公司公文管理制度.doc

9 / 10发文管理办法第一章 总则第一条 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。第二章 行文规则第三条 公文的种类公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。第四条 公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。1. 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2. 主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。3. 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。4. 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。5. 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。6. 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。7. 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“广西创新港湾工程有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。8. 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。9. 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。10. 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。11. 其它：公文排版要求详见附件。第五条 行文要求1. 行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；2. 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。3. 公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。第六条 关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：发文部门或人员编字说明执行董事桂新董字1、发文由办公室统一编号；2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“”如“桂新办字2002第001号”；总经理班子桂新总字经营部桂新经字办公室桂新办字人力资源部桂新人字财务部桂新财字生产中心桂新生字总工室桂新工字供应部桂新供字第三章 发文程序及要求第七条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。（一）公文的草拟、打印、校对。1. 经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。2. 起草公文后，到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。3. 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。（二）公文审核。文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。（三）公文的核稿。所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：1. 文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。2. 公文打印、排版格式是否符合公司要求；3. 公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。（四）公文的呈批。办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。（五）公文批阅。公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室秘书电话查询）。（六）公文打印。公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室秘书浏览文件内容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见打印登记簿；对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。对于需要盖章的文件见下一步；（七）公文盖印、登记。需要盖章的文件，打印后由办公室秘书履行盖章手续。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公室秘书留存备查，办公室秘书须在文件呈批单上签字。文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由办公室秘书填写“发文登记表”后发文。（八）发文。对外发文要求：1、办公室秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室秘书办理。对内发文要求：1、对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方式；2、对于在公司局域网上公布的公文，由办公室秘书通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；3、对于确需发纸质文件的，只发复印件。并由办公室专人在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。第八条 公文的借阅和清退按档案管理办法有关规定执行。第九条 公文的立卷、归档和废除按档案管理办法有关规定执行。第四章 附则第十条 本管理办法由办公室负责解释。第十一条 本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。第十二条 本管理办法自颁布之日起实施。附表一、办文呈批单办文呈批单文件标题（ ）文件编号桂新 字 号密级附件拟稿人日期 年 月 日公司领导办公室主任经办部门经理相关部门经理拟 稿 说 明办公室秘书签字附表二、发文登记簿发文登记簿日期文件类别编号文件名经办部门对方单位呈批时间审批人下发时间回复确认备注附表三、公文格式及要求公文格式及要求 项目性质字体字号行距（倍）字距页边距（cm）用纸规格其它注意事项及要求标题正文标题正文上下左右草稿黑体幼圆三号五号WPS字处理软件3毫米标准2.82.81.56.0A41. 标题与正文之间空一行；2. 落款下正文之间空3空3. 每页标注页码注明：4. 落款之后注明：注释：(1)此件为草稿(第*稿)；(2)拟稿人：(签名) 审核：(签名) 打印人：(签名)正式文稿华文中宋（加粗）仿宋体二号四号WPS字处理软件2毫米标准3.73.52.52.6A41. 上报公文需识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右字空1字；“签发人”用3号仿宋体字，姓名用3号楷体字标识；2. 正文中小标题用3号黑体字；3. 每一自然段首空2格；4. 正文与附件之间空1行(附件的标注方法附件：1、2、)5. 公文排版后所剩空白处不能容下印章