[行政公文]深航锦江国际酒店制度与程序.doc

深航锦江国际酒店计划财务部 page 1 of 218 未经许可不得扩散 深航深航锦锦江国江国际际酒店制度与程序酒店制度与程序 shenzhen airlines hotel policy 其他 的直接到前台结账。 3、 过担保期的（10 天后）临时挂账，由前厅部将假房内的账项做“city ledger”转临 时公司的操作，将帐项转入后台信用组。 4、 信用组及时通知担保人，结清款项，并向财务总监报告有关跟踪情况。 5、 过担保期 30 天后, 信用组要求担保人提供书面承付报告，说明欠款原因，交计财部总 监报总经理室，并备份留档。 6、 过担保期 60 天后，咨询律师收回款项的可能性及具体操作方法。 见下页临时挂帐申请书 深航锦江国际酒店计划财务部 page 11 of 218 未经许可不得扩散 附表： 临时挂帐申请书临时挂帐申请书 1 申请人资料： 公司名称 companys name: 通讯地址 address : 联系人姓名 relation person: 电子邮箱 e-mail: 电话号码 tel. : 传真号码 fax: : 2 赊帐内容（请用表示） 客房 room 餐饮 food paid out 单上必须有客人和酒店经办人的签名. 三、银行卡结账账单的装订： 从上至下依次为： 1、 银行卡签购单（商户联） 2、 预付款收据（两联、分别为客户联和存根联） 3、 balance 为零的账单 4、 预打的账单（balance 不为零的账单） 5、 客人消费明细、小票 6、 balance transfer 的附件账单 7、 接待处通知书 8、 rc 深航锦江国际酒店计划财务部 page 32 of 218 未经许可不得扩散 9、 银行卡授权单 10、预订单或传真 四、有信贷协议的挂账账单的装订： 从上到下依次为： 1、 客户签单卡 2、 balance 为零的账单 3、 预打的账单（balance 不为零的账单） 4、 客人消费明细、小票 5、 balance transfer 的附件账单 6、 接待处通知书 7、 rc 8、 预订单或传真 说明：有客人签名确认的任何账单，请前台员工不要在账单上直接留言。 五、临时挂账账单的装订： 从上到下依次为： 1、 临时挂账担保书 2、 balance 为零的账单 3、 预打的账单（balance 不为零的账单） 4、 客人消费明细、小票 5、 balance transfer 的附件账单 6、 接待处通知书 7、 rc 8、 预订单或传真 六、宴会预付押金的挂账单的装订： 从上到下依次为： 1、 从上到下依次为：（存根联红联） 2、 预付款收取通知单 3、 balance 为零的账单 说明：预付款收取通知单上必须注明发票和预付款收据是否已开出，并请交款人签收 发票，加盖“已开发票”章。 七、已转后台的未结帐，在前台付款或退款的帐单装订： 在前台付款的； 从上到下依次为： 1. balance 为零的账单（city ledger 为负数） 深航锦江国际酒店计划财务部 page 33 of 218 未经许可不得扩散 2客人要结帐的挂帐明细帐单。 （挂后台时所用假房内的明细帐单） 在前台退款的： 从上到下依次为： 1. paid out 单 2.“预付款遗失登记表” 3. 预付款收据(客户联白联) 4. balance 为零的账单（city ledger 为正数） 5. 客人要结帐的挂帐明细帐单,此帐单需退款客人签字（挂后台时所用假房内的明细帐 单） 说明:paid out 单上必须有客人和酒店经办人的签名 备注：以上所有结账账单所附的所有附件必须完整、清晰。 深航深航锦锦江国江国际际酒店制度与程序酒店制度与程序 shenzhen airlines hotel policy b. 在桌面上点击鼠标右键，选择退出系统， （需输入密码） c. 用左键双击 windows 桌面上“拷贝上网记录”图标，稍等片刻后即可关机； d. 此操作为每日必须作的一项工作，每台电脑都需进行。 2. 需清点当日收取的现金总额，并与当日手工 order 单上的汇总金额核对，无误后，将 当日营业款及 order 单交至计财部审计办公室。具体操作如下： a. 将营业款装入投款袋中，并填写缴款明细表。 b. 在网吧专用的投款登记表上填写上指定的内容。 c. 在审计办公室当班人员的见证下将营业款投入保险箱中，并请见证人在投款登记表上 签名； d. 将 order 单单独交予审计办公室当班人员。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 49 of 218 未经许可不得扩散 深航深航锦锦江国江国际际酒店制度与程序酒店制度与程序 shenzhen airlines hotel policy 单位 价值在 500 元以下的作三级辅助 帐管理,每月盘点, 当月餐饮收入 的 0.2%损耗率控制。 1231 实物性 低耗品 1 器皿用具 01 铁锅类 单位价值在 500-2000 元之间的作 深航锦江国际酒店计划财务部 page 163 of 218 未经许可不得扩散 02 铝锅类 03 煲类 04 模具 05 箱 3 铝铁器具 99 其它 二级台帐管理,半年盘点,原则上 以报损数量增补,以旧换新;单位 价值在 500 元以下的作三级辅助 帐管理,每月盘点, 当月餐饮收入 0.1%损耗率控制。 01 秤 02 炉 03 斗 04 台 05 钟 06 架类 07 盒类 08 器类 09 格类 10 匙类 11 茜类 12 刮类 13 圈类 14 挖类 15 板类 16 刨类 17 剪类 18 棒类 19 扫类 20 勺类 同上 21 铲类 22 壶 23 锅类 24 煲类 25 厘类 4 其它厨房器 具 99 其它 同上 01 厨房用具 02 餐厅用具 03 洗衣房用 具 1231 实物性 低耗品 9 其它用具 04 布草间用 具 同上 深航锦江国际酒店计划财务部 page 164 of 218 未经许可不得扩散 05 宿舍用具 01 表类 02 秤类 03 仪器类 04 计算工具 类 1 度量工具 99 其它 工具卡管理,责任到人,每月盘点, 原则上工具类以报损数量增补,以 旧换新。 01 电器工具 02 扳手类 03 钳类 04 枪类 05 刀具类 06 梯类 07 龙头 08 线盘类 09 螺丝批类 10 阀类 11 钻类 12 泵类 13 尺类 14 钳 15 锤 16 表类 17 凿 18 斗 19 镊子 20 锯 21 刨 22 测量计类 23 仪器 2 维修工具 99 其它 同上 01 工程用车 02 餐厅用车 03 厨房用车 04 客房用车 2 工具 3 运输工具 99 其它 同上 1231 实物性 低耗品 01 桌 深航锦江国际酒店计划财务部 page 165 of 218 未经许可不得扩散 02 椅 03 沙发 04 茶几 05 橱、柜 06 工作台 07 保险柜 08 屏风、隔 断 09 卡位 10 灯具 11 标示、标 牌 1 办公家具 99 其它 二级台帐管理,半年盘点;单位价 值在 500 元以下的作三级辅助帐 管理,半年盘点,原则上家具类以 报损数量增补,以旧换新。 01 桌 02 椅、凳 03 沙发 04 橱、柜、 箱 05 台 06 茶几 07 加床、床 架 08 灯具 09 衣架 10 标示、标 牌 2 客用家具 99 其它 同上 01 桌 02 椅 03 橱、柜 04 台 05 茶几 06 床 07 灯具 08 书架 3 家具 3 宿舍家具 09 标示、标 牌 同上 深航锦江国际酒店计划财务部 page 166 of 218 未经许可不得扩散 99 其它 01 台 02 椅、凳 03 沙发 同上 04 桌 05 茶几 06 橱、柜 07 灯具 08 衣架 09 标示、标 牌 4 餐厅家具 99 其它 同上 9 其它家具 同上 01 电视机 02 空调 03 冰箱 04 洗衣机 05 吹风机 06 dvd 机 07 热水器 08 电热壶 09 消毒柜 10 电熨斗 11 电扇、吊 扇 1 家用电器 99 其它 单位价值在 500-2000 元之间的作 二级台帐管理,半年盘点;单位价 值在 500 元以下的作三级辅助帐 管理,每月盘点.原则上家电类以 报损数量增补,以旧换新。 01 器类 02 机类 03 锅类 04 炉类 05 柜类 2 厨房电器 99 其它 同上 01 器类 02 机类 03 钻类 04 泵类 1231 实物性 低耗品 4 电器 3 工程电器 05 锯类 同上 深航锦江国际酒店计划财务部 page 167 of 218 未经许可不得扩散 06 工程用测 试电话 99 其它 01 打印机 02 传真机 03 复印机 4 办公电器 99 其它 同上 9 其它电器 同上 5 客房非一 次性用品 三级辅助帐,定额管理,半年盘点。 01 电话机 02 程控电话 03 对讲机 04 无线寻呼 机 1 通讯器材 99 其它 单位价值在 500-2000 元之间的作 二级台帐管理,半年盘点;单位价 值在 500 元以下作三级辅助帐管 理,半年盘点。 原则上此类以报损数量增补,以旧 换新。 01 视频类 02 音响类 2 音视器材 99 其它类 同上 01 消防用品 02 灭火器材 03 保安用品 3 消防器材 04 其它消防 器材 同上 6 器械器材 4 医疗器材 同上 01 点、验钞 机 02 机类 03 器类 04 架类 05 文件夹 06 剪、刀类 7 办公用具 99 其它 单位价值在 500-2000 元之间的作 二级台帐管理,半年盘点.单位价 值在 500 元以下的作办公用具卡 管理,责任到人,半年盘点,原则上 此类以报损数量增补,以旧换新。 01 网络设备 02 电脑配件 1231 实物性 低耗品 8 网络、电 脑配件 99 其它 单位价值在 500-2000 元之间的作 二级台帐管理,半年盘点.单位价 值在 500 元以下的作三级辅助帐 管理,半年盘点,原则上以报损数 深航锦江国际酒店计划财务部 page 168 of 218 未经许可不得扩散 量增补,以旧换新。 01 画 02 摆件 9 艺术装饰 品 99 其它 单位价值在 500-2000 元之间的作 二级台帐管理，单位价值在 500 元以下的作三级辅助帐管理,半年 盘点,原则上以报损数量增补,以 旧换新。 消耗性低耗品分类及管理办法明细表消耗性低耗品分类及管理办法明细表 一级码 （1242） 二级码（1-9） 三级码（1- 9） 四级码（1- 99） 管理办法 01 笔 02 笔筒 03 笔芯 04 笔刨 05 文件袋类 06 盒装类 07 章类 按每人的标准配置管理。 08 印油类 09 板类 10 橡、胶类 11 尺类 12 笔记本 1 文具 99 其它 同上 01 纸张 02 帐 03 册 2 纸 99 其它 每月以实际领用金额列入部门费用， 以预算为标准控制。 01 营业用 1 办公用品 3 印刷品 02 非营业用 同上 01 盆、盘类 02 盅类 03 碟类 04 碗类 05 杯类 06 勺类 07 瓶类 1242 消耗性 低耗品 （物料用 品） 1 瓷器 99 其它 三级辅助帐,每月盘点，当月餐饮收 入的 0.3%损耗率管理，当月客房收 入的 0.1%损耗率管理。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 169 of 218 未经许可不得扩散 01 杯类 02 瓶类 03 盆盘类 04 缸类 05 碟类 2 玻璃器皿 99 其它 同上 01 竹器 02 木器 03 藤器 3 竹木滕类 99 其它 三级辅助帐,每月盘点，当月餐饮收 入的 0.1%损耗率管理。 01 筷类 02 盘类 03 箱类 04 盒类 05 架类 06 托类 07 管类 08 袋类 09 瓶类 2 器皿用具 4 塑料 99 其它 同上 01 被芯 02 枕芯 03 床褥 04 毛毯 05 靠垫 06 被套 07 枕套 08 床单 09 床裙 10 浴巾 11 浴衣 12 地巾 13 毛巾 1 客房布件 99 其它 01 被芯 02 枕芯 1242 消耗性 低耗品 （物料用 品） 03 海绵垫 深航锦江国际酒店计划财务部 page 170 of 218 未经许可不得扩散 04 被套 05 枕套 06 床垫 07 床单 08 毛巾 2 宿舍布件 99 其它 01 台布 02 台裙 03 台套 04 椅套 05 靠垫 06 毛巾 07 口布 08 布垫 3 餐厅布件 99 其它 三级辅助帐,每月盘点,定额管理，当 月客房收入的 0.2%损耗率管理。 01 衣 02 裤 03 裙 04 背心、马夹 05 套装 06 领带 07 袜子 08 鞋子 09 帽子 4 工作制服 99 其它 三级辅助帐,每月盘点,定额管理。 01 窗帘 02 地毯 03 垫 3 布草 5 其它布件 99 其它 三级辅助帐,每月盘点。 01 客房一次性 用品 三级辅助帐,每月盘点,定额管理。 02 客房收费用 品 三级辅助帐,每月盘点。 1 客房用品 99 其它同上 4 供应用品 2 餐厅用品 每月以实际领用金额列入部门费用， 以预算为标准控制。 01 扫把、地拖 深航锦江国际酒店计划财务部 page 171 of 218 未经许可不得扩散 02 垃圾袋、铲、 桶 03 手套 04 刷 05 鞋 06 摸布 1 清洁用具 99 其它 01 清洁药剂 02 清洁药粉 2 清洁药品 99 其它 三级辅助帐,每月盘点，当月客餐饮 收入的 1%消耗率管理。 5 清洁用品 3 洗涤药品 三级辅助帐,每月盘点,标准消耗成本 管理。 01 管 02 线 03 膏 04 漆 05 胶 06 空开 07 柱 08 槽 09 架 10 剂 11 钢垫 1 装饰材料 99 其它 三级辅助帐管理,每月工程部按维修 单所用材料分配各部门费用，以预算 为标准控制。 01 锁 02 接头 03 电阻 04 螺丝 1242 消耗性 低耗品 （物料用 品） 05 钉 同上 06 阀 07 开关 08 匙 09 弯头 10 直通 11 片 12 条 2 维修材料 13 板 同上 深航锦江国际酒店计划财务部 page 172 of 218 未经许可不得扩散 14 电容 15 带类 16 螺杆 17 水晶头 18 龙头 19 内接 20 外接 21 胶塞 22 胶带 23 极管 24 集成块 25 喉箍 26 码 27 三通 28 头类 29 活接 30 铁类 31 钻头 32 刷、扫类 99 其它 01 电池 02 灯具 03 插座 04 插头 05 电源盒 06 电筒 3 照明用品 99 其它 同上 01 药品类 4 工程用药剂 02 药粉类 同上 01 墨盒 02 碳粉 1242 消耗性 低耗品 （物料用 品） 6 工程用品 03 硒鼓 三级帐管理,每月电脑部按报修单所 用材料分配各部门费用，以预算为标 准控制。 04 色带 05 电脑配件 06 光盘 7 电脑耗材 1 电脑耗材 99 其它 同上 01 药片 深航锦江国际酒店计划财务部 page 173 of 218 未经许可不得扩散 02 药膏 03 药水 04 冲剂/糖浆 类 05 药油 8 医疗药品 99 其它药品 标准控制。 01 书籍 02 cd 1 书籍及音像 制品 03 其它 三级辅助帐管理,每月盘点。 01 棋类 02 球类 03 员工活动装 饰品 04 员工活动礼 品 2 宿舍用品 05 其它 每月以实际领用金额列入部门费用， 以预算为标准控制。 01 横幅类 02 装饰品类 03 礼品类 04 喷绘 3 节日会议 用品 99 其它类 同上 01 洗衣房用品 02 布草间用品 03 包装材料 04 消防化学品 1242 消耗性 低耗品 （物料用 品） 9 其它物品 9 其它 99 其它 同上 四、低值易耗品的预算管理四、低值易耗品的预算管理 （一）低值易耗品的购置都必须纳入酒店年度的预算管理。 （二）各部门在编制预算时，必须根据下一年度酒店的经营方针，本着实事求是的原则， 力求做到切实、准确。 （三）批准后的预算为年度可执行的预算指标，各部门应严格遵守，原则上，不允许有超 预算的开支发生，预算当年有效，不得跨年度使用，不得年底突击使用预算指标； （四）各部门在申请低值易耗品购置时，应事先明确预算的项目和金额，报计财部核准， 总经理批准后，方能进入下一程序。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 174 of 218 未经许可不得扩散 五、低值易耗品的购置五、低值易耗品的购置 低值易耗品的购置，按年分季编列消耗计划报批。各需用部门于每季未月 15 日前， 提出下季度营业或办公所需的低值易耗品计划，按品名、规格型号、数量、申请理由和用 途等内容填写清楚，由部门总监签具意见，报财务部审查汇总并提出意见后报计财部采购 部，计财部采购部根据库存情况，编制月采购汇总表（附详细购置清单） ，申报月采购计划 以阅批件的形式报财务副总监或总监审核，报总经理批准后实施采购。 六、低值易耗品的收、发、存、调管理六、低值易耗品的收、发、存、调管理 （一）购进低值易耗品，须办理验收入库，对于批量大、技术质量要求高的低值易耗品部 门应协助总仓验收。 （二）实物性低耗品由计财务资产管理员统一按类别编号，并贴牌，消耗性低耗品(物料用 品)无须编号贴牌。 （三）一切领用，均须填“物品领货单” ，报经本部门总监核批后到酒店总仓领用，由仓管 员填写资产编号后予以发货、销帐。同时，领用部门应依据“物品领货单”及时登记实 物台账或备查账，并由实物使用或保管人签名负责。 （四）部门内外之间的调拨，由部门资产管理员填列“资产调拨单”分别由调入调出部门 主管（责任人）签字同意后方可进行调拨，并及时调整相关帐务，报送计财部资产管理 员备查。 七、低值易耗品的盘点及清理七、低值易耗品的盘点及清理 （一）由部门资产管理员组织对低值易耗品进行定期或不定期盘点，并编制盘点表报送计 财部。计财务资产管理员进行监查。 （二）对盘盈、盘亏、损坏以及闲置的低耗品，查明原因明确责任人，写出书面处理意见 报财务副总监或总监审核，总经理批准后，进行相应账务调整，并在计财务资产管理的 监督下进行清理。 八、低值易耗品的移交八、低值易耗品的移交 （一）各部门资产管理员发生岗位变动或离职，必须完成交接手续后，必须由部门领导签 字确认，方可办理其他相关变动或离职手续。 （二）酒店规定各部门的资产实物和资产台帐、备查帐的移交实行监督交接制度： 1资产实物和资产台帐、备查帐在移交时，必须填写交接清单，由移交人、接交人和监交 人共同签字确认并各执一份。 2资产使用人发生岗位变动或离职时，需就其使用的资产办理移交手续，由部门资产管理 员监交； 3部门资产管理员发生变动或离职时，需就其使用的资产实物、本部门资产台帐、备查帐 办理移交手续，由计财部人员监交； 4各部门资产管理员因出差或休假需临时离开的，由其部门领导指定临时资产管理员管理， 并办理移交手续。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 175 of 218 未经许可不得扩散 九、低值易耗品贴牌及台帐档案管理九、低值易耗品贴牌及台帐档案管理 （一）实物性低耗品原则上需贴牌，对因实物本身特性致使无法贴牌的，资产管理员应妥 善保管资产牌号，并在牌号的背面记录实物名称、规格型号及放置地点等相关信息备查。 （二）使用部门的资产管理员应经常检查贴牌情况，发现有遗失和毁损的牌号，应及时向 计财部申请补牌。计财部会对贴牌情况实行监管。 （三）低值易耗品台账记录应及时准确，每月打印低值易耗品台账与计财部一级仓库总帐 核对。 （四）低值易耗品台账登帐的原始凭证和相关单据（资产调拨单、报损单等）应按月编号、 整理成册，资产台账表也按月编号、装订成册、按要求填写启用封面，若资产管理员变 更，在启用封面上予以记录，完成相关人员的签字盖章备档，妥善保存，保存年限为： 15 年。 十、罚则十、罚则 为了更进一步使责权挂钩，加强管理，对资产管理实施以下罚则： （一）本罚则使用范围：包括资产清查时发现的资产盘亏、毁损、盘盈，日常工作中出现 的资产丢失、毁损和其他不符合酒店资产管理办法的行为。 （二）本罚则处罚形式：指现金罚款，绝不允许责任人自行购置资产代替现金处罚。 （三）清查结果差异处理罚则： 1对因管理不善造成资产丢失的，资产使用人除赔偿丢失时的资产净值外，并按资产原值 的 20%或以上罚款，对相关部门领导资产原值 5%-10%的罚款。 2对因使用不当造成资产毁损的，资产使用人除赔偿丢失时的资产净值外，并按资产原值 的 20%或以上罚款，对相关部门领导资产原值 5%-10%的罚款。 3不及时申报资产丢失、毁损等情况，后经资产清查查明确属丢失、毁损的，双倍处罚 （包括赔偿和罚款） 。并对部门资产管理员处资产原值 5%-10%的罚款。 4实物性低值易耗牌按原值或市场价进行处罚。 5如对资产丢失和毁损的责任不清的，所有赔偿和罚款由相应部门承担。 6对由于不按管理办法执行，造成资产间调拨混乱，无法查对相应资产，但资产实物存在。 如：不贴资产牌、没办理调拨和移交手续、不登记资产台账等，对资产管理人员处以资 产原值 5%的罚款。 7对由于资产使用人之间的资产转移，未办理调拨手续，并且没有通知资产管理员，造成 资产混乱的，对资产使用人处以资产原值 5%的罚款。 8.对于损耗率管理的资产,月未盘点后,如超出合理损耗率应上报总经理审批, 十一、奖励和其他十一、奖励和其他 （一）对连续两年资产管理无差错的部门和资产管理员，公司将给予一定的奖励。 （二）本办法由深航锦江国际酒店计财部负责解释和制订。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 176 of 218 未经许可不得扩散 （三）本规定在酒店实际运作中，视具体情况再加以修改、完善。 （四）本办法自 2006 年 9 月 1 日起施行。 深航锦江国际酒店 二零零六年八月三十一日 深航深航锦锦江国江国际际酒店制度与程序酒店制度与程序 shenzhen airlines hotel policy & procedure 制度名称制度名称 title 采购管理制度 1编编号号 ref. code fc-3-01 执执行行职职位位 position 财务总监 总经理 涉及部涉及部门门 dept. concerned fb；fc 政策制定人政策制定人 prepared by 财务副总监执执行日期行日期 effective date 2005-1-25 酒店酒店经经理批准理批准 hm approval 总经理抄送：抄送： report to 酒店各部门 政策目的政策目的 policy purpose 为了加强采购工作的管理，降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益 制度及程序制度及程序 policy & procedures 物资采购是酒店经营中的重要环节，为了加强采购工作的管理，降低物资成本、加速 资金周转、提高经济效益，特制定本采购管理制度如下： 深航锦江国际酒店计划财务部 page 177 of 218 未经许可不得扩散 (一)、采购的计划管理 1、 采购部是酒店采购的归口部门，酒店所需的所有物资一律归口采购部统一采购，其 它任何部门不得自行采购。 2、 各部必须根据酒店的年度销售计划，结合各部门的年度物资的消耗和现有库存情况， 会同成控部及相关部门编制年度、月度的采购计划。年度采购计划提交时间为每年 12 月 15 日前、月度采购计划提交时间为每月 20 日前将下月计划提交成本控制部汇 总后报财务总监和酒店领导审批，经核准，实施采购。 3、 各部门的日常储备物品和食品原料（如：食品调味料、干货、酒水、饮料、一次性 客用品、清洁用品及印刷品等）的采购采取定期补货的办法。由仓库管理员每月根 据实际需要、库存状况、各部门消耗情况及供货期等因素，向采购部提出补货计划， 经财务总监核准，报总经理审批后实施。 4、 餐饮部每日需用的鲜活食品原料、保质期较短（奶制品） 、用量较少等原料采取日 采购计划报单的办法，由行政总厨核准后，向采购部申购。 5、 常用办公用品每月由成控及仓库编制申购计划，经财务总监审核报总经理审批后实 施。 6、 药品由归口管理部门人力资源部编制申购计划，经财务总监审核报总经理审批后实 施。 7、 劳防用品、服装由归口管理部门房务部编制申购计划，经财务总监审核报总经理审 批后实施。 8、 工程维修材料、配件由归口管理部门工程部根据需要编制申购计划，经财务总监审 核报 总经理审批后实施。 9、 其他零星物品的申购由使用部门提出申请，成控部根据库存情况审核，经财务总监 核准，报总经理审批后实施采购。 10、计划外的采购项目，必须由部门提出专项申请，并说明理由、用途以及所需资金额， 报财务总监审核，报总经理审批，项目总额在两万元以上的（不含两万元） ，还须 经业主方领导审批后实施。 (二) 采购物资的择商及价格管理 1、 采购部必须按照采购计划，搜集采购信息、进行市场调研，并对供应商进行全方位 的考察（包括供应商资质、客户信息、报价的合理性、诚信度、服务态度） ，建立 供应商档案，做好初选符合条件的供应商的准备工作。 2、 对大批量物品、食品的采购，采购部必须遵循“公平、公开、公正”的原则，在对 供应商进行了全面考察的基础上，初选出至少三家以上的供应商进行竞争性报价， 并会同成控部、使用部门对供货质量、价格共同评议，选出符合酒店要求的供应商， 建立相对长期的合作关系。 3、 建立合格供应商评审制度，采购部必须定期会同使用部门、成控部对在合作的供应 商进行评选，采取优胜劣汰的方法决定供应商。 （评审表附后） 4、 对零星的采购项目，采取货比三家的原则，进行比较选择，严格控制价格。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 178 of 218 未经许可不得扩散 5、 对鲜活食品原料的采购，实行部门联合询价、定价的办法实施采购。 （1）成立市场调查小组，由成控部、采购部、以及相关物资使用部门负责人组成，定期 对市场供应价格进行调查，在实施调查过程中，任何班组和人员不得无故拖延或缺 席。 （2）蔬菜、肉类、冻品、禽蛋、豆制品、水果、本地海鲜、鲜花等鲜活食品原料每月 询价一次， （时间暂定为每月的 27 日）由采购部组织牵头，调查小组成员共同商议 后，决定下期的进货价格，次日执行。定价原则上不得超过市场零售价。对于酒店 特殊要求的原材料按出成率折合进货价格。 （3）每次定价后，由采购部负责制作定价单，由成控主管、采购主管、行政总厨或厨 师长、财务总监签字确认后生效执行，定价后酒店的进货价不受定价执行期间市场 价格变动的影响。 6、 食品干货、调味料、高档海鲜等市场价格变动相对较小的原料，采用每月定价一次 的方法。采取供货商报价，由餐饮部、成控部、采购部询价后确定。 7、 酒水饮料（香烟） 、维修材料及配件、劳保、办公用品等价格变化不大的酒店物资， 由采购部参考上次进价、历次进货平均价、供应商报价以及最新市场调查情况实行 批次定价，并经成控部审核后实施。 8、 药品每月询价一次，结合最新进货价格定价执行。市场调查由成控部、使用部门、 采购部人员共同参加。 9、 使用部门计划采购的新进物资，应会同使用部门、成控部共同与供货商洽谈，然后 由成控部与采购部进行定价。 (三)、申购与审批流程 1、 餐饮部配送中心及员工食堂每天所需要的肉食、水产、蔬菜等原材料由厨房直接向 采购部提出申购并填写申购清单，由厨师长签字认可，于当日 16：00 之前交采购 部。 2、 各物资归口管理部门对所需物品的申购须提前按月采购计划填列酒店统一的申购单， （申购单另附） ，交仓库管理员，不能由各部门直接送至采购部。 3、 仓库管理员对各部门提交申购单，需认真审核数量，确认仓库没有部门所需物资或 库存量不够，签字认可后于当日 15：00 之前交采购部。 4、 采购部对仓库转来的申购单，根据市场情况、前期定价并结合供应商报价，填列采 购价格和供应商，申请单于当日 16：00 前统一交成控部。 5、 成控部结合使用部门消耗情况、季节性等因素对采购物品的实际耗用量进行测算和 数量核实。 6、 成控部对申购单上的价格进行审核，根据以前价格及最新市场调查价，审核价格的 合理性后签字认可报财务总监。 7、 财务总监根据预算情况审核后报总经理审批，总价在两万元以上的申购单须报经业 主方审批。 8、 成控部根据总经理或业主方审批后的申购单下达采购部实施采购；同时下达收货部， 做验货准备。 深航锦江国际酒店计划财务部 page 179 of 218 未经许可不得扩散 具体流程图： 申请部门填制申购单 申购部门总监签字 仓库保管员签字 交采购部填制 单价及供应商 成控部审核数量及单价 计财部总监审 总经理审批 成控部分单交采购部 采购实施 （四） 、付款 1、 办理手续： 采购部应按供应商，详细填列付款申请单，并将手续完备的验收单、入库单和有效 的供货发票等其他有效凭证，在指定付款日前三天交成控部审核无误后，交计 财部予以办理付款。 2、 付款方式： 货款支付一般采用通过银行转帐的方式，特殊或零星购置需付现金的，必须事前向 财务总监请示，经同意后，方可按付款规定手续予以报销或办理借款。 (五) 采购部的内部管理制度 1、 采购人员必须执行计财部总监的工作指令，服从工作调配。 2、 采购人员应具有廉洁自律，正直诚信、吃苦耐劳、高度奉献的精神，在酒店的物资 采购工作中，坚持质量、价格、服务三要素，努力降低饭店经营成本。 3、 采购人员要树立一切为前台营业部门服务的意识，急营业部门所急，想营业部门所 想，满足营业部门的需求。 4、 采购人员应严格遵守职业道德，严禁以任何方式收受供应商的礼品、财物以及有损 于酒 店和集团公司形象的行为，一经发现，将按有关酒店制度处罚，必要时将追 究其法律责任。 5、 采购人员必须严格执行酒店采购计划和采购流程，并按计划要求按时、按质、按量 地完成采购任务。 6、 采购人员具有娴熟完善的岗位技能，熟悉酒店所有物资的型号、性能、价格、用途、 产地等一系列相关内容。 7、 所有采购人员必须严格遵守酒店的员工守则，规范自己的行为，如有违纪将按员工 守则中规定的奖惩办法处理。 8、 所有采购人员必须遵守考勤和上下班报到制度，外出必须留言，留有联系电话，对 自己的工作每月要有局面小结，作为考核的依据。 以上是酒店的日常采购管理制度，望各部门能遵照执行。 附图： 采采 购购 单单 据据 流流 程程 图图 部门根据采购计划部门根据采购计划 填写申购单填写申购单 深航锦江国际酒店计划财务部 page 180 of 218 未经许可不得扩散 仓库填写当前库存仓库填写当前库存 量、月耗量报采购量、月耗量报采购 部部 采购部询定价填写采购部询定价填写 价格确定供应商价格确定供应商 分管领导审批分管领导审批 总经理审批总经理审批 返回成控部对价格返回成控部对价格 审核报财务审核报财务 财务总监审批财务总监审批 采购部实施采购采购部实施采购 收货部根据订单收货收货部根据订单收货 输入酒店仓库管理系统 根据批准申购单通知供应 商通知售货部到货时间 通知使用部门会同验收 1 个工作日 2-3 个工作日 2 个工作日 日日 1 个工作日 1 个工作日不批准申购单 财务部文员 登记单号、 经手人员、 日期等 绿线为紧急采购路径绿线为紧急采购路径 深航锦江国际酒店计划财务部 page 181 of 218 未经许可不得扩散 深航深航锦锦江国江国际际酒店制度与程序酒店制度与程序 shenzhen airlines hotel policy & procedure 制度名称制度名称 title 采购管理制度 2编编号号 ref. code fc-3-02 执执行行职职位位 position 仓库保管员， 计财部总监，总经理 涉及部涉及部门门 dept. concerned fb；fc 政策制定人政策制定人 prepared by 财务副总监执执行日期行日期 effective date 2005-1-25 酒店酒店经经理批准理批准 hm approval 总经理抄送：抄送： report to 酒店各部门 政策目的政策目的 policy purpose 为了加强采购工作的管理，降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益。 制度及程序制度及程序 深航锦江国际酒店计划财务部 page 182 of 218 未经许可不得扩散 policy & procedures 物资采购是酒店经营中的重要环节，为了加强采购工作的管理，降低物资成本、加速 资金周转、提高经济效益，特制定本采购管理制度如下： （一） 、采购的范围： 酒店在经营过程中，各部门所需的物资。即餐饮的物品、客房的客用品、清洁用品 办公用品、维修材料与配件、布草、食品原材料等物料用品、低值易耗品等。 (二)、采购的计划管理 1、 采购部是酒店计财部下设的二级部门，酒店所需的所有物资一律归口采购部统一采 购，其它任何部门不得自行采购。 2、 采购部必须根据酒店的年度销售计划，结合各部门的年度物资的消耗和现有库存情 况，会同成控部及相关部门编制年度、季度、月度的采购计划，经财务总监核准， 实施采购。 3、 各部门的日常储备物品和食品原料（如：食品调味料、干货、酒水、饮料、一次性 客用品、清洁用品及印刷品等）的采购采取定期补货的办法。由仓库管理员每月根 据实际需要、库存状况、各部门消耗情况及供货期等因素，向采购部提出补货计划， 经财务总监核准，报总经理审批后实施。 4、 餐饮部每日需用的鲜活食品原料采取日采购计划报单的办法，由行政总厨核准后， 向采购部申购。 5、 办公用品每月由归口管理部门行政部编制申购计划，经财务总监审核报总经理审批 后实施。 6、 劳防用品、药品、服装由归口管理部门人力资源部编制申购计划，经财务总监审核 报总 经理审批后实施。 7、 工程维修材料、配件由归口管理部门工程部根据需要编制申购计划，经财务总监审 核报总经理审批后实施。 8、 商品采购每月由归口管理部门保安部编制申购计划，经财务总监审核报总经理审批 后实施。 9、 其他零星物品的申购由使用部门提出申请，成控部根据库存情况审核，经财务总监 核准，报总经理审批后实施采购。 10、计划外的采购项目，必须由部门提出专项申请，并说明理由、用途以及所需资金额， 报财务总监审核，报总经理审批，项目总额在两万元以上的（不含两万元） ，还须 经业主方领导审批后实施。 (三)、采购物资的择商及价格管理 1、 采购部必须按照采购计划，搜集采购信息、进行市场调研，并对供应商进行全方位 的考察（包括供应商资质、客户信息、报价的合理性、诚信度、服务态度） ，建立 供应商档案，做好初选符合条件的供应商的准备工作。 2、 对大批量物品、食品的采购，采购部必须遵循“公平、公开、公正”的原则，在对 深航锦江国际酒店计划财务部 page 183 of 218 未经许可不得扩散 供应商进行了全面考察的基础上，初选出至少三家以上的供应商进行竞争性报价， 并会同成控部、使用部门对供货质量、价格共同评议，选出符合酒店要求的供应商， 建立相对长期的合作关系。 3、 建立合格供应商评审制度，采购部必须定期会同使用部门、成控部对在合作的供应 商进行评选，采取优胜劣汰的方法决定供应商。 （评审表附后） 4、 对零星的采购项目，采取货比三家的原则，进行比较选择，严格控制价格。 5、 对鲜活食品原料的采购，实行部门联合询价、定价的办法实施采购。 （1） 成立市场调查小组，由成控部、采购部、以及相关物资使用部门负责人组成，定期 对市场供应价格进行调查，在实施调查过程中，任何班组和人员不得无故拖延或缺 席。 （2） 蔬菜、肉类、冻品、禽蛋、豆制品、水果、本地海鲜、鲜花等鲜活食品原料每月询 价二次， （时间暂定为每月的 13 日和 28 日）由采购部组织牵头，调查小组成员共 同商议后，决定下期的进货价格，次日执行。定价原则上不得超过市场零售价。对 于酒店特殊要求的原材料按出成率折合进货价格。 （3） 每次定价后，由采购部负责制作定价单，由成控主管、采购主管、行政总厨或厨师 长、财务总监签字确认后生效执行，定价后酒店的进货价不受定价执行期间市场价 格变动的影响。 6、 食品干货、调味料、高档海鲜等市场价格变动相对较小的原料，采用每月定价一次 的方法。采取供货商报价，由餐饮部、成控部、采购部询价后确定。 7、 酒水饮料（香烟） 、维修材料及配件、劳保、办公用品等价格变化不大的酒店物资， 由采购部参考上次进价、历次进货平均价、供应商报价以及最新市场调查情况实行 批次定价，并经成控部审核后实施。 8、 药品每月询价一次，结合最新