会议服务方案完整版本.ppt

Serviceprogramme 2018年全省教育局长和教师信息化应用培训活动 服务方案 2018年12月 会议背景 为贯彻落实 教育信息化 十三五 规划 和 教育信息化2 0行动计划 按照教育部 2018年教育信息化和网络安全工作要点 的部署 全面统筹陕西省教育信息化的规划与发展 加强教育信息化管理者专业队伍建设 全面保障我省教育大数据及智慧校园建设相关工作的高效开展 重点提升教育大数据和智慧校园的应用能力和规划能力 管理能力 建设能力 服务能力 保障各层面信息化管理与服务工作的有效实施 拟定于西安举办全省教育局长和教师信息化应用及培训活动 目录 CONTENTS 服务团队建立 总体职责分配 会前工作准备 会中支撑保障 会后收尾工作 服务团队建立 根据活动要求组建专业 完善的策划运营团队 人在一起的叫聚会 心在一起叫团队 服务团队名单 服务人员素质要求 3 拥有熟练的专业技能及多方面专业技能 4 具备专业的客户服务电话接听技巧 3 心里素质 情绪的自我掌控及调节能力 4 积极进取 永不言败的良好心态 3 忍耐与宽容是优秀客户服务人员的一种美德 4 拥有博爱之心 真诚对待每一个客户 3 善于思考 有各种问题的分析解决能力 4 善于协调同事间关系提高工作效率的协调能力 职责分配计划安排 组建专业 完善的策划运营团队并制定活动进度计划 活动职责分工 1 会务接待 会务期间招待 安排及接待工作 做到态度热情 服务周到 食宿安全 4 会场服务 负责会议开始前 进行中结束后的现场接待 会议服务 秩序维护 场地清理等工作 2 会场布置 会议会场布置和组织工作 负责组织 协调 会务的方案设计 各种票证的制作和物料采购 6 餐饮住宿 组织好会务期间宾馆 餐厅 和会议室的使用时间 壬寅沟通等保障工作 3 组织联络 做好出席会议嘉宾 讲师的组织联络协调工作 5 车辆接待 做好宾客的迎送 住宿 乘车 考察活动等具体接待事宜 人在一起的叫聚会 心在一起叫团队 服务进度和计划安排 服务进度和计划安排 会前工作准备 根据团队需要 按照职责分工不同安排相关工作任务 会前具体工作任务 确定参会人数 姓名 性别 职务 联络方式等信息表格 并进行会议相关时间流程安排的通知 确定会议议程 时间 沟通会议各环节细节 根据会务组具体要求确定最终会议可实施方案及分工安排 联系酒店 确定房间类型 价格 数量 配套设施及要求 根据统计与会报名人数进行房间预订及分配工作 确定酒店餐厅地点 就餐形式 早中晚三餐的菜品及茶点 费用标准 做好提前预订及 准备会议签到台及培训资料 书写笔 草稿纸 礼品等发放 负责会议到场人员的签到登记工作 会场桌椅摆放 文具摆放 横幅悬挂 欢迎牌 指引牌 座位牌等确认是否到位 会议场地投影 音响 灯光等设备调试 暖场音乐选择等 并进行提前排练 议资料准备与收集 电子版资料 包括会议议程 会议指引 外部 回执 会议使用文档初稿 会场布置 资料整理 会中支撑保障 根据会议议程及现场安排保障会议顺利进行 第一条会议指引 会议地点指引 根据需要分配签到员和座位引导员 安排参会人员座位 引导与会人员到会议地点参加会议 第二条场内负责人 检查会场情况 桌椅摆放 文具及资料摆放 横幅悬挂 欢迎牌 指引牌 桌位牌 茶水 礼品是否到位 每次会议开始前10分钟会场重新梳理布置 第三条设备 1 设备就绪 检查会议使用电脑 投影设备 音响设备 网线等是否就绪2 设备协助 查看会场中携带笔记本是否需要充电器 网线等 通知管理处接待人员协助第四条摄影摄像 根据需要安排摄影 摄像人员 与专业摄影摄像人员沟通场景拍摄 照片效果把关 现场抓拍会场情况 第五条茶水 根据需要安排人员准备会议茶水和就餐 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 由专人负责领导席和讲师的茶水供给到位 会中工作安排 第六条会场收拾 清洁整理会场 恢复会场卫生 设备设施维护 是否有物品遗漏 第七条场外负责人 提神饮料 水果 食品的准备和紧急事件的协调处理 第八条会场秩序 根据需要安排考核人员维持会场秩序 安排会议记录人员 记录参会人员会议中不良表现 第九条会场气氛 主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛 提高会议人员参与度第十条就餐服务 会务组人员安排人员到指定地点就餐 并确定有无饭菜不足现象 参与人员离开后 会务组人员轮班就餐 会后收尾工作 活动圆满结束后负责清场及相关费用结算等工作 会后工作安排 4 费用结算 3 送站安排 会议结束后 与会者要返回 组织送站工作 与接站工作相同要掌握与会者各自乘坐的交通工具 时间 车次 并制作成表便于协调指挥 同时要安排好送站的车辆 5 评估总结 在会议结束后 应当总结梳理会议各项工作 确认工作完成情况 处理存在的遗留问题 对整个会议流程进行评估并进行汇总汇报 会议结束后 要适时做好善后工作 让会议善始善终 圆满落幕 会议结束后需要进行的以下几点收尾工作 1 会场清理 1 要取走在会议现场剩下的与会议有关的文件资料 会议文件在会后应收回 以免遗失 2 收回在会议现场的一些布置物品 如横幅等 3 关闭会议现场的视听设备 督促会议现场的工作人员将其收好 4 退还现场一些租借的物品和材料 2 资料归档 正规的组织 会将会议的一些资料进行归档整理 例如现场的会议记录 与会者名单 发言稿原件和打印件 会议决议等文字资料 与会议的一些现场录音录像资料一起 统一归入整理 1 落实租借设备的费用和购买供应品的费用 2 为大会请来的相关专家 贵宾支付酬金或旅费 3 为与会者结清会议费用 并开具相关票据 以便报销 活动案例介绍 往期已举办活动案例情况介绍 经典案例1 2018年8月承接并筹备实施 陕西校园安全监控防控体系建设座谈会 组织陕西省教育厅安全处 信保处率领全省个市县教育局相关领导及陕西电信业务人员共约60人至青岛市考察学习 经典案例2 2018年9月组织筹备 陕西教育云平台暨教育上云产品培训会