会议管理体系文件.doc

人和商业控股有限公司经营管理事业部会议管理体系执行程序目 录一、建立会议管理体系的目的 3二、会议管理体系定义 3三、会议种类 3四、会议形式 3五、会议管理原则 4六、会前准备 4七、会议要求 5八、会议纪要档案管理 5九、借阅会议纪要流程 6十、部门会议管理 6十一、运营团队会议管理 7十二、营销团队会议管理 8十三、市场开发团队会议管理 9十四、专项会议管理 11十五、会议决议的跟进、督办 11 十六、会议流程图 13十七、会议管理体系表单模板 14一、建立会议管理体系的目的 1.规范会议程序，提高会议质量和效率； 2.统一工作思想、保持步调一致、提升工作效率、提高团队凝聚力；3.有效进行信息传递，加强沟通，协调各项目或部门之间的工作关系。二、会议管理体系定义 1.由经营管理事业部总经办负责组织召开的各级各类会议； 2.会议形成的决议、决定或意见由经营管理事业部所属各职能部门或各项目团队负责人组织落实，由总经理秘书单独或协同相关职能部门予以跟进或督办。三、会议种类 1.例行会议：周工作会议、月工作会议、季度总结会议、年度总结大会 2.专项会议：专题会议3.特定主题会议：是一种交流性质的会议，具培训提升功能，如不定期分别组织召开关于营销策略、企业文化建设、团队管理、安全、客户服务等各种特定的主题交流会议4.现场会议：针对现场特定情形下，为部署工作或解决某一具体问题而组织召开的现场办公会议四、会议形式1.见面会议 2.视频会议 3.电话会议 五、会议管理原则1.计划原则：会前计划、会中控制、会后跟进，通过会议计划使会议达到预期目标；2.高效原则：提高会议质量和会议效率；3.节约原则：降低会议成本，精简会议频次；4.追踪原则：会议决议或决定的执行情况必须指定有专人跟进追踪；5.评估原则：检核会议的组织过程和流程，对会议的基本规则和效果进行评估。六、会前准备1.例会：会前1小时提示参会人员到会时间。专项会议：明确会议主题，并第一时间下发会议通知（见【附件一】）,会前1小时提示参会人员到会时间，提示参会人准备会议资料及相关数据。如会议形式为电话会议，则提前2小时提示参会人，参会人如使用移动电话，需提前检查移动电话电量是否充足，并准备好备用电话； 2.会前行政办须准备好会议所需相关设备及用品，礼仪部做好会议服务准备工作； 3.会议室如需接待尊贵客人或供尊贵客人使用，则行政办需提前1个小时做好会议室保洁、设备调试、用品准备及礼仪服务等相关工作。 尊贵客人包括：a.公司董事会成员；b.各事业部总经理；c.政府职能部门人员；f.公司合作伙伴,如大客户；g.员工家属；h.其他与公司有相关业务往来的客人。七、会议要求1.参会人须严格按照会议时间出席，提前十分钟到达会议室，并填写会议签到表（见【附件二】）； 2.会议发言严格执行规定的时限，参会人要做到准备充分、条理清晰，突出重点，简洁有序；3.周会、月会等例行会议要求参会人员主要围绕当期的工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，下一步工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；4.会议期间禁止中途离席、引用或提供不确切虚假信息、人身攻击、发表与会议无关的言论，应保守会议秘密，禁止泄露会议内容；5.会议期间应将移动电话及相关电子设备调至无声状态，禁止在会议期间出现移动电话或电子设备异常响动。八、会议纪要档案管理1.加强会议纪要的规范管理，增强会议档案的实用性和有效性；2.由行政办专人负责会议纪录，经总经理审批后下发至相关参会人员。3.事业部所有会议纪要由行政办负责分类管理，指定专人负责备份、编号、登记、存档。4.申请借阅会议纪要严格按照借阅流程，办理相关审批手续。5.所借阅的会议纪要档案必须在借阅当日17时前归还，如不能按期归还，需再次办理延期借阅手续；6.所借阅的会议纪要档案严禁复印留存；7.借阅期间借阅人须保证资料的完整，归还时如发现资料破损或改动，则依照奖惩办法对当事人进行处罚。九、借阅会议纪要流程借阅人填写会议纪要借阅审批单主管副总经理审批总经理审批借阅人将审批单交档案管理员留存借阅人填写借阅登记表领取会议纪要按时归还会议纪要档案管理员检查后归档模板名称：会议纪要借阅审批单模板（见【附件十】）会议纪要借阅登记表模板（见【附件十一】）十、部门会议管理事业部所属各职能部门、运营、营销及市场开发团队负责人在召开本部门或团队会议时，须执行以下要求： 1.周会、月会以及重要专项会议（如领导交办事项）必须设置会议记录人，会后形成会议纪要；2.会议纪要须建立完善的存档管理体系，以备查阅；3.会后1日内将会议纪要备份上报至事业部行政办；4.如需使用事业部会议室，则提前填报会议室使用申请单（见【附件七】），经审批后由行政办查阅会议室使用登记表（见【附件八】），安排相应时间供申请部门使用。十一、运营团队会议管理运营团队会议分为周例会、月例会1.周例会（1）召开时间：每周一14时（2）召开形式：电话、视频（3）主会人：事业部总经理（4）参加人：各运营团队副总级以上人员（5）会议内容：a.各运营团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，领导交办事项完成情况，下周工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕运营策略、促销活动、客户服务、物业管理、费用异常支出等运营层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。（6）会议时长：1小时（总经理发言20分钟，其他人汇报10-15分钟）（7）会议召集人：总经理秘书2.月例会（1）召开时间：每月28日14时（2）召开形式：以见面会议为主，特殊情况下采取电话、视频方式（3）主会人：事业部总经理（4）参加人：各运营团队副总级以上人员（5）会议内容：a.各运营团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，领导交办事项完成情况，下月工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕运营策略、促销活动、客户服务、物业管理、费用异常支出等运营层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。（6）会议时长：2-3小时（总经理发言30分钟，其他人汇报15-20分钟）（7）会议召集人：总经理秘书 十二、营销团队会议管理营销团队会议分为周例会、月例会1.周例会（1）召开时间：每周一15时（2）召开形式：电话、视频（3）主会人：事业部总经理（4）参加人：各营销团队副总级以上人员（5）会议内容：a.各营销团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，领导交办事项完成情况，下周工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕营销策略、团队建设、客户意向、人员异动等营销层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。（6）会议时长：1小时（总经理发言20分钟，其他人汇报10-15分钟）（7）会议召集人：总经理秘书2.月例会（1）召开时间：每月29日14时（2）召开形式：以见面会议为主，特殊情况下采取电话、视频方式（3）主会人：事业部总经理（4）参加人：各营销团队副总级以上人员（5）会议内容：a.各营销团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，领导交办事项完成情况，下月工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕营销策略、团队建设、客户意向、人员异动等营销层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。（6）会议时长：2-3小时（总经理发言30分钟，其他人汇报15-20分钟）（7）会议召集人：总经理秘书十三、市场开发团队会议管理市场开发团队会议分为周例会、月例会1.周例会（1）召开时间：每周一16时（2）召开形式：电话、视频（3）主会人：事业部总经理（4）参加人：各市场开发团队副总级以上人员（5）会议内容：a.各市场开发团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，领导交办事项完成情况，下周工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。（6）会议时长：1小时（总经理发言20分钟，其他人汇报10-15分钟）（7）会议召集人：总经理秘书2.月例会（1）召开时间：每月30日14时（2）召开形式：以见面会议为主，特殊情况下采取电话、视频方式（3）主会人：事业部总经理（4）参加人：各市场开发团队副总级以上人员（5）会议内容：a.各市场开发团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，领导交办事项完成情况，下月工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发层面各项工作进行报告；b. 总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。（6）会议时长：2-3小时（总经理发言30分钟，其他人汇报15-20分钟）（7）会议召集人：总经理秘书十四、专项会议管理事业部总经理确定会议主题及参加会议人员，总经理秘书下发会议通知，明确召开时间、地点、会议主题及会议时长，并在会后跟进督办。会议相关要求：（一） 凡事业部例行会议，参会人员应准时参加，如遇特殊情况另行通知。（二） 严格按照确定的会议时长和会议主题，保证会议效果。（三） 要按照高效、节约的原则，全国性会议尽可能釆用视频、电话会议等形式召开。（四） 事业部临时组织召开的会议，可简化会议流程，以提升会议效率。十五、会议决议的跟进、督办1.跟进范围a.周例会b.月例会c.各项专项会议2.事项跟进、督办形式会议后由行政办指定专人进行跟进督办，每次跟进督办须做好记录工作以备查阅，督办形式主要包括：a.电话b.手机短信c.传真d.邮箱e.现场跟进督办f.调阅部门会议纪要4.跟进、督办事项记录要求（1）督办人员必须准确详实地了解所跟进事项进展情况，并如实填写会议决议跟进表（见【附件六】）。（2）跟进督办事项的进展状态以红灯、黄灯和绿灯标明。a.红灯：代表该项工作尚未开展或正在进行中；b.黄灯：代表该项工作已完成但超过规定时限或未达到预期目标；c.绿灯：代表该项工作如期完成且达到预期目标。（3）督办人员应根据所跟进事项实际情况实时或定期向主管副总经理总经理、上报会议决议跟进记录表。十六、会议流程图会议流程图确定会议主题确定会议地点、时间、参加会议人员下发会议通知会前准备（桌椅摆放、水、纸张、空调等）召开会议会议纪要会后整理（桌椅摆放、水、纸张、空调等）签到整理会议纪要下发会议纪要会议纪要回执会议纪要存档整理会议纪要会议流程说明：由事业部总经理确定专项会议的主题明确参会的人员、时间、地点总经理秘书下发会议通知行政办人员做会前准备总经理主持召开总经理秘书纪录行政办人员会后整理总经理秘书整理会议纪要后报总经理批阅总经理秘书负责下发会议纪要总经理秘书收取会议纪要回执总经理秘书存档。十七、会议管理体系表单模板【附件一】会议通知模板会 议 通 知 ：经营管理事业部定于 年 月 日 时 分在 会议室由事业部总经理主持召开 会议，请准时参加并就会议主题准备相关资料。特此通知。经营管理事业部 年 月 日【附件二】会议通知记录单模板会议通知记录单会议主题会议时间通知时间通知形式接收人所属部门通知记录通知人【附件三】会议签到表模板会议签到表会议主持会议主题会议时间参加人员时 间与会人员签到时 间与会人员签到缺席人员姓名缺席原因批准人【附件四】会议纪要模板会 议 纪 要编号会议主题： 会议时间： 月 日 开会： 时 分 闭会： 时 分会议地点： 会议类型： 会议主持： 会议记录： 与会人员： 会议缺席： 会议议题1会议内容及结论执行部门会议议题2会议内容及结论执行部门会议决议【附件五】会议纪要回执单模板 回执单 ： 为确保 及时送达，请在收到文件后，将本回执单签字确认并回传。对您的支持与配合表示感谢！联系人：电 话：传 真： 接收单位: 接收人：年 月 日 【附件六】会议决议跟进记录模板会议决议跟进记录会议纪要编号会议主题会议决议执行部门跟进人跟进时间跟进形式跟进状态跟进结果备注：跟进事项进展状况，在“状态”栏中采用红灯、黄灯、绿灯形式标注。a.红灯：代表该项工作尚未开展或正在进行中；b.黄灯：代表该项工作已完成但超过规定时限或未达到预期目标；c.绿灯：代表该项工作如期完成且达到预期目标。【附件七】会议室使用申请单模板会议室使用申请单 年 月 日申请部门会议议题会议时间 年 月 日 时 分至 时 分与会人员会议所需设备和物品经办人申请部门经理签字主管副总经理签