档案保管制度.doc

档案保管制度为了公司更好的发展，加强国家法律、法规及公司各项管理制度规定等的管理，为保守公司的商业秘密，特制定档案保管制度。（一）档案是公司的真实纪录，是公司的宝贵财产，由于它的原始性和唯一性，决定档案的不可替代性。各部门都必须依法归档，不得将档案材料据为己有。（二）各部门的重要活动都要有准确、完整、系统的材料归档保存。（三）活动办理完后，文件材料应及时收集、严格管理、随办随归。（四）公司的全部档案实行合理管理，专人负责，并做好档案保密工作。对档案要编制总目录，分类目录及档案检索工具，进行档案著录工作。各类文件材料按“条款类目”分别存放在专用柜架上。档案管理范围：1、国家相关法律、法规、政府机关发送的文件和集团总部、外单位发送有价值的公文信函、通报等。2、集团总部和公司印发的文件、决议，领导重要批示，重要性会议纪要，规章制度，决定，通知，公款购置的图书、资料以及有保存价值的文字、图片、音像、软件资料等。3、各部门的各种重要文件、业务资料和往来单位的合同、函件等。4、下属单位报送的有保存价值的文字、图片、软件等。5、报刊、广播、电话等反映行业状况，公司有关情况的文字、图片、音像、软件等。6、对有保存价值的音像档案，包括录像带、摄影带、照片（含底片）均应编写文字说明。底片、胶片、录像带、光碟不得放置在温度过高、湿度过大的环境中。7、定期对库藏档案进行情况核对，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和备份。因移交作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。8、文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年，短期为15年（含15年）以下。凡对公司有长远利用价值的档案应永久保存；凡反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有利用价值的档案应永久保存；凡反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司工作有利用价值的文件材料列为长期保管；凡较短时间内对公司工作有利用价值的文件材料，列为短期保管。9、档案管理人员要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案必须在公司总经理的主持下，由各部门相关人员组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，报由公司总经理核准后销毁。10、销毁过时档案应指定两人负责监销，防止档案泄密，监销人应在销毁清册上签字。11、由于公司部门调整或合并必须将本部门的全部档案进行认真整理，妥善保管移交给新部门或公司档案管理人员。12、档案原则上不借出档案室外，只限于在公司内部查阅。确因工作需要将档案借出公司（机密、绝密除外），须经公司总经理同意，并严格履行外借手续。借出期限不超过壹星期，到期必须归还。档案管理人员要对归还档案进行清点和检查，发现遗失和损失要及时报告公司领导查处。13、借阅档案者必须确保档案材料和档案内容的安全，要保持档案密卷完整、清洁。不得污损档案，不得私自拆卷、勾划、撕页、照像等。14、未经公司领导同意，借阅档案者不得擅自摘录、复印或翻印档案的内容，不得公布未公布过的档案，不得泄露档案内容的机密。15、档案管理人员因故调动时，应逐项将存档的全部档案移交，并填写移交清单，交主管部门或公司签字后，方可办理调动手续。调动人员不得以任何理由、籍口将文件资料带走或留为己用。七、安全保密制度为了加强公司管理，严肃公司工作纪律，规范员工行为，保证公司商业秘密不外泄，特制定一制度。（一）公司秘密关系公司权利的利益，公司所有员工都有义务严格保守公司的机密，包括商业机密和技术秘密，不得随意与人谈论公司事务，特别是同行业相关人员。（二）公司所有档案、文件由公司总经理按密级划为绝密、机密、机密三种。并同专业技术人员共同协商确定解密期限。档案密级划分原则：1、绝密：是公司最重要的公司秘密，泄露会使公司权益受到特别严重的损害。其范围是：（1）公司重大决策中的秘密事项。（2）公司尚未付诸实施的发展（经营）战略、规划、投资（经营）项目及经营决策者。（3）涉及公司安全、重大经济利益和重要的技术秘密、科学研究的文件材料。2、机密：是重要的公司的秘密，泄露会使公司权益遭受严重损害，其范围是：（1）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议纪要、公司经营状况等；（2）公司各类财务报表及资讯等；（3）涉及公司安全，较大经济利益和比较重要的技术秘密、科学研究的文件材料。3、秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受损害，其范围是：（1）在一定时间和范围内不宜公开的机构设置、内部分工、人事安排和职务任免事项、公司职员的人事档案和工资性收入资料。（2）公司所掌握的尚未公开的各类信息。（3）涉及公司利益及影响的有关文件材料，公司所确定的其它应当保密的事项。（三）保密工作的日常管理1、公司复印、机要档案室均属保密场所，由专人负责管理及打印，其他人员非公莫入。2、机要文件资料的收发、传递、借阅、移交、销毁均要严格执行收发制度。做到手续完备、权责分明、有据可查。3、凡参加会议带回的秘密文件资料一律交机要员登记并统一管理，严禁携带机要文件出入公共场所或回家，更不准让无关人员阅读机要文件资料。4、机要文件，资料的阅文由公司机要档案室组织传阅、转递，不得直接横传。5、机要人员每季度对季度接受的保管文件，资料执行核查清理制度，保密文件资料应设专柜管理，离开机要档案室应随手入柜落锁。6、制、发秘密文件的成文草稿、修改稿、打印清样等均应存档或及时销毁。7、未经公司领导批准，严禁擅自复印机要文件、资料，若确因工作需要必须复印，须由公司领导审批，由机要员复印，部门负责人登记后，方可使用。8、对于密级文件，应按不同密级与普通文件相区别，由指定人员进行收发、传递。9、具有公司秘密内容的会议和其它活动，主办部门应限定参加会议人员工范围，指定出席会议人员，确定会议内容是否传达及传达范围。10、以谋取私利为目的，向外泄露公司秘密，给予解雇处分，情节严重并触犯刑律的，