种价格供应，“不是”同客户确认开票价格。查询库存情况，满足或部分满足，经业务员、部门经理确认，生成最终销售计划，同时填写回款、送货方式（如是否急送、自提、是否票货同行等）；未通过信用审核的拒绝开票。如库存不满足，与客户再次确认后进入缺货流程，采购中心及时补货情况反馈业务员，毛利高于平均水平，满足供应；毛利低于平均水平，限量供应；毛利低于3%，不供应或最小量供应。开票员根据销售计划开出发票，经业务员签字确认后交收款员盖章，形成正式发票，进行收款或产生应收款（对信用客户）。如为商业调拨，根据客户要求开具增值税票。仓储中心接受出库单，安排发货，复核、出库，根据客户或路线要求进行配送，并将有关进度信息反馈给业务员。如为厂商直调品种的销售计划在货到客户后，销售人员将药品有关信息及回单通知采购中心，质量部门经有关人员确认后进入出库、复核流程。客户收到回单经客户签字后效财务入帐。对于现款客户，由开票员进行资质审核，查询库存，满足后开票，不满足则告之客户，对于业务员分管的现款客户，业务员个人签欠款单或现金垫付，月底结清，不结清，反馈财务部门扣发工资或奖金，业绩考核进入相应业务员名下。三、采购中心基本购进流程1.流程图客户销售分公司采购中心供应商仓储、质量接受满足？要货通 知业务员满足转入正常开票流 程生成缺货记录常规品种库存下 限反馈形成应付款核对增值税票是核对合同？通过制定采购计划签订合同通过特殊药品首营品种企业相应流 程拒绝采 购未通过？资质审核？联 系供应商销售、推广品种供应商确 认否修改或重新签合同或退 货来货入库验收备查质量数量报验2.流程说明采购中心根据常规品种库存下限、月采购计划、临时性补货、供应商主动铺货三种情况购进品种，首先对供应商资质进行日常性审核，是首营企业、首营品种、特殊药品的转入相应流程，其他则制订采购计划、签定购销合同并通知仓储中心、质量部待来货备查。到货后首先经仓储中心、质量部门报验数量、质量、供应单位并将有关信息通知采购中心，核对合同无误同意入库并通知销售分公司及客户，开具税票形成应付款；与原合同有误，通知供应商重新签订合同或退货。四、开户基本流程1.流程图客户销售分公司质量部分管经理GSP管理员客户确认拒绝开户开户审请并提供相关资质证明复印件拒绝开户业务员接受否拒绝开户是否销售经理审核填写开户申请表业务员确认信用额度初审开户资料是资质审核审批确认是添加新户头输入编码资料存档客户电脑资料包括证照有效期、信用额度及变更情况跟踪等2.流程说明在日常经营过程中，如果客户为新客户，则必须经过形户审批流程。客户提出开户申请时必须提供有关资质证明复印件并加盖本单位公章。A、经营企业，须提供营业执照、许可证、税务登记证、法人代码证；B、医疗机构，须提供医疗机构执业许可证（盈利性医疗机构还须提供营业执照），C、购买特殊药品还须相关资质证明。业务员或接待员对资质进行初审并确定信用额度后填写开心服申请表报销售分公司经理、分管经理审批，通过交GSP管理员在电脑中添加新户头编码将有关资料存档备查，然后根据情况将户头划区域内具体业务员名下。同时联系人需提供身份证复印件经业务员签字确认后存档备查。注：客户资料尤其证照有效期内应在电脑中提示，以便开票员给予提前通知。五、缺货信息传递流程1.流程图客户业务员开票员采购中心客 户品种需求信息反馈反馈业务员反馈品种需求查询库存、缺货预计到货时间是否途中是查询采购合同到货情况否判断是否新品种补货计划2.流程说明：a.属于在经营品种缺货时，业务员新建计划单时查询库存，若发现缺货则生成缺货需求至采购中心；b.属于首营品种或首营企业销售品种缺货时，业务员发送采购需求（注明：品名、规格、生产厂家、价格、供应商等）至采购中心。采购中心及时采购情况反馈给开票员、业务员，由业务员反馈给客户。对个别急需、急救品种，经采购中心经理同意，可由销售分公司业务员临时采购，采购到货后采购助理将相关产品信息（内容包括供货单位、品名、规格、产地、批号、有效期、数量、注册商标等）报开票中心登记后，进入正常采购程序。对产品信息填写不全者，禁止入库、开票。采购中心将临时补货表形成补货计划，筛选商业供应商比价采购，或将每月、季补货量汇总比价采购，补货品种金额5000.00元/月，要形成常规采购计划，商业公司补货困难，形成数据库，每季由采购中心联系货源。 六、首营品种、首营企业审批流程1.流程图供应商GSP管理员审计法规部质量部营销总监接受准备供货拒绝或补货资料填写首营品种、企业申请表销售、供应申请资料存档添加信息输入码否是否资料齐全？收集、整理资料首营品种：生产厂家证照、GMP证书、产品、物价批文、质量标准、药检报告、（进口药检、注册证）等首营企业：企业证照GSPGMP证书，质量保证体系调查表等通过？价格审核GSP审核否是审批否是首次经营品种或首次供货企业必须通过首营品种、首营企业审批流程，否则不得签定采购合同。首营企业不需经过物价部门审批。该流程正常情况应在3个工作日内完成。另外，电脑应增加新品种提示功能，以便新品种的销售、推广。七、现款散户上门结算流程1.流程图客户业务员开票员采购中心接受发票货物要货客户确认填写要货 单开发票修改询价单新建销售清单是专人负责是否特殊药品？否是转新客户流程是否新客户出库单发票完成收款盖章生成正式发票接受发票出库单发货、复核、出库2.流程说明：对现款客户无须进行信用审核，由客户服务部开票员进行资质审核，开票员查询库存，满足后开票，不满足则告之客户。出库以自提为主。对于业务员分管的现款客户，业绩考核应划入相应业务员名下。八、销后退货流程1.流程图客户业务员销售经理采购中心经理仓储中心质量部拒绝退货提出退货确认是否符合退货条件？填写销后退回通知单是否是审批签字生成考核记录接受确认是批准审批签字退货通知单包括品名、规格、批号、数量、产地等入不合格品区重新入库或退厂入退货待验区登 记否是质量验收2.流程说明：一些情况下客户会提出退货申请，业务员在接到客户的退货要求后，首先要确认是否符合退货条件（药品的批号、规格、产地、数量等），填写销后退回通知单（信用客户须注明发票号码、销售时间；现款客户须附原发票），报销售分公司经理、采购中心经理审批、提出处理意见后进入退货入库流程，最后由开票员冲红字或发票作废报财务入帐。货到客户后，客户当场拒绝收货，方可做为发票作废处理，提货单抽回时间不得超过四单收回后1个工作日，否则按退货情况处理。审批未通过的，由业务员通知客户拒绝退货。冷藏药品原则上不允许退货。业务员台帐应有效期跟踪，对三个月内滞销品种，提醒客户即时退货，避免公司因退货造成损失。送货员原则上不得接受客户的退货，必须经业务员确认后，方可带回，在仓储中心登记后，暂存放在退货区并按分公司放置。并由仓储中心及时通知销售分公司，相关销售分公司应在3个工作日内办理完毕正常退货程序。对未经仓储中心登记或业务员超过期限不处理的，除按有关规定进行处罚外。保管员办理退货入库时，应有专人负责处理，应核对销后退回通知单和退货凭证并应有包括质量部在内的相关人员签字，采购中心应在效期内协商供应商妥善处理。3.配套单据：销后退回通知单（注：业务员在填写销后退回通知单时务必将效期内正常品种和非正常品种如：失效、破损、污染等分开填写）。九、调整发票流程1.流程图客户业务员销售经理开票员收款员退回医院申请