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物资进出厂管理规定 物资进出厂管理规定1 目的规范公司物资进出厂管理，完善进出厂物资控制流程，明确工作责任，保障企业生产经营及各项工作的顺利进行，杜绝进出厂环节产生舞弊行为，减少不必要的损失，维护公司利益不受侵害。2 适用范围适用于公司各种原材物料的进出厂管理。3 职责3.1 公司常务副总经理负责销售产品（水泥、熟料）以外，总价值2万元以上其它物资出厂的审批。3.2 其他副总经理负责销售产品（水泥、熟料）以外，总价值2万元以下其它物资出厂的审批。3.3 党群部保安部职责3.3.1 负责控制规范车辆进、出厂秩序，负责装、卸车秩序的维护及所有物资、车辆进出厂检查，防止车辆出厂时出现偷盗公司物资的行为。3.3.2 负责出门物资、证明材料的验证、登记，并负责在物资出门联、出门证明及空车出门证过磅单上加盖“作废”章，装订存档备查。3.4 生产部职责3.4.1 制订公司原燃材料质量标准及降级扣吨办法，负责水泥装车服务的具体实施，参与进厂原材料取样，每周抽查一次以上化验室检验结果。3.4.2 调度室负责依据化验结果核算物资实际进厂量，对采购结算单上的热值进行复核，并在物资部采购结算单上计算输入扣吨数量。3.4.3 机电车间负责原燃材料及水泥、熟料、其他单位物资、废旧物资回收与销售进出厂车辆过磅。3.4.4 原燃材料和废旧物资进行回收时，负责开具收料通知单，并审核。3.4.5 原燃材料和废旧物资销售时，负责开具发货通知单，并报财务部（原燃材料）和审计部（废旧物资）审核。3.5 技术部职责3.5.1 负责耐火材料等工艺特殊采购物资的管理和控制工作。3.5.2 化验室负责制订质量验收程序，并负责组织质量验收，出具扣吨或拒收依据。拒收出具退货通知单。3.6 营销中心职责3.6.1 负责办理发出水泥、熟料的相关手续凭证，负责开票业务的管理，负责装车服务的联系协调和监督执行。3.6.2 负责根据产品销售合同制作销售订单，并对销售订单进行管理。3.7 物资管理部职责3.7.1 负责依据原燃材料质量标准及降级扣吨办法签订合同，按照物资采购管理手册及采购物资质量标准购进原燃材料。3.7.2 负责采购订单的制作，并根据同一采购订单的入库过磅单，制做采购结算单，录入金额与运费及热值并审核。3.7.3 负责根据退货通知单制作退货用采购订单，依据退货材料的出库过磅单，制作退货结算单，并录入金额与运费。3.8 设备保障部职责3.8.1 负责技改物资及基建物资、固定资产等特殊采购物资的管理和控制工作。3.9 项目管理部职责3.9.1 负责所有项目用物资的到货质量验收和控制工作。3.10 审计部职责3.10.1 负责与生产部、化验室同时进行质量验收。3.10.2 负责采购订单价格审核，负责采购结算单的最终审核，并生成外购入库单移交仓库。3.10.3 负责审核发票与合同（包括入库验收单）的相符性，加盖审核章的纸质材料移交资产财务部，负责对本程序的执行情况按规定进行检查。3.10.4 已办理完入库的材料退货时，负责审核退货结算单，并生成红字外购入库单移交仓库。3.10.5 废旧物资对外进行销售时，负责对发货通知单进行审核及关闭。3.11 资产财务部职责3.11.1 负责仓库的管理，并对外购入库单、红字外购入库单及结算票据的真实性、有效性、合法性进行审核，并按合同规定办理结算及暂估入库。3.11.2 负责根据产品销售合同对录入的销售订单进行审核并根据销售部门的申请在销售订单发货完毕或中途终止后及时关闭销售订单。3.11.3 负责制订金蝶、地磅系统使用流程和培训。3.11.4 负责根据金蝶系统中的实际销售出库数据，进行账务处理，结算主营业务收入，开具销售发票。3.12 其它全部监控录像由保安部或机电车间负责保存并定期检查，经审计组织的效能监察办公室审核后方可删除。4 内容及要求4.1 采购订单管理规定4.1.1 物资管理部根据月度经营指导计划和采购合同按标准制作物资采购订单，生成采购订单和唯一的订单号。4.1.2 审计部根据采购经营合同，对金蝶系统中的相应采购订单进行审核，并在规定时间、或条件下内关闭订单，停止执行。4.2 进出厂运输车辆的管理规定4.2.1 所有进厂出厂的运输车辆（含空车），备水箱的运输车辆进出厂时水箱注水情况保持一致（保安部负责检查落实）。经过磅计量后，出具磅单、相应出门证件，票据手续不全、票据与实物不符的不准出厂。4.2.2 进出厂车辆开票车号、过磅车号、实际车号必须一致，保安部门卫确认三号一致方可放行，对三号不一致的车辆必须有相关单位副经理以上责任人确认，保安部门卫登记备案后方可放行。4.2.3 出厂车辆过磅后必须立即出厂，不准在厂内滞留。对过磅后滞留厂内不及时出厂的车辆保安部应立即联系相关责任单位联合处理。4.2.4 所有承运车辆，在厂区内应遵守厂区内的各项管理制度，在厂区行驶时，限速时速不超5公里，在上下磅时，限速时速不超3公里，严禁在磅上急刹车，否则出现问题将由肇事者承担所有责任。4.3 进出厂运输车辆的过磅管理4.3.1 机电车间磅房全面采用金碟地磅系统操作，原燃材料进厂时，选择相应物料的采购订单，输入完整的车号、收货仓库，并在备注中注明自卸与非自卸车辆，取毛重后保存。4.3.2 进厂原燃材料经现场验收卸货后，凭加盖有现场接收章的凭据进行出厂过磅，取皮重后保存，生成完整的原燃材料采购入库过磅单；司磅人员打印过磅单据，以过磅单据作为出门凭证，不再单独打印出门证。4.3.3 所有进厂出厂的运输车辆，必须通过磅房进行计量，过磅计量时，车辆上所有人员必须下车。空车进厂重量小于出厂重量时，不出具磅单。4.3.4 磅房称重人员必须认真负责，监督、检查过磅车辆务必进入指定区域（完全上磅），并核对客户相关票据后，进行过磅计量，核对无误后出具磅单，否则不出具磅单。4.3.5 进厂出厂的运输车辆，在磅房称重时，客户如有异议，应及时向有关部门领导反应情况，严禁客户与磅房工作人员发生争吵、辱骂、殴打等不良现象。4.4 进厂原燃材料卸车和验收规定4.4.1 生产部、审计部、化验室原燃材料接收人员目测验货后，对非自卸车辆认真进行核对，并按照化验室通知的原燃材料存放地点组织车辆卸车存放，卸车完成后加盖现场接收章（并注明自卸与非自卸）。4.4.2 非自卸车由原燃材料接收人员负责安排卸车，对自卸车辆因故障需人工卸车的，经磅房、生产部验收人员和化验室现场质量管理人员联合确认改为非自卸，并加盖个人章后按非自卸车处理。4.4.3 进厂原燃材料由化验室、审计部、生产部及使用车间按照原燃材料质量管理办法联合验收、取样，化验室缩分及封存样品时只记录编号，不应注明供应商或厂家，并对每户、每编号单独存放。在质量验收的过程中意见不一致时，以化验室的意见为准。供应商可参与取样、封样过程，否则视为认可。4.4.4 原燃材料取样一式三份，分别用于化验室检验、生产部组织抽查、检验结果有异议的仲裁。4.4.5 原煤夜间入场不取样，由相关责任单位次日上班后9点前完成取样。4.4.6 化验室需及时组织进厂物资的检验，并根据对采购原材料的化验结果，在金蝶地磅系统中及时录入，并选取采购过磅单，生成相应的化验单，保存检查无误后审核，以备查询。4.5 入库和结算、采购结算单4.5.1 原燃材料入库结账数量截止日期为每月25日前入库且经生产部、审计部审核确认磅单。4.5.2 物资管理部对同一采购订单的原材料过磅单根据实际结算需要和扣吨要求选择性选取过磅单，按标准制做物资采购结算单，并负责根据化验结果录入原煤热值，处理完毕后保存并通知化验室、调度室审核扣吨。4.5.3 生产部调度室根据原燃材料进厂数量和化验室提供的检验结果，复核热值并按照有关规定对每日进厂原燃材料作出扣吨、作废或退货处理，同时需在采购结算单上计算输入扣吨量，处理完毕后保存并通知审计部进行审核。4.5.4 审计部对调度室做出处理后的采购结算单进行严格审核，审核无误后确认形成外购入库单。4.5.5 物资管理部根据采购结算单或入库单数量与供应商联系开具采购发票，取得发票后应到审计部门进行相应审核（附入库单或采购结算单，单据需盖审计章），审核完毕后，移交资产财务部。4.5.6 资产财务部仓库管理人员应及时审核外购入库单，并在与收到的采购发票核准无误后，办理入库；同时，结合相应外购入库单下推生成采购虚拟发票后移交材料会计。4.5.7 资产财务部材料会计核对发票及外购入库单上数量是否一致，同时对票据的真实性、有效性、合法性进行审核，审核无误后，依据有关凭证登记往来帐，并办理结算；对月末未开具发票的外购入库单进行暂估账务处理。4.6 水泥、熟料出厂4.6.1 销售订单的制作 销售公司根据产品销售合同和销售计划制作销售订单。 资产财务部销售会计人员根据产品销售合同和销售计划对录入的销售订单进行审核，销售订单发货完毕或中途终止，由销售公司销售部长签字提出书面申请，写明原因，由销售会计人员核对后，进行关闭处理。4.6.2 提货空车过磅司磅人员对进厂提货车辆进行过磅时只录入完整的车辆号，取数后保存形成进厂车辆皮重。4.6.3 水泥销售提货 销售票房工作人员依据经销商派车单、运输司机持有的白卡、销售业务人员报车号等三种形式的提货申请，对袋装水泥进行提货处理，并在金蝶系统中生成销售出库单。对于散装销售提货，票房不录制销售出库单，只开出产品准装单，并注明销售订单号，给予提货（如需两张订单合卡提货时，需按优先清卡顺序提供订单号，并注明）。 汽运公司散装运输车辆提货时，由业务人员向销售票房报运输车辆计划（几辆车），汽运公司向销售票房报运输车号，票房工作人员核对无误后，给予提货。 火车出厂水泥、熟料由营销中心下达火车装车计划。4.6.4 付货装车 生产部水泥车间根据提货卡、销售出库单或准装单提出的要求，严格核对票号、车号、品种、数量等，无误后方可装车付货，装车完毕后进行复核，并在提货单出门联上签字确认。 散装水泥在装车后、过磅前应对风机、罐口等部位施以铅封。4.6.5 提货重车过磅 司磅员根据出厂物资的发运类型不同，选择“散装或者袋装”，并按规定要求过磅，打印磅单，并与提货票据仔细进行核对，判断是否存在水泥重量超过规定或不足的情况，如存在超重或不足现象应严格按规定进行处理。 袋装水泥过磅时出库净重允许超出销售出库单数量上的1.5%，不能少于原发量。 散装水泥需两张订单合卡过磅时，先录入需要清卡的订单号，在录入补提货的订单，选择后，单击单据合并，生成过磅单。散装水泥提货人员还需持过磅单到票房打印散装销售出库单。 销售票房人员根据提货人员的散装过磅单对金蝶系统中自动生成的散装销售出库单进行核对后保存，审核并打印。对生成销售出库单发现错误的，应及时与磅房联系，票房工作人员在金蝶系统中对出库单进行作废处理，并手工录入正确的销售出库单，录入保存审核完毕后，打印。在作废时应于备注中注明作废原因，同时票房和磅房工作人员应设置备查账簿，以供抽查。4.6.6 产品销售出库的账务处理：月底，资产财务部销售会计根据金蝶系统中的实际销售出库数据，进行账务处理，结算主营业务收入，并结合提货数量及客户可开发票需求进行销售发票的开具，客户所开具的发票数量不得多于实际出库数量。4.6.7 提货车辆出厂 党群工作部保安部门卫执勤人员对出门票据及车上货物确认无误后，放行提货车辆。 火车运输物资进出厂具体程序按照火车运输物资进出厂作业管理标准执行。4.7 关于进厂原材物料因质量问题或其它原因需要退货的管理规定。4.7.1 进厂原燃材料如果因质量问题或其它原因需要做退货处理的，正常情况下应由化验室（或其它要求退货的相关部门）开出退货通知单，通知单上加盖部门业务章，并由部门主要负责人在退货通知单上亲笔签名，然后由物资管理部在该退货通知单上加盖部门业务章并由部门主要负责人在退货通知单上签名，大宗原燃材料退货需经生产部调度室核对、登记签字后，由分管公司领导签字确认，由物资管理部负责联系供应商组织退货。退货要求必需在正常工作日的白班完成。4.7.2 无论汽车还是火车，只要因质量或其他原因需退货过磅的，物资管理部应根据退货通知单在金蝶系统中单独制作采购订单，并在备注中注明“退货用”及退货原因，报经审计部审核后，通知磅房退货时所用的采购订单编号和单位。4.7.3 退货车辆先在出库过磅单过皮重，出库过毛重（重车）时，选择相应采购订单，发运类型选择退货（ 选择“采购订单”时，如果相应采购订单关闭，可能无法过磅）。退货车辆在过皮重时，磅房同时出具此车退货过磅通知单，凭退货过磅通知单找现场负责人签字确认后退货，磅房见到现场负责人签字后才能过重车。4.7.4 物资部定期选择发运类型为“退货”的材料出库过磅单，制做退货结算单。4.7.5 审计部审核物资部提供的退货结算单无误后，生成红字外购入库单，移交资产财务部仓库审核。4.7.6 红字入库单经资产财务部仓库审核后，物资管理部在开具发票时应剔除此部分数据，材料会计在处理账务时，外购入库单与红字入库单汇总后应与发票相对应。4.7.7 材料进厂后，没有卸车，直接退货时，该车的毛单回皮重时，发运类型选择“即时退货”，要确保净重不能小于零。4.7.8 退货的原过磅单由物资管理部收回做作废处理。4.8 原料销售流程4.8.1 厂内原燃材料出现外售情况时，生产部调度室单位或物资部负责开具发货通知单，并报资产财务部审核，价值2万元以内原料销售需经公司分管领导签字认可后，方能外销；价值2万元以上原料销售需经公司常务副总经理签字认可后，方能外销。4.8.2 原料销售车辆先过皮重，出库过毛重（重车）时，发运类型选择原料销售，选择相应发货通知单，打印磅单后，系统自动生成“其他出库单”。4.8.3 资产财务部仓库人员审核后，由材料会计向购买方开具销售发票，并结合“其他出库单”进行账务处理。4.8.4 审计部负责对销售出库单及结算过程的最终审核。4.9 废旧物资销售流程4.9.1 废旧物资出厂销售、抵账时，由生产部调度室根据废旧物资出厂报告和申请，负责在金碟系统中制作发货通知单，并报审计部门审核。价值2万元以内废旧物资销售需经公司分管领导签字认可后，方能外销；价值2万元以上废旧物资销售需经公司常务副总经理签字认可后，方能外销。4.9.2 运输销售、抵账废旧物资的车辆先过皮重，装载完毕后，持发货通知单进行过磅，过磅时发运类型选择“废旧物资”，源单编号选择发货通知单编号，过磅后打印。需要交纳款项的，出门时需持有财务部门出具的收据，相关单位出具的出厂证明。4.9.3 废旧物资销售、抵账时，过磅单不在金蝶系统中生成出库单，打印的磅单交由出售物资相关部门，办理结算手续后，交由财务材料会计进行账务处理。4.10 生产原燃材料及废旧物资的回收4.10.1 公司内部各部门领取原燃材料，未使用完毕，且未影响其价值，仍可继续使用并需要过磅回收至仓库的，由归还部门报出申请，生产部调度室根据各部门申请，在金蝶系统中制作收料通知单，并审核。车辆在过磅后，不在金蝶系统中生成入库单，资产财务部仓库根据过磅单及验收单据手工制作入库单，办理决算。4.10.2 生产设备维修过程中替换下的废旧物资，经设备保障部识别后，需回收到仓库的由生产部调度室根据各部门归还物资申请，在金碟系统中制作收料通知单，并审核。车辆过磅后，打印所有收料过磅单，归还部门持过磅单到财务部仓库办理入库手续，仓库对收到的废旧物资进行分类管理。4.11 空车进出厂4.11.1 空车进厂时正常过皮重，如未运输任何物品出厂时，过毛重，发运类型选择出门证, 取数，保存,打印，允许误差毛重小于等于皮重。4.11.2 进厂空车可凭磅房打印的出门证过磅单，经保安部门卫审核后出厂。4.12 其他物资及车辆出厂4.12.1 驻厂区外单位领用物资出门，必须出具印章（签字）齐全的领料单及经公司分管领导签字认可的出门证明。其他各单位出门物资、抵债物资等出厂，必须提供相关部门出具的交款收据、磅单以及经公司分管领导签字认可的出门证明等验证材料。4.12.2 其他单位在厂内使用地磅系统进行过磅并需要打印磅单的，车辆过磅时走发货过磅，先过皮重，再过毛重，发货类型选择出门证的方式进行过磅。外单位重车过磅，采购货物的，需有外单位的申请，由生产部调度室制作收料通知单，外单位人员持收料通知单进行过磅。车辆在过磅时，先过毛重，录入完整的车号，进货类型选择其他入库，订单编号选择相应的收料通知单，取数、保存。车辆卸货后进行回皮，取数、保存、打印磅单。4.12.3 需到公司外维修、使用的工、器具、设备以及外借物资，必须提供由相关的专业管理部门出具并由部门分管公司领导审批后的出门证明材料。证明材料要注明归还日期，修复或使用完毕后，及时归还公司，并到保安部注销。4.12.4 外来施工单位自带物资(外来加工物资)，进入公司前，应向保安部提供施工自带物资(或加工物资)清单，保安部核对后留存。施工或加工完毕后，由项目承接部门（或加工单位）办理物资出门手续，保安部对照留存清单进行核实。4.12.5 保安部按照治安保卫管理标准加强所有出门车辆检查管理，认真核查磅单、交费收据、出厂证明等验证材料和出门车辆携带物资，杜绝未按照物资及车辆出厂规定办理手续而私自携带物资出厂行为。4.12.6 其他说明 废旧物资出售必须严格按先入库再出库流程，不得直接销售出厂，不符合规定不予过磅。 原材料或废旧物资出厂或回收后，生产部调度室应及时关闭发货通知单和收料通知单。 采购订单进货和退货完毕后，要及时关闭。 在过磅过程中因各种原因造成的磅单错误，需要在原单上修改及删除的，应及时作好备查记录，在物资管理部作结算单前并做出书面申请，经分管领导和财务领导签字后，报信息管理人员进行修改、作废或删除。4.13 票据管理 付货室、水泥货台、机电地磅、保安部要对所有票据进行登记装订，并妥善保管，以备检查。4.14 原煤复检管理规定4.14.1 物资管理部由专人负责供应商的沟通工作，协调处理供应商的抱怨。确因供应商对进厂原煤质量强烈质疑提出复检要求时，物资管理部要以书面（部门经理签字）形式向技术部提出申请。4.14.2 化验室必须按照有关规定做好进厂原煤质量的检验工作，确保检验数据准确可靠。4.14.3 对经过审批后同意水分进行复检的，化验室及时组织复检。4.14.4 对确实因为取样原因复检水分超出原煤堆放过程中因解冻、流失、蒸发等正常损失的，由技术部提出复检处理意见，报分管领导。4.14.5 生产部调度室对经过确认最终以复检结果为进厂原煤质量的，按照复检结果对进厂原煤进行扣吨处理。4.14.6 原煤仲裁 物资管理部在接到供应商仲裁的诉求后，应对该供应商的供货历史、信誉、供货质量等进行追溯，有过原煤仲裁历史并且仲裁败诉的，原则不再受理仲裁诉求；初次进厂的供应商在有确切的数据证实煤炭质量合乎公司采购要求且协调无效后办理仲裁申请，仲裁申请需要分管采购和分管生产的公司领导签字同意；同时与技术部化验室沟通，延长仲裁封存样品保留时间，但延长时间不得超过5天。 经分管物资管理部和生产部的公司领导签字同意后，由物资管理部上交审计部，由审计部代表公司，同供应商携带仲裁封存样到省级或者省级以上资质的质检机构进行仲裁。5 检查与考核5.1 保安部、生产部负责材料、备品备件进出厂日常监督。5.2 营销中心负责水泥、熟料进出厂日常监督。5.3 审计部按要求定期组织审计督察，并负责每周组织两次进出厂物资、磅房、散装水泥库、煤堆棚监控录像、扣吨执行情况的审计督察。5.3.1 保安部必须确保出厂所有车辆有磅单和(或)相关出门手续，并确保票、物相符，有水箱的严格检查水箱水位，不按要求检查进出厂车辆,每发现一次罚款200-1000元。5.3.2 根据出门证明材料注明的归还日期，到公司外维修、使用的工、器具、设备以及外借物资，逾期未归还公司的，由保安部提交到资产财务部，由资产财务部根据物资价值对责任单位或责任人进行扣款。5.3.3 保安部或机电车间将未经审查的录像内容删除的，每发现一次扣罚500-2000元。5.3.4 保安部及相关部门对过磅后不及时出厂车辆不处理，每发现一次罚款200-1000元。5.3.5 机电车间磅房对过磅车辆徇私舞弊现象一经查实，每发现一次扣罚500-2000元。5.3.6 水泥车间散装水泥错装货物，一经查实，每发现一次扣罚500-2000元。5.3.7 夜间入厂原煤不按规定处置，一经查实，每发现一次扣罚500-3000元。5.3.8 相关部门不按规定程序执行，每发现一次扣罚200-1000元。5.4 效能监察办公室每月将督察结果报有关公司领导和企划发展部作为考核依据，考核结果纳入当月绩效考核。5.5 上述处罚由相关责任单位负责，分管公司领导批准后实施；情节严重的，处理结果报公司常务副总经理。5.6 触犯国家法律的，交由司法部门处理。6 检举与揭发6.1 公司所有员工均有检举、揭发供应商掺假及现场验收人员不按程序操作等违反物资进出厂管理规定现象的权利和义务。6.2 对于积极检举、揭发供应商以及公司内部员工违反物资进出厂管理规定行为的个人，每提供一条有用线索将奖励200元，同时视为公司挽回损失的程度再予以重奖：为公司挽回损失5000-10000元的，一次性奖励现金500元；10000-50000元的，一次性奖励现金1000元；超过50000元的，一次性奖励现金2000元；同时，对个人及所在单位的年底评优权实行优先政策。并对举报人进行保密。6.3 物资进出厂管理举报办公室设在审计部，举报电话：2725068；举报邮箱：.6.4 对于检举揭发，员工也可以上报车间领导，由车间领导向审计部或分管领导汇报。6.5 审计部或车间领导接到举报后要认真对待，及时组织查实、处理。6.5.1 对严重违规的供应商由物资部中止合同，并取消其分供方资格。6.5.2 对严重违规的公司内部人员，提交人力资源部按照员工工作制度进行处理。7 相关文件7.1 物资采购管理手册7.2 营销中心付货工作管理标准7.3 原燃材料质量管理办法7.4 内部治安保卫管理标准8 记录8.1 进出厂物资磅单8.2 原燃材料入库单8.3 原燃材料验收结算单8.4 水泥出厂发货单8.5 废旧物资记录单8.6 退货过磅通知单8.7 其他出厂证明材料9 附件9.1 原燃材料质量标准及降级扣吨办法原材料质量标准及降级扣吨办法原材料检验项目指标合格率%降级扣吨办法硫酸渣2水分10.0%水分每超1%扣总计量的1%，超过16%，作废Fe2O318.00%每低1%扣除相应吨数。低于16%的，按作废处理石膏SO332.00%SO3在28.00%32.00%之间每低1%扣除扣除相应吨数；低于28%的，按作废处理粒度400mm目测粒度400mm的数量超过10%,扣总计量的1%5%砂岩SiO285.00%(雨季88.0%）SiO2每低1%，扣除SiO2含量相应吨数的两倍（目测不合格的，按作废处理）粒度40mm90合格率每小于1%，扣除计量的1%。粉状砂岩SiO2（粉状）85.00%SiO2每低1%，