谈秘书工作的时间管理艺术.doc

谈秘书工作的时间管理艺术【摘要】秘书工作不论在党政机关还是在事业单位等在各级单位中都占有举足轻重的地位，而秘书工作又是一项具有综合性的工作，时间管理对秘书人员而言就显得十分重要。对秘书的时间管理原则及方法的具体应用进行研究，对秘书工作的时间管理方式进行了深入详细地分析与研究，并结合具体的秘书工作的具体案例进行探讨。论文的主体内容分为四个部分：第一部分主要是介绍秘书、时间管理等相关概念及其理论基础。第二部分主要谈秘书的时间管理原则。包括目标原则、计划原则、有序原则、效率原则，并认为几种经典的时间管理原则应巧妙组合使用，以使时间得以充分有效利用。第三部分主要论述秘书的时间管理方法，包括时间计划表控制法、ABC时间管理法。综合运用时间管理方法，以提高时间利用率。第四部分主要探讨在秘书具体工作中适用的时间管理原则及方法。最后指出，时间管理是一门艺术，秘书工作人员应充分发挥自己的想象力、创造力，遵循基本的时间管理原则、时间管理方法，创造出更多符合自身工作实际需求的时间管理方法，提高工作效率，成为新时代的高素质人才。【关键词】秘书工作时间管理艺术On the Art of Secretarys Time Management【Abstract】 Secretarial work at all levels of party and government organs, enterprises and institutions occupies a very important position. Also it is a comprehensive work and time management is particularly important for the Secretary. In this paper, we focus the secretary of time management as the research object, and make a in-depth and detailed analysis and research on it. By combining with the concrete practice cases to discuss the secretarial work. The main thesis is divided into four parts: the first part is mainly defined secretary, time management, and other related concepts and theoretical foundation. The second part is mainly about the principles of secretarys time management, which is including target principles, planning principles, orderly principle, efficient principle. We believe that the time management principles should compose and transform skillfully in order to make the time to play the greatest benefits. The third part discusses the methods of secretarys time management, including the method of time schedule controlling, the method of ABC time management. The fourth part discusses how to use the principles of secretarys time management and the methods of secretarys time management in secretarial work. Paper concludes that time management is an art, secretarial staff should give full play to their imagination and creativity, and follow the basic principles of time management to create more ways for their own needs to time management.【Key Words】Secretarial work Time management Art目录引言 1一、相关概念的界定 1（一）秘书 11. 秘书的定义 12. 秘书的地位和作用 23. 秘书的职责 2（二）时间管理 21. 时间管理的释义 22. 时间管理的意义 3二、秘书时间管理原则 3（一）目标原则 31. 制定目标以合理使用时间 3（二）计划原则 5（三）有序原则 5三、秘书时间管理方法 6（一）时间计划表控制法 6（二）ABC时间管理法 61. ABC时间管理法的基本原理 62. ABC时间管理法的使用 7四、秘书工作中的时间管理技巧 8（一）合理安排工作 8（二）巧妙利用时间管理小技巧 81. 工作秩序条理化 82. 合并同类任务 93. 善用碎片时间 9（三）注重时间管理的反思与评估 9结论 9参考文献 10附录 10致谢 10引言一个人的时间是有限，也是弥足珍贵的，我国古代就有“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”这样的名言佳句，不断提醒人们要重视时间的价值，而时间的价值也折射出了时间管理的意义所在。时间是最缺乏的资源，如果不管理好时间，就无法管理好其他的任何事物。秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中，还是在企事业单位中都占有十分重要的地位，而秘书工作又是一项具有综合性质、辅助性质的工作，涉及文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理等各类事务，时间管理对秘书工作人员而言就显得尤为重要。这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力，学习科学的时间管理方法，尽量减少时间的浪费，提高时间利用率，为工作的顺利开展奠定基础。对于时间管理的研究更注重强调其艺术性，突出时间管理是一门艺术，并强调人的作用。无论是时间管理原则还是时间管理方法，都需要人来执行。此外，秘书工作人员在工作时会受到来自内外因素的干扰，如精神不集中、电话铃声、同事问询、领导交办的临时性事务等。如何规避这些因素带来的时间管理效率低下也是秘书人员需要思考的问题。以秘书的时间管理方式作为研究对象，对秘书的时间管理方式进行深入详细地分析与研究，并结合具体的秘书工作实际案例进行探讨，形成理论与实践统一；根据自己的所学知识对搜集到的资料进行分析、总结、归纳；从已有的理论、原则、方法及案例中分析不足，总结经验，创造出更多符合自身需要的时间管理方法。研究从秘书相关概念、时间管理概念及其理论基础出发，列举几种经典、普遍适用的秘书工作的时间管理原则、时间管理方法，并探讨在秘书人员实际工作情境中这些原则、方法的具体使用。在研究过程中主要釆用以下几种研究方法：第一，调查法。搜集有关秘书工作时间管理的原则、方法等相关理论，对其进行系统、全面、有计划的了解，形成自己的理论体系。第二，文献研究法。通过查阅期刊、杂志、报刊、书籍等来收集资料。一、相关概念的界定（一）秘书1. 秘书的定义秘书主要是指在党和政府机关、企事业单位、社会团体、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务，主要工作是公文写作、管理文书档案、接待访客、组织会议、调查研究情况、处理各种信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。秘书人员是协助上级领导处理日常事务、各种办公室繁杂事务、临时性事务的工作人员，是协助领导接待来访，公文写作和其他交办事项的工作人员，以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。秘书工作是直接为领导服务的，是一种具有辅助性质、综合性质的工作。2. 秘书的地位和作用秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中，还是在企事业单位中都占有十分重要的地位，起着重要的参谋助手作用。秘书办文、办事、办会，工作内容繁杂，涉及面广。秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，起着下情上达、上情下传、沟通左右、联系内外的桥梁作用。3. 秘书的职责秘书的职责是秘书人员在辅助管理的过程中所承担的工作内容。大致包括：日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理等）、接待事务、会议事务（会议安排、会场布置、会议文件的处理等）、行政事务、信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）、调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）、文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）、写作事务、协调工作、督察工作、其他领导临时交办的事务等。（二）时间管理1. 时间管理的释义时间管理是为了提高时间的利用率而对时间进行合理的计划和控制、有序合理的安排及运用的时间管理过程 。在同样的时间条件下，为了提高时间的利用率而进行一系列的计划、控制工作，克服时间浪费现象，选择一切可以利用的科学方法、手段、原则，并加以灵活的运用和组合，以努力达到预期目标。时间管理其实并不是以时间为对象进行管理，而是针对时间进行自我管理，以使个人管理好自己工作生活的方方面面，有意义地利用自己所拥有的有限的时间。总的来说，时间管理就是要使人们对时间的使用从被动的自然经历与随意打发，转向系统地、集中地、有计划地、有目的地主动分配使用，进行高效率的富有创造性的活动。2.时间管理的意义如何面对时间的不停流逝而进行自我管理，把握好当下的每一分钟，运用科学有效的方法做事，就是时间管理的现实意义。科学有效的时间管理是掌握时间节约规律的需要。节约时间，就像从海绵中挤水，我们要发现寻找时间节约的规律，合理地分配时间，科学有效地使用时间，不断提高时间利用率，进行富有创造性的劳动。所有这些都要求我们掌握科学的时间管理原则和方法，更好地管理和利用时间。对于秘书工作人员而言，科学有效的时间管理是走向职业成功的重要保障。成功的事业得益于有效的时间管理，善于管理时间是成功人士的重要素质。秘书工作人员每天要忙于处理各种日常事务，同时又必须为领导服务，安排领导的日程，工作繁杂，在身体和心理上承受着巨大的压力。如果秘书工作人员学会科学有效的时间管理，不仅可以在工作上更加出色，也可以更好地为领导提供服务，甚至可以获得比他人更多的休息时间以供整顿，从而走向职业成功。二、秘书时间管理原则秘书如何进行时间管理，科学地安排领导和自己的时间，没有固定的模式。但是，时间管理作为一门学问，有其自身的一些规律，也即有一些基本原则。秘书遵循这些基本原则对时间管理有普遍的指导意义。（一）目标原则提到时间管理就必须遵循目标原则，这是一条基本原则。没有目标的时间管理，就如同终点不明的海上航行，如果不清楚到达终点的方向和距离，就不可能控制好自己的速度和精力使用。没有目标的时间管理也不可能管理好时间。从时间管理的角度来看，没有目标或者目标不明确，即使终日忙忙碌碌，但由于精力分散，也难以取得成就，终将白白浪费时间，无法做一个高效、优秀的秘书人员。因此，要进行时间管理，必须遵循目标原则。1. 制定目标以合理使用时间秘书每天除了一些日常工作，还有许多临时性事务需要处理，如果做事毫无目标，就会像无头苍蝇一样，整天忙得团团转，但工作做得却并不理想，甚至可能无法按时完成一些重要的工作，影响下一步工作的开展。秘书人员要依工作实际设定目标，并事先做好周密的计划，在工作开始前花几分钟时间思考接下来的工作如何开展，从而为自己节省时间，从容应对临时性事务。致远公司的秘书小陈在刚参加工作的时候，总是感觉自己每天很忙很累，但工作做得却并不理想，手忙脚乱，且效率低下，经常完不成上司交办的任务，被上司批评。后来，秘书小陈发现自己的工作目标不明确，每天都是忙于应付各种突如其来的事情，没有一个实际目标，疲于应对各种临时性事务。于是，秘书小陈依据工作实际设定目标，并事先做好周密的计划，在每天的工作开始前花10 分钟时间思考接下来的工作如何开展，从而为自己节省了许多时间，也能更加从容的应对临时性事务。确立目标，用目标控制自己的工作进度，控制时间，一步步完成既定目标，合理安排领导的时间，并不断地去追求新的目标，从而激发秘书人员强烈的时间管理观念，达到最佳的时间管理效果。目标的选择是时间管理的关键。目标代表一个人的方向和未来，是前行的路标和灯塔，是一个需要不断实践并加以灵活改变的过程。有所成就的人大都善于界定自身的工作范围，并将范围内的工作尽量做好，所谓限定自身工作范围，实际上就是有一个清晰而且经过努力能够实现的目标，唯有如此，秘书工作人员才能管理好自己的时间，才能从容应对繁杂而又重要的工作。秘书人员可以将目标分解为若干层次，逐步实现目标，不断为自己提出新的奋斗目标，以符合工作需要和领导要求。这不但可以使自己在工作中步伐更有节奏，更加自觉，也可以让自己在目标的压力下，抓紧时间完成该做的工作，而没有逃避的余地。为自己设定完整清晰的目标，可以根据自身的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做一个职业规划，将目标设定为长期、中期、短期目标，短期目标又可以设定为年目标、月目标、周目标、日目标等，并通过不断完成阶段性目标来实现最终目标。致远公司秘书刘涛在工作岗位上做得非常出色，做任何事情都游刃有余。同事王博对此十分好奇，来询问她做秘书的技巧，秘书刘涛非常坦率地说“其实我也并没有什么高超的技巧，不过，自从我进入秘书这一岗位，我便根据自己的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做了一个职业规划。并将目标设定为终身、长期、中期和短期目标，短期目标又设定为年目标、月目标、周目标、日目标等”。由此我们可以知道，秘书刘涛之所以能在秘书工作岗位上做得出色，很重要的一个原因便是她能为自己设定完整而清晰的目标，通过不断完成阶段性目标来实现其最终目标。逐步成为一名优秀的秘书工作人员。（二）计划原则时间管理，必须遵循目标原则。目标明确了，就需要制定行动计划。计划是行动的指南。作为秘书工作人员，每天都要面临在一定时间内完成多项工作的问题，如果事情不能按照计划来完成的话，工作势必会一团糟。因此，对于秘书工作人员而言，做事首先进行计划再去执行是非常重要的，只有这样，秘书工作人员在做事时才能有条不紊，忙而不乱。时间是有限的，但我们可以对时间进行有效的管理，方法就是制定计划。制定科学合理的时间管理计划是为了实现既定目标，时间管理计划制定得越好，就越能提高办事的效率，越能出色的完成任务，越早地实现设定的目标。时间管理计划适用于各个领域和群体，任何一个秘书工作人员都必须对自己的工作、领导的安排等进行规划，从而确保各项事务顺利开展。计划一旦确定，就要严格按照计划实施，迅速采取行动，保证按时完成每一项任务，这样才能成为管理好自己的时间。（三）有序原则科学的时间管理还需要有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理。时间管理，在一定意义上说，就是选择一个较佳的时间次序，从而增加单位时间的功效。在美国广泛流传着一个施瓦布实行“拟办事项表”的故事：美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯施瓦布，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在有限的时间里完成更多的工作。艾维李告诉他把明天必须要做的六件大事记下来，再按照重要程度编上序号。明天早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，然后用同样的方法对待第二项工作，第三项工作，第四项工作直到下班为止。即使花了一整天的时间才完成了第一项工作，也要这么做，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。最后再推广到全公司。艾维李说：“这套方法你愿意试多久就试多久，最后你掂量它值多少钱就给我多少”。几个星期后，施瓦布便给艾维李寄去了一张二万五千美元的支票，并注明这是他得到的最为有益的忠告。五年后，伯利恒钢铁公司从一个默默无闻的小钢铁厂成为整个美国最大的私营钢铁企业。这就是著名的“六点优先工作制”价值 2.5 万美金的时间管理原则。它启示人们每天按照重要性标准处理事项，有序完成工作，从而使单位时间的生产力最高。有序原则是时间管理的一条重要原则。无头绪的盲目工作，往往效率低下。秘书工作人员应该首先明确自己的工作是什么，并使工作秩序条理化、工作方法多样化、工作内容简明化，从而有效地利用时间，掌握时间管理主动权。善于利用时间的秘书工作人员，具有深思熟虑的能力，并能选择做事的最佳方法。正确的方法将使秘书工作事半功倍。在开始每天的工作之前，首先按照事情的轻重缓急排列顺序，并做好标记，记录任务要求的期限日期，把握重点，优先完成重要且紧急的工作。目标原则、计划原则、有序原则，此外还有效率原则、平衡原则等都是秘书时间管理的一些基本原则。这些原则并非孤立单一的使用，要将这些原则进行巧妙的组合和变换，以使时间发挥出最大的效益。三、秘书时间管理方法时间是现代管理的重要内容，在实际工作中要求秘书工作人员必须具备科学管理时间的能力。因此，秘书工作人员必须学习科学的时间管理方法，尽量减少时间的浪费，提高时间的利用率。（一）时间计划表控制法时间计划表是管理时间的一种有效手段，时间计划表是将某一段时间中已经明确的工作任务、工作内容，清晰明确地记录和标明下来的表格，是用来提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的方法。一般而言，时间计划表分为年度计划表、月计划表、周计划表、日程表四种形式。时间计划表的编制需要在准备充分的基础上完成，必须对整体工作安排了如指掌才能真正编制出完善可行的计划表。秘书工作人员应科学、合理利用时间计划表来控制时间的使用，以使时间得到有效管理和控制，发挥最佳效益。（二）ABC 时间管理法秘书工作人员每天面临着纷繁复杂的工作，而且有许多是无法预料的。如突如其来的上级命令、同事询问、接听电话、接待访客等，占去了秘书的大部分时间。因此，秘书工作人员必须把有限的时间进行科学的分配，只让少数重要的工作占用宝贵的时间，从而更好地实现预定目标。1. ABC时间管理法的基本原理19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托偶然注意到19世纪英国人的财富和收益模式。在调查取样中，他发现大部分的财富流入了少数人手里。在经过大量研究后，他指出在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此，只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这就是现今为管理学界所熟知的“二八法则”，亦称为“帕累托法则”、“犹太法则”等。“二八法则”广泛用于各个领域，同时也适用于时间管理领域。ABC时间管理法的基本原理就是抓住工作的百分之八十的价值，集中在工作的百分之二十的组成部分这一法则，运用“关键的事情占少数，次要的事情占多数”这一普遍规律，根据其价值不同而付出不同的努力来定量管理自己的时间支出，其目的在于用二分的努力达到八分的效果。这是一种分类管理、重点控制的时间管理方法。其具体模式是：表1分类特征时间分配A类最重要、最迫切，具有本质上的重要性和时间上的迫切性占总工作的60%80%B类重要，一般迫切 40%20%C类无关紧要，不迫切 0秘书人员可以根据自身的实际工作状况及所属公司的具体情况来确定每种类型的工作内容，制定一张符合自身个人特点和工作实际的工作计划表。2. ABC时间管理法的使用时间是一个固定的数值，公平的分配给每一个人，我们不能储存、增加、转让时间，但我们可以科学利用时间，提高时间利用率。为了有效利用时间，秘书人员在使用 ABC时间管理法时，应该注意以下几点：第一，明确职责范围。即必须清楚领导安排给自己的任务中有哪些工作是需要亲自完成，哪些工作是协助他人完成，哪些工作不参与等。第二，区分工作的轻重缓急。在领导安排工作后，必须判断工作的重要程度和迫切程度，排列出事情的先后次序，先做重要的、紧急的工作，科学有序地一项一项完成任务。第三，使用办公辅助手段组织工作。计划表、工作日志、便签、备忘录等，均可用来辅助工作。重要的、紧急的或定时的工作，应该在计划表中明显标注，以引起自己的注意，按时完成重要迫切的工作任务。秘书工作人员在安排工作时，应该视工作特征决定其分属类别（ABC），再据此决定工作顺序，唯有如此，才能充分利用时间，取得最佳效益。时间管理的方法多种多样，秘书工作人员应该熟练掌握时间管理的方法，并在实践中不断完善。除了上述方法外，秘书工作人员也可以在秘书工作实践中总结一些小技巧，如随时做日程记录；充分利用零碎时间；每天将办公桌整理干净，物品摆放条理化；定期查阅存盘，整理文件等等，小技巧运用得当，有时候也能够帮助秘书工作人员提高时间利用效率。总之，秘书工作人员要想适应现代化的管理，就必须掌握科学的时间管理方法。四、秘书工作中的时间管理技巧时间对于每个人来说，都是公平的，都是有限的。而秘书人员的工作内容繁杂，既有日常工作，又有临时性事务，如何规划利用时间，对于秘书人员来说，尤为重要。（一）合理安排工作秘书人员应树立时间观念，时间对于每个人来说都是宝贵的。秘书人员的工作繁杂，工作量大，每天都有大量的日常工作及临时性事务。秘书人员要抓紧时间，提高时间利用率，拒绝拖延，坚持今日事今日毕。在安排时间时应遵循目标原则，首先，为自己设定完整清晰的目标，可以根据自身的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做一个职业规划，将目标设定为长期、中期、短期目标，短期目标又可以设定为年目标、月目标、周目标、日目标等，并通过不断完成阶段性目标来实现最终目标。其次秘书人员制定目标后，需事先做好计划表，在工作开始前花几分钟时间思考接下来的工作如何开展，计划制定完成，需要迅速采取行动，按计划表逐项完成给定任务，避免拖延。合理的目标、周密的计划、有效的行动，三者环环相扣，从而达到节省时间的目的，节约出时间来应对临时性事务。按照时间“四象限”法将工作进行分类，排列优先顺序，在计划表中进行标注，优先处理重要且紧急的事务，避免影响下一步工作的开展。秘书人员需在实际工作中注意区分事情的轻重缓急，做好分类，有所取舍。（二）巧妙利用时间管理小技巧1. 工作秩序条理化工作无序，没有条理，必然浪费时间。对于秘书工作人员而言，办公桌面是否整洁有序是工作条理化的一个重要方面。秘书人员每天和各类文书、档案打交道，如果将这些资料乱堆，长此以往会使秘书在找东西上浪费太多的时间。因此，为了使工作有条不紊，首先必须整理自己的办公桌面，按照重要性和先后顺序将文件分为“应立即处理的”、“暂时靠后处理的”、“以后处理的”、“留作资料保存的”等，有序排列，定期整理文件柜、存盘，并做好标注。办公用品放置在固定位置，物品摆放以方便使用为前提，避免在找物品上浪费时间。2. 合并同类任务有些任务可以合并，集中处理，如把需要复印、打印的材料集中起来一次性复印。将相同类型或处理方式相同的事务集中处理，避免时间的浪费。3. 善用碎片时间我们每天都有大量的零碎时间，这些时间应充分利用起来，处理比较琐碎的事务，如整理存档文件、分发通知、邮件等资料、沟通会议活动安排、回复邮件和传真、打印文件等。集中主要时间处理重要的工作，利用零碎时间处理琐事，提高时间利用效率。在工作计划中注意预留一些空余时间，以便应对各种临时性事务。有的人从早忙到晚，到头来才发现白忙一场。而有些人却能工作游刃有余而且完成出色，其中很重要的原因是你是否会管理时间、使用时间。要学会“挤”时间，切实把那些容易被大家忽视的零碎时间用好。美国著名诗人朗费罗每天坚持利用等待咖啡煮好的十分钟时间翻译地狱一书，直到完成这部巨著的翻译工作。这种见缝插针的学习方式充分说明利用零碎时间的重要性。毛主席曾经说过：“今日记一事，明日记一理，既久而成学”。要养成在口袋里、公文包里随时装着小记事本的习惯，随手记录，积少成多。利用零碎时间处理琐碎的工作，提高时间的利用效率。（三）注重时间管理的反思与评估现代管理学之父彼得德鲁克提出了管理时间的三个步骤：记录时间、安排时间和集中时间，是管理有效性的基础。秘书人员只有掌握自己的时间，并不断进行自我反思和评估，才能实现自己的工作目标，提高工作效率。秘书人员需要养成记录自己时间的习惯，定期评估与反思，找出自己在时间管理中的优缺点，并结合自身工作习惯与性格选择符合自己习惯的高效率的时间管理模式，以促进工作效率的提高。结论在秘书工作的时间管理中：要遵循目标原则，制定完整清晰、合理可达到的目标；要遵循计划原则，制定周密的计划；要遵循有序原则，在合适的时间做最重要的事