行政资产管理制度.doc

第一章 总 则一、目的切实加强公司行政类资产管理，规范资产购置、使用、保管程序、处置（报废）行为，合理配备，确保公司财产安全完整。二、人员职责1.行政科1.1建立资产总帐及明细帐，做到使用部门、行政科部二帐一致，帐、物一致，并按时上报相关报表及固定资产管理方面的情况；1.2正确、及时办理行政资产的增加、转移、调拨、报废等手续，做好账务处理；1.3负责登记各部门资产管理责任人名单并指导、监督、检查各单位的资产管理、使用及维护工作；1.4每季度组织资产清查盘点，核对帐实,并于次月5日前上报盘点报告；1.5负责组织行政资产维护与维修,确保正常使用；1.6编制行政资产编号并贴制标识。2.行政科2.1负责建立行政资产数量、金额的总账和明细账，统一核算，建立健全核算凭证和账卡，正确填报相关会计报表；2.2办理行政类固定资产增值、转移、调拨、盈亏、报废等的财务手续；2.3计提折旧及账务处理；2.4参与行政管理部的资产清查盘点工作。3.各部门、各项目部3.1做好本部门行政资产日常管理，建立台帐，确保安全完整不流失，坚持责任到人、物尽其用的原则；3.2及时反映资产的增、减、变动等情况，做到账实相符；3.3正确使用，做好日常维护保养工作；3.4每月25日清查盘点，于次月5日17:00前将盘点报告上报公司行政管理部；3.5协助办理资产的内部调拨及其他相关工作。4.IT部4.1 负责电脑、整机外设、网络等相关设备的管理和技术服务，包括电子类设备的验收、安装、配置登记、故障诊断、简单故障排除等；4.2 负责协助行政建立电脑及周边设备、通讯设备技术方面的台帐、配置登记、维修记录等工作。第二章 管理规定一、定义1.行政类资产分类及定义1.1固定资产：单位价值500元（含）以上，且使用年限超过1年，且在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。包括土地、房屋和建筑物及其附属设备、车辆（生产用车辆除外）、办公设备（电脑、打印机、复印机等电子设备类）、电器等。1.2低值易耗品：单位价值500元以下，且使用期限在一年以上并且在使用过程中保持原有物质形态的资产。包括家具、小家电等，该类低值易耗品纳入固定资产管理范围。1.3办公用品：包括办公用各类文具、办公耗材、电脑周边产品（鼠标、键盘、U盘等）、图书音像等。该类资产管理办法另行发布制度。1.4日常消耗类：属消耗型，大多为一次性消耗品，价值较低，其形态和性能会在使用中发生改变甚至是逐步丧失，继而报废。如厨房杂品（碗、筷、盘等低值品）、保洁用品（保洁工具、清洁品等）、维修材料等，该类资产由使用部门负责做好日常管理，合理控制消耗，及时更新即可。1.5劳保用品类：保护劳动者在生产过程中的人身安全与健康所必备的防御性装备，减少职业危害。如工服（管理办法参见工装管理制度）、劳保鞋、手套、胶鞋、安全帽（管理办法参见安全帽管理办法）、宿舍床上用品及其他工作防护用品。本类资产另行发布制度。2.本规定主要规范对象为固定资产类和纳入固定资产管理的低值易耗品类。二、资产管理部门职责界定1.公司行政管理部为行政资产一级管理部门，负责建立资产系统帐，并根据资产采购、调拨、报废等实时情况及时更新。同时负责监督、检查和核对二级管理部门台帐。由资产专员或指定人员负责具体工作。2.各项目行政部为行政资产二级管理部门，按照规范表格建立各自行政资产台帐，并根据资产变动情况及时更新，做到帐实相符。每月5号前将上月盘点报告连同最新台帐提交公司行政管理部备查。项目行政人员兼资产专员，负责具体工作。3.公司财务部门负责建立财务行政资产台帐。资产二级管理部门每月与本部门财务账目核对，做到账账相符。每季度公司行政管理部和财务部核对资产总账，也需账账相符。由资产会计负责具体工作。三、资产申请1.因工作需添加资产的，由需求部门提出申请，申请中说明增补原因，对资产的规格、品牌、配置、采购方式、费用等方面可提出要求或建议意见，其中家具类等可说明款式、尺寸、材质等要求。2.申请需经部门主管领导、行政管理部、总经理签字审批。部门对申请的必要性和合理性负主要审核责任；行政管理部做复审并根据公司内部可供调剂的资源状况和使用部门对资产的要求，确定增补方式，增补方式一般为：2.1调拨：有闲置资产情况下，首先考虑从其他部门调拨。2.2采购：在没有可供调剂资产情况下，可通过采购新品实现增补。2.3订制：如需增补的资产在规格、材质等方面有一定特殊性，不能通过采购实现的，则选择订制。3.行政管理部把签署意见的申请单交由总经理审批同意后，按照批复意见实施采购。四、采购1.采购承办固定资产采购由公司行政管理部在节约总成本和控制办公费用总额度基础上统一购置，也可授权二级管理部门或其他相关人员采购。大批物资可委托资材部协助进行。2.询价承办部门采购前需做市场询价，货比三家，在保证使用功能、质量前提下优先选择信誉好、售后服务好、价格低廉的渠道进货。各资产管理部门要从质量、价格、售后服务等各方面综合评估后，逐步建立固定供货商网络。3.审核市场询价后填写固定资产申购单（含三家对比表，对比表中需写明采购建议），由所在部门主管审核后，提交公司行政管理部审核，上报总经理审批。4.实施采购申购单获得审批后方可实施采购，无审批的采购财务部有权拒绝为其办理报销。5.验收采购回的资产须经资产管理部门、使用部门（电子类产品还须IT部参与验收）共同验收确认后方可付款、发放/领用。验收不合格的由承办人负责办理退换、索赔、拒付等事宜。6.入库、领用6.1编号验收完成，由资产管理部门为新添固定资产编号，所有公司资产实行编号管理，编号要贴在资产表面，同时和台帐信息一致。6.2入库、出库行政部填写入库单和出库单，入库单需部门负责人签字；出库单需使用部门负责人在领用人处签字。入库单一联交由采购人员办理报销。出库单一式四联，行政部保留存根、使用人留存一联备存、采购人员领取两联办理报销。6.3报销采购人员需把入库单（一联）、出库单（二联）、固定资产申购单附在发票后办理报销。无上述凭证，财务部有权拒绝报销。五、领用1.公司资产本着“谁使用谁负责”原则，领用类型分为以下三种：1.1公用资产：由全体员工共同使用的资产，如复印机、传真机等，由行政部门人员领出并为该资产使用责任人；1.2部门公用资产：归由某个部门专用的资产，如部门专用打印机、放置该部门办公区域内的饮水机等，由部门主管指定专人领出、保管，并为该资产使用责任人。如无指定，则部门主管为使用责任人。1.3个人使用资产：即由个人保管使用的资产，如电脑、照相机、保险柜等，由使用保管人领出，并为使用责任人。2.所有资产均应由使用责任人领出，不得他人代领或领出后私自转移使用及管理责任，否则发生的一切后果均由使用责任人承担。3.新购资产入库后，由使用责任人到行政部领取并签认，办理出库手续，并将资产使用责任人在出库单上做备注。出入库单均需行政部主管签字方为有效。4.产品使用说明书、保修卡、发票复印件、随机的其他物品或资料等留存行政部备存，后期维修及管理使用。5.行政部凭出库单将领用信息录入资产台帐，同时将责任信息录入使用责任人资产卡。6.资产卡管理办法：6.1个人资产卡跟随员工流动，一人一卡，由行政部负责资产卡建立和信息更新。6.2员工离职或调动，需到行政部门凭资产卡信息办理行政资产移交或退回。并由行政人员和本人共同签字。6.3离职手续中需附带资产卡。6.4员工调动，资产卡需随调动手续流转至新部门，新部门行政据此为其重新建立新的资产卡。六、使用1.公司所有行政资产均由行政管理部负责统一调配，只要为满足工作需要，任何人员均不可以任何理由拒绝调配管理。2.每件资产均需有使用责任人，具体责任为：2.1保管责任：对资产完好存在附有监管责任；2.2维护责任：爱护资产，指导规范使用，避免人为损坏。一旦发生损坏、故障，及时申报并配合完成维修；2.3维护管理延续责任：使用责任人如因工发生岗位或工作地点变动的，有责任在做部门工作交接时，同时做好资产交接及责任交接，确保资产管理的延续性。3.每位员工都负有爱护公司资产责任，不能以任何理由据为己有，每个员工对故意损坏资产、私贪资产现象都应及时反馈给职能部门。对于违规行为一旦查实，除对当事人给予相应的行政处分外，还要追究其经济赔偿责任。4.资产在使用过程中发生损伤、丢失、损毁、配件缺失的，使用责任人须在第一时间报告部门负责人，并通报资产管理部门。由资产管理部门监督使用部门在3个工作日内落实责任并提出书面处理意见，经公司行政管理部、财务部会签，报总经理审批后处理。七、归还1.项目结束须将领用的全部固定资产交回公司，由行政人员按资产台帐信息做清理盘点。该项工为专项工作，另行制度规定。2.人员离职2.1办理离职手续时，须到行政部做资产退还；2.2离职人员所用资产如部门留下继续使用，由部门负责人指定人员接收，否则，由部门负责人接收。2.3接收人填写固定资产交接单，交接双方签字，行政部对照资产台帐，核实无误后在交接单上签字确认。2.4行政部凭交接单同时变更资产台帐信息，录入新使用责任人资产卡。2.5离职人员为部门资产专员或负责人的，须由部门负责人或上一级负责人指定新的资产管理负责人，在公司指定人员监督下完成本人使用及所负责的固定资产的盘点交接，方法流程同上。2.6资产如有遗失、人为损坏或配置配件缺失，离职人员应负责赔偿。责任界定、赔偿办法及账目处理见本制度第九条之规定。3.人员内部调动3.1原则上所使用资产不随人走。3.2调动人员所用资产部门不留用的，统一退还行政部门，由行政部门填写红字入库单（一式四联）， 需退还资产部门负责人签字、行政管理部接收人签字。退还部门、财务部、行政部门各持一联备存。行政部和财务部并据此变更资产台帐信息。3.3部门如需留用，需更换使用责任人，部门填写资产责任人变更通知单，附双方签字的资产盘点交接单，原责任人、新责任人和部门负责人签字后，交行政部变更台帐信息及个人资产卡信息。3.4如因工作需要资产随调动带走的，需经部门负责人、行政部批准，由行政部在其资产卡上注明，办理调动手续时，在部门负责人及本人签字确认。同时到行政部办理调拨手续。3.5资产使用人或保管人发生人事异动，拒不履行盘点交接手续的，行政管理部门有权通知相关部门不予办理离职工资结算和档案移交手续。4.资产暂借4.1因工需暂借资产的，借入方需到借出方填写固定资产暂借登记表，备注借用理由、预计归还时间。4.2借出及归还，均需双方在场，共同检查资产状况、清点配件，并做登记、注明。该行为不需做帐务处理。4.3如在借出期间发生资产损毁、丢失、缺件，在5个工作日内，由双方出具情况说明，确定责任，上报公司行政管理部审核，根据相关制度规定做后期处理。不报或延迟上报造成无法追查责任的，一律由该资产责任人承担全部责任。八、调拨1.调拨原则：分公司、项目间不允许私自调拨物资，如有需求，须报公司行政管理部协助统一进行。2.调拨手续及流程2.1固定资产调拨2.1.1确定调拨后，调出方填写资产调拨单，由行政专员、财务会计、部门负责人三方签字确认，并据此单变更台帐信息，登记资产调拨台帐。2.1.2物资抵达，接收方行政专员据实物核实调拨单信息并签字确认，同时提交财务会计、部门负责人签字，变更台帐信息，行政还需登记本部门资产调拨台帐。2.1.3接收方将三方签字后的调拨单传至公司行政管理部审核签字，据此更改公司资产总账信息后，回传调出方和接收方备存，完成本次调拨。2.1.4调拨时，调出方需将该资产历史维修信息整理后填写维修记录表随资产调拨。接收部门做好信息接收，并继续记录该资产后续发生的各次维修，共同保证记录的连续性。2.2低值易耗品中归属固定资产管理的调拨手续及流程同固定资产调拨。2.3办公用品、劳保品调拨调出方填写出库单（一式四联），一联备存；一联随同调出资产交由接收方作为验收凭证并备存；其余两联交由调出方财务，据此做账目处理；各环节均需做好台帐信息变更。3.费用分摊办法及过程责任界定3.1由公司行政总库配发给使用项目/部门所产生的运费，或工作结束资产退回公司行政总库所产生的运费均由使用项目/部门承担。3.2项目与项目间发生调拨时，需求方承担运费。3.3调出方负责协调物资调拨全过程的各项工作，确保安全。3.4接收方接收时，需及时检查使用/运行状况，如存在问题，需第一时间通知调出方和公司行政管理部，共同协商确定解决办法，因此发生的检测费、维修费或添购配件（原配件缺失或损坏不能继续使用）等费用均由调出方承担。如检测确定无维修价值甚至属报废资产的，该资产所发生的运输费用也由调出方承担。3.5调拨物资到达目的地10天内未有异常情况报请的，视作资产正常。其后再发生维修或其他费用均由接收方承担。九、维修1.公司所有固定资产需建立保修、维修档案，发生维修及时记入资产维修记录总表。各资产维修记录需跟随资产流动。资产管理部门需在每月5日前将该月维修情况记录表提交公司行政管理部备存。2.资产管理部门要与设备销售商或信誉、技术好的专业公司建立固定维修合作关系，以确保过了保修期的资产能及时维修，保证正常使用。3.资产发生故障，使用责任人需第一时间（2个工作日）向资产管理部门申报。如因未报或申报不及时，造成无法追查责任或造成其他影响的，由该资产使用责任人承担相应后果。4.资产管理部门接到申报后，3个工作日内必须给予明确回复，特殊情况的，需当天回复。4.1尽快了解情况，确定解决办法，或维修，或报废，或其他。4.2查询资产帐，确定维修价值，如建议维修，需对维修渠道、维修估计费用等提出具体意见；同时分析、判断造成故障原因，如系人为使用或保管不当造成的，需确认维修责任并提出处理建议。4.3如建议报废，按报废流程办理。4.4资产管理部门将以上意见统一提交部门负责人审批后实施。如为固定资产，需交由公司行政管理部、总经理审批后方可执行。十、损坏遗失责任1. 该损坏指：因某种原因使资产丧失了本身的使用功能，使之报废的情况。2. 除不可抗拒的客观因素外，凡人为原因造成损坏的，个人保管使用的公司资产的损坏、遗失都应由使用保管人或直接责任人承担相应的经济赔偿。公用资产需由使用部门调查了解后，确定责任人并由其承担相应经济赔偿。3. 公司资产的损坏、遗失赔偿，可分为三种情况处理：3.1 资产是全新领出且使用期在半年以内的，要按资产原值赔付现金或购买同样资产归还公司，该类采购由行政人员或指定人员按相关要求负责采购，并将新购资产纳入公司正常资产管理；3.2 使用期超过半年的，或已有前人使用的，则按财务折旧后的资产剩值赔付现金；3.3 在以上两点都不适用的情况下，由行政部与使用责任人共同商讨可行的赔偿方法，经 公司审批后实施。4. 赔偿金的交付，由行政部发出交付通知书，当事人一次性到财务部交付赔偿金或分月从工资中扣除。如无合理理由当事人拒付的，公司有权从其收入中强行扣除并予相应的行政处分。5. 未经批准擅自处置资产（包括报废、变卖、赠送他人等），责任人应承担给公司造成的所有损失，并上交非法所得，同时视情节轻重给予降级、降职、待岗直至除名的处理，情节严重构成违法犯罪的依法移交公安机关。十一、盘点1.资产二级管理部门每月25日进行行政资产盘点，财务人员参与。分析盘点结果并将报告在盘点人、部门负责人签字后于当月30日17:00前报公司行政管理部。2行政管理部如发现盘点清单与资产台帐登记不符，有权要求资产管理部门做出解释，如有必要，可安排到部门做复查。3. 公司行政管理部联合财务部每季度最后一月25日，组织相关部门对公司资产进行盘点，与资产台帐核对,盘点报告于次月10日17:00前上报公司。十二、折旧及报废1.基本原则所有固定资产均按财务规定做折旧核算。完全折旧后性能仍良好的资产应继续管理使用。当使用性能已达不到要求时，资产管理部门才可以做报废处理。2.报废确认2.1资产已超过使用年限，且不能继续使用的；2.2因自然或人为原因使得资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复以便继续使用的；2.3由于历史原因，申请报废的资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复的；2.4因工艺设置