跨文化商务沟通第07章.ppt

第7章书面沟通模式 7 2 本章主题 国际英语写作语气与写作风格信件格式传真电子邮件简历和求职信息 7 3 调查表明 在发出的国际信函中97 使用英语 西班牙语 法语和德语写成的信件各占到1 收到的国际信函中该比重基本不变 其中96 由英语写成 剩下4 则包含法语 德语和西班牙语信件 7 4 7 1国际英语 国际英语 是为那些同母语非英语的文化所在地区做生意的商人 或为以英语为第二语言的人们服务的 只包含3000 4000个最为常见的英语词汇 在学习和运用国际英语时 有三个文化因素是需要着重考虑的 理解其他文化中的商务沟通 对其他文化中商务沟通的传递方式有所认识 意识到对其他文化的人来说 同语法错误相比 内容错误更难被发觉 7 5 词汇错误 含义上的错误 例子如下 Webaste based thisopiniononourmanyyearsofexperience Thankyouforyourpatients patience Thedeviceomits emits ahighpitchedsignalwhenitisreceiving Itisthere their material Weexcept accept yourinvitationtodinner 7 6 指导方针 遵循 国际化 的指导方针 英语已经发展到能够同时保证英语母语的人们与非英语母语的人们清楚地书写信件 以便减少不同文化背景间人们交流可能存在的误会 7 7 指导方针 充分使用最为常见的3000 4000个词汇 通过同义代换避免使用不常用的词语 用词时注意选用含义单一的词汇 当必须使用多义词时 尽量使用其最常见的意思 使用特定动作含义的动词与名词短语时选用歧义较少或相近的短语 避免冗余烦琐 避免使用体育术语 避免使用会引起错误认识的词汇 同样要避免丘吉尔所说的 状语过度修饰 的情况 7 8 指导方针 避免使用含有两个或以上词语的动词短语 避免名词动用和过度名词化 也称作窒息动词 避免在时间上过于冗长的表达方式 要特别注意那些在部分文化背景下具有独特含义的词汇 特别注意使用相同语言的国家在词汇拼写上的不同 避免假造或者使用流行语 避免使用俚语 7 9 指导方针 运用正式的语气与正确的标点符号使信息更加明了 信件中的称呼用语要避免使用对方的名 如果你了解对方国家的称呼语与结束语 就按照对方的习惯来 结束语一定要经过深思熟虑 遵循语法要求 格外留心错置修饰语 垂悬分词和不完整的句子 使用比通常情况下更短小 更简单的句子 避免使用复合句和并列复合句 明确多义词在文中的含义 7 10 指导方针 如果了解收件人的文化背景 就需要将写作信件的语气加以调整以适应对方的文化 在了解收件人文化背景的情况下努力抓住并适应其语言特色 在写作信件 传真或者电子邮件的时候需要避免使用缩略词 表情符号 速记符号 如果可以把副本传给其他成员的话 记得一定要传或者询问应该传给谁 请牢记在一些国家 数字的书写方式有所差异 7 11 语法错误 句子中词语顺序的错误 美联社 伦敦 1999年6月19日 周五的 金融时报 报道因为在销售合同中点错一个逗号而导致洛克希德 马丁 美国航空航天公司 损失了7000万美元 7 12 7 2写作语气与写作风格 同美国公司所用的典型格式相比 其他国家所使用的写作语气与写作风格往往更加正式和传统 当信件使用的语调和风格与收件人的习惯大相径庭时 有可能导致对原本正面的内容出现负面的解读 7 13 直接法与间接法 美国商务沟通教材的作者建议在书写正面新闻 直接请求 询问以及中性信息的时候使用直接法 而在写作负面消息新闻的时候使用间接法 直接法就是说在写正面新闻讯息的时候用正面的新闻或其他令人愉快的观点作为文章的开始 在写请求 询问性质的文章时以请求或询问作为开篇 在写中性信息的时候开篇点明最重要的观点 在使用间接法时 则使用过渡性段落作为开篇内容 过渡段指的是一个用读者乐于接受的语气来陈述信件内容但不直接表明立场的段落 7 14 7 2写作语气与写作风格 德国人偶尔会使用过渡性段落 但通常对待负面新闻的方法要更加直接 拉丁美洲人则完全不使用过渡性段落 他们完全避免提及负面消息 因为他们认为给他人带来坏消息有失礼节 日本人往往以一个热情 私人性质的称谓作为信件的开篇 通常用一种积极的写作方式来阐述负面消息 7 15 7 2写作语气与写作风格 日本人不论写什么性质的消息 都会以针对季节的描述开篇 春天到了 樱花向着蓝天在微笑 伊斯兰人则使用这样的句子作为开篇 愿真主保佑你 上帝保佑 的阿拉伯语版 法国商务信件的开篇与结尾都非常正式 但是结尾更倾向于使用较为华丽的辞藻 德国人的信件结尾也是比较正式的 7 16 7 3信件格式 一些国家 比如法国 使用缩进式的信件格式与封闭式的标点形式 拉丁美洲国家更愿意使用改进的齐头格式 在美国使用的主要格式有齐头式与改进的齐头式 而写作风格有使用标准标点风格的 也有使用开放式标点风格的 7 17 7 3信件格式 在美国 收件人的称谓与姓名放在第一行 街道号码与街道名称则放在第二行 最后一行是城市名 州名和邮政编码 德国人所用的格式则是将收件人的称谓放在首行 收件人的全名放在第二行 街道名称与紧接着的街道号码放在第三行 而邮政编码 城市名与州名则放在最后一行 7 18 7 3信件格式 使用西班牙语的作者同样将收件人的称谓置于名字之前一并放在首行 在墨西哥与美国南部地区写作信件时街道号码也放在街道名称之后 美国信件总是将日期放在收信人地址之前 而法国人有时则会将日期写在收信人地址之后 7 19 季节问候的范例 1月寒冷的日子还在继续 我感觉自己的身体被冻僵了 冬将军 已经完全到来了 使用了将军和自然天气的类比 2月希望你正在度过寒冷季节的最后一段时间 寒冷的冬天依然强劲 3月春天刚刚在日历上开始了 但冬天的寒冷还会不时地提醒我们冬天还没有结束 很高兴嗅到了被冬雪覆盖了一个冬季的土壤的味道 4月樱桃树的叶蕾正在慢慢长大 春天已经到来 每一片土壤都被花朵覆盖 7 20 季节问候的范例 5月风吹过田野 感觉像是夏天的开始 风筝在天空中随风摇摆看起来美极了 6月就要开始种植水稻了 随着连绵雨季的结束 美好的天气已经来了 7月一年中最热的时候 这是一个盛夏欢庆的季节 人们尽情欢乐 8月印度的夏季还在徘徊 我内心里还保存着很多夏季的美好记忆 7 21 季节问候的范例 9月天气转冷 祝您身体健康 太阳光还很强 太阳投射下来的阴影提醒我夏季还没结束 10月秋天到了 天空很蓝 人们的胃口也变好了 松茸的气味时常提醒着秋天到了 11月林荫大道的树木都落光了叶子 整座山都被深红色的树叶覆盖 12月地上开始结霜 人们开始呼出白气 一年快要到头了 7 22 7 4传真 美国的跨国贸易公司发现传真要比其他许多国家的邮件服务更可靠 在某些国家电话系统并不完善 这种不完善的电话系统就使得传真的使用并不会好过电子邮件 许多国家在其偏远地区都缺少普通邮件和电话服务 7 23 7 4传真 传真与写信类似 如果你要发送生产计划 预算或其他类型的书面信息 应该用一个说明封面或传送表来方便操作者知道这是给发给谁的传真 这些资料的来源以及总共有多少页 7 24 非常高兴收到您的传真 工作顺利吗 我真的认为选择我们要好过其他任何的韩国公司 如果您能录制一盘关于射线方式的农场录像 那就再好不过了 您可以将录像带 设计图纸一起通过空邮而不是船运的方式发给我 不论是特殊的还是常规的收费我都将不胜感激 在我的蔬菜农场设计过程中 我将会好好考虑您的实用性建议 非常感谢 期待您更多的建议 7 25 7 5电子邮件 一些国家的人们可能更喜欢发送传统信件并附加一封电子邮件 这封电子邮件只写一句话作为信已发出的通知 在法国这样的国家 如果重要的信息是通过随意的电子邮件传送的话 收件人会产生一种不好的印象 即便是选择了使用传统信件作为附件的信件方式 还有很多需要考虑的问题 例如收件人是否习惯使用附件 收件人使用的系统是否能够下载大型的附件 7 26 国际电子邮件 在电子邮件开头 应该包括用对方语言书写的 您好 再见 等常见短语 如果你在对方的国家旅游过 尽量提及你喜欢游玩的地方 使用合作的口吻 并在邮件结尾请求反馈 向对方表明你很享受与他的合作 并使用 感谢 或是 谢谢您的反馈 等短语或类似的句子 避免幽默 因为幽默在不同文化间不易理解 7 27 国际电子邮件 避免侧重于文化差异 将注意集中在相似的经历和态度上 承认自己的不足和缺点 使用简短 精悍的句子 显示谦卑和恭敬之意 避免省略 缩写 所有格和辅助性的短语 避免使用俚语 行话或成语 只用现在时和过去时 避免使用进行时 表述明确 强调你渴望得到反馈 在信件中提及时间时 一定要说明与格林威治标准时间的关系 例如 格林威治标准时间减去7个小时 7 28 国际电子邮件 不要全部使用大写字母 并且避免使用感叹号 另外 不要以 为什么 开始一个问题 因为这样的问题似乎要求读者为自己的立场辩护 不要吝惜赞美 多做这样的评论 我喜欢你的建议 很高兴你会考虑 在组织你的电子邮件时要保持一致的模式 在信息反复出现的情况下 使用样本段是非常有用的 比如交货说明 7 29 国际电子邮件 学习如何处理特殊情况 当你不明白对方的意思时 请求对方确认和澄清 当生气时 避免在电子邮件中表现出来 简单地提出问题 指出你想消除一些误会 如果真犯了错误 记得道歉 即便你并不认为自己犯了错 不要试图推卸责任 7 30