秘书学(1)综合辅导.doc

秘书学（1）综合辅导绪 论基本概念：秘书活动，秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行动。99-00+01+03-秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书工作性的各类人员。秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书活动的主导要素。秘书方法，是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序。04-秘书办公手段，是秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备、操作技术和操作规程等的统称。03-秘书学，是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。99+此外还有广义领导意图、狭义领导意图、秘书环境04+；秘书业务、秘书技术、秘书工作方法等。简答与论述：1 04-秘书学建设的首要任务是规定出它的学科对象。这对于界定秘书的逻辑起点，划定秘书的研究领域，确定秘书学的学科性质，建构秘书学的知识体系，无不具有重要理论价值。2 秘书学的学科的对象应为秘书活动，以体现出学科对象的单一性特征，为秘书学的体系建构提供科学依据。3 秘书活动的基本要素有五个：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境。由此可以明确秘书活动的主体要素、客体要素、中介要素、潜在因素和外在因素。00+04+4 严格意义上的秘书工作与一般意义上的秘书工作的差异，在于严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务；一般意义上的秘书工作，既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛。5 秘书活动的本质属性是辅助性。6 秘书活动的辅助性具有的特点：辅助的直接性、辅助的全面性和辅助的非独立性。7 秘书活动重要特征有文牍性；秘密性；事务性；受动性；随机性；补偿性和潜隐性。99+ 8.如何正确认识秘书活动的受动性、补偿性和潜隐性三个特征？9秘书业务包括的内容有：文字工作、文书工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、接待工作、会议工作、值班工作，等等。研究秘书业务，是秘书学研究的重要领域之一，它对于规范秘书工作的制度化，促进秘书工作的科学化，乃至推动秘书学基础研究和应用研究，都有不可忽视的作用。10 秘书技术包括的内容有：秘书工作方法；秘书办公手段；秘书办公场所。此外，对简述秘书学的研究领域、秘书史的研究内容、秘书学理论的研究内容等，也要有大体的了解。与秘书学联系比较紧密的相关学科有：决策科学、管理学、行政学、文书学、应用写作、心理学、公共关系学等。秘书学具有特征：知识的综合性、理论的应用性还有学科的群体性。秘书学的研究方法有事实积累法、经验分析法、案例研究法、试验证实法等。第一章 秘 书 活 动 的 沿 革简答与论述：1 秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物，是行政管理活动的重要组成部分。秘书活动的产生必须具备以上两个基本条件：一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件；二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。2 我国古代秘书活动产生于何时？我国古代秘书活动起源于原始社会末期部落联盟的昌盛时期，即黄帝至禹时期，约距今四千五百年至四千一百年之间；从狭义的范围看，它起源于黄帝时期，即距今约四千五百至四千四百年之间的龙山文化晚期。3 我国原始社会末期秘书活动的特征是什么？一是，它伴随原始组织公务管理活动和借助文字使用应运而生；二是，它服务于原始组织、首领和先民们；三是，它的工作范围还不广泛，没有具体分工，工作方法亦简单粗糙，但在首领指挥公务活动中，却起到了重要的助手作用。4.我国古代的秘书机构的概况是怎样的？我国古代最早的秘书机构产生于商朝。西周的秘书工作，在殷商的水平上有所创新和提高。战国时期，各诸侯大都有史官，但史官的职责、地位起了重要变化。秦汉时期，在中央和地方各级行政机关中都设有负责秘书工作的机构或人员。魏晋南北朝时期，为统治阶级服务的秘书工作从未间断。隋唐时期的秘书工作有了更大的发展。宋代的秘书工作由枢秘院落与中书省分掌。元朝、明朝的秘书工作也有长足的发展。清朝的秘书工作发展到中国封建社会的高峰。5我国古代秘书活动的基本特点有哪些？00+一是，秘书活动历史悠久。二是，秘书机构变动频繁。三是，秘书人员选拔较严。四是，秘书制度比较完备。6我国古代秘书工作的主要制度有哪些？我国古代秘书工作的主要制度有：文书工作制度；档案工作制度；保密工作制度；信访工作制度；印章管理制度；工作报告制度；办事责任制度以及参谋言谏制度等八项。7.我国古代对秘书人员的素质要求是很高的。其中以唐代和清代的要求最具典型和代表性。我国近代秘书活动的基本特点：半封建半殖民地资本主义特性、改革成为近代秘书活动发展的主流、由古代秘书体制向现代秘书体制过渡的产物。 第二章 秘 书 人 员基本概念：狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。广义的秘书，是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。03+公务秘书，是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。私人秘书，是在私有企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界各流那里担任秘书工作的雇佣人员。04-通用秘书，是在我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。行业秘书，是在不同行业中担任专业秘书工作的人员。04-个人秘书，是辅助某位领导人的秘书，而不是辅助领导群体的秘书。04+综合秘书指承担全局性秘书工作的人员。简答与论述：1 狭义的秘书，指的是文字秘书、领导者的机要秘书和个人秘书，以及经常参与政务活动的秘书。广义的秘书，统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是具有某种职务的秘书人员，二是秘书工作者，三是机要人员，四是秘书首长。2 公务秘书具有以下特点：04-（1） 从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位；（2） 从人事制度上看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理；（3） 从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。3 私人秘书具有以下特点：（1）从所有制上看，私人秘书所在的组织一般为私有制单位，其经济成份为私营经济和个人经济；（2）从用人制度上看，私人秘书的任用、升迁、奖惩和福利待遇等，通常由用人单位决定，但要受国家人事部门的宏观管理；（3）从经济来源上看，私人秘书的劳动报酬，均由聘用者个人支付。4 秘书的层次划分，一是组织级别上区分；二是从辅助功能上区分；三是从职位分类上区分。5 在不同级别组织中工作的秘书，可依次区分中央秘书层、地方秘书层和基层秘书层：根据秘书辅助功能的影响程度，可将秘书区分为辅助决策层、行政执行层和技术操作层；根据职位分类，秘书可分为高级公务员层、中级公务员层和初级公务员层。第三章 秘 书 工 作基本概念：狭义的秘书工作指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内劳动。99+广义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务，而在一定范围内的劳动。简答与论述：1 秘书工作可进行多种分类，这些分类是：（1） 按辅助对象的分类秘书工作和秘书性工作；（2） 按照工作态势分类程序性秘书工作和非程序性秘书工作；（3） 按照主动程度分类跟随性秘书工作和主体性秘书工作；（4） 按照业务范围分类通用性秘书工作和专业性秘书工作。2 秘书工作的作用有：参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用。04+3 秘书主要有以下几个方面的工作：（1）文字工作；（2）文书工作； （3）信息工作； （4）协调工作； （5）督查工作； （6）信访工作； （7）议案和提案工作； （8）保密工作； （9）会议工作； （10）接待工作； （11）随从工作； （12）值班工作； （13）印信工作；（14）通讯工作； （15）其他工作。4 新时期秘书工作的指导思想是：围绕党的基本路线，搞好“三个服务”，即围绕“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。5 新时期秘书工作在工作方式上出现了“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。6 新时期秘书工作的内涵加深，秘书工作的外延拓宽，秘书工作的内容有了新发展：即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。7 新时期秘书工作在管理模式上的发展是秘书工作的“三化”。即规范化、制度化和科学化。各项工作都要符合规定的标准；各项工作都要共同遵守明确的规定；各项工作都要按照客观规律办事。8 新时期秘书工作在办公手段上的发展，集中表现在办公手段的现代化，就是把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学知识应用于办公室的工作，使办公室的业务处理实现电子化、机械化和自动化。9 秘书工作的新趋势是：延展化趋势、智能化趋势、高效化趋势 、社会化趋势。10 秘书工作的原则有：准确原则、及时原则、严谨原则、同步原则和保密原则。第四章 秘 书 机 构基本概念：秘书机构（狭义），是指秘书担任文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门。秘书机构（广义），是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。秘书制度，是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。04+ 此外，还有中枢机关、管理、管理职能、组织、机构、制度等。简答与论述：1 秘书机构具有哪些特点？秘书机构在机关的特殊地位和辅助性质，使其具有以下特点：一是辅助功能的综合性；二是的处位置的中枢性；三是组织关系的封闭性。2 秘书机构的作用。秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用；二是枢纽作用；三是过滤作用。3 秘书机构过滤作用的主要表现有哪些？03-秘书机构的过滤作用，主要表现在三个方面：首先，要善于区分事务的轻重缓急；其次，要分清政策性问题与业务性问题；第三，要学会挡驾、善于婉言推辞无须领导者亲自处置的事宜。4 秘书机构设置应遵循的原则是什么？秘书组织应遵循的原则是：一是统一原则；二是精简原则；三是效能原则；四是适应原则。5 秘书机构的设置为什么遵循统一、精简、效能、适应等原则？秘书机构作为机关的内设机构，它是一个完整统一的群体。因此，秘书机构的设置，必须坚持统一原则。遵循精简的原则，不仅可以节省开支，减少消耗；而且有利于工作的运转，工效的提高；同时还能够防止互相推诿，人浮于事。遵循效能的原则，一是可以加快秘书机构的运行，提高秘书工作的效率；二是可以增强秘书机构的功能，提高秘书工作的质量。遵循适应的原则，可以使领导者工作起来得心应手，最大限度地满足其工作需要。6 我国秘书机构的组织模式有哪几种？各有哪些长处和不足？我国秘书机构的组织模式，从现状看大体有三种：一是因人分设制；二是因事分设制；三是混合分设制。这几种机构模式各有长处与不足。此外，本章还有以下基本问题：秘书机构的布局方式及它们的优缺点；如何进行秘书队伍的建设：秘书工作制度及其包括的内容；秘书管理制度及我国的秘书管理制度包括的内容；秘书机构改革的内容等。第五章、第六章 秘 书 职 能（上）（下）基本概念：秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的总称。辅助决策，是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包含决策前、决策中和决策后的秘书工作，即决策过程中的各种辅助行为。 （秘书学中）的沟通信息，即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈，以求得共同的理解和认识。协调，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 决策（广义）、决策（狭义）、受托、审理、核查、协商、处理；广义的秘密、狭义的秘密、保密、国家秘密等。简答与论述：简述辅助决策的过程；决策准备、制定、审定、执行等阶段的步骤；辅助决策的意义、原则，决策各阶段的秘书活动；秘书在辅助决策中应遵循的若干原则；-协助管理的特点、原则，管理、计划、指挥、控制中的秘书活动，督查工作的性质、任务与范围，督查的方法。秘书学中的沟通信息、沟通信息的作用、秘书机构沟通信息的五大特征，沟通信息的原则、信息处理的意义，秘书如何对信息进行处理等。简述协调活动的要素，秘书协调的意义，秘书协调的范围，协调工作的程序，秘书协调工作的方法。秘书与保密的异同，秘密的类型，正确认识国家秘书的法律定义，国家秘密的范围在法律中是怎样规定的？国家秘密的等级的规定，保密工作的意义，保密工作的方针、工作纪律，秘书机构的保密范围，保密的特点。第七章 秘 书 资 格基本概念：秘书资格道德、职业道德、秘书职业道德知识、能力、知识结构、表达能力、调研能力、组织实施能力秘书的素质体系、秘书的心理素质秘书的动机、秘书的兴趣、秘书的情感、秘书的意志秘书的气质、秘书的性格及心理健康简答与论述：秘书为什么要特别注重职业道德修养，新时期对秘书职业道德提出了怎样的要求？如何看待秘书的职业道德规范，秘书的职业道德规范包括的内容，秘书的职业道德修养及应注意的问题；秘书的知识构成、能力及能力与知识的关系，秘书的知识结构以及怎样才能建构和优化秘书的知识结构，实现秘书知识体系的最佳整体效应呢？为什么说秘书能力是称职秘书的必备条件，秘书应具备的基本能力有哪些？秘书表达的要求、管理能力的体现，如何提高自己的办事能力，秘书的操作能力主要体现在哪些方面？为什么说秘书必须具备良好的心理素质？秘书心理素质的内容？秘书应具备怎样的动机和兴趣？怎样的情感和意志？秘书良好的意志品质的基本要求有哪些？秘书在培养自己良好的气质修养的同时，应具备怎样的性格特征？秘书为什么要有良好的心理健康状况？秘书心理健康是怎样获得的等？第八章 秘 书 工 作 方 法基本概念：秘书工作方法 调查、典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法、间接调查法 研究、比较方法、类比方法、分析方法、综合方法随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法、鉴戒式参谋法 受意、请示、报告、挡驾。简答与论述：1 秘书工作的辩证方法指的是：按领导意图办事与发挥主动性的辩证统一；业务分工与相互配合的辩证统一；事务性工作参谋性的辩证统一；对领导负责与对群众负责的辩证统一；保守秘密与信息共享的辩证统一。2 秘书的基本工作方法有：秘书的基本工作方法有：调查方法，研究方法和参谋方法。 调查方法包括：典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法和间接调查法；研究方法包括：比较方法、类比方法、分析方法和综合方法；参谋方法包括：随机参谋法、预测性参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。3 秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性和创造性，充分发挥秘书工作的参谋作用。常用的研究方法有：比较方法、类比方法、分析方法和综合方法。4 参谋就是代人出主意。秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导 者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程。参谋职能是秘书工作的基本职能之一，因此，参谋方法也是秘书工作的基本方法之一。秘书人员必须了解参谋机理，明确自己的参谋范围，确定正确的参谋方向，客观评估自己的参谋势能。还必须坚持参谋原则，摆正自己的位置，做到只谋不断；要有全局观念，站在领导者的角度思考问题，提出建议；要力争超前参谋，避免放“马后炮”；要处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在此前提下，采取灵活多样的参谋方法。 参谋的具体方法有：随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。5 领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。要正确接受和领会领导意图，就要： 从把握领导工作的热点上领会领导意图；从把握领导思想的闪光点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图；从把握领导意图的实质上领会领导意图。 从不同角度捕捉和领会领导意图，是指：一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据；二要善于以主要领导人的思想为主线，多方面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体工作意图和具体工作意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。为此应注意：对明示性意图，要坚决照办；对暗示性意图，要心领神会；对非确定性意图，要补充完善；对确定性意图，要如实贯彻；对总体工作意图，要始终遵循；对具体工作意图，要灵活执行。6 秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，因此，在工作中必须多请示。多请示，既是以对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。因此，请示的对象要选准；请示的内容要单一；请示的形式要灵活；请示的时机要适当；请示的态度要谦恭。7 报告的目的是便于领导了解情况，掌握进程。报告是秘书工作的一项制度，是秘书向领导负责的必要手段，也是领导者指导秘书工作的途径之一。因此，报告的内容要客观真实；报告的方式要灵活多样；报告要区分不同对象；报告的时机要恰到好处；报告的语言要简明扼要。8 秘书要为领导者合理挡驾秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导者摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和决定重大问题。秘书的挡驾包括：来访挡驾、电话挡驾、事务活动挡驾。第九章 文 书 管 理基本概念：文书、公文、文件、广义的文书管理、狭义的文书管理简答与论述：1 文书管理的基本原则是：（1） 准确无误文书运转的各个阶段和每个环节，必须完全符合行文标准和行文制度，做到正确、规范、合乎实际。这是一种质量要求。（2） 及时迅速文书在整个运转过程中，必须视文书的紧急程度，急件急传，急件急办，及时传递，及时处理，做到不积压，不拖位，不扯皮，不推诿。这是一种效率要求。（3） 安全保密要求文书从形成到终止，必须严守保密纪律和保密制度，自觉维护党和国家的安全与利益，以保证文书特别是秘密文件的安全运转，做到该保的保住，不该保的公开。这是一种可靠性要求。（4） 集中统一文书管理在领导、机构、人员和制度等方面，必须实行统一领导、统一编制和统一管理，即统一由机关办公部门和秘书机构集中管理，做到上下一致，业务对口。这是一种管理组织的要求。（5） 党政分开文书管理特别是行文，必须按照各自的隶属关系和职权范围办事，禁止政府向党组织发布指示性文件，做到党要管党，政要管政，党政分开。这是一种政治上的要求。2 文书管理的程序分为四个阶段、24个环节，是对文书运转的总体而言。在实际工作中，并非每一份文件都要经过全过程，而且互有交叉和重复。