公司合同管理办法

XXX 公司 合同管理办法 1 1 总则总则 1 1 为规范 XXX 公司 以下简称公司 合同管理 有效防范合同法律风险 根据国家 有关法律 法规 结合公司实际 制定本办法 1 2 公司合同管理遵循 归口管理 各负其责 分工协作 的原则 建立审计法务部 门归口管理 承办部门具体负责 相关部门各尽其责的合同管理机制 1 3 本办法适用于公司总部 2 2 规范性引用文件规范性引用文件 中华人民共和国合同法 中华人民共和国主席令 九届第 15 号 中华人民共和国招标投标法 中华人民共和国主席令 九届第 21 号 中华人民共和国招标投标法实施条例 中华人民共和国国务院令 第 613 号 3 3 术语和定义术语和定义 3 1 合同 指公司及所属各单位与平等主体的自然人 法人或其他组织之间签订的设 立 变更 终止民事权利义务关系的协议 劳动合同除外 3 2 合同标准文本 指由公司制定 本单位各部门及下属单位须优先使用且不得擅自 变更其条文的合同文本 3 3 合同管理 指涵盖合同签订前 签订 履行及履行后的全过程管理 主要包括合 同承办人资质管理 采购文件法律审核 合同标准文本管理 合同审查及签署管理 合同纠纷管理 合同变更 终止及解除管理 合同统计分析 合同履行后评价等内 容 3 4 合同承办部门 是指根据工作和业务需要 负责合同立项 谈判 起草 签订 履行的部门 包括工程部 综合部 财务部 投融资部 审计法务部 3 5 合同审查部门 指按本办法规定负责对合同相关内容进行审查的部门 3 6 合同订立依据 指合同承办部门签订合同的依据 主要包括中标通知书 成交 通知书 对方当事人的营业执照或身份证明文件 签报 董事会决议 政府部门文 件 上级主管单位的文件等 3 7 重大合同包括 3 7 1 担保合同 公司对外提供担保的合同 包括保证合同 抵押合同 质押合同 及其它具有担保条款的合同 3 7 2 资产处置合同 包括资产转让 资产有偿接收 股权转让合同等 3 7 3 投资合同 包括股权收购合同 合伙协议等使我方成为某企业股东或合伙人的 合同 3 7 4 公司分立协议 公司合并协议 3 7 5 借贷及融资合同 3 7 6 战略合作协议 3 7 7 捐赠 赞助协议 3 7 8 公司标的额为等值人民币 50 万元及以上的合同 4 4 职责职责 4 1 审计法务部门 4 1 1 合同归口管理部门 负责制定或执行合同管理制度和相关标准 4 1 2 负责组织合同标准文本制定 修订管理 4 1 3 负责招标文件法律审查 4 1 4 负责对本单位签订的合同进行法律审查 主要审查 4 1 4 1 合同内容 形式是否合法 4 1 4 2 合同条款是否完备 严密 准确 4 1 4 3 相关程序是否符合本办法的规定 4 1 4 4 法务部门认为应当审查的其他内容 4 1 5 负责牵头办理合同纠纷的仲裁 诉讼等法律事务工作 参与合同纠纷的协调 处理 4 1 6 负责合同统计分析管理 4 1 7 负责合同履行后评价管理 4 2 合同承办部门 4 2 1 签约前 调查核实合同其他各方的相关资信情况 包括 营业执照及其有效性 商业信誉及近期经营业绩情况 承担该合同业务必须具备的其它资质条件 4 2 2 承担合同立项 谈判 起草 会签 履行 归档等工作 4 2 3 审查合同的经济性 可行性 项目合法性及价款的合理性 4 2 4 负责处理未涉诉合同纠纷 参与处理涉诉合同纠纷 4 2 5 建立合同档案及台帐 合同台帐内容包括 序号 合同号 合同名称 签约 日期 对方履约单位名称 合同标的 价金总额 履行情况及备注 4 2 6 负责收集 保管合同的相关证据 材料等资料 4 2 7 负责对通过招标或非招标采购程序的合同的下列内容进行审查 4 2 7 1 合同订立程序是否符合国家招标法律法规 4 2 7 2 合同是否与招标文件及中标人的投标文件一致 4 3 财务管理部门 4 3 1 负责对涉及资金收付 资产使用及担保等财务事项的合同的下列内容进行审查 4 3 1 1 合同条款是否符合国家财经 税务法规 是否符合公司财务规定 4 3 1 2 合同支付条款是否合规合理 4 3 1 3 担保事项是否符合国家及公司有关规定 4 3 1 4 财务部门认为应当审查的其他内容 4 3 2 负责合同款项的收支工作 5 5 管理内容与方法管理内容与方法 5 1 合同签订前管理 5 1 1 合同承办人管理 5 1 1 1 合同承办人负责合同的签订 履行管理等相关事宜 对合同签订前至合同履 行完毕的全过程负责 5 1 2 合同标准文本管理 5 1 2 1 公司法律事务部组织建立公司合同标准文本库 组织编制统一使用的合同标 准文本 5 1 2 2 合同标准文本编制流程主要包括计划 起草 征求意见 审核 会签 批准 颁发等 5 1 2 3 按 谁主管 谁起草 谁修订 的原则 由各部门按计划组织合同标准文本 起草工作 5 1 2 4 完成初稿后 由合同标准文本起草部门向合同审查相关部门广泛征求意见 5 1 2 5 起草部门将修改完善的合同标准文本提交审计法务部组织进行合法性 规范 性 统一性审核 5 1 2 6 起草部门将审计法务部审核通过的合同标准文本提交合同审查相关部门会签 5 1 2 7 会签通过后 由起草部门报单位领导审批同意后予以发布 5 2 合同签订管理 5 2 1 合同起草 5 2 1 1 合同必须以书面形式订立 5 2 1 2 合同由承办部门起草 必要时审计法务部予以协助 5 2 1 3 经过招标或非招标采购程序的合同 承办部门在起草合同时应使用招标文件 或非招标采购文件所列合同条款 合同的标的 价款 质量 履行期限等实质性条 款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致 5 2 1 4 合同承办人应根据合同文本 合同订立依据 招标文件或非招标采购文件等 相关资料 填写 合同基本信息表 见附录 A 和承办意见 报承办部门负责人审 核 5 2 2 合同审查 审批 5 2 2 1 审查流程 1 合同经承办部门负责人审核同意后 由承办人按合同审查流程 见附录 B 送 合同审查部门和相关领导审查 承办人将合同送审计法务部审查前 应先送其他审 查部门审查 2 合同承办部门应按照合同审查部门的要求进行说明 提供相应材料 并对其真 实性负责 5 2 2 2 审查时限 1 合同审查部门应按照本办法规定的审查内容 对合同进行审查 一般原则上应 于合同承办部门送审之日起三个工作日内办毕或反馈修改意见 合同承办部门原则 上应按合同审查部门的意见进行修改 5 2 2 3 审批 1 以公司名义签订的合同经各审查部门审查通过后 按下列规定进行审批 i 重大合同 依次由副总经理 总经理 董事长审批 ii 其他合同 由副总经理 总经理审批 2 合同通过审批后 按合同编码规则进行编号 合同编码规则见附录 C 审计法 务部每月 10 日前将本单位上月已编号的合同相关信息反馈至财务管理部门 3 承办人负责对已编号的合同进行校对 打印 装订 送对方签署盖章后 报有 权签署人签署 4 合同签署后 由承办人凭已完成会签流程的 合同签订审批表 见附录 F 办理合同盖章手续 合同对方当事人由委托代理人签署合同的 承办人还应提供该 委托代理人的 授权委托书 合同文书 包括附件 有两页以上的 应当加盖骑 缝章 无 合同审批表 或审批表中无审计法务部审核意见的合同 印章管理人员 应拒绝加盖本单位印章 5 2 3 合同签订其他规定 5 2 3 1 招标确定的合同 应当自中标通知书发出之日起 30 日内订立书面合同 且 双方不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议 5 3 合同履行管理 5 3 1 履约监督 5 3 1 1 合同履行由合同承办部门负责 未签订合同或合同生效前 不得实际履行 合同生效后 应当严格按照合同约定履行 5 3 1 2 合同付款的程序按照公司有关财务制度执行 5 3 1 3 当合同对方当事人不履行或不全面 不适当履行合同时 承办部门应依法采 取措施 督促合同对方当事人全面 及时履行 5 3 1 4 审计法务部加强履约监督 组织开展履约检查 及时提出法律意见 督促承 办部门适当 全面履行合同 维护合法权益 5 3 2 合同变更 终止及解除管理 5 3 2 1 变更或解除合同 须符合法定或约定的形式及程序 其通知或答复须在法定 或约定期限内作出 5 3 2 2 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同 5 3 3 合同纠纷管理 5 3 3 1 发生合同纠纷时 合同承办部门应尽快收集相关证据并在纠纷发生后 15 日 内向审计法务部报送 合同纠纷报告单 见附录 E 5 3 3 2 发生合同争议或纠纷 未进入诉讼或仲裁法律程序的 由合同承办部门负责 处理 合同承办部门可要求审计法务部提供必要的协助 5 3 3 3发生合同争议或纠纷 进入诉讼或仲裁法律程序的 由审计法务部牵头处理 合同承办部门应当提供充分的配合和协助 5 4 合同履行后管理 5 4 1 合同档案管理 5 4 1 1 在合同正式签订后的一个月内 合同承办部门应将合同正本 纸质文档 合同签订审批表 纸质文档 和其它须归档的资料文件送综合部归档 5 4 1 2 合同履行完毕后 合同承办部门应将履行合同过程中产生履行情况记载 纠 纷或争议的处理情况记载以及其它相关资料文件归档 公司未成立档案管理部门之 前由合同承办部门自行保管 5 4 1 3 合同承办部门应将下列材料整理并妥善保管 1 合同纸质文本 2 合同签订审批表 3 履行情况记载 5 纠纷或争议的处理情况记载 6 其它相关资料 5 4 2 合同统计分析 5 4 2 1 审计法务部应于每年 1 月 31 日前编制完成上年度合同统计分析报告 报本 公司总经理 5 4 2 2 年度合同统计分析报告要准确 完整 及时 客观反映合同签订 履行及纠 纷发生情况 总结合同管理中存在的问题 提出解决措施或建议 5 4 3 合同履行后评价 5 4 3 1 合同承办部门应在每年 12 月 31 日前对合同管理及合同标准文本进行评价 审计法务部根据评价结果和管理实际 完善合同标准文本 持续改进合同管理 5 4 3 2 审计法务部应在每年 12 月 31 日前对合同承办部门签订 履行合同等情况进 行评价 并将评价情况向承办部门反馈 5 5 监督检查 5 5 1审计法务部对合同管理工作实施监督检查 5 5 2 审计法务部在实施监督检查中 发现下列情形之一的 应向被检查部门或单位 通报或出具法律意见书 造成重大经济损失或其他严重后果的 依法追究责任 涉 嫌犯罪的 移交司法机关处理 5 5 2 2 签订有重大缺陷或无效合同 虚假合同的 5 5 2 3 丢失合同文本及相关文件的 5 5 2 4 提供虚假资料的 5 5 2 5 发生争议后 隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的 5 5 2 6 在合同签订或履行中 与对方或第三人恶意串通 收受贿赂或使用其他非法 手段的 5 5 2 7 泄漏合同意向 商业秘密或其他相关秘密的 5 5 2 8 利用合同进行涉嫌犯罪活动的 5 5 2 9 存在其他违反本办法的行为的 6 6 附则附则 6 1 本办法由公司审计法务部负责解释 附录 A 基本信息表 合同名称合同类别 合同金额币种 项目名称项目编号 项目计划完成 日期 合同当事人 甲方 联系人 甲方 联系方式 甲方 合同当事人 乙方 联系人 乙方 联系方式 乙方 签订依据 是否重大合同原合同编号 是否使用标准合 同文本 合同格式 是否招标非招标形式 起草时间合同状态 拟稿人拟稿人电话 合同编号编号日期 有无纠纷是否倒签 备注 意见栏 注 本表由合同承办人填写 原合同编号是指在签订某份合同的补充协议时 该份合同的编号 附录 B 公司合同管理流程图 财务部合同承办部门审计法务部副总经理总经理董事长综合部 是否通过 合同编号 审查 合同起草 审查 是否通过 送合同审批 是否重 大合同 其他合同 合同履行 审批是 否同意 审批是 否同意 审批是 否同意 是 是 是 否 是是 是 是 否 否 否 否 否 否 开始 核稿是 否通过 贵州侗乡投资公司公司合同管理流程审计法务部 是 审批是 否同意 审批是 否同意 是是 否 合同归档 结束 否 附录 C 合同编码规则 一 合同编码 合同编码代码由五个码段组成 代码结构图如下 XXXX XXXX XX XXXXX 流水序号 部门代码 合同类别代码 年份代码 第一段为签订年份代码 由表示签订合同年份的四个阿拉伯数字组成 如 2017 年签订的合 同为 2017 第二段为合同类别代码 由四个阿拉伯数字组成 第一 二位是合同一级分类代码 第三 四位是合同二级分类代码 分类代码详见附录 D 第三段为承办部门代码 由两个大写拼音字母组成 这两个拼音字母分别是承办部门全称中 的前两个汉字的拼音的第一个大写字母 第四段为流水序号 由五个阿拉伯数字组成 标明该合同为承办部门在签订年份承办的第几 份合同 二 补充协议的编码 补充协议的编号为 原合同编号 X 其中 X 为阿拉伯数字 是该补充协议的流水号 附录 D 合同分类代码表 一级分类一级分类对应代码对应代码二级分类二级分类对应代码对应代码 前期工程可行性研究咨询合同 01 勘察设计合同 02 工程施工合同 03 工程监理合同 04 土