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营口金灿集团行政办公室规章制度第一章 办公室管理规定办公室管理及处罚条例（讨论稿）第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，明确要求，规范行为，创造良好的工作环境和公司企业文化氛围，特制定本条例。第二条 适用范围：本条例适用于公司全体员工并严格遵守。第三条 职责部门：行政部负责全面管理公司水、电、暖以及耗材的使用和维护。本条例的检查、监督由集团公司纪检组负责执行。第二章 细则第四条 办公秩序1.工作时间内不得无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2.严禁上班时间玩电脑游戏、看视频等，浏览无关网站占用公司带宽资源。3.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（前厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系。4.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。5.行政部负责进行办公设备设施的日常检查和定期的清洁保养、维护工作。 6.员工发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，应立即向行政部报修，不得私自修理，以便及时解决问题。第五条 水电使用规定1.公司员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。2.员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭，下班时应及时关闭电脑，不能使电脑开着过夜。3.员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用自然采光。4.在没有会议举行的时候，会议室内的照明、空调和其他用电设施都应关闭，会议结束时应及时将各种用电设备关闭。5.节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。第六条 打/复印机使用规定1.打/复印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。2.打/复印完毕务必使复印机进入待机状态。3.除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。严禁因私大量打/复印文件、书籍等非工作性文字内容。第七条 空调使用规定1.空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机。2.下班后，各空调区域最后一个离开的员工，应自觉关闭各自办公区域的空调，以杜绝浪费。3.单间办公室以及会议室的空调以谁使用谁负责为原则，公共办公区域则由行政部负责管理。第八条 卫生清洁管理规定1.公司员工都有维护环境卫生的权利和义务。2.公司卫生管理实行日常清洁与定期保洁、公共区域由行政部负责、个人办公区域由员工负责相结合的原则。第九条 环境及卫生标准1.窗明洁净，墙面清洁；2.角落无积尘、蛛网；3.灯具、电器、用具清洁；4.办公桌整洁有序，不允许杂乱的摆放资料，文具等，长时间放置物品实行定位摆放，零时性办公物品需放置于抽屉内；5.各部门的文档必须存放在各部门的文件柜中，不允许堆放在桌面或办公桌的桌底；6.室内无杂物；7.地面无痰迹、纸屑、烟头；8.个人仪表整洁、干净。第十条 员工环境卫生规范1.有责任和义务保持个人办公区域的清洁卫生；2.不在厕所、洗手盆中乱扔手纸、饭菜、荼渣，防止堵塞管道，污水外流；3.严禁随地吐痰；4.各部门的办公区域内，对外的窗户在下班后或在下雨时，必须保持关闭。5.不能私自移动，挪用办公室区域内的设施设备。第三章 罚则第十一条 工作时间内无故离岗、串岗，将给予30元/次的扣款处罚；上班时间闲聊、吃零食、大声喧哗，将给予10元/次的扣款处罚。第十二条 上班时间玩电脑游戏、看视频等，或浏览无关网站占用公司带宽资源者，将给予20元/次的扣款处罚。第十三条 员工未做好办公区域卫生的将给予10元/次的扣款处罚；在公司乱扔烟头、吐痰者将给予20元/次的扣款处罚。第十四条 未按规定使用水、电、打/复印机、空调等或未节约水、电、打/复印者将给予20元/次的扣款处罚。第十五条 因私大量打/复印文件、书籍等非工作性文字内容的将给予20元/次的扣款处罚。第十六条 员工未按规定保持办公环境卫生标准的将给予20元/次的扣款处罚；故意污损办公环境卫生的将给予50100元/次扣款处罚。第十七条 以上罚则未涉及到的违反办公管理行为将视情节给予5100元/次扣款处罚。第四章 附则第十八条 本制度由行政部负责解释与修订，自总经理签发之日起生效实施。第二章 印信管理规定总 则为加强公司印信管理，严格用印手续，规范工作程序。公司印章有公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章及介绍信统一归行政办公室管理。介绍信的使用应办理申请使用手续并经相关部门负责人批准。第二节 印章管理第一条 公司各类印章统一由行政办公室负责保管。公司印章的刻制须经总经理批准后刻制，并由行政办公室办理。第二条 印章停用应说明原因，注明停用日期，并移交行政办公室保存，以备查考。第三条 各类印章应指定司印人员，司印人员负责印章的保管、使用。司印人员因故不能司管时，由其所在部门负责人指定人员暂为司管，及时办理印章移交手续，印鉴移交单应妥善保存。第四条 用印应按以下程序审批：1、公章：（1）发文用印：凭经过审批的文件签发用印。（2）财务相关资料用印须经财务审计部负责人和总经理批准。（3）财务报表、统计报表等报表用印须经相关部门负责人和总经理签字同意。（4）其他需要使用公章的材料，须由经办部门的负责人和总经理批准。2、法人签名章：所有涉及到加盖法人签名章的，须经过总经理批准。3、合同专用章：须凭经过审批或经授权人的批准方可用印，其中销售合同专用章须经销售分管领导审批方可用印。4、财务专用章：财务审计部使用须遵照相关财务管理规定，其他部门使用须由总经理批准。第六条 未按权限批准而用印的，一经查出，追究相关人员的责任。第七条 所有用印均应建立用印登记薄。用印之前进行事先登记，并由经办人签字。第八条 印章的管理应注意以下方面：1、印章用毕后，要及时存放在保险箱内，防止被盗。2、印章不得擅自带出公司以外使用，如确实需要，需经公司领导同意，由印章保管人一同前往。3、印章要盖端正、清晰，严防错盖。4、印章要注意保养，及时加以清洗，确保印章的清晰。第九条 发现印章丢失，保管人应立即向行政办公室报告，行政办公室应及时采取相应措施，并登报声明作废，必要时应向公安部门报案。第三节 介绍信管理第十条 介绍信由公司指定专人负责掌管。第十一条 公司介绍信主要用于政府部门联系工作及其他联系工作用。第十二条 因情况变化而未使用的介绍信，领用人应及时退还，贴在原存根处，并写明情况。第十三条 发现介绍信丢失，领用人应立即向行政办公室反映，及时采取相应措施。第十四条 介绍信存根应存档保存。第十五条 严禁开具空白介绍信，开具介绍信内容与存根必须一致。特殊情况下开具空白介绍信，须由申请部门负责人及经办人作出书面承诺，并经上级领导批准方可开具。第十六条 介绍信内容，由经办人员掌握，对要求开具有疑义的介绍信须经申请部门负责人签字同意（在存根上签字即可）后，方可开具。第三章 公务接待和差旅管理规定总 则公务接待应贯彻“热情周到，讲究礼仪，勤俭节约，统一协调”的原则，差旅管理应本着明确标准、严格审批、手续完备、报销及时的原则。第一节 公务接待第一条 行政办公室是公务接待的职能部门，负责来访宾客的住宿安排、餐饮安排、车辆接送、票务订购、礼品采购等。第二条 上级领导、客人来公司，应事先提交接待工作联系单，需明确费用结算方式，经相关领导审批后，由行政办公室落实。第三条 严格控制业务招待费用，在接待客人食、宿过程中，一定要遵循标准，杜绝铺张浪费，贯彻“谁接待，谁负责”的原则，如有特殊情况，应由公司相关领导批准。第四条 客人的住宿标准分为普通级别和贵宾级别。普通宾客按市内三星级（含）以下标准安排，重要宾客按市内三星级以上标准安排，特殊情况须经公司领导批准。第五条 公司重要宾客的接待必须由接待部门事先制订接待方案，交公司相关领导审定。第六条 负责接待的人员着装应整洁大方，态度热情诚恳，礼仪规范，遵守纪律，严格按有关规定请示报告，不自行其是。第五章 会议管理规定 总 则为规范会议的组织与行为，提高会议效率和质量，使会议能做到高效、精简、务实、节约并结合公司实际，特制定本规定。第二节 会议的组织和纪律第九条 会议召集部门在主管领导或总经理批准后，将会议情况及相关要求报到行政办公室，由行政办公室落实会议准备工作(如拟定会议议程、材料准备、通知与会人员、做好报到、签到工作等)，并做好会场落实与布置。第十条 与会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应自觉关闭手机或设置震动。第十一条 会议召集部门应指定专人做好会议记录，会后及时整理会议纪要，可根据需要印发至有关领导及部门，并进行存档备查。第十二条 与会人员要严格遵守保密纪律，当会议内容涉及保密事项时，与会者不得泄露或传播不宜公开的会议内容和议定事项。第十三条 本规定适用于营口金灿集团及下属公司。第十四条 本规定自发布之日起执行，解释权归行政办公室所有。第六章 车辆管理规定总 则为了规范公司车辆（包括专车和公务用车）的管理，确保车辆安全、节约有序、高效，特制订本规定。公司车辆由行政办公室负责，实行统一管理、统一保险、统一调度、统一维修。行政办公室负责：车辆购置、建档、上牌、保险、年检年审、维修、保养、重大事故的处理以及公司公务用车调度等。第一节 车辆使用管理第一条 公司公务用车由行政办公室统一调度，各部门如因工作需要使用车辆，应提前申请。派车要登记并出派车单，否则司机不准出车。在不影响工作的前提下，尽量考虑一车多人，提高车辆使用效率。第二条 车辆要定人定车，严禁非驾驶员开车。第三条 公司车辆原则上不得外借，确有必要借车的，由借车方填写车辆借用联系单，经公司行政办公室及相关领导批准后方可出借。车辆出借、归还时应由经办人员及时进行检查，外借车辆各种费用，由借用单位承担。第二节 维修保养第四条 公司车辆须在公司指定修理厂维修，经车管员核实确认，并经行政办公室负责人批准。修理后将维修清单交回行政办公室。第五条 为了保持车辆整洁，公司对车辆的保洁状况作不定期的检查。各车辆责任人应保持车辆整洁。第六条 为保证车辆行驶的安全，行政办公室根据实际情况进行安排维修、保养。每行驶5000公里必须进行一次例行保养，车辆的一、二、三级保养，年度检验保养可由车管员根据车辆行驶情况安排。第七条 车辆责任人应经常检查方向盘、制动等安全系统，每日例行保养，检查发动机润滑油、轮胎气压等，保证车辆正常使用，确保行车安全。第八条 对公司车辆的使用用途、维修、保养、耗油、保险、年检、过路费做到日记、日累、季度通报。第九条 车辆出现事故时，车辆使用人应保护好事故现场，及时报告公司、交警部门、保险公司，配合交警部门的处理和责任认定。第三节 费用报销第十条 公司车辆的费用根据定人定车原则经核实后由专人报销，并由行政办公室登记。第十一条 公务车辆用油均由行政办公室统一定点加油，以加油卡的形式登记，并由行政办公室做好登记手续。第十二条 因公出差的燃料费、过路过桥费必须注明出差时间、地点，并经行政办公室专人登记后凭据报销。第十三条 车辆使用人因违章造成的交通处罚费用不予报销。第十四条 公司车辆在行驶中发生交通事故时，因私发生的事故除保险公司承担（公司统一办理车辆的车损费、车上人员险、第三者责任险、不计免赔险和和玻璃险五个险种）的费用之外，其余费用均由责任人自理。第十五条 本规定自发布之日起执行，解释权归行政办公室所有。第七章 计算机及网络管理规定总 则为提高公司网络系统、数据信息的安全性，提高公司办公效率，规范公司员工对电脑硬件及网络使用的要求，特制定本规定。本规定中的计算机包括计算机及配套的一切相关设备、设施，包括打印机、外置调制解调器、扫描仪、刻录机、音箱、电源（线）、ADSL或ISDN外接设备等。第一节 计算机及配套设备的购置、管理第一条 各部门申请电脑包括计算机软件的购置，应填写办公设备购置审批表，经领导审批同意后，提交行政办公室落实购买及安装工作。第二条 采购以“工作适用，适度超前”为原则，同时须确保售后服务的质量。具体参考相关采购标准。第三条 公司电脑配置实行一人一机，特殊岗位可申请配备笔记本。电脑更新速度及配置标准分为等级（A、B、C），A级配置和性能均较好，供高管和专业人员使用；B级性能较好，供文职人员使用；C级配置和性能一般，以及超过5年期的，供岗位对电脑要求不高的员工使用；财务人员使用电脑不得进行统筹调配。第四条 各使用部门需在行政办公室办理计算机的登记手续，驱动盘、使用说明、保修卡及配置清单等资料备份；原始资料交行政办公室负责保管，同时做固定资产登记。第五条 将计算机管理纳入使用部门职责范围，指定日常使用人为使用责任人，负责计算机的日常维护清洁、查毒清毒、资料备份等工作。第六条 计算机发生故障时，使用责任人应及时向所在网络管理负责人报告，由网络管理人员进行检查，如须更换部件填写根据一定金额选择填写维修单或采购单，经批准后执行。第三节 计算机安全规定第七条 任何人不得利用计算机进行侵害国家、公司和个人利益与合法权益的活动。第八条 计算机按具体使用情况分为三级，普通员工、管理人员、公司高管各级别在计算机使用功能上有不同，不得擅自修改所属权限和工作内容。第九条 计算机可根据需要设置开机密码、屏保密码以及重要文件的读取密码。密码由相关责任人保管，并视需要及时更改。第十条 定期做好文件、资料的备份工作，防止文件丢失，确保资料安全。1、根据本部门文件、资料的性质及重要程度，按照一定周期（如每周或每月），及时备份文件及资料，对重要部门、重要资料应做好随时备份、多个备份的工作。2、备份资料作为工作档案，必要时交档案室存盘。第十一条 任何部门或个人不得私自安装、使用未经许可的软件（包括游戏软件等一切与工作无关的软件）。第十二条 为防止计算机病毒传播，使用任何外来文件需首先进行病毒清查，安装有杀毒软件的计算机须定期查毒。第四节 计算机使用规定第十三条 按照“谁使用谁负责”原则，各部门所属计算机的日常使用及清洁维护、查毒清毒、资料备份、磁盘整理等工作需落实到人。第十四条 使用责任人应经常检查所属计算机及外设状况，如发现异常应立即报告，禁止因不规范操作等原因造成硬件损坏。第十五条 日常工作涉及计算机使用的员工应注意相关知识的学习与积累，不断提高自身应用水平。第十六条 使用中应注意随时存盘；为消除安全隐患，下班后应关闭计算机及附属设备并切断电源。第五节 违规处理第十七条 有下列行为之一且不限于以下行为的，公司将视情节轻重给予处罚：1、因违反本规定或进行不当操作造成计算机损坏的，公司可根据情况，要求使用责任人负担部分或全部维修费用。2、因下载游戏或安装不良软件而导致计算机产生病毒或造成其他危害计算机网络安全的给予负责人通报批评或处分。第十八条 违规行为给公司造成损失情节严重的，公司将另行处理。特别严重的公司保留向责任人追究法律责任的权利。第十九条 本规定适用于营口金灿集团及下属公司。第二十条 本规定自发布之日起执行，解释权归行政办公室所有。第八章 固定资产及办公物品管理规定总 则为加强公司固定资产和办公物品的管理，确保公司财产的安全、完整和保障使用，特制定本规定。管理范围包括固定资产、低值易耗品和办公用品，具体划分标准：1、固定资产：指使用年限在1年以上，并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括房屋、建筑物、电子设备、运输工具、机具和其他与业务有关的设备或者单位价值在2000元(含)以上使用期限超过2年的非业务主要设备的物品。2、低值易耗品：指单位价值在2000元以下，200元以上的不属于固定资产的物品。3、办公用品：日常办公文具及各种消耗品，包括管理品和消耗品。固定资产等物品的管理实行“统一购置、集中管理、责任到人”的原则，其购置计划、审批、管理等工作，须经公司领导批准。第一节 固定资产的管理第一条 行政办公室是固定资产管理的主要职能部门，负责编制全年固定资产的购置、更新计划，负责固定资产的购置、验收、登记、维修、清查、报废等工作。第二条 固定资产由使用部门进行保管。使用部门应严格执行固定资产管理规定，指定协管员负责本部门固定资产的日常维护，保证其完好和正常使用，并配合行政办公室做好清查、盘点工作。部门负责人、具体使用人对固定资产负有管理责任，应确保固定资产的安全、完整。因管理不善造成固定资产损失的，协管员应立即报告行政办公室，说明情况，明确责任，视情节轻重追究直接责任人和有关负责人的责任。第三条 固定资产的购置和管理以部门为单位。各部门之间不得擅自移、送固定资产。人员变动，不得随带原所在部门领用的固定资产；确有必要的，必须在行政办公室办理有关手续。第四条 固定资产的购建、调拔、盘盈、盘亏、报废、毁损及转让处理，应履行规定的审批程序，经批准后执行。第二节 固定资产购置第六条 固定资产购置审批程序：使用部门事先提出需求，并填写资产购置审批表，经公司领导批准后交行政办公室采购，必要时申购部门会同行政办公室一起采购。第七条 固定资产购置后，由使用部门会同行政办公室进行实物验收，验收合格后，先由行政办公室登记并验收入库，再由使用部门协管员办理领用手续，财务审计部凭经过行政办公室验收登记的有效凭证，建立固定资产账。由使用部门负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送行政办公室。第八条 行政办公室根据固定资产类别、使用部门等，设置固定资产登记簿，组织对固定资产的实物管理，做到账与实物相符，账实相符。第三节 固定资产日常维护第九条 使用部门负责对本部门使用的固定资产进行管理，建立“固定资产使用登记簿”，各部门协管员应及时向行政办公室反映本部门固定资产的使用情况，并做好日常保管维护工作。经批准报废的固定资产应办理固定资产交回手续，移交行政办公室统一处理。第十条 加强对固定资产的保养和维修工作。使用部门要做好固定资产的日常保养，设备出现故障，应及时与行政办公室联系进行维修。固定资产破损后，由使用部门提出申请，填写固定资产维修单，经审批同意后，由行政办公室统一办理维修。第四节 固定资产的调拨第十一条 部门使用的固定资产调整，应办理固定资产移交手续，由固定资产移出部门填写固定资产内部转移单，经有关部门确认后，行政办公室、移出部门、移入部门、财务审计部各执一份。第十二条 人员跨部门调动确有需要而涉及固定资产存放部门变动的，必须由新部门和原部门通过行政办公室办理固定资产移交、领用手续。未办移交、领用手续，固定资产一律不得随意变更存放部门。第十三条 各分公司调拨公司固定资产，填写公司固定资产内部转移单和工作联系单，并报公司领导批准，由行政办公室办理出库手续，并由财务审计部进行相应的帐务调整。第十四条 对外捐赠未报废的固定资产，其报批处理手续视同调拨处理。捐赠已作报废处理的固定资产，须报公司领导批准。第五节 固定资产清查第十五条 每年年终决算前，行政办公室会同财务审计部对固定资产进行一次全面的盘点、清查，清查工作要检查固定资产是否完好，核对账单、账实是否相符。清查时，各部门固定资产管理员应积极配合，按要求对部门的固定资产进行自查清点，填写固定资产盘点清单报行政办公室进行清点复核。第十六条 对无利用价值、闲置的固定资产，公司行政办公室负责整理、填具闲置固定资产明细表，提出意见呈报公司领导批复后处理。多余闲置不用或其他原因需要出售或转让的固定资产，应在资产评估的基础上确定出售、转让价格，经批准后，办理出售、转让手续并注销固定资产账面原值及卡片，收回的价款，应列入其他收入（或支出）。第六节 办公用品低值易耗品的管理第十八条 凡单价在2000元以下，200元(含)以上不属于固定资产的物品，包括保险箱、柜、铁皮柜及不论金额大小的打印机、传真机、装订机等使用年限在一年以上的低值易耗品，比照固定资产管理。由行政办公室设立登记簿，进行分类登记，领用部门指定协管员进行保管。在购置低值易耗品前，行政办公室应实行“先调配，后购买的原则，在无库存和调剂可能的情况下，再办理购买审批手续。第七节 办公用品采购与使用 第十九条 办公用品采购与使用本着采购及时，保障使用、勤俭节约、入库领取帐目严禁浪费。日常办公用品包括消耗品和管理品。消耗品：打印纸、硒鼓、墨盒、笔、刀片、胶水、大头针、图钉、案卷封皮、标签、N贴、橡皮擦、夹子等；管理品：笔筒、直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹、打码机、日期章、计算器、印泥等。第二十条 新员工入职后,由行政办公室统一发放入职办公用品，如新员工需要其他办公用品，可按办公用品申领手续申请。第二十一条 日常办公用品实行按计划采购，原则上各部门根据需要，落实专人在月末五天内向行政办公室提交次月的办公用品月度申领单，由行政办公室汇总填写办公用品月度申购单，并报公司领导审批，统一购置。第二十二条 临时申领办公用品填写办公用品申领单，经使用部门负责人及行政办公室负责人同意后采购。第二十三条 办公用品采购结束后，由行政办公室统一查验、登记、入库。第二十四条 日常办公用品的申领要本着实用、节俭的原则，在每月月初领取，所有领取办公用品者都应有申领单并由各部门、公司负责人签批手续，做到手续清楚、账物相符。管理品自第二次领用起，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。人员离职时，应将剩余办公文具用品移交行政办公室。第二十五条 办公用品采购和消耗每季度应进行一次通报。第二十六条 本规定适用于营口金灿集团及下属公司。第二十七条 本规定自发布之日起执行，解释权归行政办公室所有。第九章 档案管理规定总 则为了加强对公司档案的收集、整理、保护和有效利用，提高公司档案管理水平，更好地为公司的经营与发展服务，根据中华人民共和国档案法和辽宁省实施中华人民共和国档案法规定的规定，结合本公司实际，特制定本规定。本规定所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式、内容特征的历史记录。第一节 档案机构及其职责第一条 公司建立综合档案室，归行政办公室负责，业务上服从总公司的指导。第二条 综合档案室保管营口金灿集团的档案文件以及下属公司应当移交的重要档案文件，并对整个公司的档案工作实行统筹规划、组织协调、统一规定，监督、检查和指导。第三条 房地产、汽贸及物业公司的档案工作应各自指定档案管理员保管本级档案文件，并对公司内各部门的档案工作实行监督、检查和指导。第四条 各级档案管理员应本着认真负责的态度，在部门负责人的领导下，做好档案收集、整理、保管和提供利用等各项档案工作。第五条 档案管理员应当忠于职守，具备相应专业知识。依法照章管理档案文件，建立健全档案工作。第二节 档案的收集第六条 对公司规定的应当立卷归档的档案文件，必须按照规定由单位文书人员或各业务部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期向档案室移交，实行集中统一管理，所有员工不得据为己有或拒绝归档。第七条 各类公司档案文件的归档范围和保管期限的确定，按相关管理规定执行。第八条 归档文件材料应符合下列要求：1、归档的文件材料应完整准确，遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；2、归档文件材料，应做到书写纸质材料优良、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久书写材料书写。第九条 归档时间：1、行政、销售租赁（客服）、合同完毕即归档，电子类档案在次年第一季度移交；2、工程（除客服档案外）类档案在项目竣工验收后三个月内移交；3、声像、实物、设备类档案在档案形成后一个月内移交。第十条 移交时，由经办人和档案管理人员填写档案移交单，一式两份，写明案卷标题、案卷数量、移交时间，并签名盖章。在移交纸质文本时，尽可能同时提供电子文本。第十一条 以下文件不属于归档范围：1、一般性的文件草稿；2、重份文件；3、外来的仅供参考不需要办理的文件；4、一般事务性，没有查考、保存价值的文件；5、未经会议讨论、没有生效的文件。第三节 归档程序与注意事项第十二条 归档程序:1、单位文书人员或各业务部门做好预立卷工作，归档前档案室进行初验收；2、填写移交单，由部门领导批示同意归档；3、在规定的时间内向档案室移交。第十三条 注意事项:1、要尽可能地将文件收集齐全,防止文件的散失；2、案卷标题要简明确切，能准确揭示卷内文件的特征；3、卷内文件排列和编号有次序，防止出现重号。第四节 档案的保管第十四条 档案室要对档案进行分类、编号、排列上架。第十五条 档案库房应符合防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等要求，便于档案安全保管，并逐步实现档案管理现代化。第十六条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照公司保密规定的规定办理。第十七条 档案室组织做好档案鉴定工作。经鉴定需销毁的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后，指派专人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字，销毁时严格执行保密规定。禁止擅自销毁档案。第五节 档案的利用第十八条 公司档案由档案人员负责调卷提供属于开放范围的档案文件。第十九条 档案室要准确划分开放与不开放档案文件的范围，对开放的档案文件应在保证物质载体与信息内容安全的前提下尽可能简化手续，方便利用；对不开放或保密档案要严格按规定提供利用，以便最大限度地发挥其作用。第二十条 档案用户以阅览利用为主。阅览时必须办理简单的登记手续。机密档案原则上只阅览不外借，确因工作原因需要外借时，应办理借阅手续，查、借阅档案时经办人填写档案借阅申请登记表，由部门负责人批准后方可借阅，部分机密档案需由公司领导批准方可借阅。开放档案借阅时间最长不超过7天，保密档案借阅时间最长不超过1天，绝密档案不外借。第六节 奖励与处罚第二十一条 对于积极贯彻执行本规定、对公司档案事业有突出贡献、在档案工作中做出显著成绩的部门或个人，应给予表彰和奖励。第二十二条 对违反中华人民共和国档案法和本公司有关规章规定，有下列行为之一的，要按照规定给予当事者以通报批评，责令限期改正；造成损失的，责令赔偿损失：1、损毁、丢失属于公司所有的档案的；2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有的档案的；3、不按规定归档或不按期移交档案的；4、擅自出卖或转让档案的；5、涂改、伪造档案的；6、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；7、档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的。第二十三条 本规定适用于营口金灿集团及下属公司。第二十四条 本规定自发布之日起执行，解释权归行政办公室所有。第十章 公文处理管理规定总 则 为建立科学、合理、规范的公文处理程序，提高公文处理的工作效率和公文的质量，确保公文品质和公文处理规范，特制定本规定。公文处理应坚持“实事求是，精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。第一节 公文的种类第一条 公司的常用公文种类主要有：请示：适用于向上级请求请示、批准的事项。报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。决定：适用于对公司重要事项或重大活动作出安排，奖惩有关部门或人员。决议：适用于经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。批复：适用于上级答复下级的请示事项。通告：适用于在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。通知：适用于传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项（人事方面分为聘用令、任免令、调令等）。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。函：适用于对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请求批复或答复审批。意见：适用于对总部所属部门及各控股公司的相关问题提出见解和处理规定。会议纪要：适用于记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会人员或单位共同遵守执行。第二节 公文格式第二条 涉及公司秘密的文件应当在文件右上角标明密级和保密期限。如无密级，则可省去。第三条 紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。第四条 发文号由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线间。第五条 文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，文件标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。使用黑体二号（或小二号）字体。第六条 文件正文采用仿宋体四号,行间距根据内容大小进行调整。第七条 报呈对象主要指上级单位或公司总经理以上领导；主送单位指文件的主要受理单位，抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位。主送、抄送（报）单位应当使用全称或者规范化简称、统称。第八条 文件如有附件，附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。第九条 文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。第十条 公文日期包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。第十一条 文件用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。第三节 公文行文原则第十二条 行文应当确有必要，注重效用。第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十四条 报告、请示等属于上行文；决议、决定 、通告、通知（令）、通报、批复、会议纪要等属于下行文；函等属于平行文。第十五条 各部门对外行文必须通过行政办公室，不得擅自以公司名义对外行文。各部门如需就其所主管的业务工作向公司相关部门提出重要的指导性意见，可以部门名义发文。如需布置事务性、临时性工作，可以用无标识纸张印发通知等形式进行。第十六条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位或领导，应用抄报形式，但不得同时抄送下级单位。第四节 公文处理程序第十七条 拟稿：由具体承办部门起草，并由该部门负责人确认。发文稿必须符合公文种类、格式使用规范，并用规范的文件签发稿纸打印稿送签，各级审核、审批均用蓝黑或炭黑书写。第十八条 核稿：拟稿完成后，依次送至行政办公室、公司领导核稿。核稿有问题时须与有关当