中国水院研管理系统用户简明使用手册中国水院研管.doc

中国水科院科研管理系统用户简明使用手册中国水利水电科学研究院二七年十二月目 录一、客户端设置注意事项2二、从内网主页链接到科研管理系统2三、系统整体介绍2四、计划管理模块及立项申报审批流程4五、合同管理模块及业务申报审批流程51.科研合同审批52.科研外协合同审批63.科研项目投标审批64.投标保函审批75.开设京外项目部审批76.仪器设备采购申请77.仪器设备采购领导小组审批88.仪器设备采购合同审批89.基建财政土建及设备项目合同审批910.科研合同经费拨转单9六、项目管理过程101.项目实施大纲审批102.项目实施大纲调整审批113.项目阶段评审审批114.项目验收申请审批125.项目归档申请12七、成果申办审批流程131.成果鉴定申请审批132.成果奖励申请审批143.专利申请审批144.资质证书使用申请审批14八、综合平台及下载服务15一、 客户端设置注意事项在使用系统前，请按照客户端配置指南对计算机进行设置，主要包括两个步骤，其一为：将“科研管理系统”的网站设为信任站点，其二为：设置Word格式附件的打开方式。二、 从内网主页链接到科研管理系统在院内网左边栏目中点击科研管理系统的logo即可以链接到系统（图1）。录入用户名和初始密码登录进入系统，在页面导航栏右边部分的“个人服务”下拉菜单中点击“修改密码”（图2 ），即可进入修改密码的页面。输入旧密码和新密码，点击“确定”按钮，密码即修改成功。点击“个人服务”下拉菜单中“个人信息”按钮进入个人信息修改页面，添加个人办公电话，业务申办过程中这条信息有助于相关工作人员及时与您取得联系。图1 内网首页的科研管理系统logo图2 科研管理系统修改密码功能三、 系统整体介绍科研管理系统包括计划管理、合同管理、项目管理、成果管理、科技委及学会、综合平台、下载服务、个人服务、后台管理等9个主要功能模块，以科研过程管理为核心，实现科研活动的全过程规范化、信息化管理。其中“计划、合同、项目和成果”作为整个系统的核心管理模块，既相互关联，又相对独立管理，呈现出“松耦合”的关系。计划子系统对各类规划信息、立项计划等进行管理，用户在此系统中完成立项申报的流程；合同子系统对科研管理中的各种合同进行记录及管理，完成合同申请、审批到签章入库的过程，业务流转过程中兼顾合同变更、经费拨转等需求；项目子系统对所有项目实行过程管理，完成项目从下达、阶段报告、评审到验收归档的整个流程；成果子系统管理包括项目成果、期刊论文、会议论文、论著和专利在内的各类成果库；综合平台子系统提供与科研管理有关的国家、行业标准、我院有关管理办法、学术交流活动、会议组织等信息。下载服务提供各种申报材料的模板下载，个人服务提供切换部门、审批授权、个人信息修改和预警记录等服务，后台管理为系统管理员对整个系统进行监控和维护使用。图3 科研管理系统主页面功能介绍首页除了进入各功能模块的导航菜单栏，主体分为5大块：通知公告、待办事物、个人消息、任务预警、备忘录。通知公告：该栏目显示发布给所有用户及发布给您所在部门的消息。待办事务： 该栏目列出所有需要您审批的申请单和您提交的被返回修改的申请单。栏目中的业务是处理一条少一条，只要上面没数据，就表示您当前的工作没积压。待办事务的排列以时间为顺序。个人消息：显示其他用户发送给您的个人消息。任务预警：显示要求您“再确认”的申请单、合同到款情况预警（默认在时间点前7天预警）、项目中期节点预警（实施大纲、阶段评审、验收申办）。通过申请单“再确认”的功能，您可将申请单直接返回申请人，也可知会院长请院长最后审批。当预警信息过了时间点后就不再显示，也可以手动点隐藏信息。备忘录：主要是用户个人的备忘信息（可以在“综合平台”下的“备忘录”里发布）。四、 计划管理模块及立项申报审批流程计划管理子系统对我院的规划、计划指南、立项申报过程进行全面的管理，其中规划动态栏目对国家、地方和水利行业规划进行全面管理；计划指南栏目对立项申报的各种要求文件进行公示。立项申报栏目对不同来源的立项计划进行管理，系统用户可以根据计划指南信息，以及相关管理办法，在网上完成立项申报的全部流程，并可以随时了解立项的状态信息。表1为科研计划立项申请审批流程表，图4为科研计划立项申请审批流程示意图。表1 科研计划立项申请审批流程图表流转顺序1234567流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科形式审核科研计划处审签主管院长审批院长审批计划立项申报审批计划库审批通过图4 科研计划立项申请审批流程示意图五、 合同管理模块及业务申报审批流程合同管理子系统是对全院的所有合同进行管理。该子系统主要包括合同申办，经费拨转，申请记录，合同审批，合同台帐等模块，完成新合同的申请审批、合同签章入库、合同变更、经费拨转，还包含一些统计分析功能。在科研管理系统中，用合同建立计划与项目之间的关系。例如在申请科研合同时，可以选择与计划的关联，当该条合同审批结束，就可以用这条科研合同生成一条项目。通过这种方式，建立计划和项目之间的关联关系。如果申请科研外协合同，则需要选择一条项目与合同关联，这样科研合同和科研外协合同就建立起了关联关系。合同管理子系统中，各种业务的申办需要通过工作流程，逐级审批后完成工作任务。其中“合同申办”分为“合同申请”、“合同签章”、“合同变更”3种任务类型。本系统中，可以完成申办审批的合同包括以下10种：1. 科研合同审批表2为科研合同审批流程表，图5为科研合同审批流程示意图。表2 科研合同审批流程表流转顺序123456789流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签财资处审签业务主管院长审批财务主管院长审批院长审批审批通过审批关联计划合同库科研合同申请计划库不是必须图5 科研合同审批流程示意图2. 科研外协合同审批表3为科研外协合同审批流程表（合同额大于100万），表4为为科研外协合同审批流程表（合同额小于100万），图6为科研外协合同审批流程示意图。表3 科研外协合同审批流程表（合同额大于100万）流转顺序12345678910流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签监审处审签财资处审签业务主管院长审批财务主管院长审批院长审批表4 科研外协合同审批流程表（合同额小于100万）流转顺序123456789流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签财资处审签业务主管院长审批财务主管院长审批院长审批科研外协合同申请合同库关联项目审批通过审批项目库不是必须图6 科研外协合同审批流程示意图3. 科研项目投标审批表5为科研项目投标审批流程表，图7为科研项目投标审批流程示意图。表5 科研项目投标审批流程表流转顺序12345678910流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签监审处审签财资处审签业务主管院长审批财务主管院长审批院长审批科研项目投标库科研项目投标申请审批审批通过图7 科研项目投标审批流程示意图4. 投标保函审批表6为投标保函审批流程表，图8为投标保函审批流程示意图。表6 投标保函审批流程表流转顺序123456789流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签财资处审签财务主管院长审批科研计划处审签院长审批计划科经办财务承办投标保函库投标保函申请审批审批通过图8 投标保函审批流程示意图5. 开设京外项目部审批表7为开设京外项目部审批流程表，图9为开设京外项目部审批流程示意图。表7 开设京外项目部审批流程表流转顺序12345678910流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签监审处审签财资处审签业务主管院长审批财务主管院长审批院长审批审批通过审批开设京外项目部库开设京外项目部申请图9 开设京外项目部审批流程示意图6. 仪器设备采购申请表8为仪器设备采购申请流程表，图10为仪器设备采购申请流程示意图。表8 仪器设备采购申请流程表流转顺序123456789流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人申签计划科审签科研计划处审签财务主管院长审批财资处审签资产科审核综合科审核仪器设备采购申请库关联项目审批通过审批项目库仪器设备采购申请项目负责人对应的项目必须入项目库图10 仪器设备采购申请流程示意图7. 仪器设备采购基建领导审批表9为仪器设备采购基建领导审批流程表，图11为仪器设备采购基建领导审批流程示意图。表9 仪器设备采购基建领导审批流程表流转顺序12345678910流转节点联系人项目负责人部门负责人审签条件平台科审签基建办审签科研计划处审签（国拨经费）财资处审签监审处审签基建主管院长审批财务主管院长审批仪器设备采购基建领导审批库关联项目审批通过审批项目库仪器设备采购基建领导审批申请项目负责人对应的项目必须入项目库图11仪器设备采购基建领导审批流程示意图8. 仪器设备采购合同审批表10为仪器设备采购合同审批流程表，图12为仪器设备采购合同审批流程示意图。表10 仪器设备采购合同审批流程表流转顺序12345678流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签财务主管院长审批财资处审签院长审批仪器设备采购合同申请关联申请单审批通过审批仪器设备采购申请库合同库图12 仪器设备采购合同审批流程示意图9. 基建财政土建及设备项目合同审批表11为基建财政土建及设备项目合同审批流程表，图13为基建财政土建及设备项目合同审批流程示意图。表11 基建财政土建及设备项目合同审批流程表流转顺序12345678流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科审签科研计划处审签财务主管院长审批财资处审签院长审批关联项目基建财政土建及设备合同申请项目库合同库审批通过审批不是必须图13 基建财政土建及设备项目合同审批流程示意图10. 科研合同经费拨转单表12为科研合同经费拨转审批流程表，图14为科研合同经费拨转审批流程示意图。表12 科研合同经费拨转审批流程表流转顺序1234567流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签计划科形式审查科研计划处审签财务主管院长审批财资处审签合同库（甲方合同）审批通过审批科研合同经费拨转申请归档入库图14 科研合同经费拨转审批流程示意图六、 项目管理模块及业务申报审批流程项目管理子系统对所有项目实行过程管理。完成项目从下达到验收归档的整个流程，具体功能包括任务下达、实施大纲、大纲调整、阶段评审、验收申办、项目归档，实现综合的查询统计功能。1. 项目实施大纲审批表13为项目实施大纲审批流程表（所控），表14为项目实施大纲审批流程表（院控），图15为项目实施大纲审批流程示意图。表13 项目实施大纲审批流程表（所控）流转顺序123流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签表14 项目实施大纲审批流程表（院控）流转顺序12345流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签管理科形式审签科研计划处审批完成实施大纲项目实施大纲审批申请选择项目审批通过审批项目库联系人提交表单图15 项目实施大纲审批流程示意图2. 项目实施大纲调整审批表15为项目实施大纲调整审批流程表（所控），表16为项目实施大纲调整审批流程表（院控），图16为项目实施大纲调整审批流程示意图。表15 项目实施大纲调整审批流程表（所控）流转顺序123流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签表16 项目实施大纲调整审批流程表（院控）流转顺序12345流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签管理科形式审签科研计划处审批完成大纲调整项目实施大纲调整审批申请选择项目审批通过审批项目库联系人提交表单图16 项目实施大纲调整审批流程示意图3. 项目阶段评审审批表17为项目阶段评审审批流程表（所控），表18为项目阶段评审审批流程表（院控，金额小于100万），表19为项目阶段评审审批流程表（院控，金额大于100万），图17为项目阶段评审审批流程示意图。表17 项目阶段评审审批流程表（所控）流转顺序1234流转节点联系人申请项目负责人审签部门总工审签部门领导审签表18 项目阶段评审审批流程表（院控，金额小于100万）流转顺序12345流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签管理科形式审签科研计划处审批表19 项目阶段评审审批流程表（院控，金额大于100万）流转顺序123456流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签管理科形式审核监审处审签科研计划处审批完成一次，可多次项目阶段评审审批申请选择项目审批通过审批项目库联系人提交表单图17 项目阶段评审审批流程示意图4. 项目验收申请审批表20为项目验收申请审批流程表，图18为项目验收申请审批流程示意图。表20 项目验收申请审批流程表流转顺序1234567流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签管理科形式审核财资处审签科研计划处审签主管院长审批通过验收项目验收审批申请选择项目审批通过审批项目库联系人提交表单图18 项目验收申请审批流程示意图5. 项目归档申请表21为项目归档申请流程表，图19为项目归档申请流程示意图。表21 项目归档申请流程表流转顺序123流转节点联系人申请项目负责人审签管理科归档归档入库项目归档申请选择项目审批通过审批项目库联系人提交表单图19 项目归档申请流程示意图七、 成果申办审批流程成果管理子系统管理着各类成果：项目成果、期刊论文、会议论文、论著和专利。可通过本模块对成果库的成果进行查看、添加、修改、删除、查询等。成果浏览包括项目成果，期刊论文，会议论文，论著和专利成果，在此可以做查看、添加、修改、删除、查询操作。其中，大部分项目成果是项目归档后进入成果库，已归档的历史成果，可以直接添加。成果申办中，鉴定申办实现项目成果的鉴定申办功能，奖励申办实现对获奖项目成果的申办功能，专利申办完成对专利的申办功能。1. 成果鉴定申请审批表22为成果鉴定申请审批流程表，图20为成果鉴定申请审批流程示意图。表22 成果鉴定申请审批流程表流转顺序1234567流转节点联系人申请项目负责人审签部门负责人审签管理科形式审核财资处审签科研计划处审签主管院长审批审批通过审批成果库成果鉴定审批申请归档入库图20 成果鉴定申请审批流程示意图2. 成果奖励申请审批表23为成果奖励申请审批流程表，图21为成果奖励申请审批流程示意图。表23 成果奖励申请