档案管理_文书档案整理教材

2020 2 22 1 文书档案整理 一 新保管期限的执行时间及编目方式各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年 10年分别进行排列和编目 从 001 002 003 开始用流水号新编盒号 2020 2 22 2 二 归档文件整理规则1 确定文件整理单位 每份文件为一件 或与一个事由紧密联系的相关文件为一件 正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 下列文件或文本在实体装订时 可为一件 2020 2 22 3 1 正本与定稿为一件 2 正文与附件原则上为一件 如果附件内容比正文重要且件数较多 则各为一件 3 转发文与被转发文为一件 4 处理单与文件为一件 5 来文与复文为一件 也可各为一件 6 会议记录一次为一件 如果几次会议研究同一问题则为一件 7 报表 名册 图表等应按其原装订方式 一册 本 为一件 2020 2 22 4 2 划分保管期限 按 档案保管期限表 的规定 确定每份文件的保管期限 基本分类方法 1 保管期限 年度分类法 其分类方案为 永久 2007年 2008年 2009年 30年 2007年 2008年 2009年 10年 2007年 2008年 2009年 本方案是两级分类法 适用于机构人员较少 业务量小 发文较少的单位 2020 2 22 5 2 保管期限 年度 问题分类法永久 2007年党群类业务类行政类 2008年党群类业务类行政类 2009年党群类业务类行政类 30年 2007年党群类业务类行政类 2008年党群类业务类行政类 2009年党群类业务类行政类 10年 2007年党群类业务类行政类 2008年党群类业务类行政类 2009年党群类业务类行政类 本方案是三级分类法 适用于机构人员多 下设机构较多 业务量大 发文多的单位 2020 2 22 6 三 归档文件整理方法 装订 分类 排列 编号 装盒 编目 2020 2 22 7 三 归档文件整理方法 确定分类方法 制定分类方案每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对稳定 具体方法如下 第一步 按保管期限分类 根据归档文件内容划定的不同保管期限进行分类 第二步 按年度分类 同一保管期限的文件根据归档文件形成的年度进行分类 文件签发日期 即落款日期 为文件所属年度 其中 跨年度形成的文件分类 应视不同情况作不同处理 跨年度的会议形成的文件放在会议闭幕年 跨年度的请示与批复放在批复年 跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年 2020 2 22 8 第三步 按机构分类 是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类 采用机构分类法 原则上一个机构设置一个类 机构名称就是类名 采用机构分类法不能同时采用问题分类法 其中 由业务部门起草 以机关或办公室名义发文的 如果内容属该部门职责或业务范围 则应归入负责起草文件的机构 由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构 一般按照 年度 机构 问题 保管期限 来分 2020 2 22 9 确定保管期限 永久 定期定期有30年和10年 2020 2 22 10 归档文件的排列 归档文件应按 件 为单位排列装订 同一文件的不同稿本 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复印件在后 转发文在前 被转发文在后 批复在前 请示在后 结论性材料在前 依据性材料在后 不同文字的文本 中文本 汉文本在前 外文本 少数民族文字文本在后 主要的在前 次要的在后 2020 2 22 11 归档文件的排列 按照事由结合时间 重要程度等排列 会议材料 统计报表 非诉讼案件 刊物等成套性文件可集中排列 同一事由的归档文件排列 可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列 具有保存价值 但未及时归档的文件 应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后 对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件 可在归档文件目录备注中注明 此件与X件为同一事由 2020 2 22 12 装订文件的基本要求 将原来文件上带有的会生锈的金属物去掉 短期的可不用去钉 并用细线或其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝 粘 合 1 页数较少的文件用胶水粘贴文件的左上角 2 页数较多的文件用不锈钢夹 在文件左上侧5 左右处交错装订每一份文件 3 较厚的文件用三孔一线的方法用绵线装订 4 保管期限为短期的文件可不拆原有的金属装订物 2020 2 22 13 大于A4纸型规格的报表 图样等文字材料 应根据实际情况 按照A4纸型的尺寸加以折叠 尽量减少折叠层次 折叠应尽量位于字迹间隙处 减少文件受损 便于阅读 小于16开纸规格的文件 要按A4 或16开 规格进行托裱 装订要采用对档案文件无损的材料和方法 装订要牢固 做到文件不损页 不倒页 不压字 装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 采用左侧装订的 要将左 下侧对齐 采用上侧装订的 要将左 上侧对齐 2020 2 22 14 5 文件的编页 文件的排列确定之后 要用阿拉伯数字编写页号 凡有正式文字的页面 无论正面背面都要编号 文件中有图文的页面为一页 每件归档文件以原有页码为序 无页码的文件以件为单位 从 1 开始编制流水页码 一份归档文件编一个流水号 每份文件都要从 1 开始编写页码 2020 2 22 15 注意 1 凡是文件中有效文字的页面都要编页码 正面的编在右上角空白处 反面的写在左上角空白处 2 原文件编有流水页码 并与实际内容相对应的可不再重新编写页码 3 原文件编制的页码不连续的 需编写连续页码 4 随文件一起归档的文件处理单 呈批表 一般放在文件末页 并一起编写页码 5 页码一般用号码机或2 铅笔编写 2020 2 22 16 6 盖归档章 归档文件应按分类 排列的次序逐件编号 并在文件首页右上角空白处加盖归档章 填写归档章项目时字迹材料应符合存档要求 2020 2 22 17 编号由档案室将归档章的各个项目依次填写 全宗号 是指档案馆给立档单位编制的代号 年度 是指文件形成年度 以4位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2000 保管期限 是指文件在归档时划定的保管期限 直接标注 永久 30年 10年 机构 问题 是指作为分类方案类目的机构 问题 名称或规范化简称 不设机构 问题 的立档单位此项可不填 件号 件号又分为室编件号和馆编件号两种 室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号 页数 是指每一件归档文件的有效页数 填写归档章内项目时 应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料 禁止使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等不耐久的书写材料 2020 2 22 18 归档章样式 2020 2 22 19 以机构分 2020 2 22 20 以问题分 2020 2 22 21 7 归档文件目录及封面 归档文件目录及封面统一为国际标准A4纸大小 目录用纸应选择质地牢靠 耐磨损的纸张 以保证其使用寿命 2020 2 22 22 从以下几方面编制归档文件目录件号 用三位数数字填写室编件号 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 填写责任者一般应使用全称或通用简称 不能使用 本局 本部 等简称 联合发文一般应将所有责任者照实抄录 责任者过多时可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 文号 文件制发机关的发文字号 题名 文件标题 文件没有题名或题名不规范 应根据文件内容重新拟写或补充题名 并加 号 日期 文件的形成时间 具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日 如 20030416 页数 填写每件归档文件的实际页数 指每一件归档文件的有效页数 备注 填写归档文件需补充和说明的情况 如缺损 修改 移出 销毁 插入文件等 2020 2 22 23 填写归档文件目录应注意 1 使用档案管理软件时要准确填写应著录的项目 做到不漏填 并要求规范统一 2 填写责任者时要求规范统一 填写文件形成单位的全称或规范简称 并要求用词统一 3 填写文号时要将文件的字 年度及号数填写齐全 2020 2 22 24 4 填写题名 A 要求照实抄录 不得随便改动 如文件没有题名或虽有题名但无实质内容 无法揭示出文件的实际内容或成份的应重新撰写 将重写的题名附于原题名后外加 任免通知 等公文的标题通常只注一个或部分人名 著录时则需要在题名之后加上该文任免的涉及本单位其他有关人员的名字并外加 2020 2 22 25 5 填写日期时 一般填写其形成日期 在日无法考证时填写到年月 在月份无法考证时 填写到年 6 填写页数时 填该文件的总页数 有效文字的页面都要统计在内 7 备注栏的填写用以注明归档文件的变化情况及盒号等 2020 2 22 26 归档文件目录 2020 2 22 27 归档文件目录封面格式归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 其中全宗名称即立档单位的名称 保管期限按永久 30年 10年分类填写 综合性较强的目录机构 问题 一般不填 全宗名称应使用规范化全称 2020 2 22 28 目录封面 2020 2 22 29 8 备考表备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施 用以对盒内归档文件进行必要的注释说明 备考表的编制备考表盒内文件情况说明 整理人 检查人 年月日 2020 2 22 30 备考表的编制 备考表盒内文件情况说明 整理人 检查人 年月日 2020 2 22 31 9 装盒 按照件号顺序 小号在上 大号在下 将文件依次装入档案盒中 盒满另装 对不同年度 不同期限的文件不能装入同一盒内 根据盒内文件的多少选择合适的档案盒 档案盒由本辖区内档案局统一监制 在盒内文件之后装入填好的 备考表 2020 2 22 32 档案盒正面 2020 2 22 33 盒脊填写 两级分类 2020 2 22 34 盒脊填写 两级分类 2020 2 22 35 盒脊填写 两级分类 2020 2 22 36 盒脊填写 三级分类 2020 2 22 37 档案盒脊格式 2020 2 22 38 填写档案盒封面 盒脊 档案盒封面应标明全宗名称在盒