财务付款与报销管理制度 DCSS-ZD-005.doc

Ref.DCSS-ZD-005Date: 2011-7-18To: 全体Cc: 管理层From: 办公室Subject: 关于颁布财务付款与报销管理制度的通知 目的：为了严格公司的费用报销管理，规范付款流程，加强财务风险规避，提高经济效益，制定本制度。本文件的主要内容摘要管理职责、财务付款类别及流程、财务付款附件及要求，报销类别及流程、报销附件及要求，报销时间具体规定。文件的适用范围及生效日期总分公司员工。生效日期：2011年7月18日文件的解释权部门财务部附件：财务付款与报销管理制度2011年7月7日财务付款与报销管理制度第一章 总则第一条 制定目的为了严格公司的费用报销管理，规范财务付款流程，加强财务风险规避，提高经济效益，制定本制度。第二条 适用范围总、分公司所有员工。第二章 管理职责第三条 财务部1 负责付款与报销管理制度的制定；2 负责财务付款、费用报销的核查（核查报销单据的真实有效性、报销额度是否符合报销制度及部门审核签字情况） ；3 付款及开支的分析、控制及管理。第四条 人力资源部负责各部门及员工出差费用报销的审核，主要内容是审核考勤时间与出差时间是否相符。第五条 各部门负责本部门费用开支的管理和标准的控制，部门主管负责本部门及员工费用报销的审核。审核主要内容：报销事项是否符合报销制度、报销事项是否属实；第六条 管理层管理层负责其分管部门的所有报销单据最终审核。第三章 财务付款类别及流程第七条 财务付款类别1. 借支付款2. 采购付款，含签订合同的货款采购付款。3. 保证金付款，含投标保证金、履约保证金。4. 公司日常运营付款，含日常管理费，薪资奖金；银行代扣税费；相关财务咨询费、律师服务费。5. 费用报销付款第八条 借支付款具体规定1. 借支付款类别： u 招待费用借支。招待费用主要包括：项目管理费用（是指项目实施过程中由项目小组成员管理项目产生的交通费、招待费、礼品费）、销售费用（是指市场部在签订合同签的招待费、公关费、礼品费）。u 差旅费用借支。差旅费是指员工因公出差产生的费用。u 日常管理费用借支。日常管理费用主要包括：含办公房租、物业管理费、公司水电费、电话费、办公用品采购费、网络光纤费、饮用水费、资料费、伙食费、快递费、培训费、部门活动经费、月度会议经费及其他临时性支出。2. 借支付款具体规定:1) 借支金额：借支起点为人民币贰仟元（小写：￥2000），低于贰仟元不允许借支。2) 借支附件：附件一借款申请单3) 借支销账时间：u 总公司员工借支现金在10天之内结清，分公司员工借支现金不超过一个月内结清。u 借款未还者不得再次借款，逾期未还借款者转为个人借款，从工资中扣回。u 由于出差原因导致跨月借支，借支销账时间不应超过两个月。4) 借款申请单书写规范：u 借款人按规定填写借款申请单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。u 日常管理费用借支申请责任部门：培训费用由人力资源部负责申请，资料费、部门活动经费及其他临时性支出按部门提出借支申请，其他费用由综合管理部申请。3. 借支付款流程： 第九条 采购付款具体规定：1. 采购付款类别：u 采购全预付款，即预付全款后发货；u 采购部分预付款，即预付部分款后发货；u 采购有帐期付款：即货到验收后按合同支付；u 采购外包付款，含工程外包、软件外包。u 项目辅材费用采购付款：该款项是指在项目实施过程中，由于不可控因素而产生的易耗品（如螺丝钉、胶带等）临时性小额支出。2. 采购付款具体规定：1) 采购人员填写付款申请单，经各级审批通过后，最后由财务进行支付2) 财务以邮件的形式知会采购付款时间，付款后财务向采购提供银行底单。3) 采购人员根据签订的采购合同，货到内部验收后。4) 采购外包付款时，采购人员根据签订的外包合同，外包阶段性验收报告进行支付。5) 采购付款附件：附件二付款申请单附件三采购合同送货单、入库单、发票、附件四阶段性验收报告6) 采购付款票据规范：u 采购部任何采购付款，需有国家规定正规有效发票，严禁无票付款，u 票据类型：增值税票、普票（含服务票）。其他票据无效票据。u 采购申请付款，发票内容与实际采购行为不一致时，需报分管部门管理层批准。u 采购付款，相关发票需在付款后十天之内开出。（因邮寄时间原因，可提供扫描件）u 紧急情况下的突发事件，报批分管部门管理层按应急事件处理。3. 采购付款流程：1) 采购全预付：采购人员根据签订的采购合同，货到前全额付款 2) 采购部分预付：采购人员根据签订的采购合同，预付部分款后发货； 3) 采购有账期：采购人员根据签订的采购合同，货到验收后进行支付4) 外包付款流程：5) 项目辅材费用采购付款流程第十条 保证金付款具体规定1. 保证金类别：u 投标保证金u 履约保证金2. 保证金付款具体规定：1) 投标保证金：投标保证金是在项目投标过程中专用金，销售人员在项目投标时填写付款申请单申请投标保证金并发起审批流程，经各级部门审批通过后，最后由财务进行支付2) 履约保证金：项目在中标后，根据双方约定需要交纳一定的履约保证金。销售人员在项目投标时填写付款申请单申请履约保证金并发起审批流程，经各级部门审批通过后，最后由财务进行支付。3. 保证金付款流程规定：1) 投标保证金付款流程：2) 履约保证金付款流程：第十一条 公司日常运营费用付款1. 日常运营费用付款类别：u 薪资、奖金；u 银行代扣税费；u 相关财务咨询费、律师服务费。2. 日常运营费用付款具体规定：1) 薪资、奖金：员工当月薪资由财务部统一核算，财务部根据人力资源部每月统计考勤核算工资。人力资源部与每月5日前提供考勤、新入职员工工资卡号。2) 奖金的发放由部门提出申请，报总经理批准，财务办理手续。3) 对于员工个人的奖励，如项目奖金、即时奖励；优秀员工奖励，应按照个人所得税法扣缴个人所得税，并在当月工资中体现。4) 银行代扣税费：当月需缴纳税费，由财务部统一核算申请支付。5) 相关财务咨询费、律师服务费：按相关服务合同，由财务部提交付款申请。6) 相关附件： 附件五考勤统计表、附件六服务合同、附件二付款申请单3. 日常运营费用付款流程：第十二条 费用报销付款1. 费用报销类别u 项目管理费用u 销售费用u 差旅费u 日常管理费用u 其他专项支出2. 项目管理费用报销具体规定1) 项目管理费用报销类别：项目管理费用是项目实施过程中由项目小组成员管理项目产生的交通费、招待费、礼品费。项目管理费用报销规定：u 项目启动时成立项目小组后，产生项目管理费用报销，u 项目管理费中交通费用报销根据附件七外出情况登记表核对，享受油费补助不再报销交通费，u 在项目实施过程中由于项目原因出差产生的差旅费，参照附件八差旅费报销具体规定u 项目管理费用报销，必须凭票报销，票据必须正规有效，严禁无票报销。u 项目管理费用报销票据与报销内容不一致时，应报批分管部门管理层批准。2) 项目管理费用招待费标准：科级（含正科级）以上人员200元/人，正科级以下人员150元/人，超支部分需逐级报批，否则不予报销。3) 项管理费用报销附件九项目费用报销单、正规有效发票。4) 项目费用报销时间：总公司：每周二为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销，报销顺延至下个报销日执行。各分公司及办事处：采取自愿原则，可每周二报销一次，亦可每月20日报销一次。5) 项目管理费用报销流程：3. 销售费用报销具体规定：1) 销售费用报销类别： 销售费用报销范围：销售招待费、销售礼品费。销售费用报销范围外的其他类别费用严禁报销。（注:应参加月度会议产生的相关费用除外。）2) 销售费用报销具体规定：u 销售人员各级别销售费用报销标准，参照附件十市场部任务分配方案执行、附件十一市场部内部行为规范执行。u 销售费用报销附件：附件十销售招待费用申请单。u 销售费用报销，必须凭票报销，票据必须正规有效，严禁无票报销。u 销售费用报销票据与报销内容不一致时，应报批分管部门管理层批准。3) 销售费用报销流程：4. 差旅费报销具体规定见附件差旅费报销具体规定。5. 日常管理费用报销具体规定：1) 日常管理费用类别：办公房租、物业管理费、公司水电费、电话费、办公用品采购费、网络光纤费、饮用水费、伙食费、资料费、快递费、交通费、培训费、部门活动经费、月度会议经费及其他临时性支出。2) 日常管理费用报销具体规定：u 日常管理费用报销，必须凭票报销，票据必须正规有效，严禁无票报销。u 部门活动经费每人每月80元，严禁以现金形式发放部门员工，超支不报。u 部门活动费分布：总公司该费用的50%由人力资源部统一支配用于组织公司整体的活动，（注：不含公司型活动费用，大型活动费用在其他临时性支出中支付），剩余50%可由部门统一支配，用于组织部门活动。分公司可独立支配其部门活动经费。u 交通费报销标准，参照附件八差旅费报销具体规定中交通费报销规定，u 日常管理费用报销票据与报销内容不一致时，应报批分管部门管理层批准。3) 日常管理费用报销流程：第十三条 补充规定：1. 关于支付凭证要有效和规范u 报销的原始凭证必须字迹清楚、数字准确，金额数字不得涂改，其他内容修改要有开具方在更正处盖章确认。u 报销凭证的抬头（单位名称）必须与支付款单位一致，收款单位与凭证加具的收款单位印章一致。第十四条 附则1. 本规定从发布之日起生效，按本规定执行。执行以后公司如有新的规定另行通知。2. 本规定的解释权归财务部第十五条 附件附件一借款申请单附件二付款申请单附件三采购合同附件四阶段性验收报告附件五考勤统计表、附件六服务合同附件七外出情况登记表附件八差旅费报销具体规定附件九项目费用报销单、附件十销售费用报销单附件十一市场部任务分配方案执行、附件十二市场部内部行为规范执行。附件 差旅费报销具体规定第一条 差旅费报销类别：1. 交通费，2. 住宿费，3. 出差补贴4. 误餐补贴。u 注：市场部不单独报销差旅费，市场部各等级报销额度参照市场部任务分配方案执行。u 特殊情况，如列席公司月度会议，公司特派执行专项任务逐级报批，方可报销。第二条 总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”。第三条 差旅费报销具体规定：1. 交通费1) 短途（能当天返回公司的）出差费用报销标准：u 凡乘坐公司车辆出差的不报销交通费，乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。u 部门经理级别及以上，市内外出工作需要可以打车，（享受油费补贴人员不再享受此条例报销）。u 其他特殊情况要乘出租车的须经部门主管在出租车票签字同意，由分管部门管理层批准方可报销u 短途出差不报销住宿费2) 长途出差费用报销标准：(一) 交通费报销标准： u 长途出差是指当日不能往返目的地的出差。u 长途出差交通费报销具体标准参照差旅费报销标准表中交通费报销标准。u 长途交通应乘坐安全、便捷、经济的交通工具，根据距离情况乘坐火车硬座/软座、长途汽车、火车硬卧，飞机经济舱。城际间的交通不可乘坐出租车。出差乘坐交通工具类型应在“出差申请”上注明，逐级审批。 u 旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快列车按票价50%，其它列车票价60%予以补助。退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管部门管理层批准后，方可报销。 u 来回机场费用：所有经理人、员工出差乘坐飞机的，来回机场的交通工具原则上应为机场大巴。如需要公司车辆接送的，需提前向综合部申请；u 因公往返宾馆、公司及宾馆到工作地点的出租车费用可据实报销，并应注明起讫地点；非电脑打印的定额出租车票金额超过一张限额的需要联号，并注明时间、实际金额；电脑打印的出租车车票连号票不允许报销。 u 出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：出差目的地偏远，没有公共交通工具的；携有巨款或重要文件须确保安全的；收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；陪同重要客人外出的；执行特殊业务或夜间办事不方便的 。以上情况须请示部门主管同意后方可报销。u 出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如国家法定节假日、寒暑假无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。(二) 住宿费报销标准：u 出差人员的住宿费实行限额凭据报销，按实际住宿的天数计算报销u 出差人员由接待单位、住办事处或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。 u 住宿标准不得合并计算，即除出差总人数为奇数或有单个异性时允许一人住一间房外，一律两人同住一双人标准房，按一人标准报销，不按两人合计标准报销；u 出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管部门管理层意批准的前提下，可按实报销。u 住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。u 两人以上出差人员，在请示部门领导允许后，可就随行高一级人员标准执行u 异地项目实施预计在1月以上须参与的实施人员，在项目实施介入前1周必须提前知会公司人力资源部，由人力资源部及相关人员安排在当地选择性能较优，内部设施配备齐全的固定居民场所用于异地实施住宿办公之用，在异地固定房屋未落实之前项目实施小组可参照相应级别住宿标准选择酒店或招待所入驻。 u 禁止报销与出差地不符的费用，超标部分发生人自负；u 住宿费用报销票据正规有效，严禁无票报销。u 特殊情况按应急事件处理，逐级报批。(三) 出差膳食补助标准：u 员工因公出差，到达出差地公司未安排用餐时，参照差旅费报销标准表中膳食补助费标准补助，享受膳食补助同时不允与重复报销餐饮费用。u 公司统一安排用餐，部在享受膳食补助。u 享受膳食补助同时必须提供相应金额正规、有效发票。u 去往公司办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达提供住宿及餐饮等基本条件办事处，不再支付其他补贴。(四) 出差旅途中误餐补贴：u 员工因公长途出差，出差旅途（乘坐交通工具期间误餐）中误餐，享受误餐补贴：30元/餐。u 员工因公市内出差，非旅途误餐，享受误餐补贴：10元/餐。u 补贴必须提供相应正规有效票据，严禁无票报销。u 特殊情况按应急事件处理，逐级报批。(五) 差旅费报销附件