公司资料归档要求.doc

工程档案管理制度GZ0302171.目的 规范公司工程档案管理。2.范围 适用于公司工程档案的管理工作。3.职责 经营管理部负责档案日常管理工作。4.规定4.1工程档案应按照国家、省市有关规定和建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）的要求编目、组卷。4.2工程档案在工程竣工验收后一个月内（以竣工验收证明书日期为准），由项目总监主持对项目监理资料进行装订成册、归档。4.3工程档案应满足公司建设工程监理资料归档目录中所列全部内容，目录中文件内容应齐全、完整，并依据建设工程监理资料归档目录按相同种类、相同内容建立资料目录，资料用纸统一A4纸。4.4档案移交人是指工程项目总监指定的工程监理资料归档人员，是保证档案完整性的第一责任人。 4.5档案检查人由工程技术部指定专人负责，主要负责检查工程监理资料的完整性和准确性，对缺少主要工程资料的项目应拒绝签认并要求移交人重新完善。4.6档案接收人为工程档案资料管理人员，接收人在接收完整的工程档案后应以工程项目为单位按卷册号顺序立放于档案柜内，档案柜应有编号的标识，便于检查、查阅。4.7工程档案成册后，应在其脊背写明工程名称、资料名称、卷册号。4.8 经营管理部应建立工程档案台帐，详细记录工程档案的名称，卷册数目，归档时间，保存期限及存放的柜号等。4.9工程档案一般不得外借，当需要查阅时，必须在资料室查阅。4.10当确需外借工程档案时，必须由总经理批准，并办理有关借阅手续，并限期归还。4.11公司档案室应做好防潮、防火、防虫、防鼠害的工作，避免档案受损。4.12工程档案室严禁堆放易燃、易爆等危险物品。4.13罚则： 4.13.1对工程档案未能按期归档的，项目总监处以200元罚款，并按超过期限每日增加处罚10元，因档案移交人工作不力造成延误的经调查属实，同等处罚档案移交人。4.13.2档案检查人、接收人未能按要求检查归档资料完整性，造成资料缺失的，责任人处以200元罚款。4.13.3档案管理人员未能按规定保管归档资料，造成损失的，按情节轻重，责任人处以200元1000元的罚款。5.归档内容：1 委托监理合同2 项目监理机构及负责人名单3 监理规划及监理细则（B12）、（B13）4 监理月报（B5）5 监理会议纪要（B6）6 工程开工报审表（A1）7 工程暂停令（B1）8 监理工程师通知单（B2）9 监理工程师通知回复单（A5）10 监理工程师联系单（B3）11 监理工程师备忘录（B4）12 旁站监理记录表（B11）13 质量事故报告及处理意见14 工程延期报告及审批材料15 费用索赔报告及审批材料16 合同变更、合同争议、违约报告及处理意见17 监理日志（B7）18 监理工作总结（B10）19 工程质量评估报告（B9）20 竣工验收证明21 业务手册22 工序质量报验单（A3.3）23 检验批质量验收记录24 分项工程质量验收记录25 分部（子分部）工程质量验收记录附录1 档案盒正面式样附录2 档案盒侧面式样附录3建设工程监理资料归档目录附录1 档案盒正面式样（要求检查人提供一个档号）如：2011-08（即2011年第8个归档项目） （按顺序往下编）1/20（共有资料盒盒数） 档 号：档案馆(室) 号:缩 微 号:档 案 盒案卷题名：（此处写工程名称）如：江阴高级中学新校区 编制单位:（此处盖单位蓝色字章）江苏腾飞工程项目管理有限公司 编制日期:（此处填归档日期）如：2011年6月24日 保管期限: 长期 密 级: 江苏腾飞工程项目管理公司建设工程监理资料归档要求1.原则上要求资料整理工作应在工地完成，条件不具备的可在公司15楼各部主任办公室进行整理，请勿将资料搬至经营管理部或工程技术部。2.建设工程监理资料归档目录，按要求填写，由移交人签字；3.资料盒中所有资料按监理资料归档目录要求入盒，并编写简要目录。4.资料入盒时，所有资料按归档目录顺序并入一个档案盒，放满后再放第二个档案盒，依此类推；5.资料中所有回形针、钉全部取掉，避免其锈蚀后污染纸张；6.档案盒上填写见此档案盒样板（正面、侧面都要填）；7.按以上要求整理完成后交检查人（工程技术部人员）检查，检查人签字确认，资料算基本归档完成。此标签向工程技术部索取，粘贴于档案盒侧面1/2020112011-08全宗号 目录号 年度 案卷号江阴高级中学新校区此处写内装文件简要内容如：日志工序报验（土建）档 号案卷题名附录2 档案盒侧面式样 2011-08附录3建设工程监理资料归档目录建设工程监理资料归档目录请填入资料盒数（共 册）工程名称： 日期： 填写归档日期 序号文件名称检查情况页码备注自查复查1委托监理合同请向工程技术部查询后填写合同号：2项目监理机构及负责人名单归档号：3监理规划及监理细则（B12）、（B13）4请移交人完整填写自查内容监理月报（B5）5监理会议纪要（B6）6工程开工报审表（A1）7工程暂停令（B1）要求检查人提供一个档号，如：2011-08（即2011年第8个归档项目）8监理工程师通知单（B2）9监理工程师通知回复单（A5）10监理工程师联系单（B3）11监理工程师备忘录（B4）12旁站监理记录表（B11）13质量事故报告及处理意见14工程延期报告及审批材料15费用索赔报告及审批材料16合同变更、合同争议、违约报告及处理意见 序号文件名称检查情况页码备注自查复查1监理日志（B7）2监理工作总结（B10）3工程质量评估报告（B9）4竣工验收证明（原件存放至经营管理部，归档资料内放复印件）5业务手册（同上）序号文件名称检查情况页码备注自查复查1工程项目总监指定的工程监理