节省打印纸张,从文档自动缩放功能开始.doc

节省打印纸张，从文档自动缩放功能开始无论是打印电子表格还是Word文档，我们或许常常会遇到这样一种情形，那就是用Excel制作电子表格时只有最后两三行位于下一页的起始位置，或者用Word编写材料时只有最后一两行处于下一页的开头位置；面对这种特殊情形，如果直接打印目标文档的话，不但打印效果无法让人满意，而且还会造成打印纸张的浪费，毕竟一张打印纸只显示了几个字或几行内容确实有点可惜。为了节省打印纸张，相信不少人都会采用手工修改的方法，来调整目标文档的页边距或字号参数，不过这种方法并不是最简单的，更为快捷的方法就是使用Word或Excel的自动缩放功能来实现节约打印纸张的目的！着眼自动缩放字体如果待打印的材料是Word文档，我们就可以利用Word程序自带的缩小字体填充功能，来快速地将下一页中的几行内容前一张打印页面中，这种功能并不是随意地减少目标文档的字号尺寸，它在不改动原始打印效果的基础上对目标文档字号进行自动缩小，而且还要确保缩放后的字号尺寸与原始文档的字号尺寸最为接近，同时确保后一页的内容恰好能够完全显示在前一页面中；下面就是使用Word程序自带的自动缩放字体功能，来节省打印纸张的具体操作步骤：图 1首先运行Word应用程序，打开事先已经编排好的目标Word文档材料，并在编辑窗口中单击“文件”菜单项，从弹出的下拉菜单中执行“打印预览”选项命令，将屏幕从文本编辑状态自动切换到打印预览状态；接着在打印预览界面中单击一下工具栏的“缩小字体填充”按钮，如图1所示；随后，Word应用程序就会对目标打印文档的原始文字字号进行自动分析，并在原始字号基础上适当缩小字号尺寸，以便能够将下一页的几行文字缩到前一张页面中，从而实现节约打印纸张的目的。倘若在启用“缩小字体填充”功能后，我们发现打印预览效果无法让自己满意的话，可以直接单击图1界面中的关闭打印预览按钮，重新返回到文档编辑状态，再打开“编辑”菜单，执行其中的“撤消缩小字体填充”命令就会取消先前使用的缩小字体填充效果了。 小提示：如果待打印的材料只是供自己检查校正使用时，我们还可以按照如下的方法来缩小文档字号，实现更大程度地纸张节约目的：首先打开事先已经编排好的目标Word文档材料，并在编辑窗口中依次执行“文件”/“打印”菜单命令，进入到待打印文档的打印属性界面；找到其中的“缩放”参数选项，同时单击一下“每页的版数”处的下拉按钮，从其后出现的下拉列表中我们将看到Word为我们提供了多种缩放比例；比方说，如果我们将缩放比例设置为“8版”时，那就意味着将8页材料内容自动缩小打印到一张纸上。着眼自动缩放页面倘若待打印的材料是电子表格，我们就可以利用Excel程序自带的页面自动缩放功能，来快速地将下一页中的几行表格缩小显示到前一张打印页面中，这种功能并不是通过缩小目标文档字号的方法来实现节约打印纸张目的的，而是通过调整打印页面输出区域的大小达到将下一页中的几行表格显示到前一页面目的的，这种缩放方法也不会修改原始文档的打印效果。下面就是该方法的具体实现步骤：图 2首先运行Excel应用程序，打开事先已经编排好的目标电子表格，然后在编辑窗口中单击“文件”菜单项，从弹出的下拉菜单中执行“页面设置”选项命令，打开目标电子表格的打印页面设置窗口；其次单击该窗口中的“页面”选项卡，打开如图2所示的选项设置页面；在该设置页面的“缩放”设置项处，检查一下“调整为”选项是否处于选中状态，要是还没有选中的话，我们必须及时将它重新选中，同时在“页宽”列表框中选中数字“1”，在“页高”列表框中也选中数字“1”，最后单击“确定”按钮；这么一来，当我们日后再次打印目标电子表格时，Excel程序就会对电子表格的行高、列宽参数进行自动缩放，同时调整打印页面的相关参数，确保目标电子表格内容只能输出到一张打印纸中。着眼自动缩放纸型无论是Word应用程序还是Excel应用程序，其实都还有一种按照打印纸型缩放文档的功能，通过该功能我们也能有效地将后一页的几行内容打印到前一页面中；这种功能与我们平时使用到的复印机缩小、放大功能有点相似，它能按照我们事先指定好的打印纸型不同，来对目标文档的内容进行缩放打印，而不用对目标文档的字号或页边距参数进行修改，就能实现节约打印纸张的目的。例如，要是某一目标Word文档原先被排版成B4幅面时，出现了只有几行内容显示到下一页面的现象，如果我们对打印幅面不是太在乎时，此时只需要目标Word文档内容缩放打印到A4幅面的纸张中，就能快速地实现节约下一张纸的目的；在将B4幅面的文档内容缩放打印到A4纸张上时，可以按照如下方法进行操作：图 3首先打开事先已经编辑好的Word文档文件，并单击文本编辑窗口的“文件”菜单项，从弹出的下拉菜单中选择“打印”项目，进入到待打印文档的属性设置界面；找到该设置界面的“缩放”设置项，并单击“每页的版数”处的下拉按钮弹出下拉列表，从中选择“1版”；随后打开“按纸张大小缩放”纸型列表框（如图3所示），从中选择“A4”项目，最后单击“确定”按钮，那样的话Word程序就会自动将B4幅面的文档内容缩放打印到A4幅面的纸张中了，由于A4幅面尺寸大于B4幅面尺寸，所以在B4幅面下原本需要两页才能显示的内容打印到A4幅面的纸张中后，只需要一张页面就能显示了，这么一来就实现节约纸张的目的了。同样地