库存管理_采购物品的验收、结算与库存控制

第6章采购物品的验收 结算与库存控制 本章学习目标 掌握采购物料的验收与检验方法 熟悉物流采购付款结算的流程 掌握库存管理的功能和库存控制的方法 略 6 1物料接收与检验方法 物料 也称货物 的接收是整个采购过程中的一部分 有的企业把收货部直接划归为采购部管辖 有的企业的收货部虽划归在货仓或物流部 但收货部仍间接归采购部负责 在日常工作中两个部门有着千丝万缕的联系 6 1 1物料验收 物料验收应做到进出验收 品质第一 物料的验收工作 是做好仓库管理的基础 一般来说 物料的验收主要包括4个方面 1 品名 规格 出入库的物料是否与相关单据的品名 规格一致 2 数量 明确出入库物料的计量单位 物料进出仓前应严格点数或过磅 3 品质 进库物料 只有接到海关检验书面合格报告方可入库 出库物料 也要检验其品质 确保做到不良品不投入使用或不流向市场 4 凭据 单据不全不收 手续不齐不办 入库要有入库单据及检验合格证明 出库要有出库单据 6 1 2物料验收的步骤 物料验收入库工作涉及货仓 品质 物料控制 财务等诸多部门 其主要步骤如下 1 确认供应厂商 2 确定交运日期与验收完工时间 3 确定物料名称与物料品质 4 清点数量 5 通知验收结果 6 退回不良物料 7 入库 8 记录 6 1 3物料接收的要点 在接收物料时应注意以下几个问题 1 确认PO PurchaseOrder 即订购单或采购定单 单号是否与待收货的PO单号一致 2 确认供应商 物料名称 物料编号与PO单是否一致 3 清点物料数量 4 外包装有无损坏 5 单据是否齐全 6 1 4收货报表 单据 1 进料验收单2 交期控制表3 物料采购记录表4 来料检验月报表 6 1 5物料入库的检验 1 抽检比例的确定由于配送中心很多物料属于大批到货 很多情况下不太可能进行全面检验 因此只需要确定一个合理的抽检比例 确定抽检比例时 一般根据商品的特点 商品的价值高低 物流环境等综合考虑 2 检验的方法检验的方法主要有以下几种 1 质量验收 2 包装验收 3 数量验收 6 2采购货款的结算 付款是供应商最关心的问题 如果企业在货款的支付上引起供应商的不满 则会导致双方关系的恶化 会为企业原材料的采购带来诸多的困难 一般来说 付款是财务部门的主要工作之一 但不同的企业在付款操作上有很大的区别 有时采购部也会成为付款的主要责任部门 企业向供应商的付款时间一般有预付 货到付款 月结等几种方式 作为采购员 必须了解货款的支付方式以及支付流程 以便选择合适的结算方式 6 2 1货款的结算方式 1 支票 1 支票的概念支票是出票人签发一定的金额 委托银行或其他金融机构见票无条件支付给收款人或持票人的票据 2 支票的分类1 按付款方式有无特别保障或限制可分为 一般支票 又称普通支票 开放支票 持票人可凭票向银行兑现 也可通过银行代收货款 保付支票 支票付款人在支票上注明 保付 并签名 由付款人承担全部付款责任 横线支票 又称划线支票 平行线支票 其中在支票左上角加注两条不平行线的称普通横线支票 可由任何银行代收转账 在支票左上角加注两条平行线 同时在横线内注明某银行名称的 只能由指定银行签收 2 按支票是否记名可分为记名支票和不记名 空白 支票 3 按支票结算范围可分为现金支票和转账支票 3 支票的内容支票必须载明的事项是 表明为支票 确定的金额 无条件支付的委托 付款人名称 出票日期 出票人签章 未记载上述事项的支票无效 4 支票的使用支票一般为同城使用 禁止签发空头支票 不得签发与出票人预留本名的签名样式或印章不符的支票 2 汇票 1 汇票的概念汇票是由出票人签发的 委托付款人在见票时或指定日期无条件支付一定金额给收款人或持票人的票据 2 汇票的分类1 按信用性质不同分为 银行汇票 银行汇票由银行因信用而签发并付款 商业汇票 商业汇票的出票人和付款人是具有法人资格的公司 企业 2 按付款期限不同可分为 即期汇票 即期汇票指持票人只要在合理时间内提示付款 债务人就应付款 远期汇票 远期汇票指出票人与付款人签发票据后一定期限或特定日期汇款 3 按商业汇票承兑的不同可分为 商业承兑汇票 银行承兑汇票 4 按照有没有附属单据可分为 光票 光票不附带货运单据 只要出示汇票本身 付款人就应付款 银行汇票多为光票 跟单汇票 跟单汇票则附有物料装运单据 提单 保险单 发票 商检证书 出口许可证 检疫证书等 出示单据后付款人才予以付款 其信用度较高 国际贸易中多为跟单汇票 5 按照记载收款人的不同可分为 记名式汇票 记名式汇票的收款人是特定的 须经背书后票据才可转让 指示汇票 指示汇票未最终确定收款人 经背书可转让指示人 无记名式汇票 无记名式汇票又称来人式汇票 谁持有汇票谁就拥有票据权利 凭交付即可转让 3 汇票的内容据 票据法 的规定 汇票必须记载以下事项 汇票字样 无条件支付的委托 确定的金额 付款人名称 收款人名称 出票日期 出票人签章 汇票上未记载规定事项之一的 汇票无效 汇票上记载付款日期 付款地 出票地等事项时应字迹清楚 付款日期可为见票即付 定日付款 出票后定期付款和见票后定期付款 未记载付款日期的 为见票即付 4 汇票的使用1 银行汇票的使用 根据现行结算办法 单位或个人需要付款时 可将款项交当地银行 由银行签发汇票给收款人在异地办理结算或提取现金 2 商业汇票的使用 已在银行开立账户的法人之间根据买卖合同进行商品交易 可使用商业汇票 签发商业汇票需以合法的商品交易为基础 持票人可持未到期的承兑汇票向开户银行申请贴现 银行扣除贴现日至到期日的利息 付给现款并取得汇票 3 本票 1 本票的概念本票是出票人签发并承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据 本票的当事人即出票人与收款人 出票人始终是债务人 本票是一种无条件支付的承诺 是自付证券 2 本票的分类本票按出票人的不同可分为 1 银行本票 银行本票有即期与远期之分 见票即付 不记载收款人名称的小额银行即期本票 其流通性与纸币相似 可代替现金使用 远期银行本票主要适用于大额交易中 以保证交易的安全 2 商业本票 商业本票由企业或个人开立 用于清偿自身债务 3 本票的内容本票必须记载的内容是 表明是本票 无条件支付的承诺 确定的票据金额 收款人名称 出票日期 出票人签章 未记载上述事项的本票无效 本票上记载付款地 出票地等事项的 应当清楚明确 未记载付款地 出票地的 出票人营业场所为付款地 出票地 4 银行本票的使用银行本票由银行签发 本票的出票人必须具有支付本票金额的可靠资金来源 并保证支付 出票人的资格由中国人民银行审定 本票自出票日起 付款期最长不得超过两个月 4 汇兑 1 汇兑的概念汇兑是汇款人委托银行将款项汇给异地收款人的结算方式 2 汇兑的种类及其内容汇兑分为信汇和电汇两种 信汇是汇款人委托银行用邮寄凭证的方式 通知汇入行兑付的一种结算方式 信汇凭证的内容有日期 收款人 金额 账号或住址 汇入行名称 汇款人 汇出地点 汇款用途 汇款人签章等 电汇是汇款人委托银行以拍发电报的方式 通知汇入行付款的一种结算方式 电汇凭证的内容与信汇凭证基本相同 3 汇兑的特点这种结算方式便于汇款人向异地主动付款 适用于单位 个体经济户和个人的各种款项结算 个体经济户和个人需要在汇入行支取现金的 可凭填明 现金 字样的汇款凭证到汇入行支取现金 5 异地托收承付 1 异地托收承付的概念异地托收承付是指收款人根据购销合同发货后 委托银行向异地付款人收取款项 并由付款人向银行承认付款的结算方式 2 异地托收承付的有关规定1 办理异地托收承付结算的款项 必须是商品交易以及因商品交易而产生的劳务供应的款项 代销 寄销 赊销商品的款项不得办理托收承付结算 2 收付双方使用托收承付结算必须签有符合 经济合同法 的购销合同 并在合同上明确使用异地托收承付结算方式 3 收付双方办理托收承付结算必须重合同 守信用 收款人对同一付款人发货托收累计3次收不回货款的 银行应暂停其向该付款人办理托收 付款人累计3次提出无理拒付的 银行应暂停其向外办理托收 4 收款人办理托收 必须具有商品确已发运的证件 包括铁路 航运 公路等运输部门签发的运单 运单副本和邮局包裹回执 6 委托银行收款 1 委托银行收款的概念委托银行收款是收款人向银行提供收款依据 委托银行向付款人收取款项的结算方式 2 委托银行收款的适用范围这种结算方式在同城和异地均可使用 便于单位主动收款 既适用于在银行开立账户的单位和个体经济户的各种款项结算 也适用于水电 邮电 电话等款项的结算 3 委托银行收款的有关规定委托银行收款不受金额起点限制 分为邮寄和电报划回两种 由收款人选择使用 付款期为3天 付款期满 付款人存款余额不足 按无款支付办理 不予延期 对于拒付的情况 银行不负责审查拒付理由 7 信用卡 1 信用卡的概念信用卡是一种由银行及一些旅馆 饭店和其他专门机构发给私人使用的短期消费信贷凭证 2 信用卡的种类1 按发行机构的性质分为商业 旅游 劳务机构发行的旅游交际卡和银行发行的信用卡 2 按使用地区 范围分为指定使用地区信用卡和国际通用信用卡 3 信用卡的内容信用卡的发放通常是以一定量的存款 固定职业或担保人为条件 其外观为硬质金属卡片 卡上印持卡人姓名 签字 账号和每笔赊销金额 持卡人可凭此到指定的商店 交通和旅游机构购买商品 支付劳务费用等 只需在发票或其他单证上签字 而不必支付现金 6 2 2付款的操作 1 查询物品入库信息对国内供应商的付款操作 一般是在物品检验通过并且完成入库操作之后进行 所以订单操作人员 或专职付款人员 要查询物品入库信息 并对已经入库的物品办理付款手续 对于国外供应商 一般是 一手交钱 一手交货 所以对国外采购项目 物品一到岸或一到指定的交易地点 就必须完成付款手续及开具付款票据 在验收后对供应商支付款项 对于长期采购的供应商可通过谈判达成一定的付款周期 如在到货一周内付款等 2 准备付款申请单据对国内供应商付款 应拟制付款申请单 并且附合同 物品检验单据 物品入库单据 发票等 作为付款人员要注意 5份单据 付款申请单 合同 物品检验单 物品入库单 发票 中的合同编号 物品名称 数量 单价 总价 供应商必须一致 国外供应商付款手续较为复杂 在此省略 3 付款审批付款审批的具体事宜由管理人员或财务部专职人员负责的包括3个方面 单据的匹配性 即上述5份单据在6个方面 合同编号 物品名称 数量 单价 总价 供应商 的一致性及正确性 单据的规范性 特别是发票 付款申请单要求格式标准统一 描述清楚 数据的真实性 发票的真假鉴别 检验单 入库单的真假识别等 4 资金平衡在采购过程中 企业必须合理利用资金 特别是在资金紧缺的情况下 要综合考虑物品的重要性 供应商的付款周期等因素 确定付款顺序 对于不能及时付款的物品 要与供应商进行充分沟通 征得供应商的谅解和同意 5 向供应商付款企业财务部门在接到付款申请单及通知后即可向供应商付款 并提醒供应商注意收款 6 3采购库存的管理方法 略 对于企业来说 库存带来了收益 但也会增加成本 库存成本主要来源于两个方面 库存过时而带来产品削价的损失和库存本身占用流动资金的成本 通过有效的库存管理方法降低库存水平 对于大幅度提高企业的资金周转率和回报率以及提升企业竞争力都具有特别重要的意义 6 3 1库存管理功能分类 美国生产与库存管理协会将 库存 Inventory 一词定义为 以支持生产 维护 操作和客户服务为目的的各种物料 包括原材料和在制品 维修件和生产消耗品 成本和备件等 库存是指仓库中处于暂时停滞状态的物资 一般分为两个类型 由于批量订货而带来的库存 称为批量订货库存 由于顾客需求与供应能力变化而带来的库存 称为安全库存 另外 在具体库存管理中 我们还可以遇到另外两种库存 季节性库存和中转库存 1 批量订货库存批量订货库存是由订货经济规模而决定的 订货量小 采购频繁 库存小 库存资金占用成本就小 但是采购成本由于运输次数增加而增大 订货量大 采购次数少 采购成本小 但是库存大 库存资金占用成本就大 在实践中 通过平衡采购成本和再存资金占用成本 以实现总库存成本最低的最佳订货量 2 安全库存安全库存是为了应付超出预期的顾客需求与供应能力变化而保存的额外库存 它与3个因素有关 一是顾客需求的变化程度 变化程度就越大 所需安全库存就越大 二是订货的提前期和提前期的变化 提前期越大 所需安全库存也越大 三是顾客服务水平 服务水平越高 库存水平也越高 而且这个因素是由顾客确定的 一般不能改变 一般来说 库存水平总是保持在安全库存之上 以防顾客需求或供应能力突然变化导致缺货情况的发生 控制库存水平在很大程度上就是控制安全库存 3 季节性库存一些商品具有明显的季节性消费特征 如空调 日历等 在某些季节的销售高峰期 产品会供不应求 在其他季节 产品则会滞销 因此 需要在高峰期来临之前开始生产 保持一定量的库存 这类库存管理需要考虑企业生产能力与季节库存量之间的优化 因为 投资设备 扩大生产能力可以降低季节库存量 4 中转库存中转库存 也叫运输库存 In TransitInventory PipelineInventory 由于运输不会瞬时完成 因此在存储点 运输中途会存在库存 这些库存主要是为了中转货品而存在的 它们与物流系统的设计息息相关 例如 改变运输方式 从空运变为水运 就会大大增加中转库存量 这就需要综合中转库存 优化运输方式 再比如 在一定范围内扩大配送中心的数量 可以中转库存量 但是过量的配送中心会大大增加管理费用 因此需要进行优化分析 6 3 2库存成本分析 物料采购决策通常建立在对成本分析的基础上 通过建立订货模型 寻求使总成本最小的订购策略 常用的有存储成本 订购成本 配送成本和缺货成本 1 存储成本为存储保管库存所需的成本 通常也可称为保管成本 其构成要素主要有处理与存储成本 过时损坏 与失窃成本 保险与税收成本及资金投资成本 即机会成本 1 处理与存储成本 2 损坏 过时与失窃成本 3 保险与税收成本 4 资金投资成本 2 订购成本采购每批物料时通常需要耗费固定成本 此固定成本常称为订购成本 其构成要素有填写请购单 制造定订单 记录定订单 追踪定订单 质量检验 处理发票或企业报告以及付款准备等事务的工作成本 另外还包括每批物料的价格成本 该成本与批量大小有关 采购成本与每批订购量大小成反比 每批订购量越大 每年订购次数越少 则总采购成本越低 3 配送成本随着供应链各个环节的竞争不断加剧 物流配送近年来被认为是降低成本的最后一个 黑暗大陆 第三方物流市场不断发展壮大 越来越多的生产企业把物料的运输 配送业务外包给第三方物流公司 在这种情形下 物流配送成本需要单独考虑 4 缺货成本缺货成本主要包括停工待料或无法立即满足需求所发生的各种损失 如加班费 特殊管理费 违约罚款 赶工成本 特殊处理成本 信誉损失成本等 通常情况是发生需求时仓库无库存 且无法立即得到补充 这种缺货会失去销售机会 这种销售损失会造成利益的损失 也可能是信誉的损失 还可能面临失去顾客的严重后果 6 3 3科学的库存管理方法 1 选择适当的物资订购方式物流订购是影响库存成本的主要因素 因而物资订购是否合理是库存管理的关键所在 2 传统库存控制方式传统库存控制方式包括定期订货方式 定量订货方式 最大最小订货方式 3 经济订购批量 1 经济订购批量的定义经济订购批量是通过平衡采购进货费用和保管仓储费用 确定一个最佳的订货数量来实现最低库存费用的方法 2 经济订