会议筹备工作流程.doc

会议筹备工作流程一、会议请示起草会议请示（如需提请市委，以市总文件形式）起草核稿签发印制上报。确认会议名称时间地点出席领导及与会人员会议议程二、会议方案会议方案根据会议内容由承办部室制定，会议整体筹备由牵头副主席负总责，办公室主任协调抓好落实。拟制会议方案报会议牵头副主席定稿印制分发。会议筹备期间必须牢牢把握并做好如下事项:1、文字材料会议所有文字材料由牵头副主席负总责，由办公室文字副主任具体负责。会议通知起草核稿签发印制（通过办公自动化系统分发）落实参会人员名单（记录接听电话人员姓名、职务）编排会议座次表。文印室负责所有文字的印刷工作文字材料核稿、校对由承办部室负责，印刷完成后，由办公室文字副主任负责指挥装袋，并将装袋文件送至会场分发到位（包括主席台材料）。会议可能涉及如下工作，需要落实到人：向市委请示（包括拟请主持领导、出席会议领导等协调事宜）、出席会议领导的协调、请柬送达、领导讲话、主持词、典型发言、表彰决定、光荣册、致辞、资料汇编。2、行政方面：由办公室行政副主任具体负责。会场租赁，根据会议方案提前预定。会场外布置：主要对拱门、横幅、竖幅、刊板、彩旗、指示牌等工作进行布置检查落实。会场内布置：主席台及参会人员文件摆放规范、文件袋颜色及样式、笔、矿泉水摆放、茶杯、席签的打印及摆放、发言台鲜花、主席台鲜花、会场会标围标、毛巾、话筒、与播音间人员的沟通（会议议程及主持词）、通知会议开始、播音员的安排（联系、接送车辆的安排、播音稿准备及送达）、接待室的安排（席签、毛巾、议程表、音视频、茶水、铅笔、纸张3、领导的迎送：由办公室主任负责通知市总领导提前到达会议地点，迎接引导出席会议的领导到接待室。三、后勤保障消防、供电、保卫、交警、接送领导车辆安排工作由办公室主任、行政副主任协调市委秘书二科及相关单位进行沟通。笔、本、文件袋购置由办公室行政副主任负责。四、会议现场需注意事项1、会议提前3分钟，请主席台领导上主席台（协调好接待室，并做好矿泉水、毛巾摆放等工作）2、会议提前10分钟，再次检查话筒（检查完毕后，将话筒处于待机状态）3、会议开始前30分钟，将颁奖次序和主席台座次表和休息室进行再次检查，发现问题及时向领导汇报，及时解决。4、会议开始前30分钟，将会议材料，领导讲话稿，按顺序，提前摆放主席台（文件摆放于文件袋上方，准备签字笔并查看主席台文件次序、是否漏页及错别字错行问题）5、提前50分钟调度领奖人员到位情况并演练。6、会议开始前20分钟落实领导是否提前迎接市委领导的到来，并提前10分钟落实领导的出席情况 4会议文字工作流程会议相关材料分发1、议程表负责人：#2、领导讲话负责人：#3、会议所需文件负责人：#会议相关材料印发1、议程表负责人：#2、领导讲话负责人：#3、会议所需文件负责人：#会议相关材料核稿（校对）1、议程表负责人：#2、领导讲话负责人：#3、会议所需文件负责人：#会议相关材料起草1、议程表负责人：#2、领导讲话负责人：#3、会议所需文件负责人：#邀请单位落实工作负责人：#请柬送达负责人：#请柬打印负责人：#会议邀请单位（