办公文秘_秘书理论与实务课件1

秘书理论与实务 之秘书理论篇 第一章绪论 第一节秘书的含义和职业特征第二节秘书工作的内容 特点和作用第三节秘书学的含义 研究对象和研究方法 第一节秘书的含义和职业特征 一 秘书的含义二 秘书的类别三 秘书的职业特征 一 秘书的涵义 一 古代的 秘书 1 宫中秘藏的各种图书典籍 或朝廷的机要文件 2 谶纬图箓一类的文图资料 3 官职 机构名称 公元二世纪 东汉汉桓帝设秘书监 物人 二 西方的秘书国际职业秘书协会所下的定义是 具有熟练的办公室工作能力 不需上级敦促即能能主动负责 积极进取 干练果断 能在授权范围内作正确决定的经理助手 各国对秘书定义的共性 1 秘书是一种社会职业 而不仅是一种官职名称 2 秘书主要是为领导服务的人员 但要求与权限有何不同 三 现代秘书定义分析 四角号码词典 秘书是掌管文书和机要的干部 商务印书馆1988年修订版 新华词典 秘书 管理文书并协助领导人处理工作的人员 上海辞书出版社1989年版缩印本 辞海 秘书 协助领导人综合情况 调查研究 联系接待 办理文书和交办事项等的工作人员 袁维国主编 秘书学 1990年9月出版 秘书 在我国现代主要指党和政府机关 企事业单位 社会团体 军队 院校内的一种行政职位 其主要职责是辅助管理 综合服务 主要工作是撰拟文告 管理文书 接待来访 管理会议 调查研究 处理信息 办理事物 参谋咨询 联络协调等工作 1989年董继超在 普通秘书学 把秘书分为广义和狭义 狭义的秘书是指 掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员 广义秘书定义是指在领导者身边或中枢机构工作 并以办文 办会和承办领导交办指示为主要辅助任务的专门人员 傅西路 秘书是为领导工作服务的办公室人员 是领导的参谋和助手 劳保部2003年 秘书国家职业标准 从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务 并为决策及其实施提供服务的人员 思考 1 定义的方法 列举法还是种差 邻近的属 2 秘书是职业 职位还是职务 3 对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书 还是应包括广义的如研究室 信访局 保密局 档案局等与办公厅室独立平行的机构的工作人员 4 秘书的本质特征是什么 核心认识 秘书活动的主要对象是领导者 秘书活动的根本职能是辅助管理 二 秘书的类别 一 现代秘书的类别1 按服务对象和经济来源分 公务秘书和私人秘书2 按不同行业和所属部门分 党务 行政 经济 工业 农业 金融 保险 税务 商业等 军事 司法 文教 文化 教育 卫生 体育 宣传 文艺 科研等 3 按业务范围的宽窄分 通用秘书和专业秘书 企业秘书 科技秘书 教学秘书等 4 按辅助对象不同 集体秘书和个人秘书5 按秘书自身的特长分 参谋智囊型秘书 事务型秘书 公共关系型秘书 技术型秘书和综合型秘书6 按秘书投入精力分 专职秘书和兼职秘书7 按工作性质和工作内容分 文字秘书 机要秘书 行政秘书 事务秘书 法律秘书 信访秘书 科技秘书 外事秘书 根据秘书职业资格鉴定等级 纵向分类二级 五级秘书职业资格证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书 证书适用范围从事办公室工作 日常事务性工作 协助上司处理工作 为上司决策及实施提供服务的从业人员 秘书资格证书全国统一鉴定由劳动和社会保障部管理 是国内唯一的秘书从业人员资格证书 全国统一教材 试卷 考试时间 证书全国通用 获取秘书资格证书的申报条件 五级秘书 具备以下条件之一者 1 经五级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 在本职业连续见习工作2年以上 四级秘书 具备以下条件之一者 1 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作2年以上 经四级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作3年以上 3 连续从事本职业工作4年以上 4 取得经劳动和社会保障行政部门审核认定 以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业 专业 毕业证书 三级秘书 具备以下条件之一者 1 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作4年以上 经三级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作5年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作2年以上 二级秘书 具备以下条件之一者 1 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作4年以上 经二级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作6年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作4年以上 培训教材及教授内容 一 秘书职业考核的内容以 秘书国家职业标准 和 秘书国家职业资格培训教程 为依据 二 秘书职业考核的内容包括职业道德 基础业务素质 案例分析 工作实务等四个基本内容 三 涉外秘书增加外语考核部分 秘书职业资格二级增加业绩评估范围 二 秘书的类别 二 现代秘书的职责 毛泽东和机要秘书张玉凤 2010年10月12日 驻利比亚大使王旺生会见利比亚总人大 议会 外事秘书沙胡米 就中阿 拉伯 友好大会事宜及中利双边关系等进行了友好交谈 三 秘书的职业特征 一 辅助性管理参与管理的辅助性辅助管理的全过程处理事务的被动型工作结果的幕后性 二 综合性服务工作内容的多样性综合服务的全面性工作服务的前导性 第二节秘书工作的内容 特点和作用 一 秘书工作的内容二 秘书工作的性质三 秘书工作的特点四 秘书工作的作用 一 秘书工作的内容 一 秘书工作的任务1951年 我国政务院召开全国第一次秘书长会议 发布 决定 对各级政府机关秘书长或办公厅主任的工作任务作出了具体规定 共包括7项 1 协助首长综合情况 研究对策 推行工作 2 协助首长密切各方面的工作关系 3 协助首长掌管机关内部的统一战线工作 4 协助首长掌管保密工作 5 掌管机要工作 6 主持日常行政事务 7 掌管机关事务工作 参与政务 掌管事务 具体包括 调研工作 信息工作 协调工作 督查工作 文书工作 档案工作 会议工作 信访工作 保密工作 事务管理工作 秘书理论与实务 二 秘书 助理的工作职掌与权责 学院曾对 市的100家中小型企业 其中国营企业15家 外资企业18家 合资企业30家 乡镇企业27家 私营企业10家 开展过问卷调查 调查者列举了23项工作 秘书从业人员是否认可和是否承担承担该项工作的统计数据如下 1 撰写各种文字材料 认可度100 实际承担100 2 处理商务文书 认可度75 实际承担100 3 搜集信息 备领导咨询 协助领导作出正确的经营决策 认可度82 实际承担65 4 管好档案 资料 认可度70 实际承担85 5 有效组织会议 做好会务工作 认可度100 实际承担100 二 秘书工作的性质 辅助性1 通过考察秘书工作产生 发展的过程 我们发现 秘书工作是出现领导机关和领导人出现之后 才应运而生的 2 考察秘书工作的具体内容 可以发现 秘书从事调研 收集信息 处理文书 督促查办等工作 最终指向是为领导服务 3 秘书部门在组织机构中的中介地位 也决定了秘书工作的辅助性 辅助性的特征 辅助的直接性 辅助的全面性 辅助的非独立性 三 秘书工作的特点 机要性被动性事务性 四 秘书工作的作用 枢纽作用参谋 助手作用耳目作用协调作用形象作用 第三节秘书学的含义 研究对象和研究方法 一 秘书学的性质与研究对象二 秘书学的研究领域三 秘书学与相关学科的关系四 秘书学的研究方法 一 秘书学的性质与研究对象 一 秘书学的学科性质秘书学是一门研究秘书工作和秘书活动规律的科学 是一门综合性的应用学科 应用说分支说边缘说综合说实践说 二 秘书学的研究对象 代表性观点介绍 秘书工作 居主导地位 秘书 秘书机构 秘书工作 辅助领导说 秘书活动说 一 秘书史 通史 国别史 断代史 专项秘书史 二 秘书理论 基础秘书理论 应用秘书理论 交叉秘书理论 三 秘书业务 文字 文书 信息 协调 督查 信访 接待 会议 值班等 四 秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法 手段和技能 与秘书业务相比 有更强的实践性 可操作性 二 秘书学的研究领域 1 秘书学与哲学2 秘书学与管理学3 秘书学与行政学4 秘书学与领导科学5 秘书学与信息学6 秘书学与文书学 档案管理学7 秘书学与应用写作学8 秘书学与公共关系学 三 秘书学与相关学科的关系 1 历史和逻辑相统一的方法2 理论与实践相结合的方法3 学科比较的方法4 经验分析的方法5 案例的研究方法 四 秘书学的研究方法 第二章秘书机构 一 秘书机构的名称二 秘书机构的性质和特征三 秘书机构的设置四 秘书机构的地位和职能 一 秘书机构的名称 秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构 秘书机构有广义和狭义之分 狭义 是指担负文牍性工作 并直接为领导工作服务的办事部门 如办公厅中的秘书 文书 机要等业务部门 广义 是指具有参谋助手 沟通协调 督促协调等功能 并为领导工作和机关工作服务的办事部门 如办公厅中的秘书 文书 机要 信息 调研 协调 督查 信访 接待和值班等业务部门 狭义秘书机构的服务对象是领导工作 广义秘书机构的服务对象是领导工作和机关工作 二 秘书机构的性质和特征 1 秘书机构的性质 辅助性2 秘书机构的特点辅助功能的综合性 其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的 所处位置的中枢性 所谓中枢机关 就是在决策管理系统中起主导作用的机关 秘书机构是最贴近中枢机关的办事部门 组织关系的封闭性 只接受本级机关的领导 直接对本级领导机关负责 3 秘书部门与职能部门的区分 秘书部门地位和功能与职能部门的不同点 如表 表1 2秘书部门与职能部门的区别 三 秘书机构的设置根据级别层次的不同 秘书机构可分别称为办公厅 办公室 秘书处 秘书科 秘书股等 各级政府机构设置 国务院办公厅 秘书一局秘书二局秘书三局国务院应急管理办公室 国务院总值班室 督查室电子政务办公室 人事司行政司财务室 浙江省政府办公厅 秘书处综合处信息处督查室农业处工业处财经处发展处涉外处科教处人事处行政处保卫处 绍兴市人民政府办公室 秘书处综合处城交处科教处工业处商旅社保处涉外处农业政法处信息处督查处调研处政治处接待办政报室行政处法规处行政复议处应急办 绍兴县人民政府办公室 秘书科综合科调研科信息科督查科工业科农经科城交科流通涉外科科教文卫科政工科县政府法制办公室县委 县府接待处 公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构 是在经理 厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构 由于公司 企业不同 秘书部门的设置也多种多样 董事会 董事长 总经理 工厂部总工程师副总经理总经济师总会计师 生产部开发部行政部销售部财务部质检部人事部采购部货仓部计划部技术部 公司企业的秘书部门的种类 续表 临时性秘书机构临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子 主要是为解决临时发生的重要事件 临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构 四 秘书机构的地位和职能 一 地位 二 秘书机构的职能1 参谋助手职能 基本职能参谋职能表现在 1 有意识地为领导收集 整理信息 2 随时为领导提供参谋性服务 2 督促检查3 综合协调职能 第三章秘书素养与悟性 第一节秘书的智能结构第二节秘书职业道德第三节秘书心理与性格第四节秘书与领导的关系 国际专业秘书协会章程 对于秘书的基本素质提出如下要求 1 象心理学家一样善于观察和理解他人2 象政治家一样有灵敏的头脑3 象外交家一样有潇洒的风度4 有调查各种棘手问题的丰富经验5 有良好的速记能力及文字功夫6 熟悉各种商业往来中的法律关系7 能熟练地使用各种办公自动化机器8 具有担当全面金融和税务方面的知识9 能熟练地对各种文件资料进行整理归类 第一节秘书的智能结构 一 秘书的知识结构知识结构是知识在每个人头脑中的内化状况 包括各种知识间的比例 联系和相互作用 各人兴趣不同 知识结构各有差异 而知识结构能决定一个人的发展方向 第一层基础知识 第二层专业知识 第三层相关知识 二 秘书的基本能力 一 表达能力 二 调研能力 三 办事能力 四 人际关系能力 五 操作能力 第二节秘书职业道德 一 秘书的职业道德在秘书职业活动中所必须遵循的 与秘书这特定职业相适应的行为规范 是社会道德在秘书职业活动中的具体体现 是秘书职业活动长期实践的产物 在秘书素质体系中 职业道德是最根本 最重要的的构成因素 是知识 能力 心理等其他构成因素的核心和灵魂 二 秘书职业道德规范1 忠诚 忠诚的内涵比较丰富 忠诚于秘书岗位 事业 忠诚领导 忠诚于国家 人民 2 廉洁清廉是秘书人员的立身之本 特别对公务秘书尤为重要 3 谦和是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则 4 谨慎秘书工作须细致谨慎 这是秘书工作性质 内容所决定的 5 守密是秘书人员应加强守密的道德意识 培养成良好的保密习惯 三 加强秘书职业道德修养职业道德修养是一个长期磨练和实践的过程 注意 1 强化职业意识强烈的职业意识为秘书自我修养树立了目标 使秘书的职业道德修养成为自己完成社会角色的自觉行为 2 道德学习和实践注意获取道德知识 加强对道德的历史 范畴 规范 要求等道德理论的理解 把职业道德意识变为自觉的职业习惯 3 提高个性心理品质 陈布雷 名训恩 字畏垒 浙江慈溪人 1890年生 1911年毕业于杭州浙江高等学校 1926年在江西加入国民党 先后任国民党中央宣传部副部长 蒋的侍从室主任 中央政治会议秘书长等职 抗日战争爆发后 任国民政府军事委员会副秘书长 有蒋介石的 文胆 之称 田家英 四川成都人 1936年在成都参加抗日救亡工作 1938年入陕北公学学习 同年加入中国共产党 1942年1月8日 田家英在 解放日报 发表的杂文 从侯方域说起 受到毛泽东的好评 1948年 经过胡乔木的推荐 田家英到毛泽东身边当秘书 直至1966年 第三节秘书的心理与性格 上司挨骂之后这家规模公司不大 总经理办公室只有3个秘书 主任老刘 经验丰富的小张和小王 这天上午 小张外出有事 十点左右 企划部有人来电话让小王过去取份材料 她刚走 总经理就来电话 让主任把去年的工作总结送过去 负责文件收发的是小王 主任左翻右翻怎么也找不到去年的工作总结 于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆 怎么搞的 连份总结也找不到 你这个主任一天到晚在干些什么 有什么办法 主任沮丧地只好等小王回来 小王刚进门 主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄 托您的福 总经理给了好果子吃 你干什么去了 小王想说明 但主任没有给她说话的余地 废物 饭桶 小王怎么受得了这样的委屈 她泪流满面地冲出办公室 屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷姻 这时 小张回来了 面对这种情况 现在小张应该怎么办 现在小张有这么几种选择 a 小王经常犯这种毛病 存完文件不说一声 我都说过她好几次了 b 赶紧找出文件递给上司 c 赶紧找出文件给老板送去 d 老板这些天也真像吃错药了 e 头 实在不好意思 我要是早点回来就好了 对于秘书以上几种选择 你认为哪种选择比较合适 请说明理由 并对其他几种选择进行评析 动机和兴趣 情感和意志 气质和性格 一 优秀秘书的心理品质 动机和兴趣1 动机是促使秘书行动的原因 是秘书心理活动中的重要机能 秘书应注意使自己具备高尚的职业动机 缺乏动机和动机不正的人 是不可能胜任秘书工作的 2 兴趣是秘书积极探究某种事物或某项活动的意识倾向 兴趣会引起持久