龙湖集团合同管理办法(集团统一版).doc

龙湖集团合同管理办法2009年版龙湖集团合同管理办法1. 目的：规范和统一集团内合同起草、会签、审批、签章、执行、变更及档案管理。2. 适用范围：l 适用于龙湖集团本部及各地区公司合同管理。3. 合同及合同变更定义、范围l 金额在10000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），均应签署合同/协议或其它书面文本。l 合同变更指已签合同的金额及内容等发生变更，并与分供方确认达成一致（未达成一致的定义为预估变更），合同变更可以作为合同付款依据。变更类型定义提交路径审批流程设计变更因设计变更引起的合同变更在成本系统中，对应合同的“合同变更”模块下提交”。附件需提交已与分供方确认的结算资料等相关文件。项目成本经理项目财务经理项目总监造价采购职能负责人技术洽商因技术洽商引起的合同变更现场签证因现场签证引起的合同变更预算调整因预算调整引起的合同变更其他变更合同条款中明确约定了付款结算依据（价格及价格浮动范围，数量及数量浮动范围等），且付款时遵照该结算依据进行结算的付款，出现结算金额超过或低于原合同暂估金额在成本系统中，对应合同的“合同变更”模块提交”。一般只需提交变更说明和变更金额。同对应合同的审批流程除合同金额变更外，如果变更涉及其他合同内容，应该签署补充协议，补充协议同新签合同。在成本管理系统中“合同管理”模块，同新签合同。可以选择关联主合同。同对应合同的审批流程4. 合同类别及审批权限管理、合同付款权限管理l 合同类别及审批权限全集团统一，由集团运营及投资发展部进行管理和维护。具体内容详见附件1龙湖集团合同类别及合同审批权限管理办法（2009）、附件2龙湖集团合同类别及审批权限表（集团统一版）（2009）。l 合同付款权限由各地区公司自行制定，由各地区公司财务部负责管理和维护。5. 合同内容规范管理要求5.1合同名称l 合同名称必须反映所属项目和主要事件，禁止直接使用通用性的合同名称。项目相关合同必须包括“公司发布的项目标准名称+事项”，正确示例“XX项目国土出让合同”。l 成本系统合同名称、附件名称、正文中的名称、及其他OA支持性文件，必须保证名称的一致性和关联性。5.2 起首部分：l 写明合同各方的全称，且必须与公司印章名称保持一致。l 合同主体： 合同主体必须与公司印章名称保持一致，项目类合同的合同主体必须与该项目的开发公司吻合； 若一份合同对应多个合同主体，需要说明不同主体对应的标的物及金额，以满足成本分摊和办理承兑的需要；5.3 合同内容：l 基本信息：基本信息应包括但不限于：产品名称、牌号、商标、厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限，必须符合国家行业相关政策规范；计量单位、计量方法、自然损耗率等；运输方式及运费承担责任；交（提）货期限、地点及验收方法。 l 合同模板：合同模板是合同的依据文件，内容必须清晰表述标的物（施工、采购、服务等），数量和质量，价款，付款节点和相应的支付条件、履行的期限、地点和方式，违约责任，维保服务等主要条款；合同模板目前由地区公司各职能部门按龙湖集团合同类别及审批权限表（集团统一版）（2009）的类型进行编制，将来计划由集团运营及投资发展部进行集团统一。l 违约责任： 违约责任应明确约定违约金数额、比例或计算方法，以及合同解除的条件，具体内容由合同承办部门确定。 各部门应根据本部门的业务特点，总结一些本部门常见的违约责任标准条款，如“未能按期交货或者付款，每延期一天，由违约方向对方偿付未履行部分款项总值每日千分之五的违约金；任何一方如单方面中途撤消或无故不履行合同者，应由违约方偿付对方未履行部分款项总值20%的违约金”。 原则上任何合同都不能缺乏违约条款。类似“甲方有权保留追溯损失的权利”的条款不能代替具体的违约条款。 合同违约责任应在合法、合理的范围，应避免由于甲方违约责任过重导致乙方产生恶意的条款，例如“延期付款甲方每日支付3%违约金，延期付款5天以上乙方有权解除合同，甲方应支付10%违约金”。 一般情况下，合同应有质保金、质保期及维保服务方式，以保证合同后期服务的正常进行。 一般情况下，合同争议处理的机构应为甲方所在地有管辖权的人民法院或仲裁委员会。 一般情况下，合同应有明确的起止时间及签约地点。5.4 合同结尾部分： 双方都必须使用有效的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或业务章等印章。 落款应包含签订时间、法定代理人及委托代理人、开户银行及帐号、联系人及电话。 应在合同结尾注明合同正副本各几份，甲乙双方分别持有几份等信息。应在合同结尾处注明合同附件的名称和份数。 如果合同结尾部分的合作双方信息是另取一页应在此页左上角注明此页无正文。5.5 格式化的合同：l 国家或垄断机构的格式合同，由经办人按要求填写，并在合同中尽量通过其它说明事项或补充条款等方式为甲方争取公平权益；同时，经办人员应在成本系统审批的合同摘要中对格式化合同予以明示。5.6 境外合同：l 合同中应注明在国内发生税费的承担方，建议统一注明所有在国内发生的税费由境外收款方承担。l 如为境外公司提供服务的合同，合同中应注明提供劳务所在地（境内、境外）的工作比例及对应的服务金额。l 鉴于境外合同付款周期的特殊性，故合同约定的付款时间应考虑充分，如在收到发票且满足合同付款条件后的30个工作日内，并应强调付款遇中华人民共和国法定节假日顺延。l 与代理方所签合同中应包括对代理方票据的要求，例如“代理公司提供之海关代征增值税及关税发票抬头须为买方公司及代理公司双抬头,且发票之含税金额需与卖方公司相关材料价款一致；代理公司交付买方之所有发票均须为原件,相关发票抬头,除海关代征增值税及关税发票为购买公司及代理公司双抬头外,其余一切代理费及相关中间费用等,均须为买方公司名称抬头”。l 地区公司凡涉及境外付款的合同，均须添加财务部税政模块负责人会签。6. 合同审核流程及岗位职责6.1基本流程：起草会签校稿审核审批用印存档/抄送6.2起草：l 合同承办人对合同签订的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性承担主要责任，即第一责任。l 合同承办人在会签过程中应严格按合同会签权限添加相关人员参与会签，不得随意添加合同会签权限以外的人员参与会签（目的是提高合同会签效率、明确分工和责任、控制合同流传范围）。l 若发生多版本情况，应说明版本之间的差异，明确修订的内容（目的是提高会签效率，保证版本的有效性）。l 合同承办人不得随意跳过系统默认的会签人员直接校稿，如有特殊情况，必须在办理说明中明示。l 当合同承办人不能找到合适的合同类别时，首先应与信息中心系统管理员确认是该类别未向员工开放使用权限，还是尚未建立适用的合同类别。若确认属于后者，则承办部门应向财务部反映提出增加合同类别的要求，必须杜绝“随意”选择一个合同类别的做法。l 提交合同时的合同摘要，应按以下要求填写，因为简洁明了的合同摘要能提高会签和审核人的效率。合同摘要应包括：（1）合同的形成方式，依据及背景；（2）合同的主要关键点说明（如特殊的，变化的条款，或提醒对应会签人需重点关注的点）；（3）与目标成本合约规划的对比情况；6.3 会签：l 会签人对合同内容提出本部门工作需求和专业意见，承担相关专业责任，负责提供专业标准规范或技术要求条款给合同起草人。l 合同承办人必须逐条明确回复会签人意见、直到意见达成一致（严禁合同承办人含糊简单的以“OK、同意”等字词接受会签意见、其实没有充分沟通、甚至根本就没有接受会签意见就送审批的情况）。l 涉外合同：合同承办人必须自行添加财务部税务经理参加会签（是否涉外合同以乙方是否境外单位为判断标准，不以是否外币付款为标准）。l 项目财务经理会签时主要负责审核价格、付款条件、违约责任是否清楚、明确。l 项目成本经理会签时负责审核与合约规划对照目标成本及合约范围执行情况、费项归属是否正确。6.4 审核：l 合同审核人负责对校稿版本的合理性、合法性、规范性、完整性和正确性进行全面审核，承担合同签订的第二责任（审核人必须全面检查会签意见并确认合同承办人已经与会签人达成一致意见）。l 合同审核人必须检查会签记录，起草和会签流程是否正确。6.5审批：l 审批人在审核的基础上批准该合同的执行，对签订合同承担决策责任。 7. 风险管控7.1合同解除：l 解除经济合同，甲乙双方须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传、终止合同协议等），并在成本系统留下可追溯记录。7.2 合同转让：原则上必须有三方协议。7.3 因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应由相关责任人承担责任，并在变更、解除合同的协议书中予以明确；7.4 异常情况：先实施后合同 l 先合同后实施为合同管理基本原则，如因特殊情况发生先实施后合同事件，该合同审批必须经过职能负责人审核，总经理批准方可生效。合同承办人在提交合同时须注明原因、影响及职能负责人对补办合同的意见；l 凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任；l 涉及合同保密内容的，合同承办人应在办理说明中明示，合同承办人、会签人员及审核、批准人员故意或过失泄露合同保密内容而给公司造成重大损失的，追究其经济和行政责任，情节严重的移送有关国家机关追究其法律责任；l 各部门自行负责本部门合同承办人员承办合同的资格审查，对多次出现低级错误的合同承办人，取消其承办合同的资格。l 合同承办人同意会签人意见但未在校稿时添加相关内容的，对此情况公司将进行通报批