费用报销实施细则（暂行） .doc

抚顺新钢铁有限责任公司制度编号：f3213制度页数：共15页费用报销实施细则（暂行）编 制 人：李晓洁审 核 人：王 隽批 准 人：万如铁主办单位：财务处发布日期：2010年12月20日生效日期：2010年12月20日第一章 总 则第一条 为完善公司的财务管理制度，统一规范费用报支行为，有效管理和控制公司日常费用支出，根据北京建龙重工集团有限公司的费用报销管理办法等相关制度，结合公司实际情况，制定本细则。第二条 本细则所规范的费用报销项目包括：差旅费、业务招待费、办公费、培训费、小车经费、招聘费、通讯费及员工借款。第三条 本细则适用于抚顺新钢铁有限责任公司及其子公司（以下简称“公司”）的费用报销管理。第二章 费用管理及审批第四条 预算管控1、费用开支实行预算管理，各部门根据审定的财务预算，按发生部门和费用项目进行分解，部门之间和费用项目之间不得调剂额度。2、预算外及超预算支出原则上不予报销，对确需报销的，经总经理批准后方可报销。3、各部门的预算费用月度未使用部分，可以转入次月。但是本年度预算费用在年度内未使用完部分，不得跨年度使用。第五条 归口管理1、各项费用实行归口管理，分工负责。2、财务部门是费用综合管理部门，主要职责是：(1)制定相关费用管理细则；(2)办理日常费用开支的审核及费用支出的管控；(3)每月5日前对费用报销情况进行统计报相关部门并进行费用分析。3、行政管理处、人力资源处、技术处、安全环保处等为专项费用的归口管理部门，负责制定归口管理费用的管理细则，建立费用管控台帐，对归口费用进行预算报送、审核、控制、分析及提供考核依据等。4、各费用主体应对本部门费用按预算进行分解、控制，审核费用的真实性、合理性等。第六条 定期考核根据公司费用考核体系要求，财务处对费用报销情况进行统计和费用分析，并定期将各部门费用预算执行情况报企划处作为费用考核依据。第七条 分级审批费用报销按管理层级分级审批。审批流程详见附表四：公司费用报销审批流程。费用报销分级审批权限支付内容金额经办处处长财务处处长业务主管经理财务主管经理总经理预算内费用类支出1万元以下1万元以上（含1万元）预算外费用类支出第三章 借款管理第八条 差旅费借支规定1、员工因公出差时可以借支差旅费，预借差旅费的内容包括车船费、住宿费、出差补助费等。2、员工出差借款金额由财务处根据其出差天数、地点、交通工具等因素核定。3、员工出差借款时，应按借款单格式填写借款金额、借款用途、借款日期、借款期限等内容，经公司各层级领导及主管经理审批后方可办理借款。详见附件一：抚顺新钢铁有限责任公司出差借款单4、出差人员应在出差回来25个工作日内办理差旅费报销手续，及时冲销出差借款。对剩余的出差借款自报销次日起15个工作日内归还余款。出差人员在规定期限内不能办理报销手续的，应出具部门主管及主管副总确认的书面材料告知财务处。否则，逾期未归还的借款，由财务处在当月通知人力资源处在该员工工资中扣除并将收据交欠款员工。5、差旅费等各项借款原则上前款不清，后款不借(即前笔借款无正当理由没有按规定归还之前，再次借款财务处将按规定拒绝此笔借款）。由借款人所在部门及财务部门共同控制个人借款，避免个人占用公司资金。第九条 备用金借支规定1、备用金是公司预支给内部有关部门（人员）用作经常性零星采购、零星开支需事后报销的款项。2、借支备用金时需注明借款金额、借款用途、出差时间，经公司主管经理审批同意后，财务处方可予以借支。3、公司实行定额备用金制度。小车司机备用金定额3000元，零星采购、文秘接待、销售等人员可结合岗位实际情况配备备用金，备用金金额由财务处和借款部门共同核定。还款时间为每年12月20日之前。4、财务处应建立备用金管理台帐，并定期对备用金的使用情况进行检查。若发现公款私用或备用金使用率不高的，财务处将收回备用金。 第四章 差旅费开支标准及规定第十条 差旅费开支标准及规定1、差旅费指因公出差按规定标准报销的车船票、飞机票、订票费、退票费（退票费需主管经理审批）、过路费（包括基本票价、保险费、建设费、托运费等）、伙食补助费、住宿费、市内交通费等。2、出差范围指公司所在地以外地区。对于在本市区范围内办理业务的不视为出差，只报销往返路费，不享受出差报销待遇。3、出差人员乘坐交通工具标准 交通工具级别飞机火车动车组轮船长途汽车商务舱经济舱软卧硬卧硬座软卧一等座二等坐头等舱二等舱三等舱副总经理（含总经理助理）及以上人员一级主管其他员工备注：“”为可乘坐的交通工具；“”为特殊情况经主管副总经理批准后方可乘坐的交通工具 ，且必须在票据单上签字后，方可全额报销。4、连续乘坐火车超过6小时的，可购硬卧票。符合购买硬卧票而未买者，按同车次硬卧票与硬座票差价的40%计发补助。5、到外地出差实行市内交通补助费后不再报销市内交通费。出差人员乘坐公司交通工具出差的不享受市内交通补助费。驾驶员（带车）出差不享受市内交通补助费。6、市内交通补助费计算天数实际出差天数17、出差人员市内交通补助费标准详见附表二：住宿费、交通费、伙食费标准一览表。8、外出实（见）习、学习、培训、进修等不享受市内交通补助费。9、不符合乘坐飞机、软卧（软座）条件而乘以上交通工具出差的，须公司主管经理批准，未批准的，按同距离火车特快硬卧票价报销；不符合乘坐火车硬卧条件而乘火车硬卧出差的, 须公司主管经理批准，未批准的，按同距离（同车次）火车硬座票价报销。10、由于业务需要开私车出差的，按所到城市距离公司公里数，依照公司发布车改实施细则凭有效票据予以限额内报销，享受出车补贴后不再报销各类交通补助费用。第十一条 住宿费开支标准及规定1、出差人员住宿费标准详见附件二：住宿费、交通费、伙食费标准一览表。2、到抚顺市区出差，原则上不报销住宿费，特殊情况经公司主管经理批准后方可报销。3、住宿费按出差人员相应的住宿标准和实际住宿天数计算，凭有效住宿费发票在限额内报销，超出标准部分原则上不予以报销。但特殊情况，由公司主管经理做批示方可报销。4、住宿补助费其他规定(1)住宿补助费计算天数=实际出差天数-1。(2)到外地参加会议的，住宿费按会议安排标准实报（需提供住宿发票），不享受住宿补助费。(3)外出实(见)习、学习、进修、培训等，对方未安排住宿的，住宿费在附表二标准的50限额内实报实销（需提供住宿发票）。第十二条 伙食补助费开支标准及规定1、出差人员伙食补助费开支标准详见附表二：住宿费、交通费、伙食费标准一览表。2、伙食补助费其他规定(1)外出实(见)习、培训、进修、学习等，不发放伙食补助费（不含产前培训，产前培训按人力资源处相关规定执行）。(2)伙食补助费计算天数=实际出差天数-1(3)在辽宁省内地区出差（不含抚顺市区）当天往返的，每天补助20元。(4)到外地参加会议，缴纳会务费且由会议承办单位负责用餐的，往返期间按出差伙食标准补助，会议期间不再补助。第十三条 其他规定1、集团公司、子公司之间出差由接待公司提供食宿，食宿标准由接待公司制定。出差人员可据实按标准报销市内交通费和旅途中的伙食补助，不再报销住宿费，途中发生的住宿费除外。2、工作人员出差期间就近回家省亲办事的，须事先经一级主管批准，除出差直线车、船费外，绕道多开支部分由个人自理，不发绕道在家期间的出差伙食补贴、住宿费和市内交通费。3、员工出差期间，因游览或非工作需要而开支的一切费用，均由个人自理。4、各部门严格控制出差人员，副处长以下人员无特殊原因不得带与出差内容无关人员参加。超出本细则规定标准的须主管经理批准。5、劳动节、国庆节和春节放假期间确属出差的，由各部门出具书面说明并由主管领导签字确认，方可按出差规定计发补助。6、员工出差报销应该提供任一证明其出差起始时间的依据。第五章 应聘人员差旅费报销规定第十四条 经过公司招聘的抚顺市以外人员，可报销因应聘而发生的交通费。第十五条 报销标准1、应聘公司领导职位人员，可报销飞机票和机场至公司的出租车费。2、应聘中层职位人员，可报销火车硬座（硬卧）票、动车二等座和火车站至公司出租车费。3、应聘其他岗位人员，可报销火车硬座（硬卧）票、动车二等座和火车站至公司公交车费用。4、应聘人员需乘坐飞机的，人力资源处应事先向公司主管经理书面请示，报销时应附有主管经理批示。5、应聘人员报销不计算各项补助费。第十六条 其他具体规定1、应聘人员到岗一个月后方可报销上述应聘费用。2、人力资源处负责登记应聘人员差旅费报销，按月汇总并报公司主管经理。3、对邀请来公司面试的中高级管理人员、急缺岗位人员，事先由各部门向人力资源处提出申请，报公司主管经理审批后，在没有被公司录用的情况下，可以报销往返交通费用。4、应聘人员在抚顺市区住宿，由人力资源处统一安排，应聘人员自行住宿的，由人力资源处签字确认方可报销。第六章 出国人员差旅费报销规定第十七条 出国人员要选择经济合理的路线，有中国民航航班的，应乘坐中国民航班机，并尽可能购买往返机票。第十八条 出国人员乘国际列车的，国内段按国内差旅费的有关规定执行，国外段超过6小时的按12美元/人天计算路途补助费。第十九条 出国人员境内段差旅费按国内出差标准执行。境外段超过6小时以上的按自然（日历）天数计算。第二十条 公司领导按实际开支住宿费实报实销；中层干部及其他人员在规定的住宿标准之内予以报销（标准见附件三：各国家和地区住宿费 伙食费 公杂费开支标准表）。外方提供住宿的，不再报销住宿费。第二十一条 公司领导按实际开支伙食费及公杂费实报实销；中层干部及其他人员按规定的标准发给个人包干使用（标准见附件三：各国家和地区住宿费 伙食费 公杂费开支标准表）。包干天数按离境至抵境天数计算。第二十二条 不宜个人包干的代表团组，其伙食费和公杂费由代表团按规定的标准统一掌握，包干使用。第二十三条 外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待的，赴外人员不再领取伙食费和公杂费。第二十四条 出国人员报销费用时，必须凭有效票据，并在票据上用中文注明开支内容、日期、数量、金额等。第二十五条 赴香港、澳门、台湾地区出差，按出国差旅费标准执行。第二十六条 所有出差费用以人民币形式给付，外币兑换人民币的汇率按出差当日人民币兑换外币汇率计算。第七章 驻外人员差旅费报销规定第二十七条 驻外人员是指各部门驻外进行设备监制、催缴图纸、物资采购、产品销售（销售制度另有规定的从其规定）及从事类似工作的员工。第二十八条 公司驻外人员，派驻期间建议不超过30天，如超过30天，需要在派驻所在地另行租房，租房费用标准依照行政管理处发布员工住宿管理要点(暂行)执行，未超过30天按正常出差计发各项补助，驻外人员不分驻外时间长短，市内交通费、伙食费统一按附件二标准的40%包干。第二十九条 对于各部门在驻外工作地点附近长期租房的，由各部门根据租房合同和租房发票统一报销，同时该部门员工在该地期间不再报销住宿费，市内交通费和伙食费统一按附件二标准的40%包干。第三十条 驻外人员由公司主管经理确认，并标注于报销凭证之中。第八章 业务招待费管理规定第三十一条 业务招待费的开支范围1、与当地政府机关和相关部门进行工作协商。2、与勘察、设计、施工单位进行工作协调。3、与当地海关、银行、税务、会计及其他中介机构进行工作协调。4、上级领导、投资伙伴来公司进行工作监督、指导与考察事项。5、与供应商、销售商进行业务交流与合作事项。6、其他需要公司招待的事项。第三十二条 行政管理处为业务招待费归口管理部门，负责统一规划（包括培训、招聘、安措、工程、保卫处工作基金等一切与业务招待费发生有关项目）。对非统一安排的就餐费用，由费用发生部门填写就餐派遣单并由主管经理签字确认后，将粘贴好相关单据和填制完整准确的费用汇总报销单交由行政管理处审核、登记确认后到财务处报销。第三十三条 业务招待费依照行政管理处发布的内部出差接待管理要点规定执行。 第九章 培训费管理第三十四条 外出培训的员工按培训合同报销住宿费，不发伙食补助费和交通补助费；租用通勤车的，按合同报销费用。以上费用纳入培训费预算。第三十五条 外出培训期间在培训地发生的业务招待费、办公费、电话费等所有费用依照日常费用分类报销，纳入费用发生部门考核。第三十六条 短期培训的员工，在培训的同时又兼办其他公事的，由公司主管经理在报销审批单上注明按培训费报销还是按正常出差报销。第三十七条 人力资源处为培训费归口管理部门，负责统一规划。第三十八条 对各单位发生的培训费用，须经人力资源处审核、签字后予以报销。第十章 通讯费管理第三十九条 行政管理处为通讯费归口管理部门，负责通信费用标准的制定、管控、结算及发放。第四十条 各部门严格对本部门通讯费用进行管控，具体标准执行行政管理处下发通讯管理细则（暂行）。第十一章 办公费管理第四十一条 行政管理处为办公费归口管理部门（不含设备处管控办公自动化用品），负责统一规划。第四十二条 各部门严格按办公用品分类对本部门办公费用进行管控，具体标准执行行政管理处下发办公用品管理细则。第十二章 小车经费管理第四十三条 行政管理处所属车辆的费用根据财务全面预算金额执行。第四十四条 经营部门所属车辆费用按年度预算执行。第四十五条 公司对车辆的各类违章罚款原则上不予报销。特殊情况需领导批示方可报销。第四十六条 行政管理处为小车经费归口管理部门，负责统一规划。第十三章 其他相关规定第四十七条 公司组织的各类会议原则上要安排在抚顺，异地开会须经总经理批准并严格控制人数和费用标准。第四十八条 每周三为费用报销时间，月末最后两天与月初1至3日为财务决算时间不予报销。第四十九条 公司副总经理发生费用由公司总经理审核签字后报销，公司总经理发生费用由公司财务副总经理审核签字后报销。第五十条 发票要求1、本细则有效发票指：国家统一发票、印有财政部门或事业单位监制印章的行政事业收据、国家认可的公用事业单位的收据。国家统一发票必须印有税务监制章或财政监制章，且盖有开票单位的财务专用章、发票专用章或公章。2、发票抬头（即付款单位或客户名称）为公司或子公司全称，发票各要素要填写齐全，反映真实经济业务，不得涂改，开票单位笔误需盖章更正。发票大小写金额必须相符，否则财务部门不予审核。 第五十一条 报销单据填写要求1、各种报销单内容一律用碳素笔或钢笔填写，否则重新填写。2、填写费用报销单时，报销单要素填写齐全，各项费用分别填列，字迹清楚，不得涂改，报销金额大小写必须一致，否则不予报销。3、单据必须与费用报销单上所填写的时间、地点、当事人等相关要素一致。对不一致或不符合报销规定的单据，财务人员可要求更换，无法更换的，财务人员有权拒绝报销。4、如公司报支系统上线后，“第五十一条 报销单据填写要求”此条废止。第十四章 附 则第五十二条 本细则自下发之日起执行，原2005年10月1日发布的财务报销管理制度（编号：f1009a0）同时废止。第五十三条 本细则经总经理核定后发布，修订时亦同。附件一：附件二：住宿费、交通费、伙食费标准一览表 编号：项目金额职务县城一般城市计划单列市、省会、直辖市住宿费交通费伙食费住宿费交通费伙食费住宿费交通费伙食费公司领导实报实销一级主管80202015030302004040其他员工50202012030301504040本表中所称直辖市指：北京市、上海市、天津市、重庆市；计划单列市是指：大连、宁波、厦门、青岛、深圳；一般城市指：地级城市及各直辖市的县城/县级市。附件三： 各国家和地区住宿费 伙食费 公杂费开支标准表 编号：序号国家和地区币别住宿费标准/人天伙食费标准/人天公杂费标准/人天01韩国美元90401