时间管理课件.ppt

欢迎参加培训的朋友们,时间管理,测试,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。,5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,结论,012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。1822分：你的时间管理状况良好。2327分：你是值得学习的时间管理典范。,通过时间管理的学习，想得到什么？,课程目标,了解有效时间管理概念找到浪费时间因素学习有效时间管理的原则学习有效时间管理方法,课程内容,第一章时间管理概述第二章浪费时间的原因第三章时间管理的原则第四章时间管理的方法第五章时间管理总结,高效能人士的时间管理,第一章时间管理概述,时间的特点,时间不容变更时间不可储存时间不可增加时间不可转让时间匀速地消逝，一去不复返,“逝者如斯夫，不舍昼夜”论语,时间,时间是无偿的财富，每一个人都有同等的份额时间无可代替，是最宝贵的财富因为时间就是生命,时间的基本要素是事件，过去、现在、将来的事件,时间的分配,个人发展时间工作时间家庭时间休闲时间,时间的划分,大块时间零碎时间首要时间弹性时间固定时间安静时间交通时间,概念由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“管理者自我的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。关键是对事件的控制,什么是时间管理,时间管理的原因,有效的时间管理帮助完成人生目标，提高个人生活品质,管理你的时间就是管理你的生活管理你的时间就是管理你的生命,四代时间管理理论,第一代时间管理-备忘录型第二代时间管理-事先规划安排行程第三代时间管理-规划定优先顺序操之在我第四代时间管理-以原则为中心以良知为导向创造高品质生活,有障碍时间管理的四种观念,视时间为主宰：太快视时间为敌人：太慢视时间为神秘物：不可了解，听天由命视时间为奴隶：强行安排，违反规律,高效能人士的时间管理,第二章浪费时间的因素,时间管理现状分析,打电话给许久没联系的朋友，常说的一句话是什么？,为何忙乱？,要抛弃的三个字,忙,盲,茫,浪费时间的因素一,缺乏人生目标没有优先观念不善做计划电话打扰不速之客权责混淆沟通不力会议低效,浪费时间的因素二,工作搁置无效授权用人不当危机应付不力贪求过多事必躬亲桌面杂乱无章,浪费时间的因素三,文件复杂条理不清欠缺自律无力拒绝做事拖延,高效能人士的时间管理,第三章时间管理的原则,你的人生愿景是什么十年最想做的事二年最想做的事五个月最想做的事一个月最想做的事在未来一年内，你会主动安排这些事吗？,人生愿景价值观,健康家庭友谊爱情,工作个人发展金钱兴趣,原则一设定人生目标,一、目标设定的意义明确人生方向克服懒惰心态专心致志产生热情区别轻重缓急,二、目标设定的SMART原则Specific具体的Measuralbe可衡量的Achievable可达成的Realistic现实的Timeframe有时限的,三、目标的搜寻勾勒出人生愿景依据时间标准区分愿望目标目标的拟推目标清单的开列,四、设定目标的步骤开列好处障碍支持咨讯行动期限,五、达成目标的条件拥有强烈的欲望坚定自己的信念明确具体的写下来,如果有目标，就找足够理由来思考它你真的想达到这个目标吗？,原则二帕雷托原则,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。法则,80%的销售额来自于20%的客户80%的电视时间用来收看20%你最喜欢的电视节目80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上80%的外餐在20%你最喜欢的餐馆中进行的80%的请假是20%的员工请的,不遵循原则的误区,面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力,帕雷托原则的应用,集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。,原则三要事第一,案例分析,叶雷是公司销售部主管，由于销售目标压力很大，小叶的工作非常繁忙。一天小叶刚进办公室，销售部经理来找他，告诉他下个月自己要出差，公司有一个重要的会议，让小叶代为出席发言。小叶非常高兴，他知道这是一次展现自我的好机会。“还有一个月的时间，我一定要好好准备一下。”之后，小叶每天还是非常繁忙，没有时间送女儿上学，晚上还经常陪客户吃饭，出差、应酬不断，朋友聚会也不好推辞。直到一天晚上，小叶突然意识到后天就要开会了，心里不免着急。“不过毕竟还有一天时间，明天一定什么也不管了，全心全意准备会议资料。”,2019/12/16,44,可编辑,第二天一大早，女儿突然发烧，小叶心中非常焦急。但是，分身无术，只好带着歉意让太太送女儿去医院，自己去上班。刚到公司，总经理秘书来找他，总经理找他谈话，他怀着忐忑不安的心情去见总经理。原来，总经理接到了一封顾客投诉信，让他马上调查清楚，下午答复。他不敢怠慢。于是花了一个上午的时间终于把事情处理好。中午，当他正想一边吃饭，一边构思发言稿时。一位客户，也是好朋友出现在门口，说是顺便路过，想一起吃饭。小叶当然无法拒绝对方的美意。吃了午饭，回到办公室已经快下午2点了。看到桌上有几份文件，就想先处理完，认为这并不会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，又有两个下属找他，处理好这一切之后已经是快6点了。小叶惦记女儿，不想再加班了，于是回家。,路上正好是交通高峰，塞车很厉害，到家已经快7点了。小叶吃完饭，洗完澡，已经是8点了，刚巧电视转播足球赛，小叶最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍”。球赛转播完毕，小叶已经在沙发上睡着了。第二天早上4点钟，小叶设置的闹钟响了，5点钟，小叶终于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。最后，终于写了个开头，由于资料不全，没办法写下去了，小叶提前来到办公室，匆匆忙忙写了个大概，就只好去开会了，会上的效果可想而知。,案例讨论,1.本案例小叶涉及的事情按轻重缓急原则应如何划分？2.你认为小叶在时间管理方面问题出在哪些地方，应如何改善？,M2高度重要低度紧迫,M1高度重要高度紧迫,M4低度重要低度紧迫,M3高度紧迫低度重要,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵,M2身体健康建立人际关系发掘新市场机会人生规划人才培养,M1危机3.15投诉有期限的政策制定临时发生的重大变故,M4繁琐的小工作某些信件某些电话浪费时间之事,M3不速之客某些电话某些会而不议的会议只为喝酒的酒会,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵事务分类表,练习,请每人列举你最近一周要做的1015件事情。列完后将其分配到四个象限中。思考每个象限的事情给你带来的身心感受.思考每个象限事情大约会占据你日常时间比例。思考每个象限事情的处理原则。,M2有远见，有理想自律自制平衡少有危机,M1忙于收拾残局/救火身体筋疲力尽精神压力大,M4全无责任感懒惰成性工作不保,M3缺乏自制力轻视目标与计划短视近利,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵结果,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大M1（15）,减少或不做M3事情(15%),多投资时间在M2（65）,避免或不做M4事情(5%),工作价值矩阵时间分配,工作价值矩阵法,Doitlater,Doitnow,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,Delete,Delegate,立刻亲自处理计划性处理授权处理当作没看见,工作价值矩阵另一种方法,要事第一的意义,重要的事情对实现目标有重要意义对事情的处理产生良性循环,如何做到要事第一,充分认识不断反思目标的正确性建立习惯,第二象限工作法,(1)工作合理分配到不同象限(2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作(3)第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生(4)别被第三象限中的假象迷惑(5)制定计划要根据第二象限,高效能人士的时间管理,第四章时间管理的方法,方法一计划,时间计划是为了目标的达成没有计划就是在计划失败有计划就是有准备，有准备比有经验重要,时间计划系统年度目标季计划月计划周计划日计划,日计划的五步骤确定当天的任务估计时间的长短留些缓冲时间确定优先顺序追踪与检讨,日计划五步骤的好处对第二天有较好的心理准备集中在重要的事情上面任务整合达成合理化改进自我控制,注意点不好高骛远学习保持弹性用结果代替形式,制定计划的结果,(1)把握自己的生活(2)把自己的生活安排得井井有条(3)帮你从管理危机中解脱出来(4)缩短赶进度的时间(5)减少拖延和犹豫不决(6)处理好工作负担,方法二培养管理时间的习惯,选择规划个人方向坚持随时随地地记笔记今天为明天做好准备学习井然有序的做事方式要培养敏锐的观察力,方法三授权之道,一、为什么不授权知识能力缺乏，自信心不足担心下属做错担心丧失对下属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到可以授权的下属,二、为什么要授权授权就是团队成长授权才有机会个人成长,三、授权的原则及时明确工作授予权力注意成效由简到繁解决困难不倒授权承担责任,方法四有效的组织会议,什么情况下有必要开会和不必开会开会的人选如何确定开会的议程怎么准备会前准备会议中如何遵守时间如何主持和控制会议会议的总结,方法五根除拖延,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心,放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心,强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子,拖延者的借口,与拖延决战,拖延者最大的问题是以为拖延是解决问题的手段承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作给自己设定最后时限奖励自己,方法六保持桌面整洁,建立3到5个档案（根据你的情况）根据4D原则整理所有文件把”立即做“的工作一件件处理完给待处理事件定下时间并相应存放文件使用活页文件每日清理桌面,善用时间的好建议,精力旺盛时，先做最重要的工作。一气呵成，完成一件事一天最多做六件事帕金森定律：你安排多少时间，就会用多少告知别人，如果你真的很忙。学会说“不”厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。如果周末要工作，周六早上是很好的时机。,高效能人士的时间管理,第五章时间管理总结,成功人生共同特性,有明确的目标有积极的态度善于自我激励时间有效利用,个人管理方法的标准,一致：愿景、角色、目标、计划、重点等之间和谐一致平衡：生活角色之间的平衡有重心：目标有重点重人性：管理的重点是人，不是事能变通：视个人作风可以调整携带方便：管理工具方便携带,时间管理心态,一、时间管理是一种决心二、应用时间管理中要注意的层面确定行动的目标确定时间管理的目标善用时间管理的技巧的训练,个人管理四步骤,确定角色选择目标安排进度逐日调整,时间管理步骤,开列：平衡列出需要做的事组织：为事情分类，分次序，并写出处理方式删除：不必要的删除习惯：养成习惯，个星期成就：帮助他人，成就自我,时间管理策略一,确定明确的目标分割量化目标目标与价值观吻合方向大于效率要有明确详细的计划每天的目标必须完成制定辅助的方案,时间管理策略二,固定时间做计划每件事设定期限马上行动分轻重缓急，要事第一改变自我意向做事专心致志一次把事做好,提醒,勤做练习。时间管理的实践性很强，练习对提高我们的时间管理水平有很大帮助，如果不认真地完成，学习效果将大打折扣。学以致用。时间管理的个性化很强，每个人都有自己的时间管理特色。课程中介绍的原则和