公司档案管理制度.doc

*档案管理制度一、档案管理的目的 加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。二、适用范围 适用于*的档案管理工作。3、 文件材料的归档制度 1、全部档案资料实行集中统一管理。 2、凡是活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档，并按照档案管理员负责收集和整理。 3、各部门人员将具有保存价值的文件材料分类归档整理，由档案管理员编目装订，系统排列，并向档案室移交。 4、归档要求： （1）应当归档的文件材料必须齐全完整； （2）归档文件材料应当按规定分类归档整理，归档文件的整理符合有关规范规定要求，编制完备的检索工具； （3）档案移交必须编制移交目录，交接双方履行点交和签字手续。 5、形成的全部电子档案（电子文件）均应纳入归档范围，并进行整理、编目和保管。4、 档案利用制度 1、档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。 2、外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经项目经理批准。 3、档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。 4、审批表经项目经理批准签字后，方可借出档案。 5、借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。 6、档案借还情况须在登记本上登记。 5、 档案保密制度 1、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。 2、查阅涉密档案或内部材料，须经项目经理批准，必要时报请有公司领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。 3、未经批准，任何人不得私自带档案档案室；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。 4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。 5、不归档的重份文件及内部材料，须交由公司集中销毁。 6、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。6、 档案保管制度 1、档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。 2、档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。 3、档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。 4、保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。 5、雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。 6、档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。 7、发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进行修复、补制。 8、下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。7、 档案鉴定销毁制度 1、鉴定工作的组织，由公司办公室主任与项目经理、档案管理员组成，档案保管人员参加的鉴定小组，确保鉴定工作的质量。 2、采取直接鉴定法，逐卷，逐份的进行鉴定，并采取复审的方法，每次鉴定要写出鉴定报告，填写档案鉴定情况记录表和档案销毁清册，由办公室主任签名，并注明鉴定日期。 3、未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 4、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告。 5、销毁档案时要严格执行保密规定，应有两人以上监销人员。监销者应在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。8、 档案室人员岗位职责 1认真贯彻执行公司的方针政策和规章制度，完成职责范围内的各项工作及临时性任务。 2及时准确的做好各种档案数据录入工作，对数据的准确性负责。 3认真收集管理服务中心所需的各种资料。 4负责管理档案数据统计表查询、为有需要及有权限的人员提供服务。 5做好各种门类和各种载体（纸、相片、磁盘）文件材料的形成、积累、归档、修改补充和复印工作。 6熟悉档案管理暂行办法，做好日常借阅管理工作。 7参与承办各类档案的鉴定、销毁工作。 8具体确定文件材料归档范围和保管期限的划分。 9保证案卷质量完好；保证案卷材料组合排列的条理性；保证案卷规格形式符合有关标准要求；案卷装订结实美观。 10负责各类档案的分类编目和