诺玛特采购作业全套管理资料

1 诺玛特 超市有限 公司 采购作业手册 2 前 言 采购工作是零售业经营的灵魂，其工作任务一方面是替顾客在功能千差万别、质量良莠不齐的所有商品中选出我们特定的顾客消费所最需要的那一部分，并且要使这些商品在我们的门店中始终保持一种我们的顾客能够感受到的最便宜的价格；另一方面采购所选定的商品必须能给商店带来利益，使我们的商店能够持续不断地给我们的顾客提供最满意的服务，从而进一步赢得更多的顾客。 在整个超市业务系统中，采购工 作处于入口把关处，对于超市经营的结果，企业对顾客的承诺起极重要的作用。 3 目 录 第一章 采购部组织与职责 4 第一节 采购部组织架构及职能 4 第二节 采购部岗位设置与职责 6 第二章 采购管理作业流程 9 第一节 门店经营定位 9 第二节 采购作业流程 14 第三节 建档及维护 15 第四节 确定商品价格组合 17 第五节 确定商品陈列图 20 第六节 供应商管理 22 第七节 采购巡店 24 第八 节 促销谈判 26 第九节 促销确认 28 第十节 采购订货 31 第十一节 日常估算及其它管理 32 附 件 35 4 第一章 采购部组织与职责 第一节 采购部组织架构及职能 一、组织架构 超市本部采购总监 生鲜部经理 食品部经理 百货部经理 果组主管 3 精水 肉产 组组 主 管 食组主管 配组主管 居 电组 体文教组 化组主管 调组主管 油组主管 闲 组主管 饮组主管 地区公司总经理 /副总经理 理 理 理 理 9助理 理 理 5 二、采购部的职能 1、 采购组织与工作职责的制定； 2、 商品结构大中小分类的制定及商品数量制定； 3、 采购条件的年度谈判与促销； 4、 订货与结算商品的工作； 5、 定期召开采购会议，加强地区采购部与本部之间的沟通与交流； 6、 采购工作的培训与稽核； 7、 自有品牌的开发； 8、 商品的引进及淘汰； 9、 供应商谈判最有利的供货条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、费用、有条件及无条件的返利、广告赞助、帐期及送货地点等）并签定合同； 10、 根据商品角色及指标要求制定最有竞争力的售价； 11、 促销活动谈判及确认； 12、 市调； 13、 合理毛利控制 ； 14、 争取最大的营业外收入； 15、 商品结构、角色、变化的确定及修订； 16、 对采购工作的督导与稽核； 17、 市场研究。 6 第二节 采购部岗位设置与职责 一、岗位职责 1采购总监 接主管： 地区总经理或地区副总经理 接部属： 各部门采购经理 要职责 地区总经理的领导与授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权。 公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策。 遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求。 予采购人员相应的培训。 其它地区公司密切沟通与配合。 要工作项目 定及督导各项经营政策及措施的实施。 定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标。 调各部门经理的工作并予以指导。 责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实。 责监督及检查各采购部门执行岗位工作职责和行为动作规范的情况。 责员工的考证工作，在授权 范围内核定员工的升职、调动、任免等决定。 期给予采购人员相应的培训。 2部门经理（包含经理及副经理） 接主管： 采购总监 接部属： 采购主管 要职责 公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核。 责本部门全体商品群商品的品项合理化、数量合理化及品项选择。 责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护。 定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划。 导新商品的引进、开发特色商品及供应商。 导滞销商品的淘汰。 定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司运营。 7 责审核每期快讯商品的所有内容。 与 A 类供应商的谈判，为公司争取最大利益。 采购主管需要支援时予以支援。 责本部门工作计划的制订及组织实施和监督管理。 责部门的全面工作，保证日常工作的正常运作。 责执行采购总监的工作计划。 责采购人员的业务培训和管理。 3采购主管 接主管： 采购经理 接部属： 采购助理 要职责 责公司指派商品的企划及业务的拓展工作。 选合作的供应商，并负责协商最佳的采购交易条件。 行最有效的价格策略。 划各种促销活动。 卖场人员合作，扩展业绩并达成业绩及毛利额指标。 要工作项目 公司分配的卖场空间下，确定符合本公司顾客需要的商品结构。 择最佳的供应商，并取得最佳的采购交易条件，包括：质量、规格、价格、折扣、广告赞助、卖场陈列 /示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。 发并协商适合自选式的包装（包括标示及说明）。 虑市场的竞争状况，价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其他营业损失等因素，制定市场上可能的最低售价、塑造非常有竞争力的价格形象。 择快讯及卖场内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告赞助，吸引顾客到卖场来采购。 卖场密切合作，以扩展业绩，并达成毛利率及营业的目标。 取最大的营业外收入。 意存货，与卖场合作并提供支援，使卖场存货维持在最适当的水准。 4采购助理 接主管： 采购主管 8 要职责 助录入组校定资料录入，包括：新增供应商，新品录入，根据市调变更的变价，供应商清场资料，快讯录入。 单：及时完成快讯商品、新品、季节性商品的订单下单工作，并确认供应商是否收到传真。 货：已下订单品项，跟催供应商的到货情况。 调：按主管要求不定期的对竞争对手、批发市场进行市场调研。 讯：样品准备、协助拍照、校对、提前四天将快讯货品交楼面。 助主管工作 销量商品分析 组商品结构、业绩、毛利分析 组商 品价格、陈列、变价意见等及时通知门店负责人 需报表、资料的打印 成主管安排的各项工作 9 第二章 采购管理作业流程 第一节 门 店 经 营 定 位 一、目标客层市调 1、调查目的： 1 1 根据自然商圈、自然客流的消费水平，确定商品定位、基本商品结构、价格政策及毛利空间； 1 2 根据轨迹商圈、消费客层、对手的强项、时尚的敏感性，确定商店特色，构建“差异经营”的商品种类及数量； 1 3 根据团购网点分布、消费特点及要求，建立、培养团购销售网络。 2、确定目标市 场的原则及要求： 2 1 调查方法 在地图上标出由封闭街道组成的三类商圈 将每类商圈分成不小于 33 份，每份代表的区域大体相当，每一份调查区也是由街道封闭而成的。为使样本分布更加均匀，还可以把商圈分为内圈（第一商圈）、中圈（第二商圈）、外圈（第三商圈），每个商圈由 11 个调查区组成。 （自然商圈）主要目标消费者：周边社区居民 （轨迹商圈）主要目标消费者：有计划购买者 （团购商圈）主要目标消费者：团购及大宗购买者 在每一调查区中，随机选定一起点，按右 手原则进行等距抽样 每一调查区成功样本总体样本 /调查区数目 注：样本以问卷形式体现 2 2 调查科目 人口分布（包括流动人口的分布情况）、数量、主要收入来源、工资收入水平，生活消费习惯、消费指数 住房消费、装修水准 企、事业单位、宾馆、饭店、部队、学校的分布情况、效益情况、消费能力及消费渠道 10 便民店的网店及进货渠道 现有商业模式，竞争对手情况 交通状况、主干线及支干线 在本地区规划发展中的角色及发展前景 注：样本内容、总体样本数量需依据商圈实际情况增加或筛选。 2 3 了解三个商圈内顾客需求的商品 2 4 商圈的概念 2 5 自然商圈：（ 2 公里以内）自然辐射、自然客流、自然忠诚度。（制定稳定忠诚度的措施和办法） 迹流动商圈：（ 2 公里 里以外）因人文生活和娱乐习惯、交通、方便而形成的商圈。（用“差异经营”引来目标客流） 购商圈：团购网络、批发网络、便民店、加盟店网络等形成的商圈。（用政策开发网络，稳定商圈） 二、商 业 市 调 1、目的与适用范围 了解同类商品在周围商圈范围的价格及变化。 了解竞争者同类商品的定价策略。 掌握竞争者商品结构的差异性，强弱项及品项规模。 掌握竞争者商品陈列状况 了解商圈范围内竞争者的促销活动。 把握市场动态发现新品及季节变化趋势。 掌握供应商在本地市场的供货能力和商品流转方式。 本作业流程适用于采购部门在开业前和日常经营的市调工作。 2、职责： 采购部 助理填写市调报告。 对市调结果进行处理。 采购经理 11 对市调报告结果进行审批。 录入组 对审批的市调报告备案存档 3、基本要求： 购部 每周做 1市调（包括周六、日） ，每周做一个市调报告。 针对竞争者，批发市场和专业市场所有商品做详细市调，并对市调中发现的新品作出说明。 根据市调报告马上对商品的价格做出修订，对商品品项做出新增和淘汰的方案。 采购经理 由采购总监指定采购经理认真审核市调报告及商品修正方案。 录入组 妥善保存市调报告。 4、流程（描述）： 定市调地点及市调内容 调 采购部人员进行市场调查。 写市调报告，并对商品做出相应调整报告。 市调后必须填写市调报告，并且根据市调结果做价格和品项的调整方案。 核 是否准 确。 调整商品后，是否符合公司政策及毛利要求。 入存档 录入组按商品组将“市调报告表”进行存档 5、供应商渠道的调查方法： 5 1 市调时从商品的包装上找到厂家和联系电话； 5 2 通过采购本部或兄弟地区找到当地的供应商； 12 5 3 在批发市场或专业市场找到供应商； 5 4 商广告； 5 5 过供应商了解供应商。 6、对竞争者除了商品之外还应做如下市调 （ 1） 客流 （ 2） 客单价 （ 3） 陈列占比 （ 4） 服务规范 （ 5） 营业时间 （ 6） 收货管理 （ 7） 企划特色 （ 8） 会员待遇 （ 9） 团购政策 7、收入模型的调查： （ 1） 联营模型 （ 2） 联营业种选择 相关文件： 问卷 问卷的分析结果 商品市调表 三、生鲜联营厂商作业程序 1 联营的考量和方式 生鲜联营厂商经营是有利于顾客对国内各种食品老字号企业，或各餐馆、酒楼的渴望和需求。通过联营方式而引进有专业配方（祖传秘方）而当地畅销者；投资金额大而回收速度慢的品项；自营难度大、风险大的商品或超市内无法经营的特殊配套经营项目。用策略联盟、互利双盈、共创发展、以建立稳定可靠的进货渠道、提高企业经济效益为目的。 联营方式（生鲜均为内场联营）采取销售额折扣率或场地租赁、销售保底折换成销售折扣率方式；卖场实行统一收银、统一结帐 、统一管理，一切依公司的信息技术来建 13 档操作。 2 生鲜联营厂商的限制 能与本公司业务发生冲突，且质量、价格务必保证，不得差错。 同期限 6 个月，考核追踪 1 次为续约标准。 必符合国内企业营业规范（营业执照、税务登记证等相关证件）。 营厂商员工一律按照本公司之人事规定，依章作业、不得遗忘。 营厂商依销售的单品或流水帐来提扣毛利率，平均以 18为基准。 3 生鲜联营厂商的作业程序 采购确定联营厂商所卖品项，确定各品项税率及销售保证折扣率，联营厂商商品进店时不做收货，各组在进店前先 验明质量、规格是否符合标准。采购、门店、供应商共同确定联营厂商促销品项及其价格。销售后，由门店联营厂家提供，前一天的销售记录。 联营厂家所提供销售建档的商品质量，务必符合国家卫生标准，若为进口商品，需提供海关税单、商检及卫生检验等完整的进口手续证明，所销售价格应为市场最低价格的保证。联营厂家营业员（促销员）入店上岗，均依卖场员工管制条例，由本公司统一管理，不得有违纪行为。 4 流程说明 营厂商商品进店不作收货，生鲜各组验收商品质量、规格。 二天门店将当日销售报表打印给联营厂家。 周对联 营厂家产生的负库存进行更正。 14 第二节 采购作业流程 停止联系 供应商提供商品简介并填写供应商基本资料表 商品核算 参观工厂或约谈供应商 确定交易条件 签订合同 协商相关交易条件 填写供应商协议价格单 交 货 下首次订单 供应商及商品资料建档 转上级审核 否 负责人 总监及总经理 采购主管、经理 供应商业务代表 采购主管、经理 供应商业务代表 供应商业务代表 采购主管 采购主管 收货部 供应商 采购主管 采购助理、信息技术部 否 重新谈判 15 第三节 建档及维护 一、 电脑资料的录入及变更程序 1、目的与适用范围 本作业流程目的是为了录入组在电脑录入建档时有所遵循，确保在规定的时间内建档完毕及内容真实无误。 本作业流程适用于采购部的商品录入、新品建档、快讯商品建档、供应商建档、转换供应商及档案修改以上六项作业的电脑资料维护活动。 2、职责： 采购主管 确填写新品单。 确填写快讯品项报批单。 确填写商品转换供应商资料表。 确填写供应商基本资料表 。 确填写采购部价格变更申请单。 购经理及采购总监 新品单、快讯品项报批单、商品转换供应商资料表、供应商基本资料表采购部价格变更申请单进行审核。 入组 以上表格中的资料录入电脑。 3、基本要求： 购主管填写以上表格应确保准确无误，商品转换供应商资料表应附有库存及付款状况资料。 入组在进行资料录入时应保证准确无误并及时。 4、流程（描述）： 填写相应表单 购主管正确填写包括新品单、 快讯品项报批 表 、商品转换供应商资料表、供应商基本资料表、采购部价格变更申请单并交由采购经理及总监审批。 审核 购经理及总监对采购主管提报的申请表进行审核，确保当次操作对公司利益和部门业绩有提升，并签字确认。 16 录入 入组依据签字确认的表单及时准确地录入电脑。 5、相关文件： 品单 品转换供应商资料表 讯品项报批表 购部价格变价申请单 6、相关记录： 品、滞销品管理规定 销商品分析表 17 第四节 确定商品价格组合 一、商品定价管理程序 1目的及适用范围： 使采购人员在商品定价时有所遵循，并确保商品定价的合理性。 2商品定价的概念： （ 1）敏感性 敏感性商品是指价格敏感的商品。价格平台明显、可比性强。 价格细微变化就会影响销量的强烈变化。 敏感性商品的定价是变化的。 确定敏感性商品的依据：以消费者调 察 为依据。 敏感性商品包括“共同商品”、“竞争品项”。 （ 2）共同商品 与竞争对手店相同的品项 （ 3）竞争品项： 我们的顾客在非竞争店大量购买的品项。 4 基本要求： 敏感商品以市调为依据要低于竞争目标。 以公司的业绩指标为依据。 以商品角色为依据。 5流程描述 据品类策略确定该商品的角色 定价格 门经理审核价格是否符合公司要求 购填单交录入组录入 二、生鲜定价管理规定 1目的与适用范围 定价并不是获得利润的手段，而是运用定价策略来赚取最大的利润。本作业流程适用于门店生鲜蔬果、肉品、水产、熟食、日配等商品的定价活动管理。 2职责 2 1 生鲜经理 负责监督生鲜定价毛利的考核与责任 18 2 2 生鲜主管 负责执行生鲜的定价手续 3基本要求 3 1 依据经营规模定价 超市卖场面积 3000 平方米以上，品项在 15000 以上，定价毛利率较高，在 1425%之间；而量贩仓储店，卖场面积 5000 15000 平方米，品项数少于超市，定价毛利率较低，在 69%之间。 3 2 依据市场区隔策略定价 消费人群的收入、支出水平、人口密集度、消费习惯等来决定自己的价格水平。市场空间的大小、市场的成熟度、竞争环境的优劣及市场的开放或封闭程度，也起到影响价格制定的作用。 3 3 依据商品的敏感度定价 较不敏感品项 （水产冻品、干货）价格、毛利偏 高； 较敏感品项 （肉、 蛋、菜）价格、毛利偏 低。 3 4 必须要树立公司的低价形象 3 5 依据公司的毛利指标定价 3 6 依据商品损耗率大小定价 三、 商品变价作业程序 1、目的与适用范围： 变价是对定价的修正。 本作业流和适用于门店商品价格变动管理。 2、职责： 采购部经理负责变价的申请考校 3、基本要求： 格变动必需由采购部提出变价请示，注明变价原因。 价的库存处理 空退、空入 供应商补差价 另送赠品折数量 供应商买断 4. 流程（描述）： 写申请 19 采购人员进行变价时，必须先填写“变价申 请单” 核： 变价动作确实需要 变价后价格符合公司政策及毛利要求 进价上调者，须经采购总监核准 入检查 无核准的“变价申请单”的变价，一律不予录入 变价申请单上的货号、商品描述应与电脑记录的货号、商品描述一致 入、存档 录入组人员按“变价申请单”录入电脑 录入组人员录入完毕后，按采购组将“变价申请单”进行存档 4 5 楼面 按照谈判条件做相关处理 5. 相关记录 采购部变价申请单 楼面通知单 20 第五节 确定商品陈列图 确定陈列图作业程序 1、及适用范围： 本规定的制定对于商品进 店、上架及下架情况进行跟踪，有效控制商品陈列状况，以利于保持商品在电脑中状态与门店陈列状况相一致。 2、职责： 2 1 采购总监及采购经理 据经营定位确定自营、联营的业种并合理分配卖场布局 定百货、食品、生鲜、联营中各小组、各业种的营业面积占比 . 设计部、运营部共同确认卖场布局图。 2 2 采购主管 根据本部门的区域及商品陈列原则和商品结构、商品角色制定陈列图 商品状态发生变更时及时变更陈列图并通知楼面 2 3 楼面经理及主管 严格按照陈列图进行商品陈列 发生陈列图变更时，及时进行商品陈列变更 楼面主管负责保存最新陈列图。 3、基本要求： 采购主管与楼面主管双方充分勾通。 陈列图使用过程中禁止拉排面。 陈列图中所示商品应与电脑商品状态相一致不得缺失商品。 采购总监及经理、店长应随时检查陈列。 4、流程（描述）： 4 1 确认卖场布局图 在卖场框架确定后及时确定卖场具体布局 4 2 确定区域内陈列图 在开店前采购主管应作出细分到小组的具体陈列 在开业后商品变更时采购主管应将陈列图更正后传到门店 4 3 审核 由采购经理及采购总监、店长分析审核 ，并监督执行 21 4 4 楼面陈列 楼面经理及主管应按采购部提供的陈列图进行陈列 5、相关记录： 品类管理电脑陈列图 22 第六 节 供应商管理 一、 自营供应商管理程序 1、目的： 与供应商建立密切的工作关系与回馈的制度，以确保双方顺利合作。 2、适用范围： 程序适用于采购部。 3、职责： 店收货部负责供应商商品的检验及收货作业，必要时应提供反馈意见以供采购单位参考。 店楼面人员负责供应商验收商品的接受、销售及续订货工作，必要时支援供应商评鉴调查工作。 务部部门负责供应商的付 款工作及供应商赞助费的收取工作，必要时支援供应商评鉴调查工作。 购部负责提供意见的返遗和沟通以督促供应商改进合作中出现的问题。 购部对同类供应商进行储备。 4、程序： 部门 随 时对于已合作的供应商服务质量提出意见。 购部及时将各部门所提的合理建议与供应商沟通并促使其改进。并及时将供应商所遇到的困难反馈给公司各有关部门。 应商的配合问题严重影响双方合作的给予及时调换。 二、供应商清场作业流程 1、目的： 本作业流程的制定是为了使公司采购人员在清退供应商时得以遵循，并通 过正确的清场审核，达到真正清除绩效不良供应商的目的。 2、适用范围： 本作业流程适用于各采购部所有采购商品的供应商。 3、职责： 购部 23 依供应商评估作业流程对供应商进行正确评估。 供应商清场申请及核准。 修改供应商信息资料。 通知楼面相关人员。 通知财务部。 面 接到课长 通知后，办理该供应商商品退货手续，请参考本公司退货流程处理。 务部 接到采购部通知后，止付该供应商所有货款。 与供应商财务部门进行对帐。 收到楼面确认后支付供应商货款。 应商业务人员 领取所有退货商品 。 协助本公司财务部人员进行对帐工作。 4. 流程（描述）： 请供应商清场 采购主管如实填写供应商清场申请书。 应商清场审批 处长及店长 分别对供应商清场申请书进行审核。 申请获准后，课长 应复印获准的申请书，并以传真或人工传递的方式通知楼面及财务部门。 申请获准后， 录入组修改供应商档案信息。 申请如不获准，应与供应商恢复正常交易合作。 面人员办理退货 课长通 知楼面该供应商余款数额，以便于楼面退货。 楼面人员接到清场通知后，将该供应商所有商品办理退货。 帐，最后支付货 款 财务部接到清场通知后，支付该供应商所有货款。 财务部与供应商进行对比。 最后支付供应商货款。 24 第七节 课长 巡店 课长 巡店管理程序 1 目的 及适用范围： 本规定的制定是为了各 部门 采购 能及时了解商品在门店的陈列状况，确保商品的销售机会均等，为分析商品销售状况提供依据。 本规定适用于公司各 部门 各课长 了解商品结构，实际库存情况及商品销售情况 2 职责： 2 1 课长助理 天进行门店巡店 。 按巡店内容，正确填写 巡店记录 。巡店内容包括：新品上架、滞销品淘汰；快讯上架情 况及正常商品的缺货情况及其它相关工作的沟通。 巡店记录 总部分交部门处长 ，分项明细交楼面经理解决 2 2 课长 店管理时：每日 8： 30 分 9： 00 巡店，协助门店解决各种问题； 门店管理时：不定期进行门店巡店管理，协助门店解决各种问题； 根据 巡店记录 对商品未到货和删除品未退货部分 与供应商联系 2 3 处长 巡店记录 进行审核 巡店记录 汇总部分存档备查 督问题解决情况 2 基本要求： 助理在规定时间内完成巡店内容并 正确填写 巡店记录 长 及时解决和反馈巡店内容中的问题 长 监督问题解决情况 25 课长 巡店记录 日期： 店号 巡店人 问题 解决方案 遗留问题 障碍 备注 课长 ： 店长 ： 处长： 26 第八节 促销谈判 一、 快讯促销谈判程序 1、目的及适用范围： 规范采购人员的促销谈判，为公司争取促销商品及活动，提高公司销售额。 本 管理规定适用于采购部与供应商洽谈促销的活动。 2职责： 购主管 销品项的选择与谈判，促销企划表确定。 购总监 促销企划表进行审核 。 务部 按 促销协议的规定收取促销费用 。 划部 讯的制作及分发。 店 行促销活动。 3基本要求： 购人员所选的促销品项应该是最畅销的、高回转的单价不偏低的商品。 谈定促销方案后要与供应商签定 促销协议书 。 购人员应尽力向供应 商争取费用支持，以减轻公司的财务负担，增加利润。 讯要选择针对性较广的商品，除非供应商能提供特别的广告或其它支持，否则不做偏门式冷门的商品。 不可用新品做快讯。 真填写促销企划表，对预估销售量快讯占比等指标进行合理预估。 讯商品结构要注意同期内、前后期的搭配，避免同期内、前后期的重复。 讯商品的数量要参考店面促销位置的数量。 注意实物考查、描述确认。 一些品质好、潜力大的在市场上有企图、操作力度大、抢占市场网络和份额 的 B 类品牌要特别关注。 则上所有促销必需产生费用，费用应分为快讯费、堆头费、端架费、特 27 殊陈列费等分别收取。费用多少与季节变化相关。以销量为主、费用为附，总体平衡。 意与商品品类管理的角色相结合。 对手、专业市场、专卖店、促销形式、促销商品、促销价格注意参考。 促销资料要注意收集、分类、分析、存档、备查。 择 要与楼面同仁“双向沟通”：陈列位置、面积大小、数量、促销员、价格、费用、退换货、促销道具等。 销商品、厂方 一般不能限价、不能限量、特殊情况单议。 4相关记录： 销确认书 讯堆头及企划表 讯品项报批表 28 第九节 促销确认 一、 促销谈判的审批程序 1、目的及适用范围： 通过对快讯商品的审核，提高快讯质量，加强快讯力度。 2、职责： 购总监及经理 持快讯讨论会。 提报促销商品进行审核。 购主管 写促销企划表。 促销商品进行谈判。 讯讨论会陈述。 入组 讯商品建档。 3. 基本要求： 依照促销谈判的基 本要求进行审批录入及时准确 4、流程描述 购人员根据报表和市场情况选择快讯品项。 讯谈判。 讯讨论会全体讨论。 购总监最终定稿。 企划部制作。 5、相关文件 采购部样品、赠品、管理规定 赠品通知单 二、快讯建档作业流程 1、目的及适用范围： 为了录入组在快讯建档时有所遵循，确保在规定的时间内建档完毕及快讯内容 29 真实无误。 2、职责： 购主管 按促销流程，确定快讯商品。 正确填写快讯企划表。 购经理及采购总监 对快讯企划表进行审 核。 快讯企划表存档备查。 入组 在规定时间内，完成快讯企划表的录入。 快讯提交表企划使用部门复印给企划部。 将快讯企划表存档，备查。 3. 基本要求： 采购主管在规定时间内确定快讯商品并正确填写快讯报批表。 采购经理对快讯报批表进行审核。 录入组人员准确录入确认后的快讯报批表并存档。 4. 流程（描述）： 销谈判 写快讯企划表 采购主管应在快讯会前填写好快讯报批表。 核 由采购经理及采购总监分析审核。 30 入 录入组应在快讯进价生效期前将 快讯报批表录入完毕。 快讯进价生效后，录入组无法再进行快讯建档工作，若确需建档者，须以书面申请，经采购总监核准后，由录入组进行期间变价。 录入组建档完毕后，须将快讯提交表复印交企划部。 将快讯快讯楼面通知单交楼面。 单 5. 相关记录： 促销确认书 快讯企划表 快讯堆头及企划表 31 第十节 采购订货 采购订货作业程序 1、目的及适用范围： 本流程保证开店前大进货、新品订货、快讯商品第一次订货、预付款商品订货、短帐期商品或其余需要大量订货等订货操 作的准确性，同时对订货权限作规定。 2、职责： 购主管 定订货数量 单 货 购经理及采购总监 进货量订单的订货量作审核 3、基本要求： 购主管应依据大进货计划明细设定订货量，并打印订单。 新开店大进货期间要制定合理的订货计划。 品和预付款商品，短帐期商品订单应事先预估其销量。 讯商品第一次订货应在快讯开始前一周到十天。 4、 流程（描述）： 印订单 购助理依据订货计划、填写订单。 核 购审核订单的订货量是否符合权限标准。 果符合标准则可直接下单。 果不符合标准则应报请采购经理采购总监审核。 核 购经理及总监对不符合订货权限标准的订单进行审核。 果允许订货则转由采购助理下订单。 果不允许订货则转由采购主管重新填写订单。 单 购助理把审核通过的订单传真给供应商并确认。 32 第十一节 日常结算及其他管理 一、 业绩指标管理规定 本管理规定的制定是为了使采购工作有所重点并更 有效率及计划，避免过多的干扰及突发事件的处理。 2职责 监 按公司下达的任务分配按月、按店、按采购各部门分配批标。每月按日、按门店、按各采购部门分配指标。 理 将系列指标分配给各组。 3基本要求： 监及经理应根据总公司要求 历史数据 资源分配进行指标的制订 ,并落实到人 . 二、日常结算流程 参照财务统一结算流程。 三、营业外收入管理流程 1、目的及适用范围： 本流程使结算组人员能对营业外收入工作有所遵循，从而确保营业外收入计算的准确性，以便更准确的计算公司绩效。 2、基 本要求： 营业外收入由采购主管具体收取，且符合公司收费标准。 收取营业外收入时开具一式三联广告促销协议书。 供应商凭所开协议书到财务交款。 每月 23 25 日采购结算组凭统计当月所收营业外收入，并与财务部核对。 对于店内外广告应先由采购主管与供应商洽谈，并签定合同，且须送企划部备案。 内外促销费用应在约定期限内付清。 固定退佣、促销员管理费在每月底付清。 新品上架费下单前交清。 返利按合同规定期限支付。 赞助费、广告费和年节费按采购主管与供应商协商一次或几次交清。 支付方式：现金或支票 33 所有营业外收 入如果减免必须由采购总监签字。 3. 流程（描述）： 判 采购主管与供应商洽谈赞助事宜。 定广告促销协议书 方盖章确认 结算组存档 采购联：总监办统一留存。 供应商联：由供应商留存。 财务联：由财务部留存。 企划联或楼面联：有关灯箱、快讯部份由企划部制作并存档 有关端架地堆部份，由店长统一存档并指导相关组员执行 四、付款差异处理流程 1、 目的及适用范围 1 1 目的：使采购人员在处理差异情形时能有所遵循，确保差异处理及时。 1 2 适用范围：公司采购部。 2、 职责 2 1 财务结算组 督促 供应商确认差异 差异单据的区分 差异单据的传递并登记 2 2 采购主管。 处理价格差异 把数量差异转交至收货部 2 3 采购经理及总监 审核差异单 2 4 财务部 进行二次匹配 审核差异单 2 5 收货部 确认数量差异 2 6 供应商 进行价格差异确认。 34 3、 基本要求： 财务结算人督促供应商在三天内确认差异 财务结算人应对差异单认真区分 财务结算人传递单据应及时 采购主管确认价格差异应在两天内 收货部确认数量差异应在两天内 财务部进行二次匹配时应在一天内 采购经理及总监审核差异应在一天内 差异金额小于￥ 0 ，可不视 为差异处理 差异金额小于￥ 50 元（含）时由采购部门经理核准，大于￥ 50 元以上者由采购总监核准。 确认“高付款金额”者，必须由采购总监核准。 流程（描述） 4 1 区分差异单 财务结算人将差异单按数量或价格差异进行区分，并及时传递。 数量差异交由收货部与供应商进行确认。 价格差异交由采购主管与供应商进行确认。 4 2 确认差异 数量差异时（包括收货部录入错误）由收货部与供应商进行确认。 价格差异时，由采购主管与供应商进行确认。 4 3 二次匹配 财务结算人将确认后的差异单交给财务组进行匹配。 财务部进行二次匹配。 4 4 审核 采购经理或总监对二次匹配成功的付款单进行签字确认。 4 5 付款 4、 相关文件 协议报价单 验货清单 入库记录 5、 相关记录 差异单 手工匹配单 35 采购辅助管理项目一 : 谈判内容与技巧 判的过程是与厂商共同协商、分析市场、寻找商机的过程，不可单纯的理解为双方利益的分割。因此、双方只有以诚信为本、才能互利双赢、共同发展。 换各种手续、验明确认双方的法人资格及商品资格、质量标准、行业标准等各种统一必备证明 ,采购主管对供应商提供的“营业执照复印件”、“税务登记 证”（国税、地税）、“生产许可证”（特种商品由制造商提供）、“商检合格证”、“进口商品检验合格证”（进口商品适用）、“商品检验报告”、“商标注册证”（由制造商提供）、“卫生许可证”（食品制造商适用）、“安全认证”（电工类商品适用）、“代理授权书”、“指定 /总经销证书”等文件资料进行书面复审 供商品报价单、提供返利政策等 , 品分档、排队：双方分析商品报价单、按照市场份额的排队理论、分客层、档次筛选主力品项、目的是：不管谈判是否成功，对方手里最好的东西我要知道、要备档。（询问供应 商排队名次的依据是什么，了解该品牌商品销售网络、可能有水份、供参考）简述：我方市场销售份额、网络、速度、发展前景等。优点要说够、讲透、缺点要客观、不回避。 方提供商品价格的依据是什么？税率是多少？能否提供增值税票及提供票据方法（是票货同行还是双方确认后开票）。 计算成本的思路引导价格谈判。 于提出想不到的商品进价、促销方式、厂家支持。 于提出对方的身份答复不了的条件。 了公司利益敢于见对方最高领导据理力争。 于用经销方式探测到想不到的价格。 市场零售价倒算的方法判断进价是否合理。 求市场的最低进价。如出现歧视性价格厂方必须无条件补偿或做出其它书面补偿性承诺。 于从商品质量上挑毛病；材料上、工艺、包装上挑毛病；用市调的信息在市场操作、促销价格上挑毛病。 之以挑毛病的形式造成对方不自信、商品不是“物有所值”、而在价格上做出让步。 36 利： 扣、返利（有条件返利，无条件返利）对供应商的销售政策留档、分析后再谈判。确认后明确写进合同条款并注明货款扣除还是支票返还及返还时间。 成交条件方式的种类：帐期、短帐期、预付款、（“承兑”贴息不贴息和“支票”）样品铺底、商品买断、商品包销、售后结、批发分销、部分付款、订金、信用额度等，灵活运用成交方式和其它条件之间的转换为公司争取适用本公司经营状况的交易条件 . 庆费、进店费、广告灯箱营业外收入等。 费方式 :货款扣还是支票 用是对进价的弥补 ,不可单纯的追求费用而忽略价格 ,因此必须先谈商品价格、后谈费用、否则一切无从谈起。 7. 其它： 售后服务及调退货、样品处理。长、短途运输及费用等。（确认 品数量 及发放层序）保护库存、价格补偿要文字说明不要口头承诺。出现歧视性价格和歧视性返利怎么办？在合同中必须写清楚。 判前要准备充分、做好谈判计划、明确目标，谈判要对对方在市场的形象、份量、角色、排队等、情况基本了解。要准备几个不同谈判方案 . 咨询的方式获知他们在市场上的竞争对手及同行排队情况。以便以子之矛、攻子之盾。 清对方的权限，避免与无权决定的人无效谈判。既浪费了时间、客观上又透露了公司某些信息。 好谈判纪录，存档备案。保持谈判的连续性。 可能在本公司 谈判。心理上、资料寻找方面占有优势并费用节约。谈判一般在预约下进行。 计划的提出问题，注意倾听对方的谈话，以便站在换位的角度分析对方在谋求什么。以便以退为进。 轻意讲明我方的最终目标条件，也要避免把对方逼的无退路宣告他们的原则立场而造成谈判失败。 持原则，但不对抗、真诚相待、不卑不亢，营造和谐的谈判气氛。避免因态度、个人因素造成谈判破裂。 37 守为攻，对一些原则和超权的谈判条件要留余地，与领导上报后再做决定。 判的激情、沉默要把握好尺度，注意导向谈判的走势、节奏。做到“ 激情”而不是“急切”、“沉默”而不是“退让”。强势而不“霸道”。谈判认真、耐心、尤其双方意见严重对峙时；不大声喧哗、注意对人的尊重、不带脏话、不骂街、注意因个人形象而影响企业形象。其实对方不怕你言情激动、就怕你思路清楚、点击要害。 判越诚信、越艰苦，对方越感兴趣、对我方越有信心。谈判的目标越有希望。质量可能越高。 同事、助手与对方谈判时内部观点要一致，配合要默契。 要供应商经理直接参与谈判。对个别 A 类必选重点帐期供应商我们可以采取灵活掌握，用“放水养鱼”的办法加以引进。合同期要 短。待时机成熟后重新完善交易条件，或者是引进过度的供应商来代替。 重若轻”、不要因斤斤计较而影响公司原则和重点利益。 作为经理主要是对谈判结果的分析与判断，主要检查以下几项内容： 同中所选的商品是否服从商品结构？ 选品项是否与市场热点、卖点接轨？是否服从已确定的品类角色 ? 品价格是否服从市场？ 据市调和商品角色的定位审定商品进价能否满足小分类的毛利率？ 交条件：对所有供应商合同条件的核查。对一些短帐期商品和重点经销 商品进行核查、把关。 查退货条款是否清楚 明确便于操作 . 步判断合作结果的前提下对返利 赞助费 促销等其它条款进行判定 . 正常谈判也好、