工作文档编写_规范_V1.1.doc

工作文档编写规范王仁飞 V1.11. 概述俗话说：国有国法，家有家规。作为一个企业，文档的编写也应有相应的规范。统一、整齐、美观的文档格式代表着企业的形象，工作的态度。形式上的统一，对内容的完整性将更有保障，也更方便对文档的浏览。工作文档是用来组织工作的，不只是用于自己工作的组织，更多的是用于协调。在编写文档的时候，要时刻不忘，如何让别人花更少的时间，获得他最想要得到的信息，这是文档编写的要旨。2. 文档编写2.1 文件名命名2.1.1 通用要求为了实现对文件的快速、准确定位，所有的文件取名要求清晰、有意义，能简要说明文件内容。文件名由有意义的字段构成，每个字段之间使用下划线“_”连接。例如：“20050405-0407_WSTSC检测_王仁飞”。对于可以使用时间进行定位的文档，例如投标书，要附上时间，采用yyyymmdd的格式；对于可能被升级、更新的文档，例如常见问题，使用说明书，使用版本号进行版本控制，文件名必须包含版本号。版本号前加“V”，后面数字表示发布版本号；版本号后加“x”表示仍在编辑中的文件，或者尚需探讨的文件。如：工作文档编写_规范_V0_王仁飞。对于被更新、被升级的文档，需要在最后增加“修订历史”作为文档历史更新依据。2.1.2 工作计划类文件名时间（计划所涵盖工作的起止时间）_计划名称_计划编写人如：20050601-20051231_2005年度工作计划_过建辉2.1.3 工作总结类文件名时间（总结所涵盖工作的起止时间）_工作内容_总结编写人如：20050405-20050407_WSTSC检测_王仁飞2.1.4 投标书文件名投标日期_标的业主名_标的名称_“投标书”如：20050405_昌飞_西苑小区工程动力设备_投标书2.1.5 标的原材料统计文件名标的（或项目）日期_标的（或项目）名称_“材料统计”如：20050404_昌飞_动态无功补偿_材料统计2.1.6 标的存档类图纸、技术文件命名标的（或项目）日期_标的（或项目）名称_相关关键词如：20050404_昌飞_动态无功补偿_设计方案2.1.7 规范、技术开发类文件命名规范（或技术）_规范（或常见问题、维修文档等）_版本号如：工作文档编写_规范_V0凡修订者和作者不是同一个人的，先征得作者同意再作相应的修订。2.2 文档内容2.2.1 通用要求文档内部的题目下，如果是不被更新的文档，必须要有作者项，其中包含如下要素：作者，编写日期；如果是可更新属性的文档，必须包含版本历史，包含如下要素：时间、修订者、位置、修订内容，以及版本号、修订源、主编、发布时间，如果是正式发布版本，还需包含发布时间。2.2.2 工作计划计划包括两个部分：现状分析开展计划的必要性、充分性以及预期达到的目的；计划内容实施计划的步骤以及需要的资源等。凡是需时超过一个星期或者需要其他人配合的工作，都需要预先提交工作计划，以便备案。工作计划的编写要具备可考核性，要明确考核指标，不能使用模糊字眼，例如“尽量”、“尽快”。对于大型项目的工作计划，需要细化、明确到每一个步骤预期完成日期，以及相应的人员工作计划。小项目的工作计划可以从简，写出预期目的，与预期完成时间。2.2.3 工作总结总结涵盖三个部分：过程记录用于记录原始素材；结论分析用于记录工作结论；工作总结记录个人工作过程的失误、体会、可以改进提高的地方。其他人员（非作者）可以根据需要，直接浏览相应的部分。检查任务执行过程，可以看过程记录；需要调阅工作的成果，可以只看结论分析；新人学习工作的过程，可以进一步看工作总结，避免被同一块石头绊倒。总结应该在完成工作后尽快编写，因为时间拖得越长，很多细节就会忘掉越多。2.2.4 规范章程规范章程类包括两个部分：概要制定本规范章程的目的、意义以及适用范围；具体规范规范章程的主体；技术手段规范章程实施技术保障手段。2.2.5 说明书说明书类文档是写给用户看的，编写应该围绕这个宗旨。3. 使用word编写文档3.1 word屏幕介绍word的屏幕从上到下，分别由标题栏、主菜单栏、常用工具栏、格式工具栏。这里特别要强调的是主菜单栏中，“插入”下拉菜单中常用的是“题注”、“交叉引用”、“索引与目录”、“图文框”；“格式”下拉菜单中常用的是“字体”和“段落”、以及下面十分强调的“样式”。特别要注意的是主菜单中“格式”下拉菜单中的“字体”与“段落”是用来调整个别段落和字体用的，对应于格式工具栏中的第二与第三项内容。而在word的“样式”菜单中的“字体”与“段落”菜单对应的是全篇论文的统一格式对应于格式工具栏中的第一项。也就是说，格式工具栏中的第一格中下拉菜单将给出正在使用的具体的格式，是具体样式的“样式库”。通过选择该栏中的样式可以定义文中的格式。选中某个段落后，再通过该栏中选择一个“样式”，该段落即会改变成所选中的“样式”所定义的格式。3.2 使用“样式”要有效使用word软件，样式是word处理文档的一个主要手段。使用word来处理文档，又不使用“样式”的话，那么不算会使用word。3.2.1 什么是样式？“样式”事实上是一个工具，这个工具一经确定以后，那么在文档输入中，这个工具将一直保证文档在任何地方都将用完全一致的方式来实现对各级标题、正文、附注、参考文献、图注、表头等格式的完全一致，从而至少在格式上使文档达到完美。3.2.2 哪里有“样式”在主菜单的“格式”中下拉，可以发现“样式”一栏，点击后会出现“样式”面版。在这个“样式”面版中可以进行以下操作：在“样式类型”一栏中选择“所有样式”；在“样式”中有各种各样的条目：标题1、标题2、一直到标题9，其他如正文、页眉等等。“管理器”按钮在点击后可以进入管理器对本文档所需要的样式进行管理。“新建”、“更改”按钮：“新建”可以实现特定的“样式”定义，“更改”则用于建立自己的风格。一般而言，不需要应用这两个功能，因为过多的超越了定义样式之外的东西会让企业文档风格不统一。3.2.3 工作文档需要那些“样式”我们的工作文档，根据文档类型、阅读对象的不同可使用如下格式的样式模板，如果已有样式模板不适用正在编写的文档，可以制作一个新的样式模板。并在申报通过后，予以共享使用。1 工作报告模板2 工作总结模板3 技术文档模板4 传真文档模板3.2.4 怎样将格式应用到文档中一种方法是将各种样式定义完后，输入时直接按照这种样式进行。另外一种方法，按照“正文”样式输入，然后将该段文字选中后，在格式栏中的第一项中选择需要的“样式”名称。有的时候，由于Office软件本身的问题，文档的格式可能会乱掉。这个时候不要急着去修改样式，简单的把文档关闭，重新打开一下。3.3 关于使用“编号项”、“题注”和“交叉引用”在文档撰写中图表的管理的难度在于，修改了文档以后，其编号将出现混乱。为了避免这一点，必须使用“列表编号项”、“题注”样式，同时学会怎样使用“交叉引用”。列表编号项对参考文献特别有用，把参考文献部分按照“列表编号项”样式设置。然后在需要引用该参考文献时候，在引用处利用主菜单中的“插入”下拉菜单中，选中“交叉引用”，出现“交叉引用”面版后，选择编号项，将出现所有编号的内容，这时选中要引用的文献，并且选“只有编号”。那么参考文献的编号就会出现在插入的地方。“题注”样式则十分适合图注与表注的编号。在表的上方或图的下方，从主菜单中的“插入”下拉菜单中，选择“题注”菜单。在“题注”面板上，可以选择标签一栏中的“图”或“表”作为标签。如果没有“图”或“表”的标签，则可以选择“新建标签”按钮，新建一个“图”标签或“表”标签。一旦插入后，那么图表将完全顺序编号。如果在文中要提及图或表，那么可以用上述的“交叉引用”方法插入。一旦“交叉引用”实现，那么交叉引用点与图表将建立链接关系，如果图表由于修改而变化，那么引用点将自动变化。3.4 一些忠告和word使用中的小窍门1 忠告：利用另外文件写作论文摘要，原因是同一文件处理可能在页码编制上会遇到问题。2 忠告：word中不要用空格键来留空，特别是试图让文档对齐时。解决方案：一是利用“格式”栏中的分栏工具；二是用表格，然后隐去表格线。3 忠告：使用主菜单中“插入”下拉菜单中的“图文框”。在使用word中，一个十分棘手的问题是图的插入。请仔细研究图文框的各项选项，就会发现确定利用插入图文框，然后定义该图文框的大小尺寸和在文章中的具体位置是十分方便的。4 忠告：宁可使用剪贴方法来处理图，在图文框中留以一致的大小尺寸；否则文件太大，难以操作。使用图文框的一个主要难点是往往这一页空一大截，可是下一页的段落怎么也填补不到这一页。问题在于图文框是与这一段文字链接在一起的。当点击激活图文框时，将会看到该段落首字或回车符上有一个上锁或未上锁的“锚”样的标记，当图文框加上这段文字超过上页的空白空间，那么自动一起下移到下一页。5 忠告：如果要让下一页的文字来填补这页空白，那么必须将该段文字与图文框链接的“锚”移掉。在移动锚前，必须在“图文框格式”菜单中，选择“随文字移动”，而不能使用固定位置。否则不能移动“锚”。“图文框格式”菜单的弹出请将图文框击活，然后按鼠标的右键即可。6 忠告：要认真学会使用word所带的表格，使用表格的工具栏可以让很方便地制作表格。需要注意的是表格里的文字材料都可以用主菜单中“格式”中的“段落”来控制。需要强调的是文字在表格中的上下居中，在表格工具栏中有专门的按钮来实现。7 以上只是word使用的一小部分，有更多的东西尚需进一步的学习。3.5 文档审查的重点1 文档审查的第一步是格式，是否严格符合规范的要求；2 文档审查的第二步是错别字；3 文档审查的第三步才是内容部分。由于文档格式的混乱，将给所有调阅文档的人带来麻烦，浪费了宝贵的工作时间，因此格式是首位的；同时，大量错别字的文档反映的是企业及人员素质的低下，从企业形象的角度出发，错别字检查排在第二位；文档的内容反映了编写者的工作，用于考核其工作成果，反映其工作的能力，是需要逐渐积累的。4. 版本历史时间修订者位置修订内容V1.1修订自V1.0；修改：王仁飞；发布时间：2010-12-302010-