内贸工作职责.doc

内贸工作职责商务部：1、 根据内贸部的应收台帐、客服部的应付台帐、联运部的车队应收应付台帐制作航次账单。台账表一旦完成,不允许再做修改,凡是需要修改台账中的数据,需要重新走运价报备程序,交分管领导特批,并附上情况说明;台账中的客户名称可以提供简称;同时各部门根据商务的客户统计表:将客户的全称填写完整;台账提供的时间为开航后1个工作日内转商务制单人员;对于无法提供的请提供书面资料;商务人员要及时和各部分沟通保证单据及时提供;为了避免出现套单情况出现,台账中的客户名称必须和托单中的订舱公司一致,客户名称不允许私自更改,凡是要改的要经过分管领导审核确认。2、 与港口及目的港相关部门对账，支付、收取相关费用。码头装卸费账单，内贸部操作人员先审核,商务部复核后方可对外付费。3、 前台工作人员负责客户买单、换单及超期费用的收取、打印相应发票。商务人员收费时的依据是内贸部的费用联系单,联系单要求是清洁的单据,不允许有人为的修改;对于不清洁的联系单要求由分管领导在修改处特别签字认可方可作为收费的依据;收费后将白联回转操作,保证操作及时凭商务签字放单。4、 前台工作人员负责客户押箱费的收取、出具押箱费收据。根据箱管开的押箱联系单收取费用避免少收或者多收,和财务交接好相关费用,及时回签单据给内贸部。5、 商务部制单人员和商务部收费人员要配合审核每个航次每票的换单情况,原则上要求每个航次离港后3个工作日内结清;对于未结清的票要查操作是否已经放单;一旦发现操作人员未见商务签字放单的情况要马上报公司领导,同时通知相关业务催收运费,保证运费及时回收。客服部：1、 以公司提供相应航线的底价为基础，按照领导要求及市场形式相应提高一定额度，形成该航线的运价。并以该运价为依据，结合始发港和目的港的港口杂费、拖车费等相关费用汇总成市场报价，生成报价表提供给相关领导及内贸部、商务部。2、 客服部、内贸部及销售根据客服部的报价表给客户报价。内贸部在给客户出运单号前，需要将客户委托单提供客服部，由客服部审核委托单上客户的运价（含海运价及双边费用）是否符合报价要求。如符合，则客服部书面确认后返内贸部出号。3、 如果客户要求运价低于航线低价，客服需先找领导申请，得到领导批示后方可出号。4、 船开后操作打印的客户收费表，客服部需要审核并签字。5、 船开一天后，制作针对联运部的应付台帐，提供商务部。联运部：1、 接收内贸部的书面派车要求，根据情况下派车单给相关车队，安排派车。并按照内贸部要求根据实际情况安排车队套箱、收集签收单的操作。（1） 派车过程中，联运部负责将说派车的司机的姓名、电话及车号提供给内贸部。以便内贸部可以跟踪到拖货信息；（2） 进口时，联运部要求车队司机，收到客户签收单后，先传真给联运部，然后再将正本快递过来。由联运部转给内贸部。（3） 在以上派车过程中出现任何问题，责任由联运部承担。2、 船开一天后，联运部制作车队应收、应付台帐提供给商务部。箱管部：1、 负责内贸集装箱的盘点、调配及分拨。2、 滞期费用的计算。3、 打印进口设备交接单提供内贸部。船代部：1、 根据公司船期表，在船舶预抵前及时向港口相关部门提供船舶资料及船舶船期信息，要求港口方面安排船舶在码头的作业计划。2、 与港口、船舶方面，安排好船舶当航次的配载工作，在保证船舶航行安全的基础上，最大限度装载出运货柜。3、 负责船舶当航次的船图的收集，并提供给内贸部及目的港船代。4、 关于船舶在港口的签证费，要求船方与港口当局直接结算。操作部：1、 出口方面（1） 将船期表、船舶资料等提供船代部及其他部门，以便船代部与港口方面安排作业计划。（2） 根据客服部的报价表，为客户报价。（3） 收到客户委托单，交由客服部书面审核确认。然后为客户出号并并盖章回传客户，安排订舱操作。个人订舱的需要提供个人身份证复印件。（4） 订舱过程中，根据船舶稳性和装载能力，注意控制好舱位、重量的情况。如果遇到超重箱、危险品货物等，根据公司要求进行相应处理。目前限重是30吨/20GP 33吨/40GP（含箱皮）。注意部分港口限重 30.48吨/UNIT。（5） 根据订舱信息，制作预配表（包含船名航次、运单号、箱型箱量、目的港、重量及备注等）每天中午11：30和下午16：30发给场站，以便其安排放箱操作，场站根据此发送给码头便于配载。（6） 每日分中午、下午两次将预配表提供给公司领导。（7） 根据客户的要求，书面通知联运部，为客户安排车队拖箱等操作。注意与联运部沟通做好套箱及回收签收单的操作事宜。若客户对箱子要求严格，原则上不安排套箱。若客户有特殊要求比如箱子在车上的位置等，需要派车时书面通知联运部，若不能满足客户要求，及时通知客户。（8） 每天落实场站空箱出场和重箱回场的集装箱数据，跟据预配情况以及场站集装箱盘存量，及时与箱管部联系确保出口集装箱的存量。如果不足需提前12个周的时间通知箱管部安排调箱。（尤其是日照港）。（9） 船到前两天要及时跟踪回货情况，若不满舱，需要提醒市场人员加大揽货力度。（10） 船舶开航后，及时收集场站实际装船清单，并根据客户准确委托单制作航次舱单、出口清单等，备图（由船代提供），到付的需制作到付通知，及时发送目的港代理。客户交清费用后通知目的港放货。同时抄送给商务部和客服本航次的完船数据，客服部确认应收费用并分解各项应付费用，商务部核实。内贸放货费用联系单需要客服人员签字确认，商务收费签字后，方可放货。（11） TO CY 货物提供给客户的运单只能是复印件，如客户确实需要正本的，及时通知目的港代理，收货人只能凭正本运单提货，复印件无效。（12） 制作送货跟踪表包含船名航次、提单号、箱型箱量、收货人联系方式、地址以及送货时间。客户派车时间需要提前1天通知内贸部，下午3点以后通知送货的基本上要第三天送货。若有客户客户着急要货，可跟车队及时沟通尽快送货。若客户临时要求两地送货，需要出具保函，司机现场收取额外费用，厂家要派人跟车到第二目的地，以避免不必要的麻烦。（13） 船开一天后，及时制作应收台帐提供给商务部，并催促客户交费。在商务部费用收取后，通知目的港做放箱操作。要注意客户对发票的要求（普通的货代发票还是抵扣税的发票）。（14） 跟踪目的港放货情况，催促目的港代理收集并回传、回寄客户的签收单。（15） 船开后24小时就不允许更改，客户确实要更改的，需要客户提供盖章的书面的更改确认，操作据此制作制作更改通知发送目的港代理。（16） 每一个航次结束后，都要将所有资料统一归档，要做到及时，准确，完备。2、 进口方面（1） 接收发货港的舱单、清单等，发送给港口相关部门，以便安排卸船操作。（需要与码确认采用何种形式）（2） 根据发货港的放货要求，接收箱管部设备交接单、打印作业合同（需要向码头购买）、提货单（是否需要？）安排货物的放货操作。个人提货需要提供本人身份证，若是公司名义，需要带公司正本章。若委托第三方提货，需要额外提供委托合同。费用未收齐的，要求客户先付费再放货；码头拆箱的，通知客户到码头拆箱；需要安排拖车的，则书面通知联运部安排拖车。客户需要两点或者多点送货的，需要发货人提供详细的送货点和送货保函，并由收货人安排人跟踪监管，以确保货物的安全，减少不必要的麻烦。确认收集到所有货物的签收单，传真、快递给发货港。（3） 需要注意，要提醒客户，一般下午3点以后客户要求派车，会安排在第3天。目前需要解决的问题：1、 与目的港以何种方式进行信息交流（邮件、传真？）2、 码头方便接收进口信息的方式（EXCEL、EDI？）。3、 QQCT四期是否要求通过作业合同放货，购买作业合同。4、 若有客户要求推下航次是直接通知码头还是通知场站？建议通知场站后，让场站安排其