2004413544-华东区流程及制度制定的规定.doc

华旗资讯（华东区）内部流程与制度 编号：J01-HDHQ(N)-XZGL-2004-001-A华旗资讯（华东区）内部制度(仅供内部使用)制度编号： J01-HDHQ（N）-XZGL-2004-001-A 修订日期： 2004-02-19 制度名称： 关于制定新流程与制度的规定 制度类型： 行政管理制度 重要等级： A级 使用地区： 华旗资讯（华东区）内部 执行部门： 华东区总经理办公室 总计页数： 共 9 页 生效日期： 2004-03-01 失效日期： 关于制定新流程与制度的规定1 总则：1.1 加强及规范华旗资讯华东区三地的流程与制度管理，做到三地的流程与制度的统一性；2 适用范围及监督部门：2.1 本规定的适用范围：华旗资讯（华东区）所属分公司各部门、总经理办公室、业务经理、常务经理、总经理2.2 本规定的监督部门及监督岗位： 监督部门：华旗资讯（华东区）总经理办公室 监督岗位：华旗资讯（华东区）总经理办公室行政助理3 流程与制度描述：3.1 华旗资讯（华东区）各业务部门、服务部门及业务经理组、常务经理组，如因公司业务或发展的需要，需制定新的流程与制度，应首先根据此规定，拟订新流程与制度的文字草稿及该流程的详细流程图，提交直接上级进行逐层审批； 3.2 在各分公司总经理或南京华旗业务经理组、常务经理组审批完毕后，提交给华东区总经理办公室进行流程与制度的编号及审核过程；3.3 华东区总经理办公室在收到相关部门提交的新流程与制度的文字草稿及该流程的详细流程图后，应在1个有效工作日内，首先根据本规定，审核是否符合本规定上所描述的关于制定新流程与制度的标准要求，通过后，总经理办公室应在3个有效工作日内安排与总经理及各相关部门对提交的新流程与制度进行第一次讨论审议；3.4 总经理需要制定新流程与制度，可直接汇同华东区总经理办公室及相关人员进行第一次审议，具体流程与制度由总经理办公室起草；3.5 第一次讨论审议通过后，应由各相关部门负责人及华东区总经理进行签字确认后，提交由华东区总经理办公室备档，并由华东区总经理办公室在1个有效工作日内发布新流程与制度，同时通知相关分公司或相关部门在规定时间开始执行新的流程与制度；3.6 华东区总经理办公室应不定期的与各新流程与制度实际执行的基层员工进行沟通，及时了解新流程与制度中的问题或漏洞，并在新流程与制度试执行的1530天后，发放新流程与制度执行情况反馈表至新流程与制度所涉及的各工作岗位，收集新流程与制度在实际操作中的问题情况，在对各工作岗位所反馈的问题进行结果确认后，汇总成新流程与制度执行情况汇总表；3.7 华东区总经理办公室在收集并汇总新流程与制度实际操作的问题后，应在3个有效工作日内安排与总经理及各相关部门一起对反馈汇总的新流程与制度实际操作问题进行第二次讨论审议；3.8 第二次讨论审议通过后，应重新由各相关部门负责人、经理及华东区总经理进行签字确认，提交由华东区总经理办公室进行备档，并由华东区总经理办公室在1个有效工作日内通知相关分公司或相关部门从某一时间开始执行新流程与制度的修改版；3.9 任何流程与制度在执行的过程中，如相关操作人员发现流程与制度有操作问题或漏洞时，有责任在第一时间内以口头或书面的形式向该流程与制度的执行部门或监督部门的负责人提出，由相关部门的负责人向华东区总经理办公室提交问题；相关操作人员也可直接向华东区总经理办公室提出该问题；3.10 华东区总经理办公室在接到口头或书面的问题陈述后，应在1个有效工作日内复查问题是否属实，对复查属实的问题需汇同相关人员或领导进行临时性的讨论审议；3.11 讨论审议并通过相关人员审批签字后，华东区总经理办公室应对修改后的流程与制度备档，并在1个有效工作日内发布并通知相关部门开始执行；3.12 所有新流程及制度必须规定主要负责监督的部门及监督人（岗位），并要求规定的执行部门或监督部门的监督人（岗位）必须保证整个新流程与制度的执行与监督；3.13 对于各种类型及级别的流程与制度，应明确其具体最高审批级别及审批权限（见附表），对于无须华东区总经理审批通过的流程与制度，各分公司可做内部审议，根据规定的审批级别及审批权限通过审批后，报华东区总经理办公室审核后备档并发布即可；3.14 任何流程与制度在成文经审批并发布后，华东区总经理办公室必须及时登记在案，以备查询使用；4 新流程与制度制定的各项标准：4.1 页面及页稿标准：4.1.1 所有新流程与制度的电子文字稿必须要求统一采用WORD文档格式，电子流程图必须统一采用VISIO格式，电子表格必须统一采用EXCEL格式；4.1.2 电子文字稿必须统一采用A4页面，上、下边距统一为4（格式中标尺距离），左边距为8（格式中标尺距离），右边距为7（格式中标尺距离）；4.1.3 电子流程图必须统一采用垂直格式的跨职能流程图，并严格按照流程图的规范要求使用图标；4.1.4 电子表格必须统一为A4页面，无边距要求；4.2 书写标准：4.2.1 所有新流程与制度的电子稿及文字稿必须全部采用标准的宋体字（数字统一均采用Times New Roman字体）；4.2.2 所有流程的主标题为小2号粗体字；4.2.3 正文第一级项目为4号粗体字，第二级项目为5号粗体字（若此第二级已无下属分级，则第二级项目为5号普通字体），第二级项目以下均为5号普通字体；4.2.4 所有备注及注意均为5号斜体字；4.2.5 正文中重点部分可用宋体加粗表示；4.3 格式标准：4.3.1 所有流程与制度必须按照以下内容编写：5.3.1.1 主标题（流程与制度的名称）；5.3.1.2 总则；5.3.1.3 适用范围及监督部门（含监督人）；5.3.1.4 流程与制度中的名词解释（流程与制度中无名词解释的可省略该项）；5.3.1.5 流程与制度描述；5.3.1.6 流程与制度标准；5.3.1.7 奖励与处罚；5.3.1.8 相关附图、附表等；5.3.1.9 涉及工作流的必须配备标准版的流程图及工作点说明书；4.3.2 流程与制度中各级项目的编号规则：5.3.2.1 流程与制度中各级项目的编号均采用完全数字阶梯形式的多级编号规则，并要求上级项目与下级项目之间必须向右错开4个字符位；5.3.2.2 流程与制度中的项目级别最多不允许高于5级，即最多为：X.X.X.X.X；5.3.2.3 各级的项目编号与正文文字之间必须空出2个以上的字符位；4.4 流程与制度的封面标准：4.4.1 流程与制度封面的正上方为“华旗资讯（地区名称）内（外）部制度”及“仅限内（外）部使用”字样，其中“华旗资讯（地区名称）内（外）部制度”为1号粗体字，“仅限内（外）部使用”为4号粗体字；4.4.2 流程与制度封面的正下方为此流程与制度的相关信息，必须体现该流程与制度的编号、名称、制度类型、使用地区、执行部门、修订日期、生效日期、失效日期及重要等级等信息：5.4.2.1 “制度编号”：必须由华东区总经理办公室根据制度编号规则予以确定，其他部门或人员无权确定；5.4.2.2 “制度名称”：由该流程与制度的编写人拟订，由华东区总经理办公室最终确定，“制度名称”必须含盖所拟订的流程与制度主题内容；5.4.2.3 “制度类型”：根据编写使用的部门及编写的流程与制度的内容确定，分为行政管理制度、财务管理制度、营销管理制度、人事管理制度、业务流程管理制度等，由华东区总经理办公室确定； 5.4.2.4 “重要等级”：根据流程与制度的内容、类型与执行地区和范围确定，分为A、B、C三级，由华东区总经理办公室确定；5.4.2.5 “使用地区”：由编写人根据编写的流程与制度具体执行的地区确定；5.4.2.6 “执行部门”：该流程与制度中的核心执行部门或监督部门；5.4.2.7 “修订日期”：该流程与制度修订成正式稿的日期；5.4.2.8 “生效日期”：该流程与制度正式执行的日期；5.4.2.9 “失效日期”：该流程与制度废止日期，如编制的流程与制度无明确的废止日期，则该栏空留不填，待废止时填入；4.4.3 所有流程与制度的封面上下必须有页眉及页脚，页眉的左面为“华旗资讯（地区）内（外）部流程与制度”字样，右边为该流程与制度的编号，页脚的正中央为“第X页共X页”字样，页眉、页脚均为小5号宋体字；4.5 新制度与流程的标准编码规则：4.5.1 新制度与流程的编号采用六级编号，各级编号之间以“-”号隔开；4.5.2 第一级为卷宗号：4.5.3 第二级为该流程与制度的执行范围的拼音第一个字母大写；4.5.4 第三级编码为该流程与制度所属类型的第一个字母大写；4.5.5 第四级为该流程与制度的书写年份（4位数）；4.5.6 第五级为该流程与制度的流水编号：流水号以该流程及制度的执行范围为单位的3位数顺序编号，每年度的的流水号起始号必须为001；4.5.7 第六级为该流程与制度的重要等级编号；5 奖励与处罚：5.1.1 华旗资讯（华东区）各分公司所有内部或外部的流程与制度，必须通过华东区总经理办公室进行发放方可生效；5.1.2 任何部门或个人在未按照此规定即对外发放流程与制度的，所造成的影响及损失全部由当事部门或当事人自行承担，并将根据其情节的轻重给予一定的行政处罚；5.1.3 其他部门或个人发放的流程与制度，一律视为无效，各部门不得予以实施或执行，否则，将同私自发放的部门或个人一同给予全部损失的承担及行政处罚；5.1.4 对在流程与制度实际操作中发现问题未申报而造成公司损失的基层操作员工，相关部门在调查属实后，根据其情节的轻重，给予一定的处罚；5.1.5 对于在流程与制度实际操作中发现问题及时申报而使公司避免损失的基层操作员工，根据情况，给予一定的奖励；6 附表：附表一：执行范围名称及对应代码：执行范围代码华旗资讯华东区（内部）HDHQ（N）华旗资讯华东区（外部）HDHQ（W）华旗资讯南京公司（内部）NJHQ（N）华旗资讯南京公司（外部）NJHQ（W）华旗资讯上海公司（内部）SHHQ（N）华旗资讯上海公司（外部）SHHQ（W）华旗资讯杭州公司（内部）HZHQ（N）华旗资讯杭州公司（外部）HZHQ（W）附表二：流程与制度类型名称及对应代码：流程与制度类型代码行政管理XZGL财务管理CWGL营销管理YXGL人事管理RSGL业务流程管理YWLC附表三：制度重要性级别名称及对应代码：重要性级别代码最高A高B普通C附表四：制度类型及重要级别对应的审批权限表：类型 级别A级B级C级行政管理制度华东总经理分公司总经理分公司常务总经理财务管理制度华东总经理华东总经理分公司总经理营销管理制度华东总经理分公司总经理分公司业务总经理人事管理制度华东总经理华东总经理分公司总经理业务流程管理制度华东总经理分公司总经理分公司业务、常务总经理页眉，为小5号宋体字 页眉，为小5号宋体字附：简要说明（样板）流程与制度名称（主标题，小二号宋体加粗字）1 总则：（第一级项目，4号宋体加粗字）2 适用范围及监督部门（含监督岗位）：2.1 适用范围： 2.2 监督部门及监督岗位：3 流程与制度中的名词解释：基本包含的项目4 流程与制度描述：4.1