C-TPAT QM 保安体系1.doc

件惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次1/18C-TPAT 保安体系手册编写： 审核： 批准： 修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次 2/18 0.2 颁 布 令缘由美国9.11事件及C-TPAT(海关-商贸反恐怖联盟)要求，公司认识到保安体系的重要性，作为负责任的供应商，公司承诺按要求建立保安系统，制定书面C-TPAT保安体系手册、程序和作业规范等，投入充足的资源、全员参与保安体系的建设，运行及维护，并组织管理层定期内部评估，以不断改进并持续符合，树立工厂良好的形象，满足客户和社会的要求。本手册已通过审核，现批准颁布，我以公司总经理的名义要求本公司的所有职能部门和全体员工,切实遵守手册中的各项规定，并要求各供应商及运输商投入资源，建立体系，满足C-TPAT最低要求。签署： 总经理修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/0905制订单位行政部版次A/1页次3/180.3 公司简介 本公司拥有国内外先进技术与设备。主要生产各类五金铁管家具运动器材及室内外休闲用品。产品销往欧洲、美国、日本等地。公司秉承文人主义之精神，重视员工素质的培养及文人精神的宣贯，以“人类关怀”为企业价值取向，在公司内部管理中注重“集思广益，不断突破”，同时强调个人服从组织，强调每位恒吉人“理解合作共创共进”。公司建立良好的保安体系，已深得客户的信任。公司已拥有一支优秀的技术团队，现代化科学管理的组织机构，公司坚持“诚信、守约、优质、高效”的原则，为客户提供高效、安全的服务. 恒吉五金制品有限公司 修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次4/180.4管理者代表任命书经公司管理层研究决定，任命 方永标 担任恒吉五金制品有限公司C-TPAT保安体系管理者代表,全权负责工厂的C-TPAT保安体系的建立、实施和持续改进，负责向公司最高管理者(总经理)报告保安体系的建立、实施和持续符合等情况。 批准： 总经理修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次5/180.5 目标公司C-TPAT保安体系的安全目标：A年出口货物海关安全检查及客户安全投诉为零；B内部保安体系保障有力，重大安全事故零发生。 批准： 总经理修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次6/180.6 C-TPAT保安体系管理架构图总 经 理 管理者代表 行政部 质检部 仓库 加工部 包装部 业务部 批准： 总经理修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次7/180.7 C-TPAT保安体系运作要求本公司按C-TPAT标准建立保安体系,形成文件,加以實施和保持,並予以持續改進。并将最低限度满足如下运作要求。1货柜安全公司将确保货柜自入厂到交付目的地保持完整，严禁非授权物料和/或人员进入货柜摆放地。装柜时，公司按货物运输车辆管理程序进行封柜和维持出货货柜的完整。对出货到美国的货柜，装好柜后须使用高保封条来封柜。所有高保封条必须能满足或超越现时PAS ISO 17712（货运集装箱-机械密封件）标准的要求。1.1装柜前检查入厂或装柜前，监柜保安和QC员根据货物运输车辆管理程序应对货柜结构完整性进行检查，包括检查门锁机械装置的可靠性。要求对所有货柜执行7 点检查：前面左侧面右侧面货柜地面顶内外面门内外面外面/外底架修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次8/181.2货柜封条货柜封条由船公司提供，为一柜一封条。装货时，由运输公司司机携带到厂交工厂行政部报关组。行政部报关组根据货柜封条管理程序对封条进行控制及加封于已装好的货柜上，包括如发现封条和/或货柜受损如何识别和报告美国海关和边境保护局或适当的国外权威机构。1.3货柜储存货柜到厂后储存在工厂的货柜停放区,并由保安员根据货物运输车辆管理程序要求对货柜实施监管，并禁止非装卸人员进入货柜停放区；当货柜装卸过程中特殊情况停止装卸时，应对货柜及时封存并隔离摆放，在恢复装卸前检查没有异常后继续装卸作业。1.4出柜检查在货柜装柜过程中，监管QC应及时核对装柜资料及填装货物，确保货物种类，数量，重量等一致，并按要求拍照记录；当装柜完成时，监柜QC、监柜保安、仓管及船务人员等应再次详细核对相关资料及填装货物， 确保合格后才准予离厂。1.5货柜异常处理当货柜入厂检查或装柜前检查或装卸或存放或运输过程等阶段， 发现任何货柜异常状况，必须及时向当班保安及管理人员报告并将异常货柜隔离，由公司C-TPAT保安体系管理者代表联合船务等相关人员经与客户，海关，运输工厂等确定解决方案或最终核实后才能继续装卸作业。1.6支持性文件货物运输车辆管理程序S-C-TPAT-P-01货柜封条管理程序S-C-TPAT-P-022.0门岗控制为防止非法进入公司，保护公司财产，保安员负责对人员进出进行控制，在所有入口处均要求所有员工、访客和客户佩戴牌证方可进入。2.1 员工 2.1.1行政部负责员工厂牌的管理，并规定厂牌的式样和唯一标识；2.1.2员工资料花名册放置门卫室供保安员核对进出员工， 有疑问时向行政部查询核实。修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次9/182.1.3行政部负责收回离职人员厂牌，并作记录， 防止借用或他人冒用；2.1.4员工携带私人物品进出厂区由保安员检查无可疑物后方可放行；2.1.5员工临时放行制度及放行条；员工进出公司必须佩戴厂牌,由保安员对进出的员工进行检查。员工只可以在需要他们的工作场所出入和逗留。行政部人员和保安员负责对员工厂牌、访客证的发布和收回，并对钥匙的发布、收回和更改锁头进行控制。2.2 访客保安员负责访客证的管理和对不同访客进入工厂区域进出作限制；当班保安员负责对来访人员进行查询和进出登记，并联系及通知被访人确认相关事宜；保安员负责对访客人员携带物品的做好登记和检查； 访客登记和检查无异常后,由行政部人员或被访人到保安室带访客人员到指定位置及作陪同；外来货柜司机由保安员详细记录其身份资料,并由保安员带到保安室等候,不得进入其它区域；2.2.1访客人员到访时，必须出示有本人相片的证件供保安员登记。登记后由保安员发放访客证,访客须将访客证佩戴于醒目处，并在工厂内活动时应有工厂行政部人员或被防人员陪同。2.3客车进厂管制保安员对客车司机作登记,登记时要求提供身份证件作核实记录,登记后由保安员引导将车停放在“外来车辆停放处”,司机则由保安员带到保安室候坐,不得随处走动.2.4货车及货柜保安员对货柜车司机作登记,登记时要求提供身份证件作核实记录,登记后由保安员引导将车停放在“货柜装卸区”,司机则由保安员带到司机休息室候坐,不得随处走动.2.5外来邮件及包裹访客到达时须出示其身份证件或有本人照片的证件，以便门卫登记。收到的包裹或邮件必须经保安员检查无异常后方可分发，保安员做好抽查登记记录， 有需要时请及时电话联系寄件人和收件人确认包裹是否有可疑，发现可疑物品及时隔离后上报或报警，经确认后才放行。修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次10/182.6盘问和驱散非授权人员保安员负责对可疑人员的识别、盘问,以及向保安队长报告。2.7防止非法闯入训练保安人员需接受盘问和驱散非授权人员的训练及防止非法闯入的训练，并发现可疑人员及时上报或报警。2.8支持性文件保安人员守则和职责S-C-TPAT-P-03出入厂控制程序S-C-TPAT-P-04电脑密码/钥匙管理及换锁程序 HJ-C-TPAT003往来包裹/邮件监测管理程序 HJ-C-TPAT0023.0人员安全行政部负责对准聘用或新入职员工的背景进行调查，关对在职重点岗位员工进行定期调查，至少一年一次。3.1入厂前查核应聘人员到厂后如实填写员工入职登记表，行政部根据填写的内容通过网络、电话查验其身份证、过往的工作经历等， 所有身份资料验证无误后， 在其入厂登记表上盖“身份资料经核实无误，符合本厂用工要求。”章确认，才能正式入职。3.2定期背景调查行政部负责对重点岗位员工通过新墟派出所查询或网上追逃系统或发涵给员工户口所在地等各种方式进行定期背景调查， 确认无犯罪记录， 确保持续符合用工要求；需要定期调查的员工包括但不限于保安、仓管及装柜人员、包装工、QC、报关员、电脑操作员等， 调查后应做好记录。3.3雇佣中止程序对中止雇佣关系的员工，行政部人力资源组负责在该员工离厂前收回其厂牌和厂区钥匙等各种工厂财物，并取消其进入电脑系统的资格。同时根据情况， 应及时更换相关锁具或密码系统。行政部人力资源组应及时更新员工花名册并告知保安室，拒绝离职员工再次进入厂区从事可能的非法活动。修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次11/183.4支持性文件招聘政策和程序HJ-C-TPAT001离职雇员及终止供应商控制程序S-C-TPAT-P-08员工背景调查程序S-C-TPAT-P-094.0程序安全工厂实施安全措施，以确保供应链中与货物的运输、搬运和储存相关的过程的完整和安全。4.1文件处理PMC部、行政部报关组和货仓部根据货物凭据管制程序监管货物进出凭据，以确保用在货物上的所有信息清楚、完整、准确，并能防止错误信息的发生和交换。文件控制包括保护电脑访问路径和信息。4.2载货单程序为确保收到的进口货物的完整性，行政部报关组负责对来自客户的信息准确和及时向各有关部门或人员汇报。4.3出货和收货货仓部对收到的货物应根据送货单进行核对，应注明清楚货物重量、标签、标记及数量并进行验证。对发送的货物应根据采购单或交付单进行核对。在货车进入厂区或出货或收货前，必须核对司机的身份。4.4货物超短装及异常PMC部和货仓部负责对货物少数量、多数量和其它重大不符合情况或异常情况的调查和解决。包装车间根据客户做货资料，样板等进行包装作业， 当班QC应定时检查作业确认包装符合客户要求， 对各箱货物应及时抽查确保没有短装及超装等异常情况， 当值保安员负责包装区域的安全监控，防止非作业人员非法混入并构成潜在风险， 在包装好的成品入库或装柜前， QC人员需进行出货检验，对货物的包装标识、外箱、种类、名称、数量、重量、客户、目的地等再次确认无任何异常， 才能准予出货；如发现有非法或可疑的事情，应立即通知海关和/或其它执法机构。4.5重要船务资料控制4.5.1有关做货及落货等重要船务资料,一律由报关负责人龚玟君负责，当收到客户的相关资料时，应及时用后备储备盘备份一份交由管理者代表放置于重要船务资料存放柜，以便落货时比对，重要的船务资料使用前后均必须摆放于上锁的文件柜。修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次12/184.5.2管理者代表及报关负责人应保证所有资料的清晰、完整、真实，并对打印出来的或客户传真的落货资料核实无误后签暑标识，防止非法更改或篡改。4.5.3分发到各车间、货仓等部门的文件资料必须由报关负责人再次确认无误并签署后方可发放使用，否则相关部门应对可疑的落货资料做出举报。4.5.4本公司的Internet电脑系统的船务资料只授权业务部的电脑收发，所有电脑均安装杀毒软件和防火墙，防止非法入侵和篡改资料。4.5.6所有电脑资料只能由该电脑操作员本人作业，单人单机单一密码进入，所有进入系统的用户名及密码必须每三个月更新一次，防止被盗用非法进入电脑。4.5.7非授权人员不能进入写字楼资料存放区域，及其它封条存放等重点保安监控区。4.6支持性文件货物凭据管制程序S-C-TPAT-P-10货物超重/短缺分析程序S-C-TPAT-P-115.0安全培训和警觉意识行政部人力资源组对新进员工进行C-TPAT保安知识培训,并定期对全体员工的C-TPAT反恐意识培训。培训记录保存于行政部。行政部负责组织对全体员工如何识别非法作业，如何识别潜在保安事故， 紧急事故应变和报警等进行至少一年一次的定期培训并保存记录。行政部负责对各重点岗位作业人员关于C-TPAT保安体系作业要求和注意事项的培训，并保存记录。5.1公司建立举报非法作业激励制度及奖惩制度，鼓励全体员工举报非法作业， 对举报有功的员工实行奖励， 对违规作业的员工采取处罚措施， 杜绝违法行为。5.2公司建立紧急保安事件处理程序，供保安员和公司员工识别和应对恐怖分子所造成的恐吓。确保员工清楚当遇到恐吓时及时报告。公司对负责出货和收货的员工，及收发邮件的员工进行培训。此外，对员工进行维持货物完整、识别内部阴谋及保护进入控制等方面知识培训。公司制订激励员工举报、投诉保安事故指引，对积极参与的员工，给予以奖励。5.3支持性文件紧急保安事件处理程序S-C-TPAT-P-12激励员工举报/投诉保安事故指引S-C-TPAT-P-13修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次13/186.0实体安全公司保安人员及管理者代表负责对公司所有设施的定期安全检查和保障符合C-TPAT保安体系。6.1围墙公司周边设置了围墙，并对出口国际货物、高价值的货物和危险货物以内分区、分房存放，公司定期检查围墙的完整性。6.2大门和门岗大门保安员对进出公司的车辆或人员进行监控。6.3停车进入厂区的车辆分区存放，各停车区均有显眼的标识，并安装有CCTV系统对停车场进行监控。公司严禁私人车辆停在货物搬运和储存区域或相邻的区域。6.4建筑物结构公司的建筑物以钢筋混凝土结构,足于抵抗非法闯入；并对建筑物的完整性进行定期检查和修理。6.5锁闭装置和钥匙控制公司所有外部和内部的窗户、大门和围墙都有锁闭装置，保安员负责保管公司所有的锁和钥匙。6.6照明工厂确保灯光照明充足，包括以下区域：出入口、货物搬运和储存区域、围墙、停车场。各部门/车间内的照明由该部门/车间主管负责开关厂区周边的照明则由当班保安负责开关，没经授权的人员不得开关照明系统。6.7报警系统和闭路电视监控系统公司安装报警系统和闭路电视监控系统，用于监控厂房和防止非法进入货物搬运和储存区域。6.8货物储存区域公司对货物搬运和储存区域设置围栏、警告语等，以防止非法进入。6.9设施定期检查及维护 维修部人员和保安员负定期检查和保养公司的设施,并做好记录。修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司6.10支持性文件CCTV管理程序S-C-TPAT-P-147.0货物安全7.1生产包装过程安全7.1.1本公司所有成品均在包装车间作业完成,包装车间须安装闭路电视监控,所有包装资料需由PMC部确认无误后方可投入使用.7.1.2包装现场应提供样办及包装要求,以便包装工人及时核对,防止错漏,包装材料应由IQC人员检验合格后才能进入车间包装.文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次14/187.1.3成品包装时由保安员全程监控,不允许非本车间人员进入,成品包装过程由QC巡检人员定期监控;包装好成品经QC检验合格后方可入仓.7.1.4包装作业过程,QC及保安员应控制超短装情况,并防止任何可能的非法作业.7.2包装成品搬运过程；保安员负责对成品的搬运过程进行监控,成品直接运送到成品仓。7.3包装成品标识，分区摆放；包装部对生产好的成品作产品标识,QC员对生产好的成品作检验状态标识,成品直接运送到成品仓。7.4包装成品储存安全及监控；7.4.1成品存放于成品仓,非本仓管理员及非授权人员不得私自进入成品仓；所有进入成品仓的人员应征得管理员工同意并陪同进入，成品仓管理员应保存成品进出记录。7.4.2所有包装成品应及时入仓，当中途下班时，应及时将包装成品入成品仓保管，当再次进行包装作业前应由当班管理人员确认所有包装材料正确无误。7.4.3成品仓管理员应定时对成品仓巡视，发现任何可疑应及时汇报管理者代表并对现场保护，确保所有货物完整、安全并分区良好管理。7.4.4成品仓应随时关闭,在下班时必须锁好所有门窗.7.4.5成品仓内货物分客、分区摆放，要正确标识，落货装柜时比对，防止错装。7.4.6出货时，仓管理员陪同由本厂授权的搬运工进入仓拉货，公司安装CCTV系统对成品仓进行实时监控。7.5成品装卸过程控制保安员对成品装卸作全过程的监控,非装卸人员不得进入装卸区域。修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次15/187.6成品货柜运输过程监控成品货柜运输途中由公司报关员作全程跟车监控,当遇异常情况时由报关员指挥处理。7.7贵重物品的监控贵重物品存放于仓库的独立房间,并由专人管理，同时做好收发记录。7.8危险品的管理 公司建设独立的危险品仓用于储存危险品,并有专人负责危险品的管理。7.9防止非法物品进入所有外来的邮件、包裹必须先经门卫室保安员检测，只有检测合格的邮件、包裹才可分发给收件人，当遇到可疑情况时可通知收件人到场打开作详细检查，并通知保安队长到场处理。成品仓内所有物品需经QC检验合格后进入，应做好批次标识并分区放置。成品仓内门窗应保持关闭，当班仓管应定时巡视成品仓，发现任何非检验或无标识或可疑物品，应及时举报，防止非法物品进入。7.10保安员应对上述重点区域定时巡逻并签到,如有发现任何窗破、门窗没锁好或其它可疑情况，应及时报警或报告保安队长和管理者代表。7.11支持性文件装卸货物区域管理程序S-C-TPAT-P-158.0电脑安全公司制定计算机管理程序，并对电脑操作员作电脑安全操作、系统防护、防病毒知识培训，确保公司电脑及电脑系统处于安全状态下运行。8.1 公司重要的文件资料由专人负责管理(包括船务资料、电脑文件、往来电邮、传真等)，防止没经授权的人员使用、复印和涂改。8.2电脑系统管理员应定期对电脑操作员进行培训,培训内容包括电脑安全作业、系统维护知识、防止病毒入侵等。培训记录保存于行政部。8.3 电脑维护和密码保护修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订惠州市恒吉五金制品有限公司电脑系统必须设置密码保护，使用个人用户名及唯一密码才能登录电脑系统，电脑系统管理员对公司电脑安装杀毒软件和防火墙，应及时下载补丁或升级杀毒软件和防火墙软件，并定期对电脑系统升级和杀毒，确保电脑系统拒绝不适当的存取、篡改电脑资料等文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次16/18行为。公司的电脑设置密码保护，防止没经授权的人员操作电脑，系统管理员每三个月对工厂电脑的密码进行一次更改，当电脑操作员离职时，系统管理员则及时更改该电脑的系统密码。公司确保电脑系统能识别对电脑信息的滥用，包括不适当的存取、篡改商业数据。并对违反者实施惩罚。8.4责任8.5电脑系统管理员应及时举报任何可疑非法电脑操作,并与新墟派出所保持联系,掌握资讯.8.6支持性文件计算机管理程序S-C-TPAT-P-16外来文件识别程序S-C-TPAT-P-179.0 C-TPAT保安体系定期评审机制公司C-TPAT管理者代表负责编制C-TPAT内部定期评审计划并组织实施；保存相关评估记录及填写纠正预防措施；9.1公司C-TPAT管理者代表应定期联络相关公证机构或访问美国海关网站， 结合C-TPAT相关最新要求及时更新内部保安体系；9.2全体员工应配合，监督公司C-TPAT保安体系的运行，公司提供意见箱和其它直接沟通渠道接受各种建议和投诉；C-TPAT管理者代表将记录相关投诉并保存处理跟进意见；修改记录版次修改内容摘要核 准审 查制 作A/1新制订9.3 C-TPAT管理者代表及最高管理层将结合C-TPAT保安体系运行情况， 每半年对本公司C-TPAT保安体系的各环节和程序实施情况评估一次。并作出记录及对发现的不符合项采取纠正预防措施，以确保C-TPAT保安体系的有效实施及不断完善持续符合相关要求。惠州市恒吉五金制品有限公司文件名稱保安体系文件编号HJ-C-TPAT001制订日期2012/09/05制订单位行政部版次A/1页次17/189.4 C-TPAT管理者代表及最高管理层将结合C-TPAT保安体系运行情况，对本公司C-TPAT保安体系的各环节和程序实施情况进行“不提前通知评审日期”的突击方式进行模拟安全事故发生时评估本司保安体系的有效性并作出记录及纠正预防措施。9.5 当客户要求时，公司应及时配合第三方公证机构对公司C-TPAT保安体系进行评审并作出改善，以持