立卷的原则和方法 正文.doc

工程资料的立卷立卷的原则和方法 正文立卷应按照本办法的内容要求，遵循工程资料的自然形成规律，并保持卷内文件的连续性，便于档案的保管和利用。立卷采用如下方法：1工程资料应按工程准备阶段文件、施工质量管理资料、施工质量控制资料、工程竣工验收资料、竣工图、工程竣工备案验收文件六部分分别立卷。2施工质量管理资料、施工质量控制资料、竣工图应按分部、专业工程分别立卷。3工程资料案卷内不应有重分文件。每份案卷厚度一般不超过40mm。卷内资料排列顺序为：1文字材料按事项、专业顺序排列。2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。立卷的原则和方法 说明与要求按照科学技术档案案卷构成的一半要求（GB/T11822-2000）、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）等规范的要求，规程确定了工程技术资料的立卷原则，即：1、 符合本办法的内容要求；2、 遵循资料的自然形成规律；3、 保持卷内文件的连续性其根本目的是要保证“工程应该有的项目基本上都有，每个项目里应该有的资料基本都有，每份资料里应该有的数据基本都有”，而且要做到便于档案的查阅和保管。 根据这个原则，规程第6.1.2条规定了资料的立卷方法。大家在具体工作中重点注意以下几点事项：1、 工程准备阶段文件和工程竣工备案验收文件是由建设单位负责收集整理的，尽管在具体工程建设过程中，建设单位常常把这项工作委托给施工单位去做，但这项工作的第一责任人始终是建设单位。因此，建设单位必须对此给予高度重视。2、 在具体工程建设过程中，施工单位都是分单位、分专业施工的，有关单位审查资料时也是分专业进行的。因此，在资料整理、立卷时，除应遵循资料的分类原则和工程分部、分项划分原则等立卷原则外，还应重分考虑这一因素，尽量按专业单独立卷、成册。3、 按照科学技术档案案卷构成的有关要求，卷内资料一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。同时，卷内不应有重份文件。每份案卷厚度一般不超过40mm。4、竣工图应按照技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3-89）的要求，分专业进行立卷。一般分为工艺平面布置竣工图卷、建筑竣工图卷、结构竣工图卷、给排水及采暖竣工图卷、建筑电气竣工图卷、智能建筑竣工图卷、通风空调竣工图卷、电梯竣工图卷等，各专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。5、文字材料和图纸原则上不能混装在一个案卷装具内；如资料材料较少，需放在一个案卷装具内时，文字材料和图纸可以混合装订，其中文字材料排前，图纸排后。案卷编目 正文一 编制卷内文件页号应符合下列规定1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自称一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。二、卷内目录的编制应符合下列规定：1、卷内目录宜符合本规程的要求2、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3、责任者：填写文件的直接形式单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5、文件题名：填写文件标题的全称。6、日期：填写文件形成的日期。7、页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。三 、卷内备考表的编制应符合下列规定：1卷内备考表的式样宜符合档案管理有关要求。2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况的说明。3卷内备考表排列在卷内文件的页尾之后。案卷编目 说明与要求本节主要介绍工程技术资料案卷的封面、目录、卷内备考表的编制和案卷页码的编写等方面的内容。规范工程技术资料管理，应当对包括封面、目录、资料部分、备考表和封底的式样和内容进行统一。一、 案卷封面（见表A）案卷封面一般印刷或粘贴在卷盒、卷夹的正表面，也可以采用内封面形式。其内容应包括档号、档案管代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷等。其中档号、档案馆号、密级、保管期限等由档案馆填写，其他内容由编制单位填写。案卷题名应简明、准确地反映卷内文件的内容。第一行填写工程建设项目竣工时使用的名称，若本工程分为几个单位（子单位）工程，则在项目名称后加“”，并填写单位（子单位）工程名称；第二行填写资料类别、专业等名称；第三行填写卷内文件的内容主题。编制单位应填写案卷内文件的立卷单位或主要责任者。起止日期应填写案卷内全部文件形成的起（最早）、止（最晚）日期。二、 卷内目录（见表B）规程第6.2.2条已经详细规定了卷内目录的编制要求，本文不再赘述。请大家在编写页码时注意，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。三、 卷内备考表（见表C）立卷单位负责填写卷内备考表。案卷备考表中“说明”一栏，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。立卷要求1、 工程资料必须使用原件。如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上加盖原件存放单位公章并注明原件存放处、复印（抄件）日期等；材料、设备合格证明还应注明进场日期、批号、规格、数量等。2、 工程资料必须使用档案规定用笔书写和签字，并应字迹清楚。3、 工程资料中文字材料幅面尺寸应为A4幅面（297mmx210mm）。小于A4幅面的文件要用A4白纸（297mmx210mm）。4、 案卷装具用卷盒、卷夹应符合有关档案管理要求。立卷要求 说明与要求工程技术资料是工程建设完成后主要的凭证性资料，是工程建设质量和工程实体质量的真实体现，也是工程投入使用后管理、维修、改建、扩建的依据和处理工程质量问题和纠纷的依据。因此，必须完整、准确、系统、清楚。“立卷要求”一节根据档案管理的有关规定提了一些要求，正是出于这个根本目的，希望大家在具体工作中严格执行。表A档 号 X X X X X X 档案馆代号 X X X X X X 案卷题名 XXX综合楼 C类 施工质量控制资料 地基基础分部工程 编制单位 XX建筑工程责任有限公司 编制日期 自XXXX年XX月XX日起XXXX年XX月XX日止密 级 机密 保管期限 长期 共 XX 卷 第 XX 卷表B卷内目录序号文件编号责任者文件标题日期页次备注1C01-1-01-111X X X图纸会审记录xxxxx111-1152C01-1-02-116X X X技术交底记录xxxxx116-1653C01-1-03-166X X X设计变更通知单xxx