文件和资料管理程序090326.doc

文件和资料控制程序文件编号KW-QP4.1-01文件版本第B版生效日期2009.5.5第10页 共10页文件分发明细 副本：董事长 执行董事 总经办 总经理 副总经理 企划部 运营中心 计财中心 营销中心配套部 营销中心外贸部 营销中心门市部 人事行政中心 集中采购中心 产品研发中心 消防车研发中心 生产技术部 品保部 物控PMC部 设备部 涂装事业部 注塑事业部 配套钣金事业部 配套塑件事业部 模具事业部 市场塑件事业部 市场钣金事业部正本：运营中心所属文控中心 制修订记录文件版本制修订日期制修订页次制修订摘要A2007.9.159初版发行 B2009-5-59应集团集团公司发展规模变化及内部运作需要变更页 次1234567891011121314151617181920212223242526页版本编制审核批准1 目的为规范集团集团公司经营管理层面文件、资料编号、标识和管理，加强文件、资料的收集和管控，有效地使用、保护和利用资料，为集团集团公司各项工作服务，增强集团集团公司资料的实用性和有效性，结合集团集团公司的实际，制定本程序。2 适用范围适用于集团集团公司各部门各类文件3 引用文件质量记录管理程序4 术语文件：书面的工作要求和规定；包含电子档文件和纸本档文件；5职责5.1总经理 5.1.1负责经营管理文件的审批。 5.1.2负责绝密级文件的借阅审批和监督。5.2 运营中心所属文控中心5.2.1文控中心负责集团集团公司管理类文件、技术类、企业文化及各类集团集团公司活动策划类文件的保存、日常管理工作；5.2.2 文控中心是集团集团公司文件资料归口管理部门，有责任对集团公司经营类文件的管理模式进行策划，并进行日常稽核；5.3其他部门建立和完善本部门文件资料管理，确保各部门的文件和资料完全完整。6工作程序6.1 文件资料管控范围作为集团公司的运营中心所属文控中心： 负责规划、协调全集团公司文件、资料工作，对各职能部门、事业部文件、资料管理工作进行监督、指导和稽核； 制定和组织实施集团公司关于文件、资料工作的规章制度； 负责集团公司文件和有关资料的收集、征集、管理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作； 发挥文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用； 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成集团公司培训和教育的支持部门； 组织各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导他们的工作； 相关文件的发放核定及回收确认工作； 负责相关文件的发放；其他部门：生产经营过程中所产生的相关质量记录表单，资料的收集或汇总，外来文件和资料送文控中心备份。6.2文件资料包括的内容：6.2.1文档资料 6.2.1.1 集团公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料； 6.2.1.2 集团公司股东会、董事会形成的文件资料； 6.2.1.3 财务、会计及其管理方面的文件资料； 6.2.1.4 劳动工资、人事基础信息、培训、考核、人事任命、决定、劳动合同等资料。 6.2.1.5 经营管理方面的文件资料； 6.2.1.6 技术图纸、工作流程、工艺文件、作业指导书、样件数模、技术整改方案等文件资料； 6.2.1.7质量手册、质量体系文件、表单、检验标准等方面的文件资料；6.2.1.8 各种产品生产参数、能量消耗定额、安全预防措施等方面的文件资料；6.2.1.9基础建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件资料；6.2.1.10 集团公司的各项规章制度、流程、规范、决议、决定等文件资料；6.2.1.11 各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、通知、厂商资料、国标、法律法规、顾客的订单合同、顾客的来图及要求（供应商管理议，质量要求类）、与质量管理体系有关非技术文件等具有参考价值的文件资料；6.2.1.12集团公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对集团公司具有保持价值的文件资料；6.2.1.13 其他具有利用和保持价值的文件资料；6.2.2声像资料6.2.2.1照片文件资料（含外出参观、考察学习等）；6.2.2.2录音文件资料（含参加外部培训等）；6.2.2.3录像文件资料（文娱、广告活动等）；6.3文件资料的管理工作6.3.1文件资料的编写和审批6.3.1.1在管理者代表协调下，负责组织有关部门和人员编写质量管理体系文件，由管理者代表审核，总经理批准。6.3.1.2其他管理文件由职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。6.3.1.3 技术文件由技术部编制、技术总监审批。6.4.1文件的收集6.4.1.1建立、健全立卷归档制度、确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存有10年、3年、1年等），注明文件的版本号；质量记录的保持参照质量记录管理程序；6.4.1.2对残缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；6.4.1.3及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查后整理、归档、编号、标识6.4.2文件资料的分布、归档、编码、标识和管理；6.4.2.1区分各类经营管理文件，确定归档范围、层别；6.4.2.2分布分类：依据文件构成分成四个阶层的文件。除按阶层别外，同时按是否保密、保密程度来分。6.4.2.2.1四个阶层的文件区分如下： 第一阶文件：质量手册或其他手册类文件；使用字母QM（Quality Manual）代表；第二阶文件：程序文件；使用字母QP（Quality Process）代表；第三阶文件：工作指导书（工艺卡片、SOP、SIP等），作业办法；第四阶文件：表单、各类记录，使用字母QR（Quality Record）代表；一阶三阶（四阶6.4.2.2.2 编号原则和方法：A)外来文件编码规则：外部文件可直接用已有的编号，或以“年 月 日 E”编号，“E”代表外来文件。如2009年10月8日收到的第039份文件，可编号为20091008E039。B) 四个阶层的文件编码规则（除外来文件）第一阶文件编码规则：KWQMXXX KW（Ka Wei）代表集团公司 代表手册文件 代表流水号（0-999）第二阶文件编码规则：KWQPXXXKW（Ka Wei）代表集团公司 代表程序文件 代表流水号（0-999）第三阶文件办法编码规则：XXXXXXPQKWKW（Ka Wei）代表集团公司 代表程序文件 代表程序流水号（0-999）代表办法流水号（0-999）所有作业办都是体现程序文件的执行或补充说明，所以每个办法要归属一个程序文件其编号由对应的程序文件编号后派生一个流水号为作业办法编号；第三阶文件作业指导书(指现场工艺卡片)编码规则：KWSPXXXOXKW（Ka Wei）代表集团公司 代表作业指导书 代表流水号（0-9999）第三阶文件检验作业指导书(指品检人员使的)编码规则：XIXXXPSKWKW（Ka Wei）代表集团公司 代表检验指导书 代表流水号（0-9999）第四阶文件编码规则：XXXXRQKWKW（Ka Wei）代表集团公司 代表表单表格 代表流水号（0-9999）例如：我们的第一个质量手册文件可编号为KW-QM-01；我们的第一个程序文件可编号为KW-QM-001；对我们的第一程序文件执行或补充说明作业办法可编号为KW-QM-001-001；我们的第一个作业指导书（(指现场工艺卡片)可编为KW-SOP-0001；我们的第一个作业指导书（(指现场工艺卡片)可编为KW-SOP-0001；等等如此依流水号类推；6.4.2.2.3保密用Y表示，非密级则用N表示。6.4.2.2.4密级：绝密-AAA，机密-AA，秘密-A；6.4.2.3归档前将资料按上述八部制度进行分类、分组放置，每卷按文件和资料总览表逐一登录。6.4.2.4案卷排列：立案按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。6.4.2.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1和2之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐。6.4.2.6对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，按文件/发放回收记录表进行管控。集团公司各部门能兼职或专职文职人员应定期（视资料和记录的数量确定每个事业部的报送频率可已不相同，但每个月都会固定为8号对接；如逢节假日顺延；）报送相关资料至文控中心文控专员。6.4.3文件的发放6.4.3.1各部门或各单位有新的文件出台，需先报文控中心备案；6.4.3.2质量管理体系文件由文控中心按中的发放范围进行发放。其他经营管理性文件由各发起部门填写文件发放范围交由文控中心统一发放；发放方式依6.4.3.3；6.4.3.3集团公司内使用的质量管理体系文件一律为受控文件，接受更改控制。由文控中心归口管理填写受控文件清单，受控文件必须加盖“受控”印章和分发号。其他经营管理性文件只需加盖分发号。文控中心按照文件资料管理控制程序给新文件确定文件编号，并对文件的编制、审核、批准及发放范围的符合性进行复核；并加盖管制分发号章，建立文件发放/回收记录及受控文件清单；交文件出台部门，交文件出台部门按照文件分发记录复印足够份文件并依分发号进行发放；文件发放/回收记录原件、及文件原件送文控中心备案；6.4.3.4文件变更时，负责部门向文控中心提交申请，并调取原文件，文控中心组织负责组织申请的会签；文件变更定稿后，由文控中心组织安排各事业部文职人员发放、或通知各事业部文职人员领取新文件；原文件回收及销毁6.4.3.3文控中心对发放文件编上分发号并填写文件发放/回收记录，由领用人签收。发放编号从01、02顺序排列，非受控文件无“编号”标识及“受控”印章。分发号具体见附件16.4.4文件的使用6.4.4.1文件使用者应保持文件清晰,若文件严重污损影响使用时,使用者应向品保部申请更换,以旧换新,仍沿用原编号。品保部将破损文件按规定手续销毁。6.4.4.2使用者文件如有丢失应向品保部申请重新办理领用手续，品保部在补发文件时，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知相关部门，防止误用。6.4.4.3 未经管理者代表批准，任何部门和个人不得外借、复制和对外提供受控文件。6.4.5文件的评审和更改6.4.5.1 一般在每年管理评审时对质量体系文件的适宜性、可操作性组织进行评审，评审情况记录在管理评审记录中。引起的文件更改执行文件更改要求。6.4.5.2文件需要更改时，由原文件编制部门填写文件更改申请单，注明更改内容与理由，经原审批部门批准后进行。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。6.4.5.3 技术性文件更改办法文件某页上有少量须更改时，可实行划改，在删去的字上划两横“=”，做好更改标记，并在旁边写上更改后内容，并由更改人在更改栏中签名，标记本次更改的处数和更改日期。无更改栏目的技术性文件按（4.5.4）条更改。6.4.5.4其他文件的更改办法文件某页上有少量须更改时，可实行划改，在更改的字上划两横“=”，盖上“更改”章，在旁边写上更改后内容。6.4.5.5 当技术文件或其他文件更改内容较多时,可采用换页或换版两种,本文件的版本按字母A、B、C顺序排列，文件更改次数从0、1、2依次排列，当文件更改顺序为9时或文件需要大幅度进行修改时，应进行换版，原版本作废换发新版本，修改状态恢复到0状态。文件修订状态用版本/更改次数表示。如A/1表示该文件为A版，1次修改，并用此识别文件更改和现行修订状态。6.4.6所有作废换页或换版的原文件均有文控中心收回。6.4.7文件资料的保管6.4.7.1集团公司设立专门地点或专门文件柜保存文件资料6.4.7.2对所有集团公司文件资料系统排列，确保保管期限，编制文件资料目录（卡片或资料总览表），按一定次序排列和存放。6.4.7.3每年对文件资料进行一次清理，清楚不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。6.4.7.4集团公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限同长期，对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。6.4.7.5集团公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。6.4.7.6文控中心做好防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。6.4.8文件资料借阅、调阅或利用6.4.8.1案卷一般仅供在文控中心查看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。6.4.8.2主管级以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，集团公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，需填写借阅文件申请表，部门主管签字后，品保部总监审核后方可借阅。6.4.8.3集团公司文件密级分为绝密、机密、密级三个等级，绝密级文件资料禁止调阅。机密级文件资料经总经理批准后只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经权责主管审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅，本部门由部门负责人审批，跨部门的由管理部或总经理批准。6.4.8.3借阅期限不得超过1星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。6.4.8.4借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6.4.8.5外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其炒摘内容也须总经理同意且审核后方可带出。6.4.8.6集团公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件；3）提供文献索引资料。6.4.8.7出文部门负责人有要求时，文控中心应主动向各部门、员工提供集团公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。6.4.9文件资料的鉴定和销毁6.4.9.1集团公司任何个人或部门非经允许不得销毁集团公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写文件资料销毁审批表交部门主管（总监）审批，品保部批准后执行，凡属于密级文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由品保部批准后方可销毁。6.4.9.2销毁时，必须由总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。6.4.9.3对已失效的、经批准销毁的集团公司文件资料，文控中心管理员需认真核对，编制文件资料销毁清单，将批准的文件销毁审批表和销毁的文件清单一起 归档，并永久保存。6.4.9.4为积累知识而保留有价值的作废文件,应加盖“作废保留”印章，与现行的版本隔离保存，生产和检验现场不得使用“作废保留”文件。6.4.10外来文件的管理6.4.10.1 由研发部或工程质量技术部负责定期收集国家相关的法律法规、国家、行业标准，并审核确认其有效性和适用性后，交由文控中心，由文控中心进行编号，加盖“受控”和“外来文件”印章，根据发放范围控制分发，并纳入外来文件和资料登记表中。6.4.10.2与质量管理体系有关的非技术类文件，由文件管理员接收并备案登陆至外来文件和资料登记表中后按6.4.3要求发放；6.4.10.3顾客的订单合同由销售部接受，由销售人员对订单合同进行装订后每月交由文控中心统一管理。6.4.10.4顾客的来图及要求（供应商管理议，质量要求类），业务人员接到此类文件时，将其转至相关研发部门，由其对其进行审核，按6.4.10.1行控制；6.4.10.5外来文件的发放、使用、作废、借阅、复制、保存等要求启用文件控制程序7质量记录7.1 管理文件目录7.2 受控文件清单7.3 外来文件和资料登记表7.4 外来技