山西建工招投标操作手册.doc

招投标管理与项目注册操作手册杭州新中大软件股份有限公司2011年6月目 录一、特级资质要求3二、操作流程说明3（一）基础数据维护4（二）项目信息收集6（三）往来单位管理8（四）资格预审9（五）现场踏勘11（六）招标文件12（七）标书编制14（八）标后分析15（九）项目注册17（十）标后交底20三、如何发起审批流程21四、流程图25一、 特级资质要求2.2.1系统的招投标管理功能及使用情况。总分：4分2.2.1.1具有对业主、投标项目进行信息管理功能；同时具有电子标书制作、概预算编制功能。 （2分）2.2.1.2具有对分包商、分供商进行管理功能，以上功能完备得分。 （2分）2.2.2系统的招投标管理使用情况。总分：0分2.2.2.1必须达到上述功能2.2.1.1、2.2.1.12的要求，且使用该模块的项目占企业项目总数50以上，得1分，在此基础上使用率每增加10%加1分，最高2分。二、 操作流程说明1） 项目信息收集：收集招投标项目的详细信息。2） 资格预审可选：项目信息收集后，进行资格预审。为可选环节，只有在项目信息收集时，勾选了“资格预审”，才需要此模块。3） 现场踏勘可选：对项目信息收集中记录的项目，进行现场踏勘。为可选环节，只有在项目信息收集时，勾选了“现场踏勘”，才需要此模块。4） 招标文件：对收集完成的项目信息进行招标文件的登记，为编制标书做好准备。5） 标书编制：进行标书编制的管理，主要是以附件形式上传编制好的标书文档。6） 标后分析：标书编制完成，即可进行标后分析，来确定是否中标。如果在投标结果中选择“中标”，则该项目即可被项目注册引用，成为一个待建项目；如果选择“未中标”，则项目过程到此结束。7） 项目注册： 对于标后分析中标记为“中标”的项目，在【项目信息】模块中建立该项目。8） 标后交底：对于标后分析确认中标的项目，只有在项目注册中建立项目后，才能进行标后交底。主要是用来记录投标文件核心内容。（一） 基础数据维护说明：在项目信息收集表单上有些信息是通过基础数据提前进行维护，再进行选择填加的。那么我们就需要在工作前将这些基础信息维护好。入口：【功能列表】【项目注册】【基础数据】1） 项目指标：对项目信息收集表所录项目的工程属性（一般工程与重大工程）的指标参数进行定义，例如：30000平方米以下为单位工程，50000平方米以上为群体工程。2） 所属区域：设置投标工程所在地区。3） 资金来源:对该工程项目资金来源方式进行编辑。4） 建筑类型：设置目标工程为哪种建筑类型(根据企业实际情况进行维护，例：框剪、框架、剪力墙等类型)。5） 建设单位性质：指建设单位主要是哪种性质的单位。基础数据在软件界面中的下拉列表中显示，手册中只提到部分基础数据，如需增加到基础数据中更新。软件入口：【项目管理】-【项目注册】-【基础数据】（二） 项目信息收集说明：该模块主要用于对可能进行招投标的项目，进行信息的收集整理。在录入此信息时应尽可能的详细，以便为后续的招投标环节或项目注册环节提供基础数据。1、 点击打开【功能列表】导航面板，功能列表里【项目管理】模块点击进入，点击【项目注册】-【项目信息收集】，进入项目信息收集录入界面；2、 在项目信息收集界面里，点击新增按钮，填写项目收集基本信息，蓝色字体如项目名称、招标单位为必填项；项目名称、招标单位、工程属性、工程指标等信息，依据实际项目信息收集过程中的内容进行填写；在项目信息收集阶段，需要项目信息收集人不断对信息进行完善，并且对投标过程中需要的一些工作进行预先标示，如投标过程中是否需要资格预审、现场踏勘、是否招标等下一阶段工作内容在右下角进行勾选。3、完成基本信息录入后，可以挂带附件，以附件的形式添加相关信息，然后点击右上的保存按钮。4、进入附件窗口，点击添加，选择需要添加的文件的路径，再点击打开，则可添加进附件窗口；在此界面，还可以对添加的附件进行删除、修改等功能；添加完成后点击确定退出。保存完毕以后，要挂带工作流。在项目信息管理标题栏中找到【事务处理】点击进入挂带工作流，流程审批通过后系统自动核准业务单据。如图所示：（三） 往来单位管理往来单位统一在系统内进行管理，需要增加单位时，按照往来单位编码规则要求，在项目管理基础数据往来单位处打开往来单位，在往来单位列表处根据单位类型在相应类别里进行增加即可。往来单位在项目管理系统内可分为：供应商、承包商、建设单位、监理单位、设计单位、其它往来单位等。其中在建设单位处，我们可以将工程业主单位在此处进行增加。投标过程中所涉及到的业主单位即要在往来单位建设单位中按照“往来单位类型+5位顺序号”这样的编码规则进行维护。 （四） 资格预审说明：项目信息收集后，进行资格预审。为可选环节，只有在项目信息收集时，勾选了“资格预审”，才需要此模块。项目信息收集审批完毕后，点击【功能】-【项目管理】-【招投标管理】-【项目招投标】-【资格预审】进入。如下图：在资格预审的界面点击新增按钮，然后选择工程名称后的选择框小按钮，选择项目收集中的项目名称。资格预审内容根据业务实际情况在单据表体处如实填写即可，蓝字为必填信息，其它内容为选填项，保存。在填写项目收集名称后，也可点击单据上的“项目收集”按钮查看具体的项目信息收集的信息。新增成功后，点击事务处理启动投标流程。如图所示： （五） 现场踏勘说明：项目信息收集后，进行资格预审。为可选环节，只有在项目信息收集时，勾选了“资格预审”，才需要此模块。当项目信息收集单上点选了现场踏勘，项目通过资格预审后就需要进行投标前的现场踏勘阶段，点击【招投标管理】-【项目招投标】-【现场踏勘】进入。如下图：在现场踏勘的界面点击新增按钮，然后选择选择项目按钮，选择需处理的项目名称，把现场踏勘界面中的蓝色字体的地方填写完毕，保存。具有审核权限的人进入I6P中后进行审核和审批此单据。（六） 招标文件说明：对收集完成的项目信息进行招标文件的登记，为编制标书做好准备。可以记录报价范围、质量标准、投标日期、联系电话、项目经理、投标公司等内容。1、 当现场踏勘单据通过审批后，我们的投标工作就可以进行下一个阶段，购买招标文件并在系统内维护招标文件内容以便于领导决策是否投标。路径：【招投标管理】【项目招投标】【招标文件】2、 新增一个招标文件。如下图：在招标文件的界面点击新增按钮，然后选择选择项目按钮，选择要处理的项目名称。本单据分为二部分，上半部分为引用信息，通过“选择项目”按钮引用。下半部分为填写招标文件信息的表单，该部分分为，单据编号、单据名称及其它相关信息，如有需要可以将电子档的招标文件文档以附件的形式挂在附件上保存。具有审核权限的人进入I6P中后进行审核和审批此单据。 （七） 标书编制说明：进行标书编制的管理，主要是以附件形式上传编制好的标书文档。1、招标文件表单审批通过后，决定继续投标则开始下一阶段标书编制工作，标书编制阶段业务人员还是通过原有的标书编制软件进行编写标书，项目管理系统中需要业务人员录入的标书编制单据是为了实现标书编制前的投标信息准备及标书编制后审批备案。路径：【招投标管理】-【项目招投标】【标书编制】2、进行标书编制，选中所在的项目目录树，点击新增，在弹出的标书编制窗口上点击招标文件，在下拉选项中会列出通过审批的招标文件单据以供引用，也就是说系统中的标书编制是针对招标文件进行编制的，两张单据一一对应。通过引用招标文件，将招标文件单据中的项目信息显示到标书编制单据上，这样我们就可以通过新增按钮增加标书文件文档名称及其它标书编制过程中所涉及到的信息录入到单据上。本单据上有三个页签，分别为基本信息、说明信息、编标要点，可以分别记录，标书文件的基本信息、标书概要说明及标制标书是时需要注意哪些要点。注意：通过查看按钮可以追查项目信息收集信息表单与招标文件表单的原单信息。3、 在标书编辑好后，对标书进行一些事务处理，挂带工作流。（八） 标后分析说明：标书编制完成，即可进行标后分析，来确定是否中标。如果在投标结果中选择“中标”，则该项目即可被项目注册引用，成为一个待建项目；如果选择“未中标”，则项目过程到此结束。1、 投标过程管理中投标过后不管是中标还是丢标，系统都需要我们进行标后分析，总结投标过程中的优缺点。路径：【招投标管理】-【项目招投标】【标后分析】2、新增单据：点击新增建立一张标后分析表单。选择项目：在标后分析表单上点击选择项目选择目标项目，该项目是标书编制表单审批完成后的项目才能引用得到。标后分析表单上所列内容有基本信息、开标信息、投标内容、竞争对手报价。基本信息：投标结果为中标和未中标，通过它来标识项目状态，如果是未中标项目则投标过程到此结束；如中标则需要进行项目注册、标后交底流程。原因分析录入分析后的原因，此二项为必填项。其它字段内容用户可根据实际情况进行填写。开标信息：点击开标信息页签，可录入开标时的一些信息内容，业务人员根据实际情况进填写，非必填信息。投标内容：点击投标内容页签点新增按钮增加输入项，业务人员根据投标时所涉及的内容进行填写。竞争对手报价：点击竞争对手报价页签点击新增按钮增加输入项。根据投标时所掌握的竞争对手信息进行填写，非必填信息。 （九） 项目注册说明：对于标后分析中标记为“中标”的项目，需要在【项目信息】模块中建立该项目，成为待建项目。在此维护的项目信息，是整个项目管理的基础，会在后续的各个模块中调用这些信息，例如合同管理、物资管理、成本管理等。所以，要确保项目信息的准确、完整。1、标后分析结果为中标的项目，项目注册这里对项目进行正式的项目注册。公司内其它项目管理部门就可以针对正式注册的项目进行项目管理操作，此业务点为项目管理的起点，是其他部门的后续工作是否能够如期开展保证，所以在此阶段的业务人员一定要准时完成本项工作，本环节如果出现问题就会影响到其他部门项目管理工作。路径：【项目管理】【项目注册】【项目信息】2、 双击打开项目信息单据列表。 新增:该按钮有二种方式进行新增，一是直接增加一个新项目，二是引用招投标项目。按正常招投标流程中标后的项目通过第二项“引用项目信息收集”注册项目。其它模式可以通过直接新增跳过招投标流程直接注册项目。竣工：当某个项目竣工时，需要到项目注册列表中找到该项目，选中该项目点击竣工设置成竣工项目。终止：当某项目因异常情况终止，可以通过此按钮进行终止项目。工程归档：对结束的项目进行档案归档处理，该功能可以将工程资料直接归档至档案管理模块下。3、 点击左上角的菜单新增，选择引用招投标项目。4、 在随后弹出的编辑窗口中填入信息，组织、财务组织必填。（十） 标后交底说明：对于标后分析确认中标的项目，只有在项目注册中建立项目后，才能进行标后交底。主要是用来记录投标文件的核心内容。1、 标后交底主要实现了项目注册完成后，投标小组与工程项目部之间的一些交接工作，并对此项工作备案记录。路径：【招投标管理】-【项目招投标】【标后交底】2、 进行标书交底，选中所在的项目目录树，点击新增，如下图：在弹出来的对话框中，首先在标书文件中引用已中标并且在项目信息中成功注册的项目。然后在其它空格处将缺少的信息补全（蓝色字段为必填）。可以点击“附件”，在编制的标书中挂上与标书相关的一些附件信息，维护完信息后保存。具有审核权限的人进入I6P中后进行审核和审批此单据。 填写完毕后，保存审核。三、 如何发起审批流程首先进入项目信息收集，选择录入的项目信息，如图所示：然后点击“事务处理”“挂带工作流”。如图所示：点击选择模板。如图所示： 选好后点击左上角的确定完