会议运营流程与常见问题分析ppt课件.ppt

2011 3 14 Contents 质量方针 质量质量排位在第一 体现出公司始终将质量放在第一 优先关注品质 客户 研发 过程 供应链 经营5方面的质量 技术技术是公司发展的基础 是实现企业愿景核心点 重视技术创新 领先行业技术质量是全面质量重要组成部分 交付满足客户高质量产品交期 是公司新时期的新的要求 也是公司运营和管理质量的关键指标 承诺对内 外部客户承诺 对上级 下属的承诺 对社会的承诺 符合公司企业文化 也是公众公司经营质量综合体现 会议运营流程及常见问题分析 1 会议沟通 学习目标 通过本次的学习 我们应当能够 了解会议的职能与会议类型的划分方法 掌握会议的特征 熟悉会议组织的一般流程 熟练运用不同角色下的各种会议技巧 2 学习目的 明确会议的目的与类型了解组织会议的基本步骤认识会议中的角色及其职责明确影响会议的因素掌握有效会议的策略引导案例 3 会议概述 会议是一种围绕特定目标开展的 组织有序的 以口头交流为主要方式的群体性活动 同时会议也是为发挥特定功能进行的一种多项沟通方式 格罗夫 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 会议沟通 4 会议沟通 会议沟通模式明确会议目的确定与会者构成明确与会者角色职责会议的组织准备工作会议议程会议记录 5 会议的类别 1 根据目的进行分类谈判会议用于解决争端或冲突 讨论是双向进行的 旨在达成双方的协调一致 报告会议报告会议的信息流往往是单向流向 不允许讨论 否则会影响信息的有效传递 解抉问题会议要求充分发挥与会人员的主观能动性 使问题得以解决 此类会议组织形式可以灵活多变 应当展开广泛的讨论 制定决策会议只限于特殊人员参与 旨在制定决策 制定的决策应当被每一个会议参加者所了解 并为此承担责任 此类会议的组织非常严密 收集和交换意见会议用于发表意见 发布消息 了解对意见的反应 此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问 6 会议的型号 大型会议参与人员可以达到成百上千人 这类会议实际演讲者不可能太多 只能是有限的几位 大多数人都只是听众 大型会议在告知信息时运用得较多 但如果有一些简单的程序 亦可以进行选举或表决某项议案 大型会议应注意到其组织难度较大 维持秩序不易的特点 大型会议大多设计会标 会徽 甚至有会议旗帜 以营造与会者的群体感受 APEC BOAO会议中型会议人数一般在几十人之内 大型 中型会议一般都是例行会议 不可能有太自由的辩论 否则秩序将十分混乱 中型会议的几十位参与者可能都有机会发言 但是也必须有严格的秩序 并且有时间限制 以免会议失控 另外一种形式 就是由主导的几个人发言 其余的人加以补充 但是 这样不易调动大家的积极性 会导致会议气氛沉闷 得不到发言机会的与会者会三五成群地 开小会 G20小型会议这种会议应用最广泛 意义也最大 这是因为小型会议沟通非常方便 气氛也相对话跃 大家可以畅所欲言 贡献自己的智慧 容易产生很好的创意 由于参与人数较少 一般在10人以内 或者刚刚超过10人 因此会议便于控制 主持人可以较随机地调控会议的内容和议程 以达到最佳会议效果 7 根据会议的召开方式划分 现场会在事情发生现场召开的会议 现场会有助于说明该会议的主题 强化会议效果 观摩会即演示会 是通过观摩操作演示 相互切磋交流的会议 电话会利用电话系统连接各个分会场而召开的会议 电视会分为两种情况 一种是单向传播电视会 即利用电视实况转播组织各分会场的与会者收听收看 分会场无法参与主会场 另一种是双向传播电视会 是指通过电视电话系统将主会场和各分会场连接起来 实现图像和声音双向传递和多向传递 任何一个分会场的图像和声音都能够传到其他所有会场 又称电视电话会议 广播会议通过有线或无线广播召开的会议 网络会议以计算机和通信网络为技术手段的会议 8 续 座谈会以围坐交谈的方式召开的会议 茶话会略备饮料 水果 茶点的会议 招待性会议以宴请的方式招待客人 商谈工作或发表演说的会议 如欢迎宴会 早餐会等 普通会议会场中专T1设有主席台的会议 9 会议的特征 五大特征 群体性 有效性约束性从众行为耗时费力 10 阿希的经典实验 在阿希的经典实验中 从众行为得到了充分的证明 阿希将七名被试者分成一个小组 请他们参加所谓的知觉判断实验 实验的真正目的是考察群体压力对从众行为的影响 七名被试者中 只有一名被试为真被试 其他的都是实验助手 实验者一次呈现两张一组的卡片 其中一张画有一条标准直线 另外一张有三条直线 这三条直线中有一条与标准线一样长 被试的任务是在三条编号依次为1 2 3的比较线中 判断哪一条与标准线是一样长的 结果发现 当实验助手都故意做出错误判断时 有至少35 的被试者屈从了群体压力 做出了从众的判断 选择了与群体一致的做法 由于群体压力的影响 在会议中可能出现群体思维与群体转移的现象 所谓群体思维是指由于从众的压力 使群体对不寻常的 少数人的或者不受欢迎的观点得出不客观的评价 群体压力引起的另外一种现象为群体转移 所谓群体转移是指在讨论可选择的方案 进行决策的过程中 群体成员倾向于自己最初的立场或者观点 在某些情况下 谨慎态度占上风 形成保守转移 但是在大多数阶情况下 群体容易向冒险转移 11 会议的职能 传递信息书面宣传 面对面个别宣传 通过会议宣传 12 会议的职能 满足情感的需要会议活动是一种互动性的交往方式 在人们交流思想 互通情况的同时 会议还有助于与会者们在感情上的沟通 有时还可以将联络感情作为会议的主要目的 如举行联谊会 茶话会 招待会等 对内增强组织的凝聚力 对外树立良好的公关形象 每个人都有与人沟通和表达自我的需要 会议沟通可以有效满足人们的这种需要 为人们提供情感的支持 提高决策的可接受性和可执行性社会心理学与组织行为学的研究表明 许多决策做出之后 因为不为人们所接受而最后失败 但是 如果那些会受到决策影响的人和将来要执行决策的人能够参与到决策过程中去 他们就更愿意接受决策 并鼓励别人也接受决策 这样 决策就能够获得更多支持 执行决策的员工的满意度也会提高 13 会议的职能 解决问题及障碍在任何计划进行的过程中 问题 障碍的产生是无法避免的 会议无疑是一种最有效的解决之道 个人的思考能力毕竟有限 但两人以上聚在一起商讨问题则往往会有完全不同的新观点出现 并经常因此寻得解决之道 高绩效的团队可以产生一加一大于二的效果 14 会议的职能 产生新的创意群体能够给决策者带来更大的异质性 这就为多种方法和多种方案的讨论提供了机会 新的构思是业务成长与发展不可或缺的因素 任何机构若长期执行某一种制度 势必导致僵化现象 以至于新创意难以出现 要打破僵局 脱离陈旧观念 同时发掘多人的不同观点 会议无疑是最佳出路之一 培育与训练随着人力资源开发的重要性日渐被企业界所确认 员工的培训与开发也越来越广泛应用 大多数企业在进行培训与开发的过程中采用专门会议的方式 为其员工实施培育训练 通过会议进行培训与开发 有效地节约了人力 物力及财力 提高了培训与开发的效率 15 一个富有成效的会议包含以下七个要素 目标 与会者 组织 领导 信息 会议时间 会议地点 16 有效的会议须符合以下三点 目标具有价值 短时间内实现目标 与会者对会议满意 17 会议的组织 确认会议的必要性会议往往占用人们很多时间 对于许多管理者来说 会议几乎成了吞噬时间的黑洞 哈佛商业评论 的研究报告指出 一般行政主管每周花在开正式委员会议的时间是3 5小时 另外 主管人员每周还得花上一天时间 参加非正式会议或者从事顾问工作 史都华通过对160位英国经理人的调查发现 般主管花费在正式和非正式会议上的时间差不多是所有工作时间的一半 而且高级主管比初级主管更多地奔波于会场之间 大部分人对这样的说法似乎都有同感 因此 除了迫切需要的会议应照常举行外 不随便开会是最好的原则 18 会议主题及目标确定 开会的原因 一是工作中出现了问题 然后需要开会研究问题的解决方案 二是前瞻性的会议 解决将来工作中可能发生的问题 良好的会议目标应符合以下三项要求 书面确认会议的目标 用书面方式写下会议目标 可以带来三点效果 有助于澄清目标内涵 书面目标较不容易被遗忘 当目标种类繁多时 以书面写下各目标 比较容易调和它们之间的潜在矛盾 会议目标必须兼顾挑战性和可实现性 可实现性是指会议的目标经过努力可以实现 但是可实现并不意味着会议目标应该是容易实现的 事实上 一种适度的 不能够轻易实现的目标 对目标的追求者才具有真正的挑战性 这也就是说 会议目标不但应具有可实现性 同时还要具有相当的挑战性 19 会议目标必须具体而且可以衡量组织行为学的研究表明 具体目标本身就是一种有效的激励 含糊笼统的目标极难充当行动的指南 某单位主管因为感到该单位产品不良率过高 决定开会研探讨 如何在十月底之前将产品不良率由目前的5 降低至3 则可以避免目标含糊的缺点 20 会议发言的技巧 严格控制发言时间 在最短的时间内充分表达 突出要点 先说结论 再作解释 然后再重复一遍结论 注意听众的反映 自信表达自己的意见 有条不紊地回答听众提问 随时保持礼貌 有幽默感 注意语言因素 如声调 速度 措词等 听从会议主持人的指示 讲究说服的技巧 赢得听众好感 灵活运用数据 引用名言 增加发言论点的可信度 21 会场布置 非正式会议最好用圆桌确保所有参加者能互相看到使参加者保持一臂间距不要用太舒适的椅子对有争议的问题避免观点相反或十分相近的人比邻而坐 以分散对抗尽量让声音最响 最直言不讳的人坐主席对面 22 会议布局类型图 23 出席会议 会前拟定发言提纲 调查 交流 试探 游说带着坚定明确的目标和适当的策略辨认对立方 争取会前分享信息发言清晰 简明 积极发言前深呼吸 注意声调和体语的影响力倾听 提问 24 与会者的座次方式 25 主持会议 了解职责研究与会者 个性 派别 动机等 掌握会议节奏 推进 总结 控制会议 辨别积极与消极信号 激发辩论 控制方向 达成决议 维持秩序 孤立扰乱者结束会议 26 影响会议质量的深层原因 社会惰化群体思维群体转移 27 一 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 图7 1会议交际沟通模式实例 28 二 明确会议目的 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定 29 三 确定与会者构成 同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡 30 四 明确与会者角色职责 检测 根据你所了解的群体沟通性质 你认为作为会议主席有哪些责任 在会议中 你若作为与会者 又有哪些责任 你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论 31 会议主席 主持人的职责 会议控制决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正 尽全力避免与会者的争论 确保其他成员了解会议进展情况 会议引导识别主题 问题 交换和开发建议 评价不同方案 选择行动计划 5W1H 32 会议主席的职责 促进讨论讨论 提问处理不同意见对争论双方或各方的观点加以澄清 分析造成分歧的因素 研究争论双方或各方的观点 了解协调的可能性 将争论的问题作为会议的主题之一 展开全面的讨论 以便把会议引向深入 若分歧难以弥合 那就暂时放下 按会议议程进入下一项 作出决定 33 案例上海城市合作银行 问题 1 你如何评价曹闽给钱岭的指示和4月25日的信件 2 从银行向受众发出的信息看 是否在内容的逻辑 证据和争论方面存在缺点 3 银行决定正式召开一次特别会议 曹闽准备在会议