办公室管理标准.doc

办公室管理执行标准文件类别： 工作标准/质量体系工作文件文件初始编制者/日期： 杨 成/2011.06. 10文件修订者/日期： 文件审批记录：部门/职位姓名质量体系工程师执行总经理总经理文件修改履历：版本号Rev更改内容/描述Description of Changes发布日期Release dateA/0文件新编2011.06.28 A/1A/21 目的和范围1.1 为规范公司办公秩序，提高员工素养及工作效率，特制订本标准。1.2 适用于九州方园新能源股份有限公司办公室管理。2 权责规定2.1 总经理负责本标准的核准。2.2 执行总经理负责本标准的审核和监督。2.3 行政部负责本标准的拟订、修改、解释和贯彻执行。3 内容3.1 仪容仪表规定办公室工作人员上班应注意仪表形象，服装整洁得体，不穿无袖衣裙、短裤、超短裙、拖鞋，端正佩戴工卡；女职员不许化浓妆，男职员不留长发。3.2 办公室工作行为规定3.2.1 每位员工必须自觉遵守各项行政规章制度，注意言行举止文明有礼，爱护公物，排队就餐，排队上车，不抢、不挤、谦虚礼让。3.2.2 办公室工作人员工作时间八不准：3.2.2.1 不准在办公室内用餐或吃零食。3.2.2.2 不准在办公室聊与工作无关的话题。3.2.2.3 不准脱岗、串岗。3.2.2.4 未履行事假审批手续不得处理私人事务。3.2.2.5 不准看与工作无关的报刊书籍。3.2.2.6 不准浏览互联网络与工作无关的网页、玩电脑游戏、上网聊天。3.2.2.7 不准随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、果皮等垃圾。3.2.2.8 不准在办公区域高声喧哗。3.2.3 严禁在办公室、会议室、电教室、食堂等公共区域吸烟（独立办公室因接待需要吸烟除外），吸烟应在指定区域（吸烟区）。3.2.4 办公室接听电话应使用礼貌用语且语调温和，以免影响他人工作。3.3 办公室6S管理规定3.3.1 个人办公区域可放置文件架、常用文件夹、文件筐、常用文具及电脑、打印机、传真机、电话等办公设备。各办公室对桌面常用办公设备应定位放置；非保密文件夹放置在办公台文件架上；报刊杂志必须放置在报刊架或文件架上，不允许散放在办公桌面。3.3.2 垃圾篓应放置在靠走道一侧的办公台下。电源插板放置应靠近办公台里侧，办公台下不允许放置其它物品。3.3.3 每周应清理一次自己的物品和文件。不能用或不再用的物品清出办公区域，过期或不需保存的旧文件、表单、资料应及时清理销毁；每天或每周经常使用的物品和文件可放置在桌面、文件架或抽屉；一个月以上才用到一次的物品或文件放置在文件柜中。3.3.4 公共过道不允许堆放物品。除了必须品外办公区域不应放置私人物品。下班时应将办公桌上的所有文具、文件资料等收拾整齐，重要资料及时锁好，坐椅推到办公桌前。3.3.5 各部门对各自办公家具、设备、文件柜统一编号，由行政部统一制作编号样式，每一办公区域内可活动的设备应有使用人或责任人标识。不允许随意挪动、变换家具，严禁拆卸家具。严禁故意损害公司财物。3.3.6 未经批准，所有墙面、地面、墙柱严禁打钉、打孔和有损建筑物的行为。3.3.7 电源线、电缆线、电话线、网线、键盘线等走线要求整齐美观隐蔽，必须捆扎好。3.3.8 保持桌面、地面清洁，废弃物放置在垃圾篓里；避免污染地面（或地毯）。3.3.9 经常擦拭桌面及电脑等办公设备，保持清洁亮丽；严禁在办公桌面及办公隔板上乱粘贴东西。3.3.10 办公室做清洁要求地面、桌面、窗面、沙发、椅子要无灰尘、无水印，窗台、办公桌台面下、挡板间、文件柜顶、沙发转角及各种办公设备周边干净无死角。3.3.11 注意节约资源，减少浪费，严格执行“五关”：休息时间及下班后，各部门必须将本部门空调、电源、门、窗及不使用的电脑全部关闭。3.3.12 严禁携带易燃易爆物品进入办公区域。严格遵守公司安全管理规定。3.3.13 注重文件、资料的保密工作，日常办公使用的非保密文件放置在文件夹中，密级文件必须妥善保存在文件柜或保密文件柜中，离开办公区域或下班后必须将保密文件锁进文件柜。严禁密级文件在无人照看的情况下散放在办公桌面，或放置在办公台的文件架上。不得私自复制、保存密级文档。更严禁将密级文档及公司机密、内部文件携带出公司传递给无关人员。3.3.14 办公设备专人管理，非经允许不得使用，不准公物私用。电脑必须设密码及屏幕保护。3.3.15 办公区清洁用水使用完后应及时关闭水龙头，发现设施故障时需及时通知后勤保障处进行处理。不准将茶叶渣等易堵塞东西倒入水池。3.4 文印管理规定3.4.1 公司各办公室打印机、复印机由各部门秘书或部门指定专人负责管理及监督使用。3.4.2 办公用打印机、复印机使用必须进行登记管理。3.4.3 打印、复印规定3.4.3.1 任何人不得打印、复印与工作内容无关的文件、资料。3.4.3.2 严格监督使用人员履行登记手续，填写文印管理登记表3.4.3.3 填写内容：注明文件标题（打、复印内容）、打印（复印）页数、打印（复印）版面、签名。3.4.4 各部门对打印、复印登记记录每月定期统计，预估办公设备耗材更换时间，提前申购预订。3.4.5 打印、复印登记数据按部门进行成本归集，部门经理有发现重复多次打印、复印浪费纸张的行为应口头警告一次，并扣绩效分3分。3.4.6 打印、复印文职人员必须严格保守文件秘密，不得对外泄露；未经允许，不得私自将文件草稿或原稿带出公司自用，不得擅自进行复印。3.4.7 部门内起草校对用打印文稿应尽可能使用再生纸；内部审核用资料打印、复印应考虑双面使用。3.4.8 发现未履行登记手续打印、复印的，部门内文印管理人员应提醒一次，如果仍然不登记的，记下其部门及工号，报行政部在公司内通报批评，并扣绩效分3分。3.4.9 办公设备出现故障时（如卡纸等），打印、复印人员应及时联系专管人员，若专管人员不能处理，应报信息处联系供应商维修人员前来解决。3.4.10 办公室工作人员文印机要保密事项：重要机密电子文档要加密处理，打印文稿销毁应作粉碎处理；严禁私自将公司机密文件、资料及其载体带出办公室。3.5 空调使用管理规定3.5.1 严格控制中央空调使用开启温度,办公室室温低于10或高于30时才可使用空调。空调使用时应关好门窗，冬天温度控制在不高于20，夏天不低于26之间