公文写作_文案的保管与利用

文案的管理 一 文案的保管 即对文案的保存和管理 文案在处理完毕之后 其显示效用已结束 这些失去现实效用的文案 需要由文案部门进行收集和保存 以便整理归档 这即是文案保管工作的基本内容 1 文案的收集 1 收集的原则按归档制度进行 登记 收发文登记过的 特别是发文 不交定稿不予编号 底稿 附件不齐不予盖章 2 文案的保存 1 工作环节机关文案的保存方法 主要采用文案夹和文案盒存放文案 1 做好文案夹和文案盒的置备工作 2 文案夹和文案盒的分类 关于表彰2008年度先进个人的通报各部门 为发扬成绩 鼓舞斗志 弘扬正气 表彰先进 推动中心的全面建设和改革发展 依据苏大字 2008 第27号 2008年度先进个人评选标准 在广泛发扬民主 群众评议基础上 进行了先进个人评选 经 批准 决定对工作表现突出 成绩显著的闫书梅等27名教职员工予以通报表彰奖励 现通报如下 院办二00八年二月二十日 转段动员大会通知各单位 部门 经研究 决定召开学院深入开展学习实践科学发展观活动转入整改落实阶段动员大会 现将有关事宜通知如下 一 时间 6月3日 周三 下午2 45二 地点 图书馆报告厅三 参加人员 全体教职工党员 中层及以上干部 学生党员代表 民主党派代表 党外高级职称教师代表四 会议主要议程 特此通知院办二00八年六月一日 关于组织学生代表观看禁毒宣传片的通知今年6月26日 国际禁毒日主题为 控制毒品 为配合 参与禁毒斗争 构建和谐社会 的宣传主题 进一步提高广大学生的禁毒意识 加强禁毒宣传 根据苏州国际教育园公安分局有关文件精神 学工处拟组织各系学生代表观看禁毒宣传片 为做好此项工作 特通知如下 一 参加对象二 观看内容三 观看地点苏州卫生职业技术学院石湖校区信息中心三楼报告厅四 观看时间2008年6月3日13 30五 要求 2 各系 国际学院 于6月2日到办公楼114室学工处领票 学工处二00八年五月二十日 关于表彰2008年度学院优秀网站的通报各部门 为表彰先进 树立典型 不断提高我院网站的服务质量和应用水平 进一步推动全院电子政务建设 根据 苏州卫生学院关于优秀网站评选办法 试行 的通知 苏卫院办发 2008 108号 精神 经综合考核评定 并报院领导同意 现对2008年度全院各部门网站建设先进部门予以通报表彰 具体名单如下 一 一等奖 1个 希望上述受表彰的部门再接再厉 积极探索新形势下网站建设工作的新思路 新方法 新举措 不断取得新的成绩 其他部门要向先进学习 进一步做好网站建设 促进我院电子政务和信息化健康有序发展 院办二 八年一月十九日 关于做好2009年应届毕业生应征入伍预征工作的通知学工处 2009 19号各系部 征集高校应届毕业生入伍 是适应新时期国防和军队现代化建设需要 提高军队战斗力的重要保证 按照教育部办公厅 关于积极做好2009年普通高等学校应届毕业生入伍预征工作的通知 现将我院2009年应届毕业生应征入伍的工作通知如下 一 征集对象范围征集的高校毕业生 指普通高等学校应届毕业的学生 往届毕业生 成人教育 自考类学生不包括在内 二 征集年龄高职 专科 毕业生当年年满18至23岁 联系人 蔡安成 电话 0512 62910109二 八年六月三日 3 文案夹和文案盒的编目标注 关于表彰2008年度先进个人的通报转段动员大会通知关于组织学生代表观看禁毒宣传片的通知关于表彰2008年度学院优秀网站的通报关于做好2009年应届毕业生应征入伍预征工作的通知 目录 1 1行业人才需求调研报告1 1 1人才需求调研报告 2007 2009 1 1 2人才需求调研报告 2010 2012 1 2专业设置和培养目标调研报告 1 3专业对应知识 能力 素质分解表1 3 1工作任务和职业能力分析表定稿 2008 1 3 2工作任务和职业能录分析表修订稿 2009 1 4专业建设规划1 4 1专业建设规划 2007 2009 1 4 2专业建设规划 2010 2012 1 5专业建设指导委员会资料 见基础部办公室 4 文案夹和文案盒的陈放和整理 5 年终做好文件夹 盒 及文件的调整工作 6 做好文件的归档工作 按照我国文书工作的一般规律 通常是第二年的三四月份 文书部门要向档案部门移交文件 由档案部门进行专门保管 移交部门 接收人 移交人 时间 2 文案保存的的重要作用 1 有利于维持正常的文案工作秩序 2 有利于文案的完整和安全 3 有利于文案的查找和利用 4 有利于整理和归档 3 电子文案的保管 由于电子文案的特殊性 使得它的保管原则 保管体系等纸质文案有所不同 电子文件概述 电子文件 ElectronicRecords 是指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 它形成于数字设备 如计算机 扫描机 并有相关环境 如操作系统 数据库 支持 以数码形式 数字 图形 音频 视频 存储在外存储器上 光盘 阅读及处理需设备 借助网络传输 专门的档案软件 电子文件可分为如下几类 一是文本文件 txt 字或表处理文件 是指用文字处理软件生成的 由字 词 数字或符号表达的文件 二是数据文件 数据库电子文件 以数据库形式存在的具有文件属性的记录 数据库 记录 字段是其三个层次 三是图形文件 如计算机辅助设计 CAD 或绘图中产生的设计模型 图纸 图画等文件 如基建设计图 四是图像文件 指使用数字设备采集或制作的画面 如用扫描仪扫描的各种原件画面 用数码相机拍摄的照片等 五是影像文件 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维 三维动画等各种形态画面 如数字影视片 动画片等 院学生活动 六是声音文件 指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件 七是命令文件 即计算机程序 电子文件收集的范围 1 按载体形式分的归档范围A 磁带B 磁盘C 光盘D 优盘 2 按文件内容分的归档范围 电子文件归档的变化 A 本单位的发文 主要指本单位有文号的正式发文 磁盘 光盘等 本单位形成的无文号的材料 磁盘 光盘等 本单位用电子计算机辅助设计 辅助制造 的各种电子文件材料 B 本单位的收文 主要指通过网络传输 面交或邮寄收到的各种磁盘 光盘 磁带等电子文件材料 C 本单位设计的各种应用软件 D 本单位购买或接收的各种系统软件 应用软件 1 电子文案保管的原则 完整性原则可读性原则 文案阅读要求的环境也完整保存 可靠性原则 备份 异地保存 2 电子文案的保管体系 1 集中统一管理电子文案 2 纸质文案与电子文案的双套归档 3 文书 归案工作的一体化管理 3 电子文案保管中应注意的事项 1 检查登记 2 兼容性转换 3 抽样检验 4 转存 4 文案的安全与真实 相关链接 电子文案的保管有哪些新的要求 对归档载体应进行防写处理 避免擦 刮 触摸记录涂层 单片载体应装盒 竖立存放 避免挤压 存放时应远离强磁场 强热源 并与有害气体隔离 环境温度为17 20摄氏度 相对湿度为35 45 二 文案的利用 文案工作中所有环节的进行 最终目的只有一个 就是为了文案的利用 即对外机关发来的文件 特别是上级机关发来的文件 进行传阅 传达 贯彻 落实 并根据文件精神和本机关的实际情况 制定具体实施意见和办法等一系列行为 另外 在文案处理完毕整理归档后 对文案的查阅 参考 研究等行为 也属于文案利用的范畴 1 文案利用的原则 1 既要保密又要方便 如学生档案 几年后也可以查询 成绩 处分 奖励 2 既要坚持原则又要机动灵活 2 文案利用的方式 1 文件的传阅和传达2 文件的承办和拟制3 文件的查阅和借阅4 文件复印和汇编5 建立阅文室 3 电子文案的利用 1 电子文案的利用特点 1 电子文案利用的快捷性 2 电子文案利用空间的广阔性 方志电子档案室 3 电子文案利用的高效性 检索自动化 4 外借利用的限制性 应用系统 2 电子文案提供利用的方式 1 阅览阅览是电子文案最基本的利用方式 电子文案的阅览通常分为联机阅览和脱机阅览 2 复制是电子文案利用中最常见的方式 电子文案的复制既可以是副本复制 就是对电子文案的所有组成部分进行复制 也可以是摘录复制 对电子文案的某一部分进行复制 A软盘复制B光盘复制C硬盘复制D磁带复制EU盘复制 3 网上展览 3 电子文案提供利用中应当注意的问题 1 利用时应当遵守保密规定 2 归档电子文案的封存载体不应外借 3 利用时应使用拷贝件 4 提供复制品时对其可靠性进行审核 5 利用者对其归档电子文案的使用应在权限规定范围之内 6 利用时要尊重知识产权 7 防止误操作 8 注意安全防范 相关链接 网络的安全威胁主要来自以下几个方面 A物理上的不安全性 如偷窃计算机 B线缆连接的不安全性 如窃听 拨号上网 C身份鉴别的不安全性 如口令套圈 口令破解 D程序上的不安全性 如病毒