2014年五星级酒店管理细则——D0019(201-207).doc

财务制度与程序FINANCE POLICY & PROCEDURES制度POLICY营业用品的管理及核算规定编号REF. NO.执行职位POSITION RESPONSIBLE酒店会计人员涉及部门DEPT.CONCERNED筹建期所有部门目的 OBJECTIVE：为了保证酒店财产物资不受损失，使酒店资产物资有专人管理，加强酒店员工的责任心，制订财产管理制度。执行程序PROCEDURES：第一章 低值易耗品及零星物品的管理一、 库财产的管理：1. 企业购进的一切财产和物资，一律办理入库手续。发出时列支有关单位的费用（大批分摊时，通过“待摊费”科目逐月摊入费用）并作为在用财产处理。凡属备用、多余及机动部门，应集中存放由仓库保管。2. 财务部的财产管理小组负责管理全酒店财产，各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单位、在库和在用的地点，分别独立建帐，控制库房的进、销、存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时登记财产帐。要与部门核对帐卡，每半年清点核对一次，如发现帐物不符情况，必须及时查明原因，按照规定审批手续办理调整帐卡，以保障帐物相符。二、 门财产的管理1. 各使用部门的在用财产实行定额配备，部门经理负责，指定一人为部门保管员具体保管和登记帐卡工作，集体宿舍的财产由人事部指定专人管理。2. 部门保管帐卡，应按财务部保管总帐分类、编号。根据领交调拨等交易及时登记。部门经理要定期组织人员对部门财产进行核对，发现帐物不符要及时查明原因，按照审批规定办理手续，调整帐卡，以保证帐物相符。3. 部门保管员不宜经常调动，如需调动，要事先通知财务部财产管理小组，并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。三、 财产领发，交回手续：1. 使用部门领用在库财产时，要按规定审批范围办理批准手续后，持领物单、报损单或赔偿单（领取补充报损工赔偿的财产时，需交旧领新，赔偿单要由财务收款签章）一式三联，凭此向仓库领取，一联作部门记帐，一联作库房记帐凭证，一联作记帐凭证。2. 多余财产的交回，在查明原因后按照审批范围规定输批准手续，以红笔填写领物3. 单（代替交库单）一式三联连同实物交库房保管员签收，三联单分别作为部门、仓库、会计记帐凭证。4. 部门向库房领用，交回财产时，持部门保管帐卡和单据到财产保管组办政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE201理手续，双方及时登记帐卡，以保证帐帐相符。5. 由于我店对低值易耗品采取一次报销规定，有些大型临时性活动，在领用物品时已作费用报销。但由于这次任务已完成，而非日常使用的物品又不宜存放在部门，为了财产物品的妥善保管，此类物品可退仓库。在财产帐上的存放地点变更为库房“代保管”下次或其他单位需要领用时，则不再报销金额，而是存放地点由库房代保管减少，增加新领用单位的数量，以免重复列支费用。四、 调拨、报销手续：1. 部门之间的调拨需经主管部门同意并一律通过财务部财产管理小组办理手续，调入、调出单位将帐卡联同财产调拨单到保管组调整帐卡，同时调整保管组总帐的存放地点，以防帐帐不符。2. 凡日久使用失效，自然损耗的财产，确认无法修复者，（原物交保管组）可办理报损手续。固定资产报董事长批准后报销并按规定的财务手续处理，低值易耗品报部门总监批准后报销。3. 以上报销财产实物一律上交到废品库登记入帐，未交废品实物者不准领新物品。处理废品时，应由废品库列出清单经批准后处理销帐。五、 租借财产手续：凡向外单位租入，借入，租出，借出的财产，一律由财务部财产管理小组办理手续。个人一般不准借用公家财产，如属特殊需要经执行总经理批准到保管组借用，不得由使用部门直接借，未经批准办理手续者一律不得带出单位。借用物品损坏要照价赔偿，租借物品要及时催收，不得留作长期使用，更不能转租、转借。对外租借成批物品要拟定收费标准和损坏赔偿制度。第二章 物料及用品、专用基金材料的管理一、 库房的管理：1. 物料及用品：一律由财务部保管组统一建帐管理。2. 购进的物料用品，凡属体积过大，占地面积过多不能入库的物资材料，如：煤、砖、瓦、灰、沙、石、木材等，存放库外者不作入库，但是也应该验收，指定专人负责管理。领用按规定办理手续，并按品名规格建立保管帐。控制进、销、存数量，凭购进、领出单据登帐，做到帐物相符。3. 领发和调拨：3.1 物资及用品：必须实行领物制度，不得以存计耗。各部门领用物品材料时，要填写“领料单”并由部门经理和财务总监批准，到库房领取物品尚有残值要交旧领新。政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE2023.2 保管人员发放是，应按领物单所列的品种规格数量逐项点发，不得顶替。如因库存物资不足由领用单位更改数字并签名，增加数量则需另外填写领料单并报批。3.3 保管员不得擅自修改领物单上所列的项目数字。3.4 各部门领用物资如有多余或不适用时，应及时退回保管组，退回时以红笔填写“领料单”凭此双方记帐。库房要按月汇总领物表，并交会计记帐进行帐目核对，以保证帐帐相符。3.5 库房物资不准出售给个人，如遇外单位调拨时，先到财务部办理交款后，凭财务签收货款单据和出库单发给物料，未经财务办理手续一律不准出库。第三章 废旧物资的管理一、 各部门的一切废旧物资及包装物（有押金的除外）应及时送交保管组统一保管和处理，其他部门不得自行处理。二、 废旧物资要立帐登记管理，可分类立帐登记如下：（1）报废的固定资产；（2）报损的棉织品类；（3）其他报损财产；（4）修建过程中拆除下来尚能使用的旧材料。三、 各部如需领用废旧物资时，应按领用库房要求手续办理，保管组对废旧物资或成批的废旧物品，要定期造表上报，经单位领导批准后统一处理。第四章 损坏、遗失公物赔偿规定一、 宾客损坏、遗失公物赔偿规定：宾客损坏，遗失酒店公物由负责该项财产保管员报告主管部门负责人，视情况决定赔偿意见，如免予赔偿者一般应经主管部门经理批准，如属大件或价值较高的要报执行总经理批准，并按手续报损处理。宾客损坏酒店财物已确定赔偿时，由保管组协同财产使用单位一起，参照帐面单价和下列标准计算赔偿费：（1）损坏之公物系完整全新者按全价赔偿；（2）损坏公物经修理尚能使用，又不影响整体美观者，可赔偿修理费；（3）损坏之公物虽能修复使用，但影响整体美观和原有价值者，应赔偿修理费并加财产减值部分；（4）损坏之公物不能修复使用，尚有残值者可按现价减去残值计算赔偿，如残值归赔偿者所有时得按现值全价计算赔偿费。二、 员工损坏，遗失公物赔偿规定：1. 因工作疏忽同时又有某些客观原因使公物受到损失时，全赔或部分赔偿。2. 非因公或打闹使财产遭受损失时，令其全部赔偿，并给予批评教育。政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE2033. 因违反劳动纪委或操作规程损坏公物者，全部赔偿或部分赔偿，严重事故要追究刑事责任。4. 凡因财产遭受损失后互相包庇隐瞒不报，嫁祸于人或一贯不负责任，任意损坏公物，屡教不改者，应全部赔偿，情节严重者要给予一定的行政处分。三、 赔偿手续1. 宾客或职工损坏遗失公物，经确定赔偿时，由财产使用保管员开出“赔偿单”一式四联分别做为班组存根、收款收据、财务收入凭证，财产报损和领发凭证。2. 部门保管人员向负责赔偿人收款后，应连同四联“赔偿单”送交财务部盖收讫章，到保管组输财产手续。3. 宾客当时不能付现金时，应由客人签字认可（如有关单位接待应由有在单位认可），认可后送财务部出纳处签收盖章、转帐，然后到保管组办理财产手续。职工不能付现金时，应由本人送人事部待发薪时扣回，然后到保管组办理财产手续。第五章 棉织品的使用、保管和洗涤规定一、 工作制服和营业活动服装是为了接待工作上的需要而配备的，只供工作时间内穿着。非工作时间不得着用。即：上班必须着制服，工作服不能穿回家。工种变更应将旧工作服交回制服室。二、 按财产管理制度规定，各部门使用棉织品都应采取定额管理办法，洗衣房只备定额数量作为周转用。三、 各班组要认真负责送洗和领取棉织品手续，洗涤绵织品一律填写“洗涤单”，一式两联填写清楚，由洗衣房验收并留一联，送洗单位一联作为领取凭证。为了严格手续防止混乱，领取棉织品一律凭“洗涤单”领取，洗衣发放后要在法涤单盖上：“付讫”戳印。第六章 财务科目的设置和管理规定一、 物料用品”等的一级科目并分设有关的二级科目的分类帐，反映酒店的固定，流动财产的金额变化情况。二、 财务部保管组应按品名、规格、单价、数量、金额设置三级明细帐并与总帐科目一致。三、 财务部保管组应设置借出，借入，租出，租入等财产登记卡片，及时、正确反映租借财产的变化情况，以免财产混乱。附：固定资产盘点表、低值易耗品在用记录表政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE204（一） 固定资产盘点表：1. 目的：记录固定资产实际盘点并与移交数量互相比较。2. 盘点表内容包括：（1） 资产保管及使用部门，存放地点及盘点日期。（2） 资产保管及盘点员姓名。（3） 资产编号、名称、价格、来源及移交日期，移交及实际盘点数量。3. 盘点表使用说明：（1） 盘点表以保管使用部门为核算单位，以存放地点为盘点基础。移交数量在每一次盘点核实后，由存放地点资产保管员签署负责、申领、转移与报废必须遵守规章办理，移交数量根据申领、转移与报废加以以调整。（2） 盘点时由资产保管中及财务部盘点员同时进行。在盘点数量栏填上实际盘点数量并由保管使用部门主管签署属实。4. 其他：（1） 为了减少全店盘点造成的种种不变，固定资产的盘点以存放地点为盘点基础，适当时候轮流进行盘点。每存放地点的固定资产盘点每年最少进行一次。（2） 移交与盘点数量不符时，经调查及书面报告后呈管理当局处理或按规章办理。（二） 低值易耗品在用记录表：1. 目的：记录各部门低值易耗品的数量及存放、使用地点。2. 记录表内容包括：（1） 领用部门，存放地点。（2） 入库、领用、转移、报废及存库在用余额数量。（3） 低值易耗品的名称及规格。3. 记录表使用说明：（1） 低值易耗品的申领、转移、报废必须遵守规章办理并在低值易耗品表摘要记录。（2） 财务部在年中适当时候对低值易耗品的存库及在用数量进行盘点并在记录表登记日期，盘点数量及盘点人签字。4. 其他：盘点数量与实际库存、在用数量不符时，呈报管理当局处理或按规定办理。四、 成本费用管理的规定1. 酒店在经营和为客人提供劳务服务的过程中发生的各项物料、原材料消耗，人工报酬，人工报酬或其它耗费，构成了酒店的成本费用支出。政策制定人PREPARED BY审批人APPROVED BY执行日期EFFECTIVE2052. 酒店依据管理公司及国家财会制度的有产规定制定了成本及费用项目，按客房、餐饮、商场、电话、洗衣、商务、健身、美容等进行成本费用的核算及考核管理。3. 酒店成本主要指餐饮成本和商品成本；商品成本。餐饮成本主要指食品饮品的原材料辅料的进价加运输、关税等费用的成本；商品成本主要指商品进价加有关费用。客房设备的损耗、客用零备品消耗等，应作为直接成本。车辆的油耗、养路费、过桥费、保险费、公用事业管理费、交通管理费及车牌税，可作成本核算。各业务部门在经营活动中所耗用的水、电、气、热能及相应员工的工资及福利、部门管理费用等作为营业间接成本。4. 商品、原材料及物料用品的途中损耗及自然损耗，在盘点中合理的溢损，由有关部门报经财务总监/执行总经理批准后，在“坏帐损失”科目列支。人为损耗由经办人担负全部或部分经济责任。5. 餐饮成本的核算与控制由酒店的成本控制办公室具体负责。成本办公室每天要编制成本日报。成本报告主要反映和说明进货价格、消耗量等方面的变化情况。成本控制总监要根据反映出的问题及时与有关部门沟通，采取措施，努力降低成本。加强成本控制，是提高企业的经济效益的重要环节。6. 为保证酒店的餐饮采购成本得到最佳控制，成本部须会同餐饮部及采购部人员进行每十天一次的市场价格调查。由成本部形成市场调查报告，交财务总监、执行总经理理作为审批采购申请的辅助资料。7. 酒店的费用分为三大类。一是营业费用，主要是指客房、餐饮、商场等经营部门发生的直接费用，是各个部门可以直接控制的费用。二是行政费用，主要指行政管理费、市场费、能源及维修费，是不能直接计入各个部门的费用。第三类是非经营费用，是管理者无法直接控制的费。主要有折旧费、大修费、董事会费、土地使用费、房产税、保险费、汇兑损益、利息等等。8. 对于第一类营业费用，酒店规定了各类物品费用消耗定额，定期召开会议，反映研究费用的支出情况，将费用指标层层分解落实到各部门，并由财务部监督，各部门实际控制，努力降低费用。对于第二类行政管理费用由各职能部门进行控制，按照预算计划进行考核。9. 对于成本费用，必须明确以下几方面的核算原则。10. 成本费用核算，要依据权责性制原则，以权责发生的时间作为会计确认基础。同时，收入与其相关的