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行政公文写作 一 行政公文的概念 行政公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 必须遵照国务院2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 执行 二 行政公文的性质 一 政治性 二 职权性 三 政策性 四 传播性 三 行政公文的作用 一 凭证作用 二 指导作用 三 规范作用 四 沟通作用 五 晓谕作用 四 行政公文的种类 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 二 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 四 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 五 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 十 批复适用于答复下级机关的请示事项 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 五 行政公文的特点 一 作者的法定性 二 体式的规范性 三 行文的权威性 四 制发的程序性 六 行政公文的格式 一 文头部分行政公文首页第一条横隔离线以上的部分为文头 也叫眉首或版头 它由发文机关标识 发文字号 秘密等级 紧急程度 签发人 份号等组成 1 发文机关标识发文机关标识即公文的制发机关名称 制发机关是公文的法定作者 表明公文的归属 应当使用该机关全称或规范化简称 2 发文字号发文字号由三个部分组成 机关代字 年份 序号年份是发文的年度 用阿拉伯数字写全 外加六角括号 置于机关代字之后 序号是发文的顺序号 多为发文机关发文的流水号 除 命令 令 外 不必加 第 字 在数序前不必加虚的 0 发文字号的作用主要有三个 一是便于登记 二是便于分类 归档 三是便于查找 引用 3 秘密等级和保密期限保密程度等级递增的顺序是 秘密 机密 绝密 密级标注在版心右上角第一行 两字之间空一字 如需同时标注保密期限 在秘密等级和保密期限之间用 隔开 如 机密 5年 未标注保密期限的 按绝密级三十年 机密级二十年 秘密级十年认定 4 紧急程度只有需要紧急处理的公文 才能在秘密等级的下方标注 特急 或 急件 字样 电报应分别标明 特提 特急 加急 平急 5 签发人签发人指代表机关核准并签写发出公文文稿意见的领导人姓名 一般只需在机关内部的发文稿纸上签写 但在上行文中必须在发文字号同一行注明签发人姓名 发文字号居左空一字 签发人姓名居右空一字 左右对称 签发人 三字后加冒号 标注其姓名 6 份号一般只用于大量印发或有秘密等级的公文 用阿拉伯数字标注在公文版头左上方 二 行文部分1 标题一般由发文机关名称 事项和公文种类三要素构成 即发文机关 事由 文种 如 国务院关于成立经济贸易办公室的通知 拟写公文标题应注意以下几个方面 1 准确 文种标注准确 事由词语准确 2 简明标题要力求简明扼要 国务院关于重申提供各种工业废渣不得收费的通知 2 主送机关主送机关指公文的主要受理机关 是负责承办或答复该文内容的机关 也称 上款 抬头 应当使用全称或者规范化简称 统称 除公告 通告 会议纪要等文种外 对外行文都应当注明主送机关 3 正文公文的正文可分为开头 主体 结尾三部分 正文的开头可以概括为 凭 即凭什么行文 也就是制发该文的依据或理由 主体部分可以概括为 事 即什么事情或什么事项 结尾部分可以概括为 断 即论断 判断 也就是正文的结论部分 多数为提出要求 措施 办法等 4 附件名称附件是指随文发送的文件 报表 材料等 作为正文的补充说明或参考材料 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 其名称应当在正文之后 制发机关和成文日期之上的左侧标注 5 发文机关发文机关也称 下款 落款 或 署名 表明公文的法定作者 在正文下方空3 5行的右侧位置标示 但因为此处必有机关公章 而机关公章上必有机关名称 所以往往不标示发文机关名称 而以机关公章上的机关名称取代 6 成文日期成文日期应该在落款处下一行的位置标示 成文日期应用汉字将年 月 日标注 零 写成汉字 O 即可 7 印章在正文之后 成文日期上面应加盖机关公章 公章是机关职权的象征 是公文生效的标志 8 附注附注即需要说明的其他事项 主要说明公文的发放范围 解释名词术语或联系人的姓名电话等 如 此件发至县团级 此件可见报 等 表达时应加括号标注 三 文尾部分1 主题词主题词是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组 主题词标在抄送栏左侧上方 先顶格写 主题词 三字并加冒号 再写主题词 每词之间空一格 不加标点 主题词的标引顺序为 先标公文主题的类别词 再标类属词 最后标文种 主题词多数是三个到五个 关于加强物价监督工作的通知 2 抄送机关抄送机关是指除主送机关外需要了解公文内容或需要备案的其他受文机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 抄送机关在抄送栏下 印发标识栏上 左端顶格写 抄送 两字并加冒号 其后排列的抄送机关名称不管占几行 均不得越过冒号 3 印发标识印发标识共有三个 一个是印发该公文的机关部门一个是印发日期一个是 共印 份 七 行政公文的写作要求 第一 符合党和政府的方针 政策 法律 法规和规章及有关规定 若提出新的政策规定 要切实可行 并加以说明 第二 公文内容要情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 字词规范 条理清楚 语句通顺 文字精炼 书写工整 标点准确 篇幅要力求简短 第三 公文中的人名 地名 数字 引文要准确 若引用公文 应当先引公文标题 后引发文字号 日期应当写具体的年