ERP操作手册6——第六部分-库存管理操作手册.doc

第六部分 库存管理操作手册库存管理主要由入库业务、出库业务、调拨业务、领料申请等部分组成，ERP流程涉及的所有入库、出库业务包括采购入库、产成品入库、销售出库均通过【库存管理】模块办理。一、材料出库1非限额（多级审批）领料非限额领料是指除由生产订单、委外订单生成的出库单外，所有直接增加的材料出库单。为加强物料领用控制，均按照多级审批流程办理领料，分为生产非限额领料、专项领料和普通领料，其中仅管理“审核”权限不同。生产非限额领料：主要是系统中暂无定额的生产用料，如部分共用物料、改图通知临时增加物料、厂修机车领料等。机车、机组、部件新制领料由技术中心定额室负责审核；厂修机车领料由分解检查室负责审核。专项领料：是指新产品开发、工艺装备、基建大修、更新改造项目及三包费用领料等，由费用主管部门审核领用。普通领料：如分厂可控费用领料、部室管理费用领料、外委领料、综合领料等，由领料单位领导审批领用。 材料出库制单（申请领料）按照生产计划或工作安排，在需要时，首先制单，申请领用物料。菜单路径：供应链库存管理出库业务材料出库单。双击打开材料出库单操作界面。单击增加按钮，出现新材料出库单，逐一输入相应表头及表体内容。选择“蓝字”或“红字”单选按钮以确定正常出库或退库操作，默认为“蓝字”，即正常出库，“红字”为“负”入库即退库，在此以“蓝字”出库为例说明。表头的“业务类型”、“出库单号”、“出库日期”、表尾的“制单人”自动生成，“出库日期”可人为调整。选择“仓库”、输入仓库编码或直接输入仓库名称，均可指定仓库。如欲选择，可单击“仓库”右侧按钮（）选取。输入“领料人”，非必输项，仅当制单人与领料人不同时输入。选择或输入“出库类别”，必须按照公司有关规定正确输入。选择或输入“领料单位”。输入“备注”，非必输项，输入单据需要说明的事项。选取或输入“存货编码”。输入领料“数量”，注意单据左下方的现存量，系统不允许“负”出库，但可以进行领料申请（制单），无法通过后续出库审核。选择或输入“类别”（97）及工作号。单据保存：对输入内容确认无误后，单击保存按钮保存出库单。 单据修改：已经保存但未提交（或提交后撤消）的出库单，点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提交审核。单据删除：已经保存但未提交（或提交后撤消）的出库单，可点击菜单删除按钮直接删除。提交审核：单击提交按钮，单据进入审批流程。单据撤消：在单据尚未经管库员审核（终审）出库以前，制单人可随时点选撤消，收回单据。草稿使用：在填制材料出库单时，如果对输入内容不确定或仅拟作为草稿暂存，以便修改，点击草稿按钮的，再点击保存草稿按钮，即可将当前单据保存为草稿。如需将草稿转为正式出库单，点击草稿按钮的，再点击打开草稿按钮，选择已保存的草稿，对单据进行相应修改，确定正确无误后予以保存。模板使用：为减少相似单据重复录入，可将单据的内容保存为模板。点击模板按钮的，再点击保存模板按钮，即可将当前单据保存为模板。再次填制类似出库单时，只需点击增加模板按钮的，再点击打开模板按钮，选择所需要的模板，并在现有模板的基础上对单据进行相应修改，确认无误后，保存即可。复制单据：对于已经填写完成的材料出库单，查询定位以后，点击增加按钮的，点击复制单据按钮即将整张单据复制为新的出库单，但单号变为新号。调整、修改后保存，即完成制单。 回冲单据：同上，点击回冲单据按钮，即生成与当前单据对应的回冲单。复制表头：同上，点击复制表头按钮，即生成与当前单据表头一致的新的出库单，但单号新编。在修改、补充表头、表体数据以后，保存单据，完成制单。 管理审批在制单提交以后，材料出库单进入了管理审批（中间审核）流程，由主管部门（业务）负责人员进行消耗控制审批。菜单路径：消息中心任务待处理审批任务。具有权限的审批人员登录系统，根据“消息中心”的属于本类型待审批业务的提示信息，按照各自权限、分工，逐一筛选单据，双击进入材料出库单操作界面，点击菜单审核按钮，在出库单下方出现审批视图，对单据内容逐一审阅后，点击同意或不同意等按钮，待出现提示后即完成审批。审批人可以在审批视图下方的提示框内输入审批意见。无论是否通过审批，在审批人员完成操作以后都会在提交人员的消息中心有相应的提示，提交人员应随时注意查看、处理。注意：管理审批根据“出库类别”确定。系统内部授权控制，选择无权审批的单据将无法审批。审批视图按钮说明：同意：通过审批，同意领料，转入管库员确认出库流程。进入审批流程的单据，必须通过此予以审批；不同意：未通过审批，退制单人处理；转签：弃审：对已经批准的单据在终审前，撤消审批。对进入审批流程的单据必须通过此予以弃审，点击菜单弃审按钮也将进入“审批视图”。单据查审：在单据多级审批流程中，相关人员可随时点击材料出库单页面菜单查审按钮，在单据下方将出现“审批进程表”，详细记录了审批进程、信息和时间等，了解单据处理情况，及时协调处理。 出库审核管库员登录系统，根据“消息中心”待审核业务提示，与管理审批操作相同，点击菜单审核按钮，出现“审批视图”，点击同意或不同意等按钮。完成最终的出库审核确认后，同时办理实物出库，保证帐实相符。 查询、定位与批量处理了解物料消耗信息，进行批量处理，需要对出库单查询、定位。菜单路径：供应链库存管理单据列表材料出库单列表（见下图）。双击打开“材料出库单列表”过滤界面。输入、选择“仓库（编码）”、“出库日期”、“审核日期”、“出库单号”、“部门”、“制单人”、“材料编码”、“出库类别”、“项目编码”、“生产订单号”等查询条件，也可进入“高级条件”，进一步限定条件，单击过滤按钮，系统开始查询，显示材料出库订单列表。在此界面，点击菜单查询按钮，可再次查询。找到对应的出库单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，对于选中的出库单可以批量提交、撤消、审核、弃审、删除等。批量提交：对选择的出库单批量提交，对已经提交过的单据予以提示；批量撤销：对选择的出库单撤销提交，对无法撤销（已经终审）或不用撤销（生产订单生成）的单据予以提示；批量审核：对选择的出库单批量审核，一次仅处理一级；批量弃审：对选择的出库单批量弃核，一次仅处理一级；中审、终审均用？批量删除：对选择的出库单批量删除，但必须未提交或已经撤销提交，生单的出库单，弃审吗？。在列表页面，双击任意一条记录，可以打开对应的材料出库单。然后可以执行“审核、弃审、查审、修改、删除”等操作（已审核的出库单在修改、删除之前需要先弃审或撤销）。出库单查询、定位也可以通过点击材料出库单页面的菜单定位按钮进入材料出库单列表过滤窗体，其它操作同上。还可以通过材料出库单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。 出库单（审核后）修改、删除单据修改：未审核（审批）的单裾，点击修改按钮即可修改。已经提交进入多级审批流程尚未进行最终审核的单据，可由制单人撤消后，予以修改，确定后单击保存、提交？按钮。单据删除：未审核（审批）的单裾，点击删除按钮即可删除。如果此单据已经审核，可由制单人撤消后，单击删除按钮。2限额领料公司的限额领料是指由生单生成材料出库单，包括现车、732生产管理限（定）额领料，带料委外领料也属此范畴。其只是生产（委外）订单下达方式不同，领料生单审核出库的流程和操作完全相同。现车限额领料：由规划部将技术中心按工作号给出的定额输入系统之中并审核，每个工作号一个订单，每个领用单位在订单中分行给出，各单位的子项内容即是其领用限（定）额。732生产管理限（定）额领料：分厂下达的生产订单，生产部审核生效。在BOM的支持下，订单逐级展开，其产品所需要领用的物料也存在于子项中。 材料出库生单（申请领料）按照生产计划安排，首先生单，申请领用物料。菜单路径：供应链库存管理出库业务材料出库单。双击打开材料出库单。点击菜单生单按钮的，选择生产订单（蓝字），出现生产订单的过滤窗体，通过选择“生产订单号”、“生产单位”等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“订单生单列表”。其中的“生产父项选择”是指生产订单上要生产的产品，“生产所属子项”是对应生产的产品需要领用的物料。找到“父项”订单行，在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单行已经选中（可多选），在下面“生产所属子项表”中即出现对应“父项”的领用物料（子项），同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，然后点击菜单确定按钮，返回材料出库单。补齐、修改表头（出库类别）、表体（类别97、工作号、数量）内容，依次点击保存、提交按钮，交管库员审核。注意：生单选择领料，同一出库单可有不同订单，但必须为同一仓库物料。根据生产订单（红字）（仍是原生产订单，只是要据此生成红字出库单）生成“红字”材料出库单（退库单），步骤与以上相似。 材料出库单的查询、修改、删除、审核、弃审等操作与“非限额领料” 相同，不再赘述。但需注意生产订单是否已经关闭，对关闭的订单，必须首先还原。对已经执行完毕未关闭的订单，在选择订单生单列表的过滤条件时，需将“执行完未关闭”选项置“是”。二、补料业务为推进限额领料，对可能出现的缺料予以分析，按相应的流程补足物料。 定额不足，由缺料单位提出申请，技术中心确认后调整，然后按新定额限额领用； 应列入废品损失或新产品开发损失的部分，由质量保证部或技术中心确认后，列相应费用领料。 对经以上处理后仍然缺料，由需料单位申请，经主管副总经理或总调度长批准后，由指定人员输入系统，办理领料。为便于区分和统计考核，废品损失和领导另批按补料业务办理。菜单路径：供应链库存管理出库业务补料业务。双击补料业务打开材料出库单，与普通材料出库单不同的是表尾的补充领料标志自动置为“是”。领导另批物料领用：由使用单位制单，按多级审批流程提交领导审批后办理领料。注意其出库类别相应为新制补充领原材料、新制补充领外购件、新制补充领自制件、新制补充领燃料、新制补充领低值。废品损失物料领用：对于现车、301、307等工作号，直接增加材料出库单；对于732备品生产，按照生单生产订单（蓝字）生单，生成对应生产订单（行号）的材料出库单。制单完成以后，按照多级审批流程提交质量保证部审批后办理领料。其中废品损工作号为实际发生废品的产品工作号，732生产订单生单的工作号全为732。生产单位责任废品损失，其“出库类别”相应为分厂废品损失领原材料、分厂废品损失领外购件、分厂废品损失领自制件或分厂废品损失领燃料。公司责任废品损失，其“出库类别”相应为公司废品损失领原材料、公司废品损失领外购件、公司废品损失领自制件或公司废品损失领燃料。补充领料材料出库单的审核、弃审、修改、删除等其它操作同非限额领料。三、销售出库在财务人员审核“销售发货申请单（退货单）”时，系统自动生成销售出库单（蓝字、红字）。销售人员办理完上述业务后到库房办理领料（或退料）手续，并由库管员定位单据，并对销售出库单予以审核。菜单路径：供应链库存管理出库业务销售出库单。四、其它出库为处理盘亏、期初数据调整、调拨等业务，系统提供其他出库功能。菜单路径：供应链库存管理出库业务其他出库单。单据制单：相关业务人员双击打开其他出库单操作界面。单击增加按钮，出现新其他出库单，逐一输入相应表头及表体内容。点击保存提交审核。注意：新增加的其他出库单业务类型为“其他出库”，出库类别可为空；由调拨单、形态转换单自动生成的其他出库单，业务类型对应为“调拨出库”、“转换出库”，出库类别均为“调拨出库”；调拨业务工作号为“992”。查询、定位：按照供应链库存管理单据列表其他出库单列表路径，或通过其他出库单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。审核与弃审：管库员查询、定位单据，在其他出库单界面，点击菜单审核按钮予以审核，对已审单据可弃审。也可在其他出库单列表界面选择单据，进行批审、批弃操作。五、采购入库当采购人员组织物料到货并生成采购到货单，如需入厂检验需检验合格后，将物料交管库员，由管库员检查、清点，并经ERP系统的【库存管理】办理入库手续。菜单路径：供应链库存管理入库业务采购入库单（见图）。采购入库单制单必须通过生单，根据不同的情况选择不同的单据来源生成采购入库单，包括采购到货单（蓝字）、采购到货单（红字）或检验单等，生单完成后审核。采购入库详细操作说明见“采购入库业务处理”。六、产成品入库单此处所谓的产成品入库，是指所有的产品、半成品等，即凡是经过内部加工、组装处理的后所有物料，如有需要办理的入库。产成品应按照生产订单领料、生产，完成或部分完成订单任务后，根据生产订单生单，办理产成品入库。菜单路径：供应链库存管理入库业务产成品入库单（见图）。双击打开产成品入库单，点击生单按钮的，选择生产订单（蓝字），弹出过滤窗体，选择“生产订单号”、“生产部门”、“产品编码”、开工或完工日期等过滤条件后，点击过滤，即出现符合条件的订单生单列表。在“订单表头”中找到对应的订单，在前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“订单表体”中随即出现该订单可入库的产成品，同样在前端“选择”处双击，出现“Y”表示该产品已选中，选择完成后点击确定。返回产成品入库单，补齐、修改表头（入库类别、入库日期）、表体（类别97、工作号、数量）内容，保存单据，提交审核。产成品入库单审核、弃审的查询、修改、删除、操作同采购入库单，但如果由分厂完工入本单位自制库，须由生产部主管调度员审核或弃审，在此不再赘述。注意：为防止未领料即入库，系统暂设必须按定额领足料方可办理成品入库。同一生产订单中由上阶（父项）生成下阶配件（子项），该子项属于父项的“直接供应”物料，必须先将子项入库后，方可办理父项入库。“直接供应”物料入库以后，可自动生成父项的材料出库单，入库单审核以后，对应出库单自动审核，即完成父项领料。根据生产订单（红字）生成“红字”产成品入库单（退库单），步骤与以上类似，在此不再赘述。但需注意生产订单是否已经关闭，对关闭的订单，在选择订单生单列表的过滤条件时，需将“执行完未关闭”选项置“否”。七、其它入库与其他出库单对应，系统提供其他入库功能。菜单路径：供应链库存管理入库业务其他入库单。单据制单：相关业务人员双击打开其他入库单操作界面。单击增加按钮，出现新其他入库单，逐一输入相应表头及表体内容。点击保存提交审核。注意：新增加的其他入库单业务类型为“其他入库”，入库类别可为空；由调拨单、形态转换单自动生成的其他入库单，业务类型对应为“调拨入库”、“转换入库”，入库类别均为“调拨入库”；调拨业务工作号为“992”。查询、定位：按照供应链库存管理单据列表其他入库单列表路径，或通过其他入库单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。审核与弃审：管库员查询、定位单据，在其入出库单界面，点击菜单审核按钮予以审核，对已审单据可弃审。也可在其他入库单列表界面选择单据，进行批审、批弃操作。修改与删除：八、调拨业务调拨业务主要用于难以分割物料按照定额领用后剩余部分的处理，也用于仓库存货调整等。1调拨单制单菜单路径：供应链库存管理调拨业务调拨单（见图）。双击打开调拨单，单击增加按钮，出现新调拨单，逐一输入相应表头及表体内容，确认后点击保存提交审核。出库类别为“调拨出库”，备注简要说明事由，表体类别为97，工作号为992。2调拨单查询、定位按照供应链库存管理单据列表调拨单列表路径，或通过调拨单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3审核与弃审具有审核权限的人员查询、定位单据，在调拨单界面，点击菜单审核按钮予以审核，对已审单据可弃审。也可在调拨单列表界面选择单据，进行批审、批弃操作。注意：难以分割物料的调拨由技术中心定额人员审核生效；其他由管理员处理。调拨单审核以后自动生成其他出库单、其他入库单，如欲弃审，必须先行删除下游单据。4修改、删除单据修改：对于未审核调拨单，直接点击调拨单界面菜单修改按钮，对表头、表体予以修改，确认后保存，提交审核。对已经审核的调拨单，必须先行弃审后修改，已经审核的单据如有下游操作，则不可弃审。单据删除：对于未审核调拨单，直接点击调拨单界面菜单删除按钮，即予以删除。对已经审核的调拨单，必须先行弃审后删除，已经审核的单据如有下游操作，不可弃审。九、形态转换物料存储过程中，由于环境或本身原因，使其形态发生变化（如物料降级，另外，可用来调整物料编码），从而引起存货规格和成本的变化，在库存管理中需对此进行处理。菜单路径：供应链库存管理形态转换（见图）。双击打开形态转换单，单击增加按钮，出现新形态转换单，逐一输入相应表头及表体内容，确认后点击保存提交审核。制单过程中要注意转换必须成对出现，转换前后必须一一对应，出库、入库类别分别为“调拨出库”、“调拨入库”。同样在形态转换单页面点击审核或弃审，也可在形态转换单（业务）列表页面批审、批弃。形态转换单审核以后自动生成其他出库单、其他入库单，在月末存货核算以后还将生成调整单，如欲弃审，必须先行删除下游单据。形态转换单其他操作与调拨单类似，一般很少使用，可由系统管理员操作。十、月末结帐1结算成本处理存货暂估是外购入库的货物，在发票未到，无法确定实际采购成本时，财务人员期末暂按入库单估价入账，后续按照选择的暂估处理方式进行回冲或者补差处理。菜单路径：存货核算业务核算结算成本处理。双击打开结算成本处理，弹出过滤窗体，选择“全部仓库”和“未全部结算完的单据是否显示”，出现符合条件的单据，选择“全选”和“暂估”按钮，系统自