行政接待管理制度

行政接待管理制度 V1 0 无锡物联网产业研究院管理体系改进工作小组 最后更新 2010 04 09 I 目录 1概述 3 1 1目的 3 1 2适用范围 3 1 3引用流程 3 2职责分工 3 2 1总经理办公会 3 2 2总经理或部门主管副总经理 3 2 3综合办公室 3 2 4相关部门负责人 4 3一般接待管理 4 3 1一般接待范围 4 3 2一般接待程序 4 4来宾接待管理 5 4 1接待来宾的范围 5 4 2来宾接待程序 5 4 3接待职责分工 5 4 4接待管理的其他规定 6 4 5接待勤务管理 6 5招待费管理条例 7 5 1招待费使用原则 7 5 2业务招待费的使用范围 7 5 3业务招待费使用标准及使用程序 8 5 4业务招待费报销程序 8 6来宾参观管理 9 7本制度的效力 9 附录 一 访客登记单 10 附录 二 公务接待审批表 11 II 附录 三 参观登记表 12 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 3 1 概述 1 1 目的 为规范行政接待管理事务 使内部管理有据可依 使来访和参观有章可循 塑造企业良好外部 形象 特制订本制度 1 2 适用范围 本制度适用于无锡物联院产业研究院各部门行政接待管理工作 1 3 引用流程 来宾接待流程 访客接待流程 2 职责分工 2 1 总经理办公会 负责审核批准公司接待与参观管理制度 2 2 总经理或部门主管副总经理 负责特殊接待情况和特殊接待费用的事前和事后审核 2 3 综合办公室 负责公司规定的行政接待管理 负责安排协调参观工作 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 4 负责本部门接待费用报销管理和其他部门费用报销审核工作 2 4 相关部门负责人 负责本部门的接待管理 负责部门的参观管理 负责本部门接待费用报销管理 3 一般接待管理 3 1 一般接待范围 适用于办公区域前台对一般性来访人员的登记与接待管理 3 2 一般接待程序 来访人员进入工作场所前台要求来访时 由前台服务人员进行常规的临时性接待 同时按来访 人要求与公司内被访者联系 被访者接受来访要求后 前台服务人员或被访者安排具体接待时间与地点 前台服务人员要求来访人员填写 访客登记单 见附录 一 前台服务人员登记访客身份证 前台服务人员向访客发放访客证 并收取押金 10 元 来访人员按要求填写完毕后 携带 访客登记单 并佩戴访客证进入公司办公区 来访结束后 来访人员将经过被访人员签字后的 访客登记单 返还至前台 并归还访客证 前台服务人员将事先收取的押金归还访客 收回并妥善保管访客证 前台服务人员将 访客登记单 按时间妥善存档 并提供事后单据的查找和内容查证 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 5 4 来宾接待管理 4 1 接待来宾的范围 国家机关 地方政府到公司视察 检查指导工作的领导及其他人员 兄弟单位 合作单位到公司商洽业务或协同办公的人员 参加上级单位在公司召开的有关会议的会议代表 来公司进行技术合作 交流的外国客人 来公司参加学术交流的各类专家和参观考察学习的重要团体 领导安排的其他来宾和需要接待的人员 4 2 来宾接待程序 公务接待工作实行统一管理 统一安排 统一标准 对口负责 分级接待 除公司领导指定由 综合办公室负责的公务接待任务外 其他公务接待以对口业务部门为主 综合办公室给予配合 公司副总以上领导的公务接待 由综合办公室统一安排 公司业务部门需要综合办公室安排接 待时 必须事先填写 公务接待审批表 存根联 和 公务接待审批表 报销联 见附录二 经公司主管领导审批后 报综合办公室安排接待 包括食宿 会议地点 新闻报道 车辆 参观地 点等 公务接待审批表 存根联 在业务接待最终获批后交综合办公室存档 公务接待审批表 报销联 申请部门自行保存 用于业务招待费的报销 由综合办公室负责接待的费用归综合办公室负责 由业务部门招待发生的费用业务部门自行负 责 具体招待费报销流程参见 8 4 业务招待费报销程序 4 3 接待职责分工 接待副总级别以上客人 由主要相关部门或综合办公室提出接待方案 经公司主管领导审 批后 由综合办公室具体组织实施 承办上级会议代表的接待 由会议承办单位或部门提出接待方案 经物联院主管领导审批 后 由综合办公室和会议承办部门共同组织实施 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 6 其他人员的接待 由部门提出接待方案 经主管领导审批 与综合办公室联系后 由部门 组织实施 综合办公室配合 具体招待费标准参照下文 8 招待费管理条例 4 4 接待管理的其他规定 不准组织参加用公款支付的营业性歌厅 舞厅 夜总会等高消费娱乐和健身活动 不馈赠礼品 和纪念品 特殊情况需安排娱乐活动和馈赠礼品 纪念品时 需经部门主管副总经理或总经理批准 后 由综合办公室统一安排 接待会议一般不安排往返超过两天路程的外出游览 特殊情况需经公司主管副总经理或总经理 批准 特殊情况确有必要在外接待的业务 要严格控制陪餐人员 降低接待费用支出 在工作时间进 行的各类交流 谈判 洽谈 汇报等活动原则上不安排陪餐 因工作和礼节需要的可适当安排陪餐 人员 但陪餐人员须按客三主一的比例控制 来物联院进行技术交流 洽谈 拜访等活动的来宾 接待单位或公司主管领导原则上只宴请 1 次 严格控制有客必宴和多头宴请 严格控制住宿费用补贴 物联院和各部门在安排接待 会议活动时 原则上不得给予来宾或代 表住宿补贴 特殊情况需补贴住宿费时 必须向综合办公室提出申请 并经公司主管副总经理或总 经理批准方可补贴 部门指标费用必须用于对外业务交往接待 不得变相用于福利和奖励支出 不得用于公司内部 各种会议和公司内部相互交往活动 严禁各部门用接待费和会议费互相请吃请玩 原则上 不允许除媒体记者外任何来访人员拍照和摄影 因工作需要对公司有关部门及先进实验室 设备 产品等进行摄影摄像的媒体人员 包括外请 记者 由接待单位向主管副总经理或总经理审批通过后 在公司综合办公室办理有关手续后方可拍 照 摄影 4 5 接待勤务管理 接待中的协调服务工作 重要客人的接待工作 主办部门和综合办公室须派专人陪同 并随时 掌握接待计划变动情况 做好相应服务工作 重要客人的接待工作具体如下 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 7 迎接来宾 按要求通知领导 迎宾小组及有关人员提前 15 分钟到达迎候地点 需悬挂欢迎标 和宣传标的要提前悬挂 必要时还要由主办部门或综合办公室派人到指定地点迎接 安排住宿 客人到达后 接待人员应及时将客户安排至宾馆并介绍相关情况 活动安排 按照日程安排 周密组织协调好各项活动 提前没有日程安排的 及时与来宾商定 活动内容 并由接待人员将活动安排表报送给相关人员 落实就餐和会议 凡有重要来宾或重要活动 接待人员要提前通知宾馆做好就餐服务 会议服 务 除会议期间必要的服务外 重要会议还需根据需要提前悬挂会标 摆放会议座签 印制双方人 员情况简表 准备多媒体 音响设施 休息室等 接待后期工作安排如下 诚恳地向来宾征求对接待工作的意见 并征询需要接待人员办理的事宜 确定来宾离开物联院的具体时间 必要时 为客人提前代订返程车 船 机 票 并及时送到 客人手中 安排送客车辆 如有必要 安排公司领导为客人送行 按照来宾的要求 与来宾所在或前往单位联系 告知客人何时 乘何次车 船 飞机 到达 以便接站 5 招待费管理条例 5 1 招待费使用原则 各部门自行处理的业务招待只能使用本部门预算内的业务招待费 超出部分由部门自理 业务招待费的使用要符合廉政建设的有关规定 业务招待费不得用于礼品 旅游 营业性的高 档消费 业务招待费使用必须符合财政法规和纪律规定 业务招待费使用必须对促进企业研发生产 经济合作 企业管理起到积极的作用 5 2 业务招待费的使用范围 业务招待费可用于上级部门 政府部门到本公司检查 指导工作及兄弟单位来人联系工作的接 待 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 8 业务招待费可用于上级部门 政府部门委托本公司承办的各种会议所发生的必要招待 业务招待费可用于业务部门外出联系工作所发生的必要招待 业务招待费可用于本企业发生突发性事件后的抢险抢修以及救灾所发生的就餐 茶水饮料等必 要性开支 业务招待费可用于因实施重大工程项目 临时突击项目而需要连夜工作发生的夜间就餐 茶水 饮料等必要性支出 5 3 业务招待费使用标准及使用程序 宴请重要宾客的标准 无锡地区控制在 XX 元 人 次以内 其他地区控制在 XX 元 人 次以内 一般事务性宴请标准控制在 XX 元 人 次以内 注 上述标准含烟 酒费用 特殊原因需要提高标准的 必须事先报请主管副总经理或总经理批准 上级委托我公司承办的各种会议需使用招待物品 统一由综合办公室根据会议的规模 级别核 定标准报公司领导批准后由筹办部门具体经办 提倡勤俭节约 反对铺张浪费 各有关部门应严格按就餐标准申请 凡超过标准的 其超出部 分自理 招待来客时 严格控制陪同人数 5 4 业务招待费报销程序 各部门发生的业务招待费由各部门领取财务部 报销申请单 具体单据参见财务部报销管理 制度附录中相应表单 并按要求填写 同时将 公务接待审批表 报销联 见附录二 附于 报 销申请单 后 经本部门领导审核签字后提交综合办公室 综合办公室根据业务招待费相关规定进行合规性审核并由综合办公室主任签字后返还给申请部 门 如审核不合格则将审核结果告知申请部门 申请部门将申请单提交至财务部 财务部根据申请部门的部门预算内容 审核费用是否在预算 框架中 如在预算中则由财务出纳直接付款 如在预算外则拒绝支付并将结果返回申请部门 综合办公室的业务招待费由综合办公室经理对 报销申请单 审核签字后 上交综合办公室主 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 9 管总经理审核签字后 方可提交财务部 6 来宾参观管理 凡欲进入公司办公区参观者 由客户接待承办部门事先和公司综合办公室取得联系 并填写 参观登记表 见附录三 申请表内容包括 来访者的姓名或公司名称 预约客人的联系电话 参观的起始时间及结束时间 参观人数的相关要求 要求参观的路线及部门 综合办公室或承办部门安排专人负责参观接待工作 并联系用车及讲解等事宜 综合办公室提 前通知被参观部门 被参观部门进行准备 需要安排讲解的 被参观部门提前指定负责人员 参观者必须按照既定时间 路线 不得随意在工作或展览区域逗留 不得单独离队参观 进入研发区域参观时 可由指定的讲解人员 或由生产部门安排专人 讲解技术研发情况 在 参观过程中应遵守研发区域的所有内部规章制度 如有不宜参观区域 应在不宜参观区域悬挂 谢绝参观 标示牌 接待人员应提醒参观者注意保持环境卫生 将随身携带的饮料瓶 食品袋 纸屑等物品丢弃在 指定位置 7 本制度的效力 本制度解释权归公司综合办公室 本制度经物联院总经理办公会讨论通过 并经总经理签署之日其实施 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 10 附录 一 访客登记单 访客登记单访客登记单 来访单位 访客姓名证件号码 来访时间年月日时分 受访部门受访人员 来访事由 离开时间年月日时分 受访人员确认签字 注 请访客务必如实填写姓名 证件号等个人信息 请访客遵循简明 准确 真实的原则填写 来访事由 请访客妥善保管 登记单 并在访问结束后请受访人员确认签字 无锡物联网产业研究院管理体系文档之综合事务管理制度 11 附录 二 公务接待审批表 公务接待审批表 存根联 公务接待审批表 存根联 被接待单位领队职务随行人员 宾客 情况事 由停留时间 接待时间经办人 接待餐数预算金额 陪同 人员 摄影 礼品 音响 宣传材料 导游 题词 接待 情况 准备事项 欢迎标语 鲜花 用餐 礼仪 水果 其他 综合办公室审核意见部门领导审批意见 合计金额 大写 公务接待审批表 报销联 公务接待审批表 报销联 被接待单位领队职务随行人员 宾客 情况事 由停留时间 接待时间经办人 接待