公文写作_公文的写作技巧讲义

目录 公文的概念 一 公文的种类 公文的格式 公文的行文规则 公文起草的基本要求 三 四 五 二 一 公文的概念 公务文书的简称 广义 党政机关 社会团体 企事业单位及其他社会组织为处理公务而形成的文字材料 狭义 党政机关处理公务时所使用的公文 中共中央办公厅国务院办公厅党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 二 公文的种类 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要共15种 规定 条例 办法 细则等 经济合同 协议书 市场预测报告 经济变动分析报告等 信函 计划 总结 讲话稿 简报 调查报告 声明 启事 条据等 贺词 祝词 请柬 讣告 悼词等 公司常用的公文种类通知 通报 报告 请示 会议纪要 经济合同 协议书 工作计划 总结 讲话稿 函等等 三 公文的格式 公文一般由三个部门组成 版头 主体 版记 版头包括发文机关标志 发文字号 签发人 主体包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 版记包括抄送机关 印发机关和印发日期 页码 版头 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 使用宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 版头 发文字号由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 编排在发文机关标志下居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字标注 年份应标全称 用六角括号 括入 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 在阿拉伯数字后加 号 字 版头 发文字号对外文件的发文字号用3号仿宋体字 使用 裕达 公司名称 请 作为机关代字 对内文件的发文字号用4号仿宋体字 使用 裕达 公司名称 发 作为机关代字 其余文种 如请示 通知 会议纪要等 详见附件 版头 签发人上行文应当标注签发人姓名 由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 编排在发文机关标志下 居右空一字 版头 签发人对外文件 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 对内文件 签发人 三字用4号仿宋体字 签发人姓名用4号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 版头 版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线 主体 标题标题由发文机关名称 事由和文种组成 一般用2号宋体字加粗 编排于红色分隔线下空一行位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 主体 主送机关公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 对外文件一般用3号黑体字 对内文件一般用4号黑体字 编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记 主体 正文公文首页必须显示正文 对外文件一般用3号仿宋体字 对内文件一般用4号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空二字 回行顶格 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 一般第一层用黑体字 第二层 第三层 第四层用仿宋体字标注 对外文件正文内容行间距设置为固定值26磅 对内文件为固定值24磅 主体 附件说明如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时应当与上一行附件名称的首字对齐 主体 发文机关署名 成文日期和印章 1 加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内 主体 发文机关署名 成文日期和印章 2 不加盖印章的公文单一机关行文时 在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 主体 发文机关署名 成文日期和印章 3 加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时 在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 主体 发文机关署名 成文日期和印章 4 成文日期中的数字用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 主体 发文机关署名 成文日期和印章 5 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章 成文日期时 可以采取调整行距 字距的措施解决 主体 附注如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 附注一般指 发文范围 联系人 联系方式等内容 主体 附件附件应当另面编排 附件 二字及附件顺序号用4号仿宋体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 版记 版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 中间的分隔线用细线 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 版记 抄送机关如有抄送机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 版记 印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 后加 印发 二字 版记中如有其他要素 应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开 版记 页码页码一般用小五号宋体字 编排在公文版心下边缘之下 居中排列 格式为 第 页共 页 中间空一格编排 不加任何标点符号 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 版记 页面设置为使文件美观 庄重 便于装订 文件要求自定义页边距格式为 左2 4cm 上2 4cm 下2 4cm 右1 8cm 公文发文处理程序 拟稿就是草拟公文的初稿 拟稿人要按照公文的格式拟定初稿 要求认真细致把好公文质量关 并在文件发稿笺 拟稿人 处签字 公文发文处理程序 核稿即对公文草稿进行审核 核稿首先按照 谁起草谁负责 的原则 由拟稿人根据公文的基本要求 对草稿的格式 内容 文字进行全面的初审 然后交由集团总经办负责审核 核稿人要在文件发稿笺 核稿人 处签名 公文发文处理程序 编号为防止发文混乱 集团文稿由集团总经办负责统一编号 集团公司文稿由集团行政部统一负责编号 各子 分 公司文稿由其总经办 或综合部 负责统一编号 公文发文处理程序 会签各部门的公文草稿经拟稿人 核稿人审核后 由拟稿人送部门领导 分管领导审核 并在文件发稿笺相应位置签名 公文发文处理程序 签发签发是公司领导对文件的最后审批 集团公司的公文草稿经集团公司分管领导审核会签后 由集团董事长签发 各子 分 公司的文稿经子 分 公司分管领导审核会签后 由子 分 公司总经理签发 签发后的文稿即成为最后的定稿 公文发文处理程序 缮印拟稿人负责对公司领导签发后的文稿进行印制 在缮印的过程中必须以领导签发后的定稿为依据 不得随意改动 需改动的要报经领导批准 同时 要严格按照公文格式进行排版 做到版面清洁 美观 公文发文处理程序 用印拟稿人负责将最后定稿的公文上加盖印章 这是公文生效取信的凭证 用印要做到端正 清晰 位置恰当 要 上不压正文 下要骑年盖月 公文发文处理程序 分发由拟稿人负责公文的分发 发文时要做好登记工作 严格履行收文人签字手续 保证公文发放不出差错 公文发文处理程序 存档1 广西裕达集团红头文件由集团总经办统一负责存档 2 广西裕达集团有限公司红头文件由集团行政部统一负责存档 3 各子 分 公司红头文件由其总经办 或综合部 统一负责存档 机关标志 发文字号 标题 签发人 正文中的结构层次序数一 黑体 二 楷体3 仿宋 4 仿宋 特别提醒 1 发文字号中的年份要用全称 并用六角 括号括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 2 上行文的请示 一篇公文只有一个主送机关 下行文 普发性和周知性公文 主送机关如果不只一个 要注重排列的次序 3 附件名称后不加标点符号 4 对于行政公文中的请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码 以便联系 请示的概述 请示是下级单位向上级单位请求指示或批准的呈请性 期复性公文 页眉 logo 广西裕达集团 成为中国优秀的城市运营商 注 请示只能一文一事 不能一文多事 下级部门的请示事项 如需以本部门名义向上级部门请示 应提出倾向性意见后上报 不能将原文转报上级部门 结尾多用 特此请示 请予批准 以上请示妥否 请指示 以上请示 请予批复 以上请示 呈请公司领导审定 等等 请示的依据或原由 请示的具体内容 注 对上级部门的请示 要提出倾向性意见 习惯式要求用语 报告的概述 报告是向上级单位汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级单位询问时用的陈述性公文 报告的写作范例 1 工作报告 分公司关于 工作的报告总公司 背景 依据 在 下 现在 工作已经结束 总的来看 工作 进展得比较顺利 取得了 效果 基本情况及总体评价 现将此项工作报告如下 文种承启语 一 主要成绩 二 经验教训 效果评价 三 存在问题 改进意见 建议 特此报告 请审阅 分公司 年 月 日 2 情况报告 关于 事故的报告 月 日 我单位发生了一起 事故 背景概述事故基本情况 包括事故发生的时间 地点 造成的损失 现将情况报告如下 文种承启语 一 对事故的救助活动情况 二 事故原因 救助方案 三 处理事故的做法 措施 四 对事故责任人如何处分 五 教训抑或表态 年 月 日 通知的概述 通知是下行文 要求下级单位办理 执行或服从安排的文种 通知讲究时效性 是告知立即办理 执行或周知的事项 Logo 企业愿景 发文字号 内容包括 会议时间 会议地点 参会人员 会议议程 会议资料 其他事项等 会议纪要的概述 会议纪要用于记载和传达会议的基本情况 主要精神和决定事项 作为会后传达贯彻执行的依据 发文字号 签发人 时间 地点 主持人 主题 纪要 出席 缺席 记录人 校对人 分送 抄送 印发机关 印发时间 印发分数 如何做好来文处理 1 来文获取获取来文主要有几种途径 邮件收文 网上收文 传真收文 上门取件 来电通知等 如何做好来文处理 2 来文办理第一 来文登记 收到文后 首先快速浏览一遍 弄清楚文件的主要内容 待办事项 办理要求和截止时间 弄清办理事项的轻重缓急 查看文件的完整性 按照规定对来文进行登记 注明收文时期 发文机关 发文编号等 如何做好来文处理 2 来文办理第二 来文预处理 根据文件内容和各部门的工作职责 对来文做预处理 如果待办的事项比较急 可以先把来文内容告知相关部门 让其做好充分准备 这样一旦领导批示 即可立即着手办理 如何做好来文处理 2 来文办理第三 来文传阅 上述工作完成之后 应将来文尽快送主要领导批阅 注意及时传阅 及时办理 千万不可积压 同时做好文件传阅路径的登记工作 跟踪文件去向 以免丢失 如何做好来文处理 2 来文办理第四 来文督办 公文办理是整个文件处理中最重要的环节 一定要保证文件办理的质量与时限要求 注意对相关部门的督促和催办 如何做好来文处理 2 来文办理第五 信息反馈 来文办理完结后 要第一时间向领导汇报办理结果 在办理过程中也应该及时向领导请示和汇报 以解决办理过程中遇到的难题 如何做好来文处理 3 来文归档文件传阅 办理完成后 要按照文件编号及时归档 归档时要注意文件传阅是否完毕 有无遗漏 办理来文的材料是都齐全 要学会按照季度或者年份进行归档保存 做好归档目录 以便日后查找 四 公文的行文规则 一 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 二 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 三 向上级机关行文的规则 四 向下级机关行文的规则 五 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 公文的行文规则最主要的是把握好行文的关系 这是选择正确文种的关键 下行文 上级机关向所属下级机关发送公文 一般应使用决议 决定 命令 令 通知 批复 纪要等文种 上行文 下级机关向上级机关报送公文 一般应使用报告 请示等文种 平行文 同级机关或不相隶属机关之间往来的公文 一般应使用函 五 公文起草的基本要求 内容真实 实用 客观 符合政策 语言准确 精练 规范 得体 文种正确 格式规范 请同志们本着节约的原则 尽量减少不必要的浪费 不该收的礼物坚决不收 培训班上课不准讲话 不准穿短裤上班 咬死猎人的狗 xxx因盗窃两次被劳教 参加培训的人员7月17日前来报到 如果世界上男人没有了女人就感到恐慌 模糊性的语言 模糊时间词语 最近一个时期 入夏以来 长期以来 过去的几十年 在一个不太长的时期内 近年来 模糊数量词语 某些单位或个人 一些地区 少数单位和部门 部分干部职工