文书与档案基础(第二版)知识归纳 第4章

文书与档案基础(第二版)知识归纳 第4章 第四章文件的与归档凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件； 3、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 4、党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特上级机关殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 5、本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿、印本和上级机关的发文； 6、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物）。 1、本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）； 2、本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料； 3、本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； 4、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件； 5、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； 6、反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料； 7、本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料； 8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； 9、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；机 10、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；关 11、内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、文统计分析材料等；件 12、机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材材料；料 13、本机关及本机关批准的有关区或变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置的本级机关大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生率、建设项目的科技文件材料归 14、本机关成立、合并、撤销、更改名即、启用印信及其组织简则、人员编制等文件料；档 15、本机关制订的工作条例、章程、剖度等文件材料；范 16、本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事牛的剪报、声像材料、荣誉奖励围证书，有纪念红义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； 17、本机关（包括上报和下批）干部主免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务平定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报交，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、下残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件才料； 18、本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根； 19、本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 20、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，出版物的定稿、样本； 21、本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 22、本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 23、各种普查工作中形成的文件材料； 24、按有关规定应归档的死亡干部档案材料。 1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；同级机关和 2、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；非隶属机关 3、同级机关和非隶属机关、人机关联系、协商工作的重要来往文件。 1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件 2、直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关 3、下级机关报送的法规性备案文件。 1、上级机关任免、奖惩非机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 2、上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关 3、上级机关征求意见未定稿的大件。 1、重份文件；不 2、无查考利用价值的事物性、临时性文件；归 3、未经会议讨论；未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除）铅印档文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）文本级机关 4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；件 5、无特殊保存价值的来信，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；材 6、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；料 7、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；的 8、为参考目的从各方面收集的文件材料。 范围同级机关和 1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；非隶属机关 2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 1、下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料； 2、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；下级机关 3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。 标准是文件材料本身是否有保存价值。 凡是反映本单位生产经营、技术开发等各项工作和活动基本情况，具有查考、利用价值的文件材料，包括本单位生产企事确定标准经营、技术开发等主要工作和活动中加以贯彻文件材料和涉及重要问题的文件材料等，都属于归档范围。 业单凡是相互抄送，无需办理和为了参考、利用而收集的文件材料、重份材料以及其他一些不具有查考、利用价值的事务位文性、临时性文件材料，均不属于归档范围。 件材 1、研究和分析本单位各项工作和活动的具体输内容和程序，从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的料的具体条目；归档 2、针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体工作利用的实际需要，逐一确定每个文件具有保存价基本方法范围值、应当归档的文件材料及其保管期限； 143、要从本单位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。 文件归档的范围概念文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷必须是办理完毕的文件材料才可以立卷；立卷的必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存；涵义必须是按照文件之间的自然联系和形成规律组合案卷（立卷是文书处理工作的最后一个重要环节，是文书处理结束的标志）概念就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。 简言之就是按文件特征分类和组卷立卷特征立卷按文件的问题特征立卷（运用比较广泛，成为常用的立卷特征）按文件的作者特征立卷按文件的名称特征立卷按文件的时间特征立卷按文件的地区特征立卷按文件的通讯者特征立卷按文件的其他特征立卷现行机关单位档案一般先按档案的门类不同分为文书档案、科技档案和各种专门档案立卷特征在文“年度组织机构”分类法（适用于内设机构较多且较为稳定的大中型现行机关）立卷特件分类中的结“年度问题机构”分类法（适用于内设机构较少且经常变化的中小型现行机关）“组织机构年度”分类法（机构多稳定的大型机关或机构少不稳定的撤销机关）征的灵合运用形式“问题年度”分类法（适用于档案数量不多，内设机构不稳定的撤销机关）活和结合运用立卷特征在组一般应以按问题特征组卷为主；立卷工作卷中具体运用抓一组文件的主要共同点或联系点进行组卷；应注意的问题根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。 要以便于及时归卷和调整,节省人力、时间,提高工作效率为前提；以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件；以各个机关单位不同的具体实际情况为依据。 立卷环节文书处理部门立卷的选择集中式（一般机关都可选择的简明而理想的模式）部门式谁办谁立卷（适用于专业性很强的机关单位的业务文件材料的立卷）组织型文件处理部门与机关分工型档案室结合立卷兼职型立卷工作会议立立卷业务培训卷立卷的的准备工作文件材料的收集和清理机关档案室（人员）的业务指导与监督组织协助立卷部门组织立卷的准备工作；工机关档案室在立卷工作中的作用进行立卷工作的业务指导和监督；作为机关立卷提供良好的后勤服务概念立卷人员按照当年拟订（修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。 为了加强文件的日常管理；有利于文件材料的齐全完整，防止文件散失或堆积；方便平时查找利用；并为立卷归档工作奠定基础建立和健全平时归档制度；要有平时归档的物质条件；注意平时的清查和归卷。 15平时归卷目的措施立卷类目的概念立卷类目的作用是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等立卷工件立卷类目是平时立卷的依据和保证；立卷类目可以方便在立卷过程中文件的查找利用；立卷类目为年终归档打下了基础。 立卷类目编制过程拟（立卷类目每个机关都应编制相应的立卷类目修）订立的拟制立卷类目一般应在文件形成的前一年的年底或当年年初编制为宜卷类目立卷类目应打印发至机关各个部门（有关人员）和机关档案室，并组织学习研究编制立卷本机关工作职能和任务，内部机构的设置和任务；类目的依本机关年度工作计划和工作实际，研究年内可能形成文件的数量和类型；本机关上一年度立卷情况；据本机关档案分类方案、机关提出档案保管期限和文件分类组卷的业务知识等立卷类目的结构和内容类号类目名称条款号条款名称保管期限备注文件的文件处理部门根据机关文件（档案）的分类方案和立卷类目，将办理完毕的机关文件材料归入所属的类目中的一个立卷工作环节。 主要包括归类归类区分门类和载体、归大类、归条目和就是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具有共同文件特征的一组文件组合成一组卷个有机联系的文件组（即案卷）的一项具体立卷工作环节。 包括以下工作组卷确定共同特征的文件组区分文件的保存价值检查文件的完整情况排列文件的先后顺序初拟案卷题名定卷确定案卷的保管期限分析案卷文件内容；设定案卷的保管期限；填入“立卷流程单”。 又称案卷名称,是对卷内文件材料内容和成分的高度概括,是案卷最重要的组成部分,是案卷的灵魂。 也是直接查找档案的向导，是案卷科学分类、系统编目、登记以及编制各种检索工具的主要依据。 政治上体现党和政府的方针政策和法律规章。 （注意政治上的正确性和严肃性）内容上要准确，文字上要简明。 （案卷标题的字数一般以不超过50字为宜）要求拟写案要反映立卷特征和卷内文件排列的规律。 卷标题应注意合乎语法，并正确使用标点符号。 具基本结构必须符合“三要素”的基本要求。 “三要素”作者（或时间、地区、通讯者）问题、名称体立卷程序编制卷内文件目录注意的问题标明作者标明问题标明名称标明时间标明通讯者标明地区内容与格式；顺序号；是卷内文件排列顺序的编号,又称为件号。 每一份文件占一个顺序号。 文号是文件制发机关的发文号，又称发文号。 文号一般包括代字、年度和发文顺序号。 责任者是指对文件负有责任的单位或个人，即文件的署名者，通常称作者。 题名是指文件的标题、是卷内文件目录的主要部份。 日期是指文件形成时间（以文件签发日期为准），即落款日期。 页号；是指卷内文件页的顺序号。 应填写每份文件的起止号或起始号。 备注填写需要说明的事项。 案卷的编目与编号细致、准确、统 一、有序，禁忌漏号、空号、重号；页号应统一用阿拉伯数字按顺序编号。 要求凡是载有信息的卷内文件，无论正、反页面均以页为单位编号；凡一页贴有小张条的，小张条也应以页面为单位编号。 卷内文件编号可使用铅笔、号码机、或钢笔等书写。 卷内文件的编号左侧装订的案卷，正页在右上角、反页在左上角编号；右侧装订的案卷，正页在左上角、反页在右上角编号；位置照片、图表文件等材料，下面难于编号的，可在背面左上角编号；案卷卷内文件编号完成后，应在“立卷流程单”上相关栏内填写页数。 的编号归档号也叫文书处理号，就是在立卷过程中，由立卷人按照立卷的分工和分类组卷的原则给定文件组（案卷）的临时编号。 内部机构代号（或代号）顺序号归档号的编制类号顺序号年度流水号档号填写卷内备考表备考表的结构本卷情况说明立卷人检查人立卷时间构成全宗名称、类目名称、案卷题名、文件起止时间、文件总页数、保管期限、归档号、档号去除金属物取齐装订贴封（订卷要求“三眼一线”）填写与填写案卷封面装订案卷的装订归档粘贴案卷标签机关文件处理部门一般在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档；时间会计文档在会计年度终了后，可暂由会计机构保管可1年；照片和磁性档案要随时归档的案卷和有关材料应齐全、完整；归档的案卷和有关材料应符合有关标准及规范；要求按时归档；严格办理归档交接手续。 内容和步骤编制移交案卷目录撰写立卷说明（立卷说明又知名称立卷小结或立卷总结，它是年度立卷工作结束的标志之一）移交与归档手续16总原则案卷质量一般要求一般内容是指案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。 1、要符合规范化、标准化 2、归档的案卷应齐全完整组卷合理保管期限划分准确卷内文件的排列合理卷内目录清晰备考表填写完整案卷封面填写清楚案卷题名拟写清楚档号编制正确装订结实整齐字迹材料符合耐久性的要求简化立卷水法；立卷改革的立卷技术的普及；目的立卷工作现代化 （1）继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。 将传统的立卷工作赋予现代化的内涵，与当前机关办公现代化和档案管理现代化融为一体。 （2）电子计算机辅助立卷方式代替手工广方式。 电子计算机的应用是现代化的标志之一。 目前，电子计算机还不能立卷改革的完全代替手工组卷，但是电子计算机辅助立卷已成为可能。 应逐步推广电子计算机辅助立卷，扩大电子计算机辅助立方向卷的范围，最终用电子计算机完全代替手工立卷。 （3）立卷工作与档案工作一体化。 由于电子计算机技术和现代通讯网络技术的发展，文件和电子计算机网络上就可以实现转化，文件和档案的一体化趋势明显。 在采用先进的技术和手段的基础上，文件处理、立卷和档案管理将浑然一体，立卷工作与档案工作一体已是大势所趋。 立卷以一件事情或一个问题为项目进行组卷的方法。 改一事一卷特点卷内文件内容单一；组卷容易；方法简单；易操作；但案卷数量过多。 革就是单纯按文件的主题（问题）立卷的方法。 优点便于组卷、拟案卷题名和查找利用，有利于保密，方便复印、缩微、照相、鉴定和遗漏文件补充，有利于延长档案寿命和按专题编制文件汇编与检索工具，有利于文件、档案的电脑管理，有利于平时归卷。 缺点卷薄且多，立卷原则较为机械，不便编号和管理。 方法区分主题（问题）类型，采取不同立卷原则。 保持案卷内容的单一性一般平均每个案卷内只有10份左右文件（3040页）不同保管价值的文件适当分开。 用软纸做卷皮，用细线把案卷装订成册，再装入