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费用合同签订程序 G AP olic y&P ro c e du re G A905费费用用合合同同签签订订程程序序W al m a r t Ch i n aG ro up Co nf i d en ti al Pa ge1背景?随着公司的发展?全国各店费用支出金额越来越大?为了加强费用支出的控制与管理?统一各店、各部门对于费用合同的理解与认识?使各部门比较顺畅地完成费用合同的签订、审批、录入、以及付款等环节?提高各部门及财务部的工作效率?现特制定该费用合同签订程序?希望大家参考执行。 费用合同的签订程序?大概流程图? 一、确定要签订合同的种类公司政策规定?如果某项经营业务支出金额较大?或该项业务持续发生的期间较长?一般在6个月或以上?则必须签署书面合同。 未开业的店,根据自已店的实际情况,参照以下表格制定应签合同的计划表。 已开业的店,在已签订合同到期前三个月内确定续签事宜?或与原供应商合作或另找供应商合作?。 合同类别合同名称合同类别合同名称服务类制服清洗合同租赁类打印机租赁合同员工餐饮合同复印机租赁合同一小时冲印邮寄合同卡板租赁垃圾清运合同灭蝇灯租赁合同日常清洁合同购物巴士租赁合同邮寄服务合同购物巴士停车场合同送货合同顾客停车场合同与供应商谈判确定要签订的合同种类寻找供应商寻找标准合同签订合同.合同录入至合同系统G AP olic y&P ro c e du re G A905费费用用合合同同签签订订程程序序W al ma rt Ch in aG ro up Co nf id en ti al Pa ge2广告合同外仓租赁合同感光废液处理合同其他租赁合同管道疏通合同维修类点钞机维保合同绿化保养合同其他维修合同I SD与工程部的维修合同由总部签订押钞合同购销类饮用水购买合同保安合同废料售卖合同其他服务类合同其他费用购销合同 二、寻找供应商?审核供应商资质证明?一般对方需要提供以下证件?营业执照原件,看营业执照上是否有该项业务的经营资格。 签字人授权委托书原件。 如供应商为个人,须查看其身份证。 合同中如有保险条款的?还需审核保单?如清洁合同中应审核供应商是否为清洁工购买保险。 三、寻找标准合同范本到公司的p ip e l in e上寻找相应合同的范本,将与供应商达成一致的条款填写在标准范本的空格()内。 如果需要增加标准范本中没有包括的新条款?需分别与法律部和财务部沟通。 对于没有标准合同范本的?签署合同部门可以拟订合同条款?并经法律部审核。 四、我方签字权限的确认是否有权限签署费用合同?应按合同及付款审批权限政策界定。 如果签署人的审批权限没有达到公司的要求?则该份合同需要更高管理层加签?加签方式即可以是电子版也可以是手签版。 政策中的金额标准是指合同有效期内的总金额,如果是非固定金额合同?新店按预估数?已开业一年以上的店则按往年相同期限内的实际金额定。 五、合同签订后?连同对方提供的以下证明存档?授权委托书原件保险证明原件加盖对方公章的营业执照复印件GAP olic y&P ro ce du re GA905费费用用合合同同签签订订程程序序W al ma rt Ch in aG ro up Co nf id en ti al Pa ge3对方提供的与合同履行相关联的其它证明文件复印件对方如为个人?并留存身份证复印件 六、录入合同系统?录入方法详见合同录入手册需付款的合同录入合同系统时必须有H OS T供应商号码?否则不能付款。 申请H OS T系统里费用供应商号的方法请见公司网页?或电话咨询 tt p:/l ab c n n t sxx.h om eo ff ice.w al-ma rt./C N-p ip el in e/h om eo ff ice/f in an ce/wo rd/R eq ue st_V en do r_N um be r/R eq ue st_G uid eline.h tm签订合同时应注意的问题? 一、签署方的要求合同双方或多方的名称一定要与合同最后双方或多方盖公章的内容一样。 如果对方收款人与合同最后盖公章的公司名称不一致?则一定要对方提供证明并经财务部同意。 二、费用计量方法合同中的“费用计量及支付方式”条款?如为固定金额?则应写明每天或每月或每年金额的大小写。 如果为非固定金额的合同?则应注明计量方法及计量单位和获取最后金额的方法程序。 如果合同中既包括我方支付给对方的费用?又包括对方给我方的收入?那么在该条款中一定要分开注明各项内容。 例如1?3411店的清洁费为每月50900元?每月对方收购商场可回收废品3300元?每月对方收购商场潲水1300元。 那么合同中的“费用计量及支付方式”条款应该包括以下几个要素?a)甲方每月支付乙方清洁服务费伍万零壹玖佰元整?R MB50900.00?b)乙方收购甲方商场潲水,乙方每月支付甲方人民币?大写?壹仟叁佰元整?R MB1300.00?c)乙方收购甲方商场可回收废品,乙方每月支付甲方人民币?大写?叁仟叁佰元整?R MB3300.00?d)最后每月甲方支付乙方剩余费用人民币?大写?肆万陆仟叁佰元整?R MB46300.00?。 GAP olic y&P ro ce du re GA905费费用用合合同同签签订订程程序序W al mart Ch in aG ro up Co nf identi al Pa ge4 三、合同有效期?合同中一定要有明确的合同生效日和合同到期日。 如果合同只有生效日没有到期日或有到期日却没有生效日?则这样的合同都视为不合格的合同。 如合同里有这样描述的?本合同从双方代表签字并盖章之日起生效?有效期至某年某月某日?则双方代表签字日期一定要相同且填写清楚。 四、发票合