公司主要管理制度..doc

D区D14公司 行政部 陈奕君公司主要管理制度一、总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。二、档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续； 3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。三、印鉴管理 第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。 第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 四、公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 五、办公及劳保用品的管理 第十五条 办公用品的购发： 1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室； 2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回； 3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用； 4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字； 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第十六条 劳保用品的购发： 劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。 六、库房管理 第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。 第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。 第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。 第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。 第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。 七、报刊及邮发管理 第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。 第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。 八、附则 第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。 (一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。 (二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发； (三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。 第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。 九、各部门主要职责（一）、 行政部1. 总经理岗位职责： 确立战略目标，制定公司战略，提出公司的业务规划、经营方针和经营形式。主持公司的基本团队建设、规范内部管理；拟订公司内部管理机构设置方案和基本管理制度；审定公司具体规章、奖罚条例，审定公司工资奖金分配方案，审定经济责任挂钩办法并组织实施；审核签发以公司名义发出的文件；召集、主持总经理办公会议，检查、督促和协调各部门的工作进展，主持召开行政例会、专题会等会议，总结工作、听取汇报；主持公司的全面经营管理工作，组织实施董事会决议；向董事会或集团公司提出企业的更新改造发展规划方案、预算外开支计划；处理公司重大突发事件；推进公司企业文化的建设工作。2. 总经理秘书岗位职责：起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理起草、打印、登记和存档总经理签发文件；协助做好公司来宾的接待工作；接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；收发传真，并及时交给总经理处理；完成总经理交办的其他工作。（二）、 财务部1. 财务总监岗位职责：根据公司的经营计划，组织编制集团年度综合财务计划和控制标准；建立、健全财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制；主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时的调整；对公司税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作；比较精确地监控和预测现金流量，确定和监控公司负债和资本的合理结构，统筹管理和运作公司资金并对其进行有效的风险控制；对公司重大的投资、融资、并购等经营活动提供建议和决策支持，参与风险评估、指导、跟踪和控制；参与确定公司的股利政策，促进与投资者的沟通顺畅，保证股东利益的最大化；与财政、税务、银行、证券等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持良好的关系；向上级汇报公司经营状况、经营成果、财务收支及计划的具体情况，为高层管理人员提供财务分析，提出有益的建议。2. 出纳员岗位职责：负责现金支票的收入保管、签发支付工作；严格按照公司的财务制度报销结算公司各项费用并编制相关凭证；及时准确编制记账凭证并逐笔登记总账及明细账，定期上缴各种完整的原始凭证；及时与银行定期对账；根据公司领导的需要，编制各种资金流动报表；配合会计人员做好每月的报税和工资的发放工作；管理银行账户、转账支票与发票；完成其他由上级主管指派及自行发展的工作。3. 会计主管岗位职责：协助财务总监制定业务计划、财务预算、监督计划；核签、编制会计凭证，整理保管财务会计档案；登记保管各种明细账、总分类账；定期对账，如发现差异，查明差异原因，处理结账时有关的账务的调整事宜；设计、修订会计制度、会计表单，分析财务结构，编制会计报告、报表；具体执行资金预算及控制预算内的经费支出，管理往来账、应收、应付款、固定资产、无形资产，每月计提核算税金、费用、折旧等费用项目；完成财务经理交办的其他工作。4. 审计主管岗位职责：根据公司的工作目标拟定公司的审计计划，开展各类经营审计工作及专项审计工作；收集审计证据、编制审计工作底稿，准备审计报告；审阅财务报告及工作底稿，确认会计记录的真实可靠性以及是否符合会计准则的要求；监督、检查公司制度的落实情况；指导下属员工所使用的审计程序和审计方法，培训审计人员使其了解国家财务准则要求；跟踪审计建议的执行，实施后续审计工作。5. 审计员岗位职责：在上级领导下，拟订审计计划方案；按照审计程序和审计方法，获得充分的审计证据，支持审计发现和审计建议，为公司运营提供增值服务；编写审计工作底稿,进而编制审计报告，确保审计证据支持审计目的；实施专项审计任务；建立管理审计档案。（三）、 采购部1. 采购部经理岗位职责：调查、分析和评估市场以确定客户的需要和采购时机；拟订和执行采购战略；根据产品的价格、促销、产品分类和质量，有效地管理特定货品的计划和分配；管理采购助理（若有）和其他相关员工以确定采购的产品符合客户的需要；发展、选择和处理当地供应商关系，如价格谈判、采购环境、产品质量、供应链、数据库等；改进采购的工作流程和标准，通过尽可能少的流通环节，减少库存的单位保存时间和额外收入的发生，以达到存货周转的目标；发展和维护总部及区域采购部、销售部和市场部、物流以及其他组织的相关职能部门的内部沟通渠道；向高管理层提供采购报告。2. 采购专员岗位职责：搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息； 编制单项材料采购计划并实施采购； 签订和送审小额采购合同； 协助采购经理处理日常进出口业务，完成采购订单制做，确认、安排发货及跟踪到货日期；做货物入库相关单据，积极配合库房保质保量完成采购货物的入库； 编制单项采购活动的分析总结报告；完成上级交办的其他工作。（四）、 人力资源部1. 人力资源总监岗位职责：建立并完善公司人力资源管理体系，研究、设计符合本公司的人力资源管理模式（包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等全方位各个体系的建设），制定和完善人力资源管理制度； 塑造、维护、发展和传播企业文化；组织制定公司人力资源发展的各种规划，并监督各项计划的实施； 为公司主管以上的管理者进行职业生涯规划设计；及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题；完成总经理临时交办的各项工作任务。2. 培训主管岗位职责：制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；编制、修订、完善员工培训手册，建立岗位职业发展方向，完善培训体系；按照ISO质量管理体系的要求，做好培训记录、培训考核的管理工作；拓展培训渠道和培训资源，积累培训经验和资料，并指导在各部门的落实；掌握需接受培训的人数和培训种类；与外部培训机构保持良好关系，并从中选择高质量的培训机构为公司提供培训；为内部培训师提供咨询和指导，提高培训质量及效果；统一安排和办理培训实习人员的工作。（五）、 市场部1. 市场总监岗位职责：协助总经理制定公司总体发展计划以及战略目标（销售目标财务目标）；为公司提供准确的行业定位，及时提供市场信息反馈；制定和实施年度市场推广计划和新产品开发计划（依据市场需求的变化，要提出合理化建议）； 依据市场变化要随时调整营销战略与营销战术（包括产品价格的调整等），并组织相关人员接受最新产品知识与市场知识的培训；制定公司品牌管理与发展策略，维护公司品牌；管理、监督和控制公司市场经费用使用情况。2. 客户代表岗位职责：识别捕捉商业外机会,开拓新资源、建立良好的客户网络；维持客户工作流程的正常运行；为客户策划宣传、组织文章、广告效果反馈报告和其他服务； 根据工作安排，完成大客户的调研开发；进行客户满意度调查。3. 市场与客户主管岗位职责：根据公司政策协议和预算结构，建立和发展客户支持项目；保持和发展适当的数据，对客户支持项目做出计划和分析；准备和实施政策、预算和目标，控制担保和信誉支出； 培训和支持客户关系员工； 为售后员工包括售后区域经理提供指导，实施公司信誉政策；制定销售、市场和售后部门计划、程序和项目，提高公司形象和保持客户的忠诚度；为经销商和下属确定培训项目，准备和提出其所需的相关资料。4. 销售代表岗位职责： 为所辖区域内零售市场提供专业性支持工作；在本辖区内建立分销网及扩大公司产品覆盖率；按照企业计划和程序开展产品推广活动，介绍产品并提供相应资料；对所管辖的零售店进行产品宣传、入店培训、货品陈列、公关促销等工作；建立客户资料卡及客户档案，完成相关销售报表；参加公司召开的销售会议或组织的培训； 与客户建立良好关系，以维护企业形象。5. 销售经理岗位职责：根据市场发展和公司的战略规划，协助销售总监制定总体销售战略、销售计划及量化销售目标；制定全年销售费用预算，完成公司下达的销售任务； 制定销售额、市场覆盖率、市场占有率等各项评价指标； 分解销售任务指标，制定责任、费用评价办法；组织下属人员做好销售合同的签订、履行与管理工作，监督销售人员做好应收账款的催收工作；制定、调整销售运营政策； 组织、领导销售队伍完成销售目标，协调处理各类市场问题；汇总、协调货源需求计划以及制定货源调配计划； 协调销售关系； 调整销售区域布局及业务评价。（六）、 物流部1. 物流部经理岗位职责：控制送货和仓储成本以符合公司目标；管理物流供应商以使货物送达目标客户手中，并不断提升客户的服务水平；保证日常操作顺畅有效；提供实时管理和作业报告，保持计算机系统和手工操作系统数据精确；保持实际存货100%精确；安置、组织并调动整个团队充分