第一章 办公室实务概述.ppt

第一章办公室实务概述 课程的概述 讲述的是基本的定义和原则 是后续内容的基础 办公室实务概述 2 教学要求 通过本章教学 使学生对办公室的基本职能 业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识 能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能 并能够较为熟练地进行运用和操作 正确管理办公室及接待室 办公室实务概述 3 框架 1 办公室的含义与职能2 办公室实务的范围和内容3 办公室环境的布置和管理4 办公器械的使用5 办公用品的准备6 办公室和接待室的管理7 办公室零用现金管理 办公室实务概述 4 1 办公室的含义与职能 1 1办公室的含义1 2办公室的职能与特征 办公室实务概述 5 1 1办公室的含义 办公室是办公的场所 办公 管理人员和文职人员的日常工作 有办公室 桌 椅 有文件 文具 电话等 主要是脑力劳动 场所 室内 而不是露天操作 办公室实务概述 6 1 1办公室的含义 广义 泛指一切办公场所 区别于教室 车间等 狭义 某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所 譬如 教师办公室 护士办公室 厂长办公室等 特指的 党和政府机关 企事业单位内的综合办事机构 如 市长办公室 三星公司办公室等 专指的 某种专门的独立的工作机构 如 国务院台湾事务办公室等 办公室实务概述 7 1 1办公室的含义 文书论及的是其第三种定义 即政府机关 企事业单位内的文员 秘书人员 打字员 接待员等文职人员的办公场所 办公室实务概述 8 问题 明星助理属不属于办公室秘书 你最熟悉的是哪一种 干什么工作 在哪里办公 办公室实务概述 9 1 2办公室的职能和特征 两大职能 政务 或业务 服务和事务管理事务管理是为政务 或业务 服务而开展的辅助性工作 它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分 事务管理做得好 将会起到推动作用 办公室实务概述 10 事务管理的特征 服务性 本质特征分散性 包括工作和人员专业性 面广以及相对独立性主动性 弹性和可塑性强繁杂性 包含实务多 办公室实务概述 11 2办公室实务的范围和内容 办公室实务 包括办公室的工作事务和操作实务 办公室工作人员以文员和秘书为主 所以办公室实务通常又被称为文秘工作和秘书工作 办公室实务概述 12 我国外资企业 合资企业办公室实务可以概括为以下10项 办公室环境的布置和整理 通讯事务 电话 信函和邮件处理 执行上司交办事项 照料上司身边的琐事 接待宾客和员工的来访 办公室实务概述 13 我国外资企业 合资企业办公室实务可以概括为以下10项 接上 记录上司指令及会谈 会议内容 打印文稿及表格 收集及整理各种信息 保管办公室设备及用品 外出办事 办公室实务概述 14 3办公室环境的布置和管理 3 1办公室环境布置的目的3 2办公室环境布置的内容与要求3 3办公室的整理 办公室实务概述 15 3 1办公室环境布置的目的 空间布置主要是上司及文秘人员的办公室 问讯处 接待室或会议室等 布置和整理这些环境的目的在于 为高效的工作服务 塑造组织形象 避免不必要的干扰 有利于保密工作 办公室实务概述 16 3 2办公室环境布置的内容与要求 办公室的配置和布局需要满足以下原则营造舒适的工作环境 节约空间 协调 格调统一 满足领导偏好 办公室实务概述 17 布局内容包括房间布局照明家具装饰格调通风等 办公室实务概述 18 3 3办公室的整理 1 上司办公室和接待室的整理 2 清理和清扫的办法 3 文员办公室的位置 办公室实务概述 19 1 上司办公室和接待室的整理 文员应该注意以下几点桌子和办公器械钟表是否准盆景 挂画报纸是否更新书架摆正 沙发干净 窗帘废纸篓 垃圾袋办公用品印象体现于细节 办公室实务概述 20 2 清理和清扫的方法 办公桌椅 抹布擦拭办公用品 定期擦拭书架 没有灰尘地毯 吸尘器清洁 沙发 刷 换桌布抽烟工具 检查清楚挂画 摆设 用毛刷拂尘废物筒 每天清倒 且不可倒掉机密文件 办公室实务概述 21 3 文员办公室的布置 原则 简单实用 注重效率 保持良好的工作氛围体现 5S 原则 办公室实务概述 22 注意以下事项 桌椅摆设电话 电脑摆设随时准备文件夹和笔基本办公用品随时备用抽屉 文件柜摆放整齐 方便查找下班前 物归原位 办公室实务概述 23 4办公器械的使用 基本办公器械 电话 电脑 照相机等传真机复印机录音机投影机 办公室实务概述 24 5 办公用品的准备 5 1办公用品种类5 2订购和分配办公用品 办公室实务概述 25 5 1办公用品的种类 桌子椅子其他 茶点 咖啡等饮料 吸尘器 碎纸机 书报架 衣帽架等 办公室实务概述 26 办公易耗品 信封 纸张软盘 光盘等 现在是U盘 铅笔圆珠笔签字笔或钢笔 修正液印盒小型机器 订书机 打孔机等日历等其他 标签纸 直尺等 办公室实务概述 27 5 2订购和储备办公用品 购买和分配办公用品 公司有专门的采购部门 向采购部门申请自己采购 比较价格 降低交易成本 提前订购分发办公用品 应做好及时的记录 杜绝浪费 办公室实务概述 28 储备办公用品 实时了解库存估计一个周期的需求量 预计短缺及时补充物品摆放整齐 办公室实务概述 29 6 办公室和接待室的管