新形势下的卷烟采购精细化管理.doc

新形势下的卷烟采购精细化管理 来源:烟草在线专稿 作者:祁莹 更新日期:2007-10-15 烟草在线专稿当前，全国烟草行业正在向着更好、更快的发展方向发展，但随之而来，一些新的要求也摆在我们面前。按订单组织货源是卷烟网络发展到一定阶段的必然要求，而要把此项工作做好，卷烟采购工作中的每个流程都需要我们细心经营，否则按订单组织货源工作就会出现偏差，甚至走错方向。精细化卷烟采购流程必然为商业企业全面提升卷烟销售网络建设与运行水平，各项经济运行指标高效、持续、健康、平稳运行贡献力量。一、明确岗位人员职责，是进行精细化管理的基础采购部门工作职能要结合地区市场特点，消费需求，品牌发展规划，采购适销对路的卷烟，确保公司各项经济指标顺利完成。只有精细化的划分采购工作职能，才能发挥确保日常的采购工作有续进行。而这些工作，如果岗位职能不明确，就会出现工作拖拉、推倭等现象。采取部主要岗位人员的职责大体分为管理岗位即主任和工作人员职责。管理岗位人员职责：（1）组织编制采购计划，与工业企业衔接货源情况；（2）组织落实采购合同的签订、执行、变更、补充等管理工作；（3）组织拟订销售计划草案，提出单品销售任务的分解方案，安排落实购进的批量计划；（4）组织对各营销部的销售情况进行适时跟踪；（5）决定缺货（紧俏）产品的品类替代和投放方案；（6）组织分析销售动态，预测市场需求，适时调整货源计划；（7）制定品牌引入计划，提出品牌培育计划工作；（8）组织分解、制定省局（公司）下达公司年计划任务；（9）组织本部门员工的业务学习等日常管理工作。综合业务员工作职能：（1）统计、上报、国家局、省局、市局（公司）、工业企业相关报表；（2）负责网上交易协议签订、调整，合同确认、执行、退货，商商调剂操作；（3）负责卷烟准运证确认操作；（4）负责公司卷烟分销系统的购进、库存，损溢、调拨、供应商维护、新增卷烟品牌维护操作；（5）执行上级管理单位的卷烟价格政策，维护卷烟价格数据库；（6）向工业企业提供信息；（7）向各营销部分解省局（公司）下达公司年销售计划。（8）向专卖内部管理检查提供相关资料、数据；（9）每月向专卖移交到货准确证，上报公司的卷烟确认、入库、库存工作；（10）负责公司电子结算的统计、衔接、相关文件、证件发放工作；（11）向公司各部门提供所需各项数据；以上工作职能的细化与定位，主要是基于采购部门的工作程序的精细划分，只有实现规范化的工作职能，才能有续的发挥工作效能，工作中才会各负其职，责权明晰。二、细化工作流程是采购部工作提高的必须要求卷烟采购工作流程精细化是采购工作的核心部分，所说的“精”就是精确划分采购卷烟品牌、类别、结构，“准”就是准确采购品种的数量，“细”就是细分市场需求预测，“严”是严格把握采购原则，人情烟、关系烟坚决拒之门外，“实”就是以扎实的工作态度，完成采购工作。下面从四个方面细分采购流程：1、采购计划确立流程（1）根据对地区市场需求的分析和预测，综合与工业企业的衔接情况编制单品采购计划草案报公司领导逐级审批；（2）按上级批准后的采购计划上网交易，并将计划归档管理；（3）分析各品牌的销售趋势，综合品牌测评结果制定调运计划，并告知工业企业；2、卷烟交易流程（1）根据采购计划登陆中烟电子商务网站发起协议、订单；（2）工业企业通过网络交易平台确认协议订单信息；（3）订单经国家局管理部门鉴章后形成合同；（4）办理合同网上结算业务；（5）保存好交易协议、合同的文档。3、卷烟到货确认流程（1）根据采购计划、调运计划编制到货时间表；（2）监控到货情况，将到货异常信息及时提供采购部主任，由主任调整调运计划，并根据已调整的调运计划修改到货时间表；（3）掌握到货信息，登陆国家局准运证管理网站，进行到货确认操作；（4）记录到货确认时间，登记台帐；（5）每月整理到货确认品种、数量，交由内部监管科审核。4、库存资源管理流程（1）根据对市场需求的分析和预测，确定各单品的正常日销售量；（2）根据订单送货周期、商品在途时间以及厂家供货及时性，确定各单品的正常库存周期、最高库存周期和最低库存周期；（3）根据各单品的库存周期和正常日销售量计算出各单品的正常库存量、最高库存上限和最低库存下限；（4）及时掌握订货信息和库存信息，各单品的库存量高于库存上限时限制采购，低于库存下限时及时采购。三、卷烟采购工作制度原则，是完成精细化采购流程的依据无论什么样的流程，都要有制度的监督和约束，否则，流程只会变成工作中的面现事物。采购过程既要求细致更要求耐心，所以明确制度与规则十分必要。保障采购过程无误，必须严格遵循以下原则和制度：1、选择品牌和工业企业原则（1）以市场为导向、以消费者需求为中心选择卷烟产品；（2）在此基础上，选择的品牌符合本公司的经营策略以及品类结构和品类配额的规定；（3）建立品牌档案，做好有关资料的积累、更新工作；（4）建立本公司经营品牌的动态目录；（5）选定品牌后，再选择提供该品牌的工业企业；（6）根据行业重点扶持的工业企业的名录，以及对公司的销量贡献、利润贡献、细分市场供应、成长潜力进行分析，确定重点级和一般级工业企业的分类。（7）在每半年全国集中网上订货前，根据前期资料对工业企业进行重新分类，将结果报营销中心主任。2、采购计划编制原则（1）采购计划坚持以市场为导向，以客户为中心，以满足市场需求为目的。（2）采购计划依据我地区市场要求和省公司下达的采购计划指标制定，计划采购的货源必须适应本地市场，既要充分满足本地消费者的需要，又要预防滞销情况的发生；（3）计划采购货源能够保证公司各项经济运行指标的顺利完成；（4）预先与有关工业企业协调，使制定的计划具有较强的可执行性。3、合同的管理、履行制度（1）建立采购合同档案，分类保存需求信息、分析资料、采购计划等。包括：批次调运计划、合同履约台帐（记录订货、执行、到货情况、据此统计合同履约率）、采购交易操作记录（记录需求生成、调整、衔接、网上操作、变更的情况）、合同文本；（2）履行合同必须以市场需求为前提，以月份销售预测为依据；（3）根据对销售进度和库存的实时监控，向工业企业发出执行订单计划；（4）建立卷烟库存预警制度，设置卷烟单品安全库存和库存预警值。库存预警分为缺货预警、滞销预警。其中缺货预警考虑货运的采购提前期，然后规定库存的最低下限，低于下限的则需要立即补货。通过滞销预警值，用于判断一定时间内未发生动销的卷烟，以次调节采购进度和投放规模；（5）由于市场变化，原有合同无法满足市场需求，及时与工业企业联系变更合同。四、工商企业业务衔接制度采购部门在日常工作中与工业企业衔接沟通，本着建立新型的工商关系原则，达到工商企业“信息共享、协同营销”，遵循以下制度。1、随时了解工业企业品牌的培育情况，掌握工业企业的品牌发展战略及相关信息，衔接结算和到货方式。2、依据上级批准的采购计划，通过网上交易平台，接收交易信息，择定日期上网签订合同，打印合同副本。3、建立工业企业档案，记录生产规模品牌、市场、在途时间等，以及相关人员的联系方式等事宜。4、根据工业企业信息反馈，掌握和获取卷烟产品的动态信息。5、采购合同签订后，根据库存情况，市场需求以及预计可出现的其他情况，编制合同执行进度表，并与厂家做好业务衔接。如遇到库存滞销、脱销等特殊情况可随时调整。6、评价工业企业供应连续性，计划执行效率，综合产品销售情况，根据评价结果确定品牌发展方向，向重点品牌和重点企业倾斜。7、向工业企业反馈评价情况，通报与之相关的销售信息、市场信息。8、对库存积压商品，应与工业企业商谈处理方案。9、采购合同在执行过程中，由于市场变化的原因合同需要调整时，要及时与厂家业务人员联系，办理业务手续。10、工业企业在我地区开展宣传促销活动，根据我地区市场需求情况，给予相应协助。总之，“实行精细化管理，落实程序化规则”是商业企业卷烟采购过程中每个人义不容辞的责任，更是采购部门提高工作能力和业务水平的良好契机，虽然我们在精细化管理的道路上才刚刚起步，但只要我们有超越自我的精神，精细化管理之路就会越走越宽，按订单组织货源之路才会越走越近。 用科学方法提高采购物流精细化管理 - 2005-8-3 10:05:00 ERP世界网 采购物流是企业生产过程的前段，提高物资采购供应率和提高采购物流效益通常是一对矛盾，本文从定性分析的角度探讨如何运用科学的管理方法实现采购物流的精细化管理。一、采购物流在科研生产中的重要地位随着我国进入市场经济和加入W&TO，企业之间的竞争愈加激烈。一个企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，主要抓住两个环节，一是不断加大投入开发新产品，做到“你无我有”、“你有我优”、“你优我新”；二是不断降低生产经营成本，以保证新产品有竞争优势、老产品有旺盛的生命力，确保在“你死我活”的价格大战赢得市场。为了有效地降低生产经营成本，企业加强科学化管理是十分重要的。为此企业需要在内部建立畅通、高效组织机构和业务流程，以保证企业内部的信息流、资金流、物流高效、畅通，使企业自身的生产经营成本不高于市场同类企业的平均生产成本；同时，企业还要与外部建立有效的沟通渠道和畅通的物流、商流、信息流渠道，把自己融入市场的供应链之中，使企业有效获得不高于市场平均价格的各类资源，以保证企业生产经营活动的正常开展。无论是从保证企业生产正常进行角度还是从降低企业生产经营成本的角度看，物流的作用都是不可忽视的，而且愈来愈得到人们的重视。物流被视为“第三利润源泉”，它是企业通过提高劳动生产率和降低物质消耗之后又一获取超额利润的来源。物流包括了企业外购配套产品和自制产品在内的采购、运输和配送、保管、搬运、包装、流通加工、库存管理、物流信息处理等业务环节。按企业生产经营的不同阶段，物流可分为四种，即采购物流(也称供应物流)、生产物流、销售物流、回收物流。采购物流的形成是社会化大生产的必然结果，由于产品技术和加工的复杂性以及社会分工的细化，原材料、零部件往往需要从企业外部获取，企业之间形成互为依赖的供应链关系。企业需要对其需要的零部件是利用自己的资源生产还是直接获取外部的资源要做出抉择。按照“影子价格”的原理，当零部件的采购成本低于企业自身生产此类产品的边际价格时，采购就成为必然的、合理的行为，由此产生采购物流。采购物流是生产过程的前段，也是整个物流活动的起点。企业若没有有效的采购物流做保障，再好的设计方案也只能停留在图纸上，再好的加工设备它也只能等料怠工，再好的管理人员和技术工人也无法完成“无米之炊”。由此可见，采购物流在企业生产中的重要地位。二、采购物流的主要业务流程通常情况下，采购物流主要包括以下业务流程：1.物资需求计划编制：依据企业的主生产经营计划(MPS)编制物资需求计划(MRP)；2.物资采购计划编制：根据物资需求计划，经平衡利库后形成物资采购计划；3.采购：选择配套生产厂家，签订订货合同，必要时支付预付款；4.采购过程监督：对配套生产厂家的生产情况进行跟踪，必要时进行下厂催货、监制、验收；5.提货、接货：从生产厂家或货运中转站提货，或接收货运公司发来的货物；6.入库检验：对采购产品进行检验、筛选、复验，不合格产品办理退货、换货、降级处理等；7.采购结算：与生产厂家进行结算；8.仓储保管：对库存物资进行整理、维护，对库存量和存储期限进行必要的控制；9.出库配送：按照用户需求配送，必要时进行下料和简单加工；10.供应(销售)结算：按产品进行成本核算(企业内部)，或与用户进行资金结算(企业外部)。从上述业务流程可以看出，采购物流自始至终包含着信息流，实物流伴随着资金流(流出)是其主要特征。运用科学的管理方法提高采购物流的精细化管理谈到物流的精细化管理首先需要了解精细化生产。精细化生产(Lean production)起源于日本丰田公司，其内在涵义就是：精质量高(零缺陷)，细库存低(零库存)。精细化生产相对于美国福特公司的单一品种大批量生产，其特点就是适应多品种的批量生产，加强协调，建立柔性生产系统；消除浪费，以较低的库存和制造成本生产出质量更好的产品满足市场的需要。由于采购物流几乎要占用企业的70-90%的资金，形成企业50-8