合同管理程序.doc

合同管理程序 编 号：ZJBE/MS/P202003 版 本：第二版 批准人： 中国建筑第八工程局 第 二 建 筑 公 司 2003.07.01发布 2003.07.15实施目 录1 目的、范围（2）2 相关文件（2）3 术语和定义（2）4 职责（2）5 工作程序（2）5.1 市场跟踪及招标文件的评审（2）5.2 投标文件的编制及评审（3）5.3 中标后的合同评审（4）5.4 合同签订（4）5.5 合同更改评审（5）5.6 合同文件的发放与保存（5）5.7 合同履行过程中的管理（5）6 记录（5）6.1 投标可行性分析报告（R20-1）（6）6.2 投标报价申请单(R20-2)（7）6.3 定标会签记录（R20-3）（8）6.4 投标工程开标情况报告书（R20-4）（9）6.5 投（议） 标 工 程 情 况 季（年）报 表（R20-5）（10）6.6 合同评审记录表（R20-6）（11）1 目的、范围 为确保有能力满足顾客和相关法律法规的要求，并通过提高合同质量来提高企业效益，制定本程序。该程序适用于本公司对工程投标、签约和履约的控制。2 相关文件GB/T190012000 idt ISO9001：2000标准；本公司管理手册；招标书及其他表明顾客要求的文件；国家、行业和地方有关法律法规、标准规范等。3 术语和定义参照本公司管理手册中的术语解释。要求：明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望。注：“通常隐含”是指组织、顾客和其他相关方的惯例或一般做法，所考虑的需求或期望是不言而喻的。 评审：为确定主题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。4 职责4.1该程序由公司总经理审批，公司营销副总经理和总经济师按分工权限分管本程序的执行。4.2公司市场管理部、市场营销部、投标中心、合约部按分工权限负责本程序的编制、修改和监控执行。4.3公司市场营销部、市场管理部、投标中心、合约部和下属单位经营、合同管理部门及其他相关部门都应按该程序执行。5 工作程序5.1 市场跟踪及招标文件的评审5.1.1 公司/下属单位市场营销部门负责做好工程项目的背景分析，从政府部门等有关渠道获得有效工程信息并进行筛选，并对跟踪项目进行分析和提出跟踪建议，将分析记录报公司市场管理部审核，由市场管理部报公司营销副总经理同意后方可与顾客进行联系。5.1.2 各单位市场营销部门每月向公司市场管理部报送跟踪项目信息一览表、承揽任务一览表等报表，公司汇总后，按局要求，及时汇总上报局经营部。5.1.3 公司市场管理部在获得招标信息或接到招（投）标通知、投标邀请书后，应组织相关部门对工程背景和招标文件进行分析，并组织相关部门编写投标可行性分析报告（R20-1），报营销副总经理，由其决定是否参加投标。投标可行性分析报告应阐明以下内容：a. 顾客资金情况和对本工程项目投资的可靠性，由市场营销部分析，公司营销副总经理批准。b. 工程地点、规模、特点及顾客对本工程施工单位的资质要求，当地的社会环境、交通运输条件、经济发达程度及该地的市场前景，由市场营销部分析，公司营销副总经理审核。c. 施工现场条件、难易程度，本单位以往承揽类似工程的经验，满足顾客工期、质量及其他要求的能力及投标优势，由工程部分析，公司总工程师审核。d. 顾客资金方面要求，由财务部门分析，公司总会计师审核。e. 工程的承包方式、取费标准、材料供应方式、结算方式、顾客要求提供的优 惠条件、奖罚条件、违约责任、风险，由投标中心分析，公司营销副总经理审核。 以上部门在“投标可行性分析报告”（R20-1）进行分析并报分管领导同意后，由市场管理部汇总上报公司营销副总经理批准，交投标中心编制标书。5.1.4下属单位编制投标可行性分析报告及投标可行性分析记录参照本程序5.1.3条执行，并在投标以前报公司市场管理部审核，经公司营销副总经理审批后方可参加投标。5.1.5 投标可行性分析报告和可行性分析记录由公司市场管理部保存。5.2投标文件的编制及评审5.2.1经可行性分析后，确定参加投标的项目，由公司市场管理部将招标文件和投标报价申请单(R20-2)交公司投标中心，并由其组织人员编制商务和技术标书。5.2.2需要进行询价的工程，报价负责人根据招标文件要求，向有关单位及部门列出询价项目，由相关部门和单位提供物资询价表。5.2.3 投标文件中施工方案的编写，一般应包括以下主要内容：a. 综合说明;b. 主要工序的施工进度表；c. 主要分部、分项工程施工方案；d. 拟定工程项目组织机构设置；e. 劳动力和所需机械设备计划；f. 施工网络计划；g. 施工现场平面布置图；h. 根据工程需要，提出最大用水、用电量，对人力、物力等资源情况，提出 初步施工计划；i. 各项保证措施（工期、质量、安全、文明施工等招标文件要求的保证措施）。5.2.4 投标文件的评审 公司投标中心应根据招标文件要求打印出完整的标书清样，由投标中心牵头，公司总经理(或其授权委托人)组织评审，公司主管经营负责人、总工程师、总会计师、投标中心负责人进行评审，评审内容包括：a. 顾客在招标文件中的要求是否得到了满足；b. 与以前表述不一致的合同要求是否已予解决；c. 公司是否有能力满足规定要求。 5.2.5 若评审结果满足要求，则由评审人填写“定标会签记录”（R20-3）；若评审结 果不能满足要求，由评审人在“定标会签记录”中提出修改意见做标人员及时将修 改意见落实，并对落实结果再次评审，保存再次评审的“定标会签记录”。5.2.6在规定的日期内,公司经营部市场管理部要将全部投标文件整理完成,然后交由公司总经理或其授权人按招标文件要求签字和盖章,并按顾客要求的形式装订、密封投标文件，交送标人员,由其组织相关人员在顾客规定的限期之前送到顾客指定的送标地点。开标后由公司参加人员填写“投标工程开标情况报告书”（R20-4）,并将“投标工程开标情况报告书”报公司营销副总经理和公司市场管理部。5.2.7 下属单位自行组织投标时,原则上参照上述办法执行。5.2.8投标报价管理工作5.2.8.1下属单位每季、年末25日前向公司投标中心提供“投（议）标工程情况季（年）报表”（R20-5）。5.2.8.2所有投标文件属商业机密。在公司经做的项目，投标文件由投标中心保管、归档；由下属单位自行做的项目，投标文件由其自行保管。中标工程的投标邀请函、招标文件、答疑资料、招标会议纪要及投标文件、中标工程通知书等资料，在下一年度的一月份，同投标文件一起交公司投标中心，由其统一整理后交公司档案室归档。5.3 中标后的合同评审 接到工程中标通知书后，公司合约部/下属单位合同管理部门按中标通知书要求的时间与顾客签订合同，若顾客提出与招标文件和投标书不一致的要求，合约部或下属单位合同管理部门应及时与顾客进行磋商，评审磋商的内容并填写合同评审记录（R20-6），此评审记录需经分管领导审批，重大问题需请示公司法定代表人或其授权委托人，经同意后方可组织签订合同。5.4 合同签订5.4.1 签订合同应使用规范统一的合同文本。当顾客要求使用其他文本时，应包含标准文本规定的内容。5.4.2所有与顾客的合同，在签订前应经相关人员审阅合同中的具体条款，确保无误后经主管领导签字后方可盖章。5.4.3 签订合同必须使用公司合同专用章，不得以行政章代替。公司合约部指定专人负责合同专用章的管理，并妥善保存。5.5 合同更改评审5.5.1 合同内容的任何更改，均由原签订部门组织评审并做好记录（R20-6）。评审后报分管领导审查，法定代表人或其授权委托代理人审批。5.5.2 授权委托代理人根据评审、审批结果与业主签订补充合同或协议，办理双方签字盖章手续。5.5.3 更改补充合同或协议的发放与保存同原合同文件。5.6 合同文件的发放与保存5.6.1 公司合约部负责保存合同正本，并将副本发放给财务部、下属单位合约部门、项目部。5.6.2 下属单位需要合同正本时，必须向公司合约部提出申请，并办理借用手续（见记录控制程序ZJBE/MS/P02-2003）。5.6.3 公司合约部按年度将竣工工程合同正本及结算资料移交档案室保管。5.7 合同履行过程中的管理5.7.1 公司/下属单位合约管理部门要掌握所评审工程的合同履约情况，建立合同管理台帐。5.7.2 当出现合同不能正常履行或有可能影响履约的情况时，公司合约部/下属单位合约管理部门应督促实施单位采取措施，保证履约。5.7.3 当由于顾客原因或不可抗力因素影响合同正常履行时，实施单位应做好现场签证工作，并保存好相关记录。6 记录投标可行性分析报告(R20-1)工程名称投资方工程地点工程规模结构形式工期要求质量要求投标可行性分析序号分析内容分析部门分析结果部门领导签字分管领导签字备注1顾客资金情况本项目投资可靠性营销部门2工程特点及顾客对本工程施工单位的资质要求当地的社会环境、交通运输条件、经济发达程度该地的市场前景营销部门3施工现场条件施工技术难易程度本单位承揽类似工程经验满足顾客工期、质量及其他要求的能力及投标优势工程技术部门4顾客资金方面要求财务部门5工程的承包方式取费标准材料供应方式结算方式顾客要求提供的优惠条件奖罚条件违约责任、风险投标报价部门下属单位营销副经理意见：签字： 年 月 日 下属单位经理意见：签字： 年 月 日公司市场管理部意见：签字： 年 月 日 公司营销副总经理意见：签字： 年 月 日 投标报价申请单(R20-2)申请投标单位工程名称工程概况：送、开标时间应缴费用按中建八二投字（2000）第120号文件第十九条之规定： 投标单位 负责人意见：投标负责人：投标中心负责人意见：公司分管 领导意见：备注：定 标 会 签 记 录(R20-3) 工程名称 投标书中的所有内容与招标文件相符，承诺条款经责任领导同意，投标书经公司总经理（或其授权委托人）审阅，同意报出。投标中心负责人意见：年 月 日 主管经营负责人：年 月 日 总工程师：年 月 日 总会计师：年 月 日 总经理(或其授权委托人)意见：年 月 日 投标工程开标情况报告书(R20-4)招标单位工程名称开标时间开标地点参加单位及人员:招标单位主管单位公证单位投标单位(1)(2)(3)(4)评 委开标结果原因主报抄 报报告人报告时间投（议）标工程情况季（年）报表（R20-5）填报单位： 序号发标时间建设单位及工程名称建筑面积(m2)结构类