出纳岗位内部控制制度

1 出纳岗位内部控制制度出纳岗位内部控制制度 内部控制制度 即各级管理部门为了保护本单位财产的安全完整 确保会计及其他数 据的正确可靠 保证国家财经纪律和本单位所定方针政策的贯彻执行 利用单位内部因分 工而产生的相互制约 相互联系的关系 形成一系列具有控制职能的方法 措施 程序 并予以规范化 系统化 使之组成一个严密的控制机制 一个健全的内部控制制度 可以发挥以下作用 防止财产物资的浪费 被盗损失或无 效使用 提高会计记录和其他业务记录的正确和可靠程度 为本单位正确的决策提供依据 保证国家财经纪律和单位内部管理制度方针的贯彻执行 保证业务目标的实现 一个单位 的现金内部控制制度主要包括以下几个方面 一 岗位分工制度 一 岗位分工制度 岗位分工制度是现金内部控制制度中组织机构控制子系统的一项内容 它能够明确相 关部门和岗位的责任权限 确保办理现金业务的不相容岗位相互分离 制约和监督 不相 容岗位 是指业务集中于一人办理时 容易发生差错或舞弊现象的两个或数个岗位 在制 定组织机构方案时 应将不相容岗位分配到不同部门或人员办理 这样可以在一定程度上 防止差错 舞弊现象的发生 企业单位在现金管理上 要建立岗位分工制度 各单位应配备专职或兼职的出纳人员 负责办理现金收付业务和现金保管业务 非出纳人员不得经手现金收付和现金保管业务 另外 从事款项的出纳工作 与负责收入 费用 债权 债务等账目的登记工作属于不相 容岗位 因此 出纳人员不得兼管稽核以及会计档案保管和收入 费用 债权 债务账目 的登记 现金管理不相容岗位的分工包括以下内容 1 授权进行现金业务和执行现金业务的岗位要分工 2 执行现金业务和记录现金业务的岗位要分工 3 保管现金与记录现金数额的岗位要分工 6 保管现金与将现金实存数 账存数相核对的岗位要分工 5 登记现金日记账和登记总账的岗位要分工 建立岗位分工制度 可以使出纳人员和会计人员相互牵制 相互监督 从而减少错误 和贪污 舞弊的可能性 如果一个人既管钱又管账 贪污或舞弊的机会较多 而实行岗位 分工制度 除非两人有意合伙舞弊 否则 其中一个单独舞弊的机会和成功的可能性就会 大为减少 不过 管钱的不管账 并不是说出纳人员不能管理任何账目 在大多数企业单 2 位 出纳人员在办理现金收付业务和现金保管的同时 还要登记现金日记账和编制现金日 报表 而总账则由会计人员进行登记 这也成为有效的内部控制制度 二 现金授权批准制度 二 现金授权批准制度 由于国家现金管理制度中明确规定了现金的开支范围 因此 企业单位应根据本单位 的生产经营状况 现金付出业务的繁简 以及现金开支的额度等 建立健全现金授权批准 制度 以使单位的现金开支合法 合规 有利于加强现金的管理 现金授权批准制度一般 包括以下内容 1 明确本单位现金开支范围 企业单位应严格按照 现金管理暂行条例 及其实施细则的规定 确定本单位的现金 开支范围 一般而言 现金开支不得超过国家规定的范围 如职工的工资支出 职工差旅 费的支付 因公借款 福利支出 零星支出等等 2 制定各种报销凭证 规定报销手续和办法 各企业单位应按其业务内容制定各种报销凭证 如工资支付单 差旅费报销单 购料 凭证 借款单等 并规定各种报销凭证的使用方法 以及各种凭证的传递手续 确定各种 现金支出业务的报销办法 不符合现金开支范围及未按规定办理各种手续的支出不予报销 3 确定各种现金支出的审批权限 各企业单位应根据其经营规模 内部职责分工等 确定不同额度和不同的现金支出审 批权限 如凡是现金开支额在 500 元以下的 由会计人员审查批准 凡是现金开支额在 500 元以上至 1 000 元以下的 由单位财务主管审查批准 凡是现金开支额在 1 000 元以 上至 2 000 元以下的 由单位主管财务负责人批准 凡是现金开支在 2 000 元以上的 则 由单位最高领导批准 对于重要的现金支出业务 应当进行集体决策和审批 出纳人员根据按规定权限经审核批准并签章的付款凭证及其所附原始凭证办理付款业 务 未经过审核批准并签章的或者有关人员超越规定审批权限的 出纳人员不予付款 4 规范办理现金支出业务的程序 1 支付申请 单位有关部门或个人用款时 应当提前向审批人提交现金支付申请 支付申请包括款项的用途 金额 预算 支付方式等内容 并附有效经济合同或相关证明 如果没有相关合同以及发票 经办人又急需资金 经办人应先填写借款单 并根据资金的 批准授权经相关负责领导签字同意后 出纳方可支付资金 经办人必须尽快将发票 合同 等原始凭证交给财务部门 并领回借款单的第二联 此项业务才算结束 3 2 支付审批 审批人根据其职责 权限和相应程序对支付申请进行审批 对不符合 规定的支付申请 审批人应拒绝批准 3 支付复核 复核人应当对批准后的现金支付申请进行复核 复核支付申请的批准 范围 权限 程序是否正确 手续及相关单证是否齐备 金额计算是否准确 支付方式 支付单位是否妥当等 4 办理支付 出纳人员应当根据复核无误的支付申请 按规定办理现金支出手续 及时登记现金日记账 三 日清月结制度 三 日清月结制度 在现金内部控制系统中 日清月结制度是一项防止长 短款的重要措施 是确保会计 记录和业务记录能够真实 及时和正确的子系统 日清月结 是指出纳人员办理现金出纳 业务 必须做到按日清理 按月结账 这是现金出纳工作的基本原则 其中 按日清理是 指出纳人员应对当日的经济业务进行清理 全部登入日记账 结出库存现金余额 并与库 存现金实地盘点数核对相符 每日清理的内容包括以下方面 1 凭证清理 凭证是记录经济业务的依据 出纳人员在现金的按日清理中 应检查各种现金收款 付款凭证 将其与所附各种原始凭证相核对 以使单证相符 这是现金账目得以正确记录 的前提 同时 还应检查每种单证是否已经加盖 收讫 付讫 的戳记 2 日记账的登记与清理 出纳人员将当日所发生的现金收付业务根据收 付款凭证登记入账 在此基础上 检 查账证是否相符 即日记账的登记内容 金额与收 付款凭证的内容 金额是否一致 清 理完毕后 结出现金日记账的当日库存余额 3 盘点库存现金 出纳人员按券别 如壹角 伍角 壹元 伍圆 拾圆 贰拾圆 伍拾圆 壹佰圆 分 别清点数量 加总后得出当日现金的实存数额 将现金实存数额与现金账账面余额进行核 对 看两者是否相符 若有长款或短款应查明原因 及时处理 长款或短款是指现金实存 数大于或小于账面金额 长款或短款都可能由于记账错误而发生 查明后应及时更正 长 款或短款也可能由于收付过程中的失误而造成 此时应当由责任人进行赔偿 难以查明责 任的 可报单位批准作为收益或损失处理 4 检查实际库存现金是否超过库存现金限额 如果库存现金高于库存限额 出纳人员应将超过部分及时送存银行 如实际库存现金 4 低于库存限额 则应及时补提现金 日清月结制度是由出纳人员自身对库存现金进行检查管理的制度 四 现金清查制度 四 现金清查制度 现金清查制度是在日清月结制度基础上 为了加强对出纳工作的监督 由有关领导和 专业人员组成清查小组 定期或不定期地对库存现金进行清查盘点的制度 其目的是为发 现现金收付业务过程中发生的差错 防止贪污 盗窃 挪用公款等行为的发生 确保库存 现金安全 从出纳人员的角度说 日清月结制度是出纳人员工作所应遵循的制度 而现金 清查制度则可说是外部对出纳人员的检查 在进行现金清查时 重点应放在账款是否相符 有无白条抵库 有无私借公款 有无挪用公款 有无账外资金等违纪违法行为 一般来说 现金清查多采用突击进行的方式 不预先通知 以防出纳人员做手脚 开 始盘点前 要做好准备工作 1 要求出纳人员锁上保险柜 暂时停止现金收付 如出纳人员办公桌抽屉中存有少量 现金 应一并锁入保险柜内 2 要求出纳人员结算库存现金余额 凡已办理收 付款手续尚未登记现金日记账的收 付款凭证 应全部登记入账 结出当日库存现金余额 企业其他部门存有现金或备用金的 如工会 食堂等 应在同一时间清点 准备工作就绪后 清点工作即可开始 由出纳人员自己点数 检查人员在旁监点 出 纳人员打开保险柜 将现金按照票面金额分类点数 填入现金查点清单 并交检查人员复 点 清点结束后 应将实际查点数与账面结存数相核对 由清查人员填制 现金清查盘点 报告表 填列账存 实存以及溢余或短缺金额 并说明原因 上报有关部门或负责人处理 现金清查盘点报告表 如表所示 现金清查盘点报告表 单位名称 华泰公司 2010 年 9 月 16 日 库存现金盘点记录 人民币美元 外币面 额 元 张金 额张金 额张金 额 1 000 500 100 50 20 10 5 5 2 1 0 5 0 2 0 1 0 05 0 02 0 01 清查结果盘盈盘亏问题简要说明 单位负责人 处理意见 根据 现金清查盘点报告表 填制 现金盘盈盘亏报告表 例如 兴隆公司 2010 年 12 月 26 日库存现金账面余额 1 180 元 实存数额 1 000 元 经查 现金短缺为出纳陈 宏工作疏忽造成的 兴隆公司编制的 现金盘盈盘亏报告表 如下 现金盘盈盘亏报告表 单位名称 兴隆公司 2010 年 12 月 26 日 编号 账存与实存对比 账存金额实存金额盘盈盘亏备 注 1 1801 000 180 盘点人员签章 潘华 出纳人员签章 陈宏 根据 现金盘盈盘亏表 进行现金清查结果的处理 五 现金保管制度 五 现金保管制度 现金是流动性最强的资产 现金也是犯罪分子窃取的最直接目标 因此 各企业单位 应建立严格的现金保管制度 防止由于制度不严 工作疏忽而给犯罪分子以可乘之机 给 国家和单位造成损失 现金保管制度一般包括以下内容 1 超过库存限额以外的现金 应在每天下班前送存银行 2 除工作时间需要的小额备用金可放在出纳人员的抽屉内以外 其余则应放入出纳员 的专用保险柜内 不得随意存放 3 库存限额内的现金当日核对正确后 一律放在保险柜内 不得放在办公桌内过夜 4 企业单位的库存现金不准以个人名义存入银行 这样做是为了防止有关人员利用公 款私存取得利息收入 也防止单位利用公款私存设立账外小金库 银行一旦发现公款私存 6 可以对单位处以罚款 情节严重的 可以冻结单位账户 5 库存现金 包括纸币和铸币 应实行分类保管 各企业单位的出纳人员 对库存票 币应分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额以及整数 即大数 和零数 即小数 分 类保管 纸币一定要打开 平放并按照纸币的票面金额 以每 100 张为 1 把 每 10 把 1 捆扎好 凡是成把 成捆的纸币即为整数 即大数 均应放在保险柜内保管 随用随取 即使成把 的纸币是零数 或小数 也要按照票面金额 每 10 张为 1 扎 分别用曲别针别好 放在 传票箱或抽屉内 一定要存放整齐 秩序井然 铸币也是按照币面金额 以每 100 枚为 1 卷 每 10 卷为 1 捆 同样将成捆 成卷的 铸币放在保险柜内保管 随用随取 不成卷的铸币 应按照不同币面金额 分别存放在特 别的卡数器内 6 保险柜的使用和保管 企业单位应配备专用保险柜 专门用于库存现金 各种有价证券 银行票据 印章及 其他出纳票据等的保管 各单位应加强对保险柜的使用管理 制定保险柜使用办法 要求 有关人员严格执行 一般来说 保险柜的使用应注意如下几点 1 保险柜的管理 保险柜一般由总会计师或财务处 科 股 长授权 由出纳人员 负责使用管理 2 保险柜钥匙的配备 保险柜要配备两把钥匙 一把由出纳人员保管 供出纳人员 日常工作开启使用 另一把交由保卫部门封存 或由单位总会计师或财务处 科 股 长 负责保管 以备特殊情况下经有关领导批准后开启使用 出纳人员不能将保险柜钥匙交由 他人代为保管 3 保险柜的开启 保险柜只能由出纳人员开启使用 非出纳人员不得开启保险柜 如果单位总会计师或财务处 科 股 长需要对出纳人员的工作进行检查 如检查 库存现 金限额 核对实际库存现金数额 或有其他特殊情况需要开启保险柜的 应按规定的程序 由总会计师或财务处 科 股 长开启 在一般情况下不得任意开启由出纳人员掌管使用 的保险柜 4 财物的保管 每日终了 出纳人员应将未使用的空白支票 包括现金支票和转账 支票 银钱收据 印章等放入保险柜内 保险柜内存放的现金应设置和登记现金日记账 其他有价证券 存折 票据等应按种类造册登记 贵重物品应按种类设置备查簿 并登记 其质量 重量 金额等 所有财物应与账簿记录核对相符 保险柜内不得存放私人财物 7 5 保险柜的密码 出纳人员应对自己使用保管的保险柜密码严格保密 不得向他人 泄露 以防被他人利用 出纳人员调动岗位 新出纳人员应更换使用新的密码 6 保险柜的维护 保险柜应放置在隐蔽 干燥之处 注意通风 防潮 防蛙 防鼠 保险柜要经常擦洗 保险柜内财物应保持整洁卫生 存放整齐 一旦保险柜发生故障 应 到公安机关指定的维修点进行修理 以防泄密或失窃 7 保险柜被盗的处理 出纳人员一旦发现保险柜被盗后应保护好现场 立即报告公 安机关 或保卫部门 待公安机关勘查现场后才能清理财物 节假日超过两天或出纳人员 离开工作岗位两天以上未派人代其工作的 应在保险柜锁孔处贴上封条 出纳人员到岗工 作时再揭封 如发现封条被撕掉或锁孔处被弄坏 也应迅速向公安机关或保卫部门报告 以使公安机关或保卫部门及时查清情况 防止不法分子