如何提高团队的沟通效率？.doc

_团队沟通是团队合作的基础，但是，对于很多团队来说，成员可能会因为各种各样的原因使得彼此的沟通出现障碍，拉低团队整体的工作效率。特别是团队逐渐扩大的时候，这个问题会越来越严重。该怎么办呢？首先，你要找到问题的根源。当你觉得团队的沟通不畅的时候，一定要先弄清楚哪里出现了问题以及问题发生的原因。一开始做评估时，或许你可以很快找到问题在哪。不过，大多数情况下，你得经过认真反省并观察团队的状况，再对整个过程进行全面评估后，才能发现它。接下来，我会重点介绍导致团队沟通不畅的一些最常见的原因，你可以对照着检查自己的团队出现了哪些问题。只有明确了问题之后，你才能解决问题。在每一个导致团队沟通不畅的原因后面，我还补充了一些建议。不过，要先说明的是，这些建议只是一些想法与原则，而不是成功的关键。要知道每个团队都是不同的，所以可能这些建议对某些团队有用，对其他团队就不适用了。（不好意思，现实就是这么残酷！）原因1：你自身的问题这是最难评估到的一点！你要花时间思考一下自己在团队中的角色，多想想你的言行是如何影响团队沟通的，在团队中你是否扮演了关键的角色。在这一点上，你可以想想自己的性格和沟通风格（必要时可以借助MBTI指标或者DiSC测评）：你是否擅于倾听？你擅长推进团队的讨论吗？你构建了怎样的团队氛围？如果你发现很难做自我评估，那就去寻求外援吧。比如：找团队以外的“中立人”，像专业的教练、心理学家或者顾问。解决办法：如果你发现自己可能是导致沟通问题的原因，并且准备好承认这些，那就赶紧行动起来吧！想办法在团队中做出改变需要下苦功夫，其中一些可行的策略有：培养你的管理技能、培养你的沟通技巧、培养你的倾听技巧。原因2：团队的问题有时候团队沟通仅仅是团队问题的冰山一角，在这个问题下面可能还藏着团队凝聚力不足、团队文化氛围差或者团队协作不统一等大问题。虽然团队管理及相关话题又是另一个领域，但在这里我们可以谈几个让团队高效运转的关键因素：成员有共同的目标，彼此互相信任，对自身能力有信心，对集体有认同感。这些被称为“团队情商”，所以，一个“问题团队”至少会缺少一种或几种上述因素。解决办法：有些人会说你是没办法强迫一个团队合作的，让一个“问题团队”转变成一个高效团队确实不容易，但是我们可以促进这个过程。如果可以的话，从思考你是否选对了人开始。通常来说，人们是否能友好合作取决于人际关系如何。当然，你也要考虑团队发展的其他重要因素，比如：清晰的团队目标，评估过程的指标，团队培训，团队决策权，激励机制和开放的团队文化。原因3：团队远程沟通问题一般来说，一个团队会在同一栋大楼甚至是同一个办公室中工作。但现在，很多面对面工作的团队已经变成了远程协作团队这种团队的成员在地理上比较分散，所以需要依靠技术进行通信。但是，随着远程工作和在家工作变得越来越普遍，远程沟通带来的挑战将会影响到团队的灵活运作。比如下面几种常见的问题：. 时区差异；. 细小的误会最终演变成大问题；. 缺乏足够的交流；. 同样的，过度沟通导致信息过载；. 技术上的小问题。不过别担心，大部分问题是可以被解决的。你需要做的就是树立好的榜样，并且选择正确的方法和工具来帮助你的团队提升远程沟通效率。解决方法：不同的问题有着不同的解决方法。下面是一些我个人非常推荐的方法：. 制定时间表、预算并且安排线下工作的时间。研究表明，为远程协作的团队安排一些线下工作时间（不需要太频繁）是一个很好的方法，这么做可以帮助统一目标并且让团队从发展阶段进化到成熟阶段。在大型长期的项目中，线下工作最好能有三次：开始、中途和结束阶段。. 构建具有时区差异的工作流程。如果你的团队在不同的时区工作，花点时间想想怎么样跨时区交流。Office Ninjas为此提供了一些很好的建议：让成员都熟悉时区差异，设立“正式办公时间”。另外，别让电话沟通成为团队的负担，统一团队成员的工作日历表，少安排一点会议，多用短讯。. 选好沟通的渠道，定好沟通频率。定出团队远程沟通中要遵守的规则（沟通指南），理想情况下，把这些记录下来，这样每个人都可以再次查阅，而且新加入的成员也可以浏览。在这些沟通指南中，请说明团队要用哪一种沟通渠道。更重要的是，明确哪一种是用来紧急通信（比如电话），哪一种是用来实时非实时的通信交流（例如：邮件、群聊）。下图是一个实际的例子：原因4：团队的文化壁垒你的成员是否来自世界各地拥有不同的文化背景呢？如果是的话那就太棒了！在工作场合，文化多样性好处多多。然而，你需要确保语言与文化差异不会成为有效沟通的阻碍。文化差异可能会给交流沟通带来各种各样的挑战。比如：不同文化背景的人可能会对职场礼仪及公司文化持有不同的见解，人们可能不那么容易各抒己见，尤其是在团队成员来自公司不同领导层的情况下。除此之外，文化偏见和刻板印象可能会阻碍团队的整体协作以及成员间的交流，更别说语言上的误解和错误信息传达了。如果上述问题让你回想起了你在工作场合所面临的沟通情景，不必烦恼。作为leader，你可以采取一些措施来克服这些问题。解决方案：聆听是一个可以确保多元化团队提升沟通效率的绝佳方法，当你把重要的事情，比如：任务的规范，传达给团队成员沟时，让他们给你实时反馈。理想情况下，这种反馈最好是通过书写的形式，这样你们就可以在继续执行前一起回顾反馈的内容。另一个有效避免多元化团队沟通问题的方法是：为团队成员提供文化感知度和敏感性的培训，要注意这样的培训是要涉及到所有人的，包括少数民族群体以及大多数民族群体。教授每个人什么是文化的差异以及团队合作与沟通的细微差别，这样可以帮助团队进行更有效的沟通。还有一个十分简单而又实用的方法是，避免团队沟通中使用文化特有的术语和俚语，这些术语和俚语会疏远团队中听不懂这些特殊用词的人。这些细微的差别是很容易被领导者忽视的，尤其是当你还没理清如何管理一个多元化团队的时候，但一点点努力其实就可以带来很大的改善。原因5：提供接收反馈的问题反馈是团队沟通的一个重要组成部分，如果你在团队中担任管理职务，你就有责任给与团队反馈，包括表扬和建设性批评。即使你不是领导或者管理者，你也可以给团队其他成员（甚至是管理者！）提供有用的反馈。所以要点就是确保有人在团队中提出反馈得到反馈，然而，这也不是那么简单的事情。在给出接收反馈中有很多微妙差别，而这些微妙的差别可能影响沟通。尽管反馈是不可或缺的，但给与方或者接收方仍然会对此感到别扭，尤其是批评性反馈。反馈的给与方很容易表现出攻击性，而接收方就会很容易抗拒反馈。这种情况下，反馈就没有真正被接收。另一种常见的情况就是缺乏细节或者示例，当反馈太笼统或者不够具体时就很难被接受，更别说因此改进了。当你给与和接收反馈的时候一定要记住当你觉得反馈太笼统时，可以随时询问更多详细信息。解决方法：一旦你弄清楚团队的反馈机制哪里出了问题，就马上解决它。下面是一些可以帮助你给与反馈的方法： 注意你给与反馈的环境，一个私人并且温和的环境会让反馈的双方都更舒适。 你的反馈要详细并且最好有客观数据，如果是你收到了反馈，大胆去询问你需要的细节和例子。 交流反馈时可以想出一个改进的计划，这可以帮助落实要点，同时有助于双方设立改进的期望值。 另外，一定要确保反馈的接收方听到了所说的内容，不论反馈是书面的还是口头的，要是觉得太繁琐，那就关注事情的后续，必要时再提一提也可以。那么关于接收方呢？下面是一些关于接收反馈的建议： 尝试着不要太古板，没有人是完美的！你其实是幸运的，因为你的团队成员或者管理者会关注你的工作并且希望你改进。 承认你的错误！当你犯错时或者当你发现你还有成长的空间时，承认错误会让整体氛围不那么紧张，并且还能表现出你能认识自我同时还很诚实。 假如你不太清楚如何提升自己，去问问别人。在思考如何提升自己的时候，不一定只能是一个人。通常来说，别人不会想要插